Lagersoftware-Demo: worauf Sie achten sollten (Checkliste)

Eine Lagersoftware-Demo lohnt sich dann, wenn Sie das Drehbuch schreiben und nicht der Anbieter. Bringen Sie einige echte Artikel, ein echtes Barcode-Etikett, einen Wareneingang und einen Lieferschein aus dem Vormonat sowie den Bericht mit, den Ihre Geschäftsführung jede Woche verlangt. Hat Ihr Lagermitarbeiter diese Aufgaben am Ende selbst im System erledigt, war der Termin ein Erfolg.

Viele Vorführungen laufen nach demselben Muster ab: Ein Vertriebsberater klickt durch aufgeräumte Beispieldaten, alles wirkt flüssig, und man geht mit einem guten, aber vagen Eindruck nach Hause. Eine Woche später, wenn zwischen zwei oder drei Anbietern entschieden werden soll, weiß niemand mehr genau, welches System mit seriennummerngeführter Ware zurechtkam. Dieser Beitrag behandelt ausschließlich die Demo selbst: Vorbereitung, Teilnehmer und Testszenarien. Allgemeine Auswahlkriterien finden Sie in unserem Ratgeber Lagerverwaltungssoftware auswählen.

Lagerverwaltungssoftware testen: so bereiten Sie den Termin vor

Eine halbe Stunde Vorbereitung verändert die Qualität des ganzen Termins. Stellen Sie vorab dieses Paket zusammen:

• Zehn bis zwanzig echte Artikel aus allen Warengruppen: ein einfacher Artikel, einer mit Seriennummer, einer mit Charge und Mindesthaltbarkeit (falls vorhanden) und zwei Artikel mit verwechselbaren Bezeichnungen.
• Einige Kartons oder Etiketten mit Barcodes und QR-Codes, wie sie heute in Ihren Regalen kleben.
• Einen echten Wareneingang, einen Warenausgang und eine Umlagerung aus dem letzten Monat, mit denselben Texten und Geschäftspartnern.
• Die zwei oder drei Auswertungen, die tatsächlich gelesen werden, im heutigen Format.
• Eine Übersicht: wie viele Lager, wie viele buchende Personen, und wer nur lesen darf.

Bitten Sie den Anbieter, die Demo mit genau diesem Material durchzuführen. Avadar, das Lagersystem von P-Soft, bietet vor dem Kauf eine Testdemo an, die mit den Fachleuten von P-Soft abgestimmt wird. Diese Terminabstimmung ist der richtige Moment, um Ihre Szenarien vorab zu schicken.

Wer sollte bei der Vorführung dabei sein?

Sitzt nur der Einkaufsleiter oder die Geschäftsführung am Tisch, beurteilt jemand die Software, der sie nie zehnmal am Tag benutzt. Laden Sie mindestens diese drei Personen ein:

1. Lagerist:in. Diese Person nimmt Smartphone oder Scanner selbst in die Hand und bucht. Nur sie kann sagen, ob eine Maske wirklich einfach ist.
2. Buchhaltung oder Bestandscontrolling. Für das Urteil über Berichte, Lagerkarte und Exporte.
3. Entscheider:in. Damit Fragen zu Tarif, Betrieb und Support direkt beantwortet werden.

Checkliste für die Demo einer Lagersoftware

Drucken Sie die Tabelle aus und haken Sie jede Zeile ab. Die Reihenfolge folgt einem normalen Arbeitstag im Lager.

Scannen und Etikettendruck: der erste Praxistest

Bringen Sie Ihre eigenen Kartons mit, nicht ein Blatt, das der Anbieter vorbereitet hat. Echte Etiketten kleben schief, sind geknickt oder kommen vom Lieferanten in einem anderen Format. Avadar bucht Eingänge, Ausgänge und Umlagerungen, sobald Smartphone oder Handscanner den Barcode oder QR-Code gelesen haben; ist ein Etikett unleserlich, tippt man den Artikel einfach ein. Legen Sie anschließend einen neuen Artikel an und drucken Sie ein Etikett dafür; Avadar bringt fertige Vorlagen für Barcode- und QR-Etiketten mit. Fragen zu Formaten und Druckern beantwortet unser Beitrag zum Barcode-Etikettendruck.

Wareneingang, Ausgang, Suche und eine Mini-Inventur

In diesem Teil gehört Ihr Lagermitarbeiter an die Tastatur. Er soll den Eingang aus dem Vormonat von vorn erfassen und danach einen Ausgang an denselben Kunden buchen. Dann folgt eine Umlagerung zwischen zwei Lagern, und beide Bestände werden geprüft. Die entscheidende Frage lautet nicht, ob es technisch geht, sondern ob Ihr Team es ohne den Berater an seiner Seite schafft.

Danach die Suche. Angenommen (fiktives Beispiel), ein Kunde aus Graz ruft an und kennt nur die Seriennummer auf seinem Gerät. Finden Sie Artikel und Historie? In Avadar führt jeder vorhandene Hinweis zum Ziel: Seriennummer, Charge, Barcode, Artikelbezeichnung oder der beteiligte Kunde bzw. Lieferant. Zum Schluss zählen Sie ein einzelnes Regal per Scanner und schauen, wie Differenzen dargestellt werden.

Unterschrift, Offline-Zugriff und Benutzerrollen prüfen

Drei kleine Tests werden in kaum einer Demo verlangt, sind aber nach dem Start am wichtigsten:

• Empfängerunterschrift. In Avadar unterschreibt der Empfänger auf dem Übergabeblatt von Eingängen, Ausgängen und Umlagerungen. Unterschreiben Sie einmal und prüfen Sie, ob Sie die Unterschrift später beim Beleg wiederfinden.
• Verbindungsabbruch. Schalten Sie mitten in der Vorführung die mobilen Daten ab. Avadar ist so gebaut, dass Bestandsinformationen auch bei Internetausfall sichtbar bleiben; überzeugen Sie sich selbst davon.
• Rollen. Melden Sie sich als Lagermitarbeiter an und prüfen Sie, dass nur dessen Lager sichtbar ist. Die Rollen Leitung, Teamleitung und Lagermitarbeiter gibt es in jedem Tarif; einen Prüfer mit reinem Leserecht und fein abgestufte Rechte pro Benutzer gibt es ab dem Tarif Pro. Mehr dazu im Beitrag Benutzerrollen und Berechtigungen im Lager.

Berichte und Geschwindigkeit mit realistischen Datenmengen

Nehmen Sie den Bericht, den die Geschäftsführung wöchentlich verlangt, ausgedruckt mit und fragen Sie, wie er entsteht. In jedem Avadar-Tarif gibt es Dashboard, Bestandsübersicht, Warenbewegungen und Lagerkarte, jeweils als Tabellenexport. Analytische Auswertungen wie Ablaufrisiko, Langsamdreher und Fehlmengentrends kommen ab Pro hinzu; sind sie für Sie wichtig, lassen Sie sich die Demo in diesem Tarif zeigen.

Zur Geschwindigkeit: Fragen Sie nicht nach einer Zahl, verlangen Sie einen Test. Führen Sie Tausende von Artikeln, bitten Sie um eine Demo mit einer Datenmenge nahe an Ihrer eigenen und probieren Sie Suche und Berichte direkt aus. Der eigene Eindruck wiegt schwerer als jede Prospektangabe.

Edition und Tarif nach der Demo wählen

Avadar gibt es in drei spezialisierten Editionen auf einer gemeinsamen Basis. Sehen Sie sich die Demo in der Edition an, die zu Ihrem Geschäft passt:

• Avadar Industrie für Fertigungsbetriebe und Produktionslager, mit Fertigungsprojekten sowie Charge, Haltbarkeit und Garantie ab Pro. Überblick: Avadar Industrie.
• Avadar Cargo für Spedition und Logistik, mit Sendungen, einer Unterwegs-Übersicht und einem Scan-Schalter in jedem Tarif.
• Avadar Handel für Großhandel, Vertrieb und Bauunternehmen, mit Handelsbelegen und differenzierten Abgangsarten in jedem Tarif.

Fragen, die nach der Demo beantwortet sein müssen

• Läuft die Software in der Cloud oder auf unserem eigenen Server? Avadar kann beides.
• Auf welchen Geräten? Im Browser am Rechner oder Smartphone, als Android-App oder als Verknüpfung auf dem Startbildschirm.
• Welcher Support gehört zu welchem Tarif? Der offizielle P-Soft-Kanal; Pro ergänzt Telefonsupport und Einrichtungsschulung; Elite bietet bevorzugte Bearbeitung und einen festen Ansprechpartner für Ihr Konto.
• Wer übernimmt unsere Bestandsdaten, und wo ist der Umfang festgehalten?
• Wird jede Änderung protokolliert? Bei Avadar ja, und keine Installation wird mit einem Standardpasswort übergeben.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es von Avadar eine Demo vor dem Kauf?

Ja. Termin und Ablauf der Testdemo stimmen Sie vorab mit dem Team von P-Soft ab. Schicken Sie Beispielartikel und Szenarien vorab, damit mit Ihrem Material gearbeitet wird.

Eigene Daten oder Beispieldaten des Anbieters?

Eigene Daten. Beispieldaten sind immer sauber und zeigen keine Schwächen bei Seriennummern, ungewöhnlichen Einheiten oder beschädigten Etiketten.

Brauchen wir für die Demo einen Barcodescanner?

Nicht unbedingt. Avadar liest Barcodes und QR-Codes mit Smartphone oder Scanner. Haben Sie bereits Scanner im Einsatz, bringen Sie einen mit.

Wie erkennen wir den passenden Tarif?

Zählen Sie Lager und Benutzer und klären Sie, ob Sie analytische Berichte oder eine Prüferrolle brauchen. Beides beginnt mit dem Tarif Pro.

Wie prüfen wir die Leistung bei großem Artikelstamm?

Verzichten Sie auf Prospektzahlen. Bitten Sie um eine Demo mit einer Datenmenge nahe an Ihrer und testen Sie Suche und Berichte selbst.

Für eine Demo mit Ihren eigenen Lagerszenarien besuchen Sie die Seite Avadar Handel und senden Sie P-Soft Ihre Anfrage.

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