نرم افزار انبار پخش آرایشی بهداشتی؛ تستر، مرجوعی و انقضا
نرم افزار انبار پخش آرایشی بهداشتی باید سه چیز را از هم جدا نگه دارد: کالایی که فروخته شده، تستر و نمونه‌ای که به مغازه داده شده، و کالایی که با تاریخ نزدیک به انقضا یا به‌صورت مرجوعی برگشته است. آوادار تجارت با انواع خروج تخصصی، بچ و تاریخ انقضا، اسناد بازرگانی با ارزش افزوده و اسکن با گوشی یا اسکنر، همین تفکیک را در کار روزانه‌ی شرکت پخش ممکن میکند.
شرکت پخش لوازم آرایشی و بهداشتی با پخش کالاهای حجیم فرق اساسی دارد. اینجا با کارتن‌های بزرگ و چند ده قلم سروکار ندارید؛ با هزاران قلم ریز روبه‌رو هستید: رژ لب در ده‌ها رنگ، کرم در چند حجم، شامپو با رایحه‌های مختلف، لاک و ریمل و دئودورانت که هرکدام کد جدا دارند. هر برند هم تستر می‌خواهد، فروشنده‌ی مغازه نمونه‌ی کوچک برای مشتری‌اش می‌خواهد و بخشی از کالا هم دیر یا زود از مغازه برمی‌گردد. این راهنما از روزمرگی همین شرکت‌ها شروع میکند، بعد می‌گوید کدام بخش آوادار تجارت به کدام گرفتاری می‌خورد و در پایان، مرزهای این نرم‌افزار را هم بی‌تعارف فهرست میکند.
یک هفته در انبار شرکت پخش لوازم آرایشی؛ مشکل از کجا شروع میشود؟
فرض کنید یک شرکت پخش فرضی در اصفهان، نمایندگی چند برند مراقبت پوست و آرایشی را دارد و به حدود دویست مغازه و داروخانه جنس میدهد. یک هفته‌ی معمولی در انبارش چیزی شبیه این است:
- شنبه: برند تازه‌ای وارد سبد شده و سی قلم جدید باید کد بگیرد. انباردار برای هر رنگ رژ لب یک ردیف جدا در دفتر باز میکند و دو رنگ شبیه به هم را اشتباهی یکی ثبت میکند.
- یکشنبه: سرپرست فروش ده جعبه تستر برای مغازه‌های یک منطقه برمی‌دارد. چون سند جداگانه‌ای در کار نیست، تسترها با یک فاکتور صفر ریالی یا اصلاً بدون سند از انبار خارج می‌شوند.
- دوشنبه: یکی از داروخانه‌ها چند کرم ضدآفتاب را که چند ماه تا انقضایش مانده پس می‌فرستد. کسی نمی‌داند این کرم‌ها قابل فروش دوباره‌اند یا باید کنار گذاشته شوند.
- سه‌شنبه: حسابدار می‌پرسد چرا فروش یک برند در گزارش بالا رفته ولی پولش به حساب نیامده. جواب: تسترهای یکشنبه.
- چهارشنبه: در شمارش آخر هفته، یک قفسه‌ی لوسیون بدن کم می‌آید و معلوم نیست نمونه رفته، شکسته یا اشتباه ارسال شده.
جمع همین‌ها در پایان سال یعنی موجودی‌ای که با قفسه نمی‌خواند، آمار فروشی که قابل اعتماد نیست و کالای تاریخ‌گذشته‌ای که خیلی دیر پیدا میشود.
ثبت خروج نمونه و تستر در انبار؛ چرا نباید شبیه فروش دیده شود؟
در صنعت آرایشی، تستر بخشی از هزینه‌ی بازاریابی برند است؛ گاهی خودِ برند آن را جدا می‌فرستد و گاهی شرکت پخش از موجودی خودش برمی‌دارد. نمونه‌ی کوچک (سشه یا مینی‌سایز) هم به مغازه داده میشود تا به مشتری نهایی برسد. هر دو از انبار خارج می‌شوند، اما هیچ‌کدام فروش نیستند.
آوادار تجارت برای همین، انواع خروج تخصصی دارد: فروش، انتقال، خسارت، سرقت، نمونه، امانت و چند نوع دیگر. