Lagerverwaltung für Kosmetik- und Drogeriewaren-Großhandel

Eine gute Lagerverwaltung für Kosmetik- und Drogeriewaren-Großhandel trennt drei Warenströme sauber: verkaufte Ware, Tester und Proben für den Handel sowie Retouren und Ware mit knapper Haltbarkeit. Avadar Trade erledigt das mit eigenen Abgangsarten, Chargen- und Verfallsdatenverwaltung, Handelsbelegen mit Mehrwertsteuer und Barcode-Erfassung per Smartphone oder Scanner.

Ein Kosmetikgroßhändler kämpft selten mit schweren Paletten. Sein Problem ist die schiere Menge kleiner, ähnlich aussehender Artikel: eine Lippenstiftserie in zwanzig Nuancen, eine Gesichtscreme in drei Größen, Duschgel in fünf Duftrichtungen, dazu Nagellack, Wimperntusche und Deos, jeweils mit eigener Artikelnummer. Jede Marke verlangt Tester für die Theke, Apotheken und Parfümerien wollen Probepäckchen für ihre Kundschaft, und Friseursalons schicken regelmäßig Ware zurück. Dieser Leitfaden beginnt bei genau diesem Alltag, ordnet jedem Problem die passende Funktion von Avadar Trade zu und nennt am Ende offen, wofür die Software nicht gedacht ist.

Wo verliert ein Drogeriewaren-Großhandel die Kontrolle über den Bestand?

Nehmen wir einen fiktiven Großhändler, der einige Pflege- und Make-up-Marken vertritt und Apotheken, Kosmetikstudios und Fachgeschäfte in seiner Region beliefert. Ein gewöhnlicher Monat sieht so aus:

• Neue Serie anlegen: Eine Marke bringt zwei Dutzend neue Artikel. Zwei fast gleich benannte Farbtöne landen unter derselben Nummer, und ab diesem Tag stimmen beide Bestände nicht mehr.
• Tester ohne Beleg: Der Vertriebsleiter nimmt für eine Aktion mehrere Kartons Tester mit. Mangels passender Belegart laufen sie über eine Null-Euro-Rechnung oder gar nicht über das System.
• Retouren ohne Entscheidung: Eine Apotheke schickt Sonnencreme mit nur noch wenigen Monaten Haltbarkeit zurück. Ob sie wieder verkauft werden darf, weiß niemand.
• Aufgeblähte Umsätze: Die Buchhaltung fragt, warum der Absatz einer Marke steigt, das Geld aber ausbleibt. Grund sind die Tester von oben.
• Unklare Fehlmengen: Bei der Monatszählung fehlt ein Fach Bodylotion. Bruch, Proben oder Fehlkommissionierung? Unklar.

Einzeln ist das kein Drama. Über ein Jahr summiert ergibt es einen Buchbestand, der nicht zum Regal passt, Verkaufszahlen ohne Aussagekraft und abgelaufene Ware, die viel zu spät auffällt.

Tester und Warenproben im Lager richtig verbuchen

Im Kosmetikhandel sind Tester Marketingkosten. Manchmal liefert die Marke sie separat, manchmal entnimmt der Großhändler sie dem eigenen Bestand. Probegrößen und Sachets gehen an den Handel, damit sie bei Endkunden ankommen. Beides verlässt das Lager, beides ist kein Umsatz.

Avadar Trade kennt dafür spezielle Abgangsarten, darunter Verkauf, Umlagerung, Beschädigung, Diebstahl, Probe und Leihgabe. Wie man Nicht-Verkaufs-Abgänge grundsätzlich sauber trennt, beschreibt unser Beitrag zu Abschreibung, Schwund und Bruch im Lager. Die Abgangsarten sind bereits im Start-Tarif enthalten. Im Alltag bedeutet das:

• Tester und Sachets werden als „Probe” gebucht und verfälschen die Markenumsätze nicht.
• Aufsteller oder Displays, die ein Geschäft vorübergehend erhält, laufen als „Leihgabe” und bleiben sichtbar, bis sie zurück sind.
• Zerbrochene Flakons und eingedrückte Schachteln gehen als „Beschädigung” ab und lassen sich getrennt auswerten.

Ein Praxistipp: Vereinbaren Sie mit jeder Marke ein monatliches Tester-Kontingent und gleichen Sie es am Monatsende mit den Probe-Abgängen ab. Das Kontingent selbst hinterlegt Avadar nicht, aber da jeder Abgang Art und Artikel trägt, ist der Abgleich über den Excel-Export schnell erledigt.

Tausende Kleinartikel: Artikelnummern, Scannen und Etiketten

Bei fünfzehn Nuancen desselben Produkts entstehen Fehler durch Ähnlichkeit, nicht durch Nachlässigkeit. Die Abhilfe lautet: weniger lesen, mehr scannen. In Avadar gilt:

• Wareneingang, Warenausgang und Umlagerung bestätigt man, indem das Smartphone oder ein Handscanner den Barcode bzw. QR-Code liest; ist ein Etikett beschädigt, tippt man die Nummer eben ein.
• Die Suche reicht über die Nummer hinaus. Erinnert sich die Verkäuferin nur an „die blaue Feuchtigkeitscreme”, findet man den Artikel über Bezeichnung, Charge oder Lieferant.
• Für unlesbare Herstellerbarcodes oder für Lagerplätze druckt Avadar eigene Barcode- und QR-Aufkleber aus mitgelieferten Layouts.
• Inventuren laufen per Scan: Ein Fach Nagellack wird Fläschchen für Fläschchen erfasst statt geschätzt.

Liegt Ihr Artikelstamm heute in Excel-Tabellen oder einem Altsystem, übernimmt P-Soft die Datenmigration nach Avadar; der Umfang richtet sich nach Tarif und Vertrag.

Haltbarkeit von Kosmetik im Blick: Chargen und Verfallsdaten

Cremes, Sonnenschutz, Lotionen und viele Haarpflegeprodukte haben ein Haltbarkeitsdatum, und der Handel lehnt kurz datierte Ware meist ab. Avadar Trade übernimmt alles aus der Industry-Edition außer der Produktion, also auch Chargen und Verfallsdaten samt Warnung nach dem Prinzip „zuerst ablaufend, zuerst raus”. Beim Kommissionieren schlägt das System die Charge vor, die am frühesten abläuft, nicht die, die vorne im Regal steht. Den Unterschied zu anderen Entnahmeprinzipien erklärt der Beitrag FIFO, FEFO und LIFO im Vergleich.

Ab dem Pro-Tarif kommen Analyseberichte hinzu: Verfallsrisiko, Langsamdreher und Entwicklung der Fehlmengen. Für einen Kosmetikgroßhändler zeigt das Verfallsrisiko, welche Artikel sich noch über eine Händleraktion abverkaufen lassen; der Langsamdreher-Bericht zeigt Nuancen und Düfte, die nur Platz belegen. Was man mit solcher Ware tun kann, steht im Artikel über Ladenhüter und langsam drehende Bestände.

Retouren von Apotheken, Parfümerien und Salons

Rücksendungen sind in dieser Branche häufig: falscher Farbton, beschädigte Verpackung, kurze Restlaufzeit oder ein Artikel, der in der Gegend nicht läuft. Gefährlich ist nicht die Retoure, sondern dass zurückgekommene Ware sofort wieder im verkaufsfähigen Bestand landet. Ein schlanker Ablauf mit vorhandenen Avadar-Funktionen:

1. Die Retoure per Scan als Wareneingang buchen, damit Charge und Verfallsdatum erneut erfasst werden.
2. Ein eigenes Lager oder eine eigene Zone wie „Retouren in Prüfung” anlegen. Avadar unterstützt mehrere Lager und Zonen mit Umlagerung; Qualitätssperre und Freigabe stammen aus der Industry-Edition.
3. Einwandfreie Ware ins Verkaufslager umlagern, unverkäufliche Ware mit der Abgangsart „Beschädigung” ausbuchen.

