FIFO, FEFO und LIFO im Lager: Welche Methode passt zu Ihnen?

FIFO bedeutet „First In, First Out“ (zuerst eingelagert, zuerst ausgelagert), FEFO „First Expired, First Out“ (zuerst ablaufend, zuerst ausgelagert) und LIFO „Last In, First Out“ (zuletzt eingelagert, zuerst ausgelagert). Für Waren mit Mindesthaltbarkeits- oder Verfallsdatum wie Lebensmittel, Arzneimittel und Chemikalien ist meist FEFO die bessere Wahl, für die meisten übrigen Waren FIFO; LIFO kommt physisch nur in Sonderfällen wie bei gestapelter Schüttware vor.

Wer nach „FIFO Lager“ oder „FEFO Prinzip“ sucht, hat meist eine von zwei Fragen im Kopf: „In welcher Reihenfolge entnehme ich die Ware aus dem Lager?“ oder „Wie bewerte ich die Anschaffungskosten der verkauften Ware?“. Die beiden Fragen klingen ähnlich, sind aber verschieden. Die erste betrifft den physischen Warenfluss, die zweite das Bewertungsverfahren in der Buchhaltung. In diesem Beitrag definieren wir alle drei Methoden genau, erklären sie an fiktiven Beispielen, grenzen Warenfluss und Bewertung sauber voneinander ab und zeigen zum Schluss, wie eine Lagerverwaltungssoftware die korrekte Umsetzung erleichtert.

Was ist FIFO? Das Prinzip „First In, First Out“ einfach erklärt

Bei FIFO verlässt die Ware, die zuerst ins Lager gekommen ist, das Lager auch zuerst. Die Logik ist einfach: Ältere Ware soll nicht hinten im Regal liegen bleiben und veralten. Für die meisten allgemeinen Waren ohne festes Ablaufdatum, die aber mit der Zeit aus der Mode kommen, verblassen oder deren Verpackung leidet, ist FIFO die natürliche Wahl.

Fiktives Beispiel: Ein Lager für Hygieneartikel erhält im ersten Monat 100 Kartons und im zweiten Monat 80 Kartons desselben Artikels. Geht ein Auftrag über 120 Kartons ein, werden nach FIFO zuerst die 100 Kartons aus der ersten Lieferung und dann 20 Kartons aus der zweiten ausgelagert.

Was ist FEFO? „First Expired, First Out“ für Waren mit Haltbarkeitsdatum

Bei FEFO entscheidet nicht das Eingangsdatum über die Entnahme, sondern das Ablaufdatum. Was zuerst abläuft, wird zuerst entnommen, auch wenn es später ins Lager kam. In der Praxis ist das ein wichtiger Unterschied, denn die zuerst eingetroffene Lieferung hat nicht immer das nähere Ablaufdatum.

Fiktives Beispiel: Ein Lebensmittelhersteller hat zwei Chargen desselben Rohstoffs. Charge A ist früher eingetroffen, aber noch sechs Monate haltbar; Charge B kam später, läuft aber in zwei Monaten ab. Wer nach FIFO arbeitet, verbraucht Charge A, und Charge B verfällt womöglich im Lager. Mit FEFO wird Charge B zuerst verbraucht, und der Ausschuss sinkt.

FEFO funktioniert nur, wenn für jede Charge das Ablaufdatum erfasst ist. In Lagern, die diese Information auf Papier oder nur im Kopf des Lageristen führen, ist FEFO deshalb kaum umsetzbar.

Was ist LIFO? „Last In, First Out“ und wann es vorkommt

Bei LIFO wird die zuletzt eingelagerte Ware zuerst entnommen. Physisch tritt das auf, wenn Ware übereinander gestapelt wird und das Entnehmen von oben am einfachsten ist, etwa bei Sand, Ziegeln oder Schüttgut, für das Verderb und Veralterung keine Rolle spielen.

Fiktives Beispiel: In einem Baustofflager werden neue Säcke auf die vorhandenen gestapelt, und beim Verladen nimmt der Mitarbeiter von oben. Der physische Warenfluss in diesem Lager ist faktisch LIFO.

Für Waren mit Ablaufdatum ist LIFO riskant, weil ältere Ware in den unteren Schichten liegen bleibt und verfallen oder verderben kann.

FIFO, FEFO und LIFO im Vergleich: Tabelle mit Unterschieden

Warenfluss oder Bewertung? Der Unterschied zwischen Lagerpraxis und Buchhaltung

Das ist der wichtigste Punkt, der in vielen Texten untergeht. „Welche Ware nehme ich aus dem Regal?“ und „Wie bewerte ich die verkaufte Ware in den Büchern?“ sind zwei getrennte Entscheidungen. Ihr Lager kann physisch nach FEFO arbeiten, während die Buchhaltung die Anschaffungskosten nach einem anderen Verfahren ermittelt.

Das Bewertungsverfahren für Vorräte richtet sich nach den geltenden Rechnungslegungsvorschriften. So ist LIFO nach den internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS) für die Vorratsbewertung nicht zulässig; dort sind Verfahren wie FIFO und der gewogene Durchschnitt üblich. Im deutschen Handelsrecht sind Verbrauchsfolgeverfahren unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. Welche Methode für Ihr Unternehmen vorgeschrieben oder zulässig ist, hängt von den maßgeblichen Rechnungslegungs- und Steuervorschriften und Ihrer konkreten Situation ab. Klären Sie das deshalb mit Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Dieser Beitrag behandelt die physische Entnahmereihenfolge und ersetzt keine Beratung in Bilanzierungsfragen.

Welche Methode passt zu Ihrem Lager?

Stellen Sie sich diese Fragen der Reihe nach:

1. Haben Ihre Waren ein Ablaufdatum? Wenn ja, ist FEFO für die physische Entnahme fast immer richtig.
2. Veralten Ihre Waren oder verlieren sie mit der Zeit an Wert? Wenn ja, aber ohne Ablaufdatum, passt FIFO.
3. Handelt es sich um gestapelte Schüttware ohne Verderb? Dann kann der Warenfluss faktisch LIFO sein, ohne Probleme zu verursachen.
4. Verlangen Kunden oder Vorschriften eine Chargenrückverfolgung? Wenn ja, ist die Chargenerfassung unabhängig von der Entnahmemethode Pflicht.

In der Praxis arbeiten viele Betriebe gemischt: FEFO für Rohstoffe mit Ablaufdatum, FIFO für Teile und Verbrauchsmaterial.

FEFO mit Lagerverwaltungssoftware umsetzen: Was Sie brauchen

In kleinen Lagern lässt sich FEFO mit sorgfältiger Etikettierung noch von Hand umsetzen. Mit wachsender Zahl von Artikeln und Chargen werden menschliche Fehler jedoch unvermeidlich. Ein geeignetes Lagerverwaltungssystem sollte dafür Folgendes bieten:

• Erfassung von Charge und Ablaufdatum beim Wareneingang
• Warnung oder Hinweis bei der Entnahme, damit die Charge mit dem nächsten Ablaufdatum zuerst ausgelagert wird
• Bericht über bald ablaufende und abgelaufene Ware
• Sperrlager (Quarantäne) für verdächtige Ware bis zur Freigabe
• schnelle Suche nach Chargennummer

Avadar Industrie: Chargen, Ablaufdaten und FEFO-Warnung

Die Lagerverwaltungssoftware Avadar erfasst in der Edition Avadar Industrie, die für Fabriken und Produktionslager entwickelt wurde, Charge und Ablaufdatum der Ware und gibt eine Warnung nach dem Prinzip „First Expired, First Out“ aus. Der Bediener sieht also bei der Entnahme, dass es eine Charge mit näherem Ablaufdatum gibt. Dazu kommen Qualitätssperre und Freigabe von Ware. Da Wareneingang und -ausgang per Barcode- und QR-Scan erfolgen, sinkt das Risiko, die falsche Charge zu greifen.

Beachten Sie: Avadar ist ein Werkzeug für den physischen Warenfluss und die Rückverfolgung. Das Bewertungsverfahren für Ihre Vorräte legen Sie mit Ihrem Steuerberater und in Ihrer Buchhaltungssoftware fest. Einen umfassenden Überblick über die Auswahl finden Sie in unserem Leitfaden zur Lagerverwaltungssoftware. Wie Wareneingang, Entnahme und Scan direkt am Regal per Smartphone funktionieren, zeigt unser Beitrag zur Lagerverwaltung mit dem Smartphone.

Typische Fehler bei FIFO und FEFO im Lager

• FIFO und FEFO gleichsetzen: Bei Waren mit Ablaufdatum garantiert die Eingangsreihenfolge nicht die Ablaufreihenfolge.
• Charge beim Wareneingang nicht erfassen: Fehlt die Charge im Eingang, kann später keine Software FEFO umsetzen.
• Ungünstige Regalbelegung: Steht neue Ware vor alter, hat der Bediener selbst mit Softwarewarnung Mühe, die richtige Charge zu greifen.
• Berichte ignorieren: Ein Bericht über bald ablaufende Ware nützt nur, wenn er regelmäßig ausgewertet wird.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen FIFO und FEFO?

FIFO entnimmt nach dem Eingangsdatum, FEFO nach dem Ablaufdatum; für Waren mit Haltbarkeitsdatum ist FEFO genauer.

Ist LIFO für die Bilanzierung erlaubt?

Nach IFRS nicht; im deutschen Handelsrecht unter bestimmten Voraussetzungen schon. Die Methode für Ihr Unternehmen klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Welche Methode eignet sich für ein Arzneimittel- oder Lebensmittellager?

In der Regel FEFO, weil bald ablaufende Ware zuerst entnommen wird und weniger Ausschuss entsteht.

Warnt Avadar vor ablaufender Ware?

Ja, Avadar Industrie erfasst Charge und Ablaufdatum mit FEFO-Warnung; diese Funktion ist in den Plänen Pro und Elite enthalten.

Kann ich für verschiedene Waren unterschiedliche Methoden nutzen?

Ja, viele Lager arbeiten mit FEFO für Waren mit Ablaufdatum und FIFO für alle anderen.

Wenn Sie FEFO und Chargenrückverfolgung mit Ihren eigenen Lagerdaten sehen möchten, besuchen Sie die Seite der Lagerverwaltungssoftware Avadar und fordern Sie dort eine Demo an.

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