Handelsbelege, Kundenkennungen und Mehrwertsteuer

Ein Großhändler führt Hunderte Händlerkonten mit jeweils eigenen Stammdaten. In Avadar Trade speichert jede Kunden- und Lieferantenakte, in allen Tarifen, die offiziellen Kennungen wie Steuer- bzw. Wirtschaftsnummer, nationale ID, Postleitzahl und IBAN und prüft sie bei der Eingabe auf Plausibilität. Verkaufsbelege weisen die Mehrwertsteuer aus, jeder Beleg erhält eine fortlaufende Nummer, und die Buchhaltung wird automatisch benachrichtigt.

Ab Pro lassen sich die Belege für die Buchhaltungssoftware exportieren, mit einem selbst einstellbaren Kontenplan. Avadar ist damit das Lager- und Belegsystem, das die Buchhaltung füttert, ersetzt sie aber nicht.

Problem und passende Funktion: was Avadar Trade in welchem Tarif bietet

Welcher Tarif passt zu welchem Kosmetikgroßhandel?

Meist entscheiden Lager- und Nutzerzahl: Start erlaubt ein Lager mit fünf Nutzern, Pro bis zu fünf Lager und zwanzig Nutzer, Elite hebt beide Grenzen auf.

• Großhändler mit einem Standort: Start bringt Scannen, Abgangsarten und Handelsbelege bereits mit.
• Zentrallager mit Regionallagern: Pro, wegen mehrerer Lager, Verfalls- und Langsamdreher-Analysen sowie Buchhaltungsexport. Mitarbeitende eines Regionallagers sehen nur dessen Bestand.
• Großes Netz mit formaler Warenfreigabe: Elite, mit einer Freigabekette, in der Anforderung, Buchhaltung, Teamleitung und schließlich der Lieferschein jeweils digital signiert werden, plus vollständigem Kundenclub.

Betrieben wird Avadar wahlweise in der P-Soft-Cloud oder auf einem eigenen Server; vor dem Kauf lässt sich eine Testdemo vereinbaren.

Was Avadar Trade nicht leistet

• Es ist keine vollständige Finanzbuchhaltung, sondern bereitet Belege für diese vor.
• Außendienst-Apps, Tourenplanung oder Auftragserfassung durch Vertreter im Laden gehören nicht zu den beschriebenen Funktionen.
• Tester-Budgets oder gestaffelte Markenrabatte legt es nicht selbst fest; seine Berichte liefern die Grundlage dafür.
• Temperatur oder Luftfeuchte im Lager überwacht es nicht.
• Eine Produktion fehlt; wer selbst abfüllt oder konfektioniert, sollte sich die Industry-Edition ansehen.

Häufig gestellte Fragen

Wie buche ich Tester, damit sie nicht als Verkauf zählen?

Mit der Abgangsart „Probe”. Spezielle Abgangsarten gibt es in allen drei Tarifen von Avadar Trade, und sie werden getrennt vom Verkauf ausgewertet.

Verwaltet Avadar Verfallsdaten von Cremes und Sonnenschutz?

Ja. Die Trade-Edition erfasst Charge und Verfallsdatum und warnt, damit die früheste Charge zuerst rausgeht. Der Bericht zum Verfallsrisiko kommt ab Pro hinzu.

Welcher Tarif eignet sich für mehrere Regionallager?

Pro deckt bis zu fünf Lager ab, Elite hat keine Obergrenze. Jeder Mitarbeitende sieht nur das ihm zugewiesene Lager.

Brauchen wir eigene Scanner?

Nein. Smartphones lesen Barcodes, und es gibt eine Android-App. Handscanner sind bei großen Mengen im Wareneingang einfach schneller.

Lässt sich unsere bestehende Artikelliste übernehmen?

Ja, das geht: Listen aus Excel oder einem Altsystem migriert P-Soft nach Avadar, in dem Umfang, den Tarif und Vertrag festlegen.

Wenn Sie Tester, Retouren und Verfallsdaten mit Ihrem eigenen Sortiment sehen möchten, informieren Sie sich über Avadar Trade und fordern Sie eine Demo an.

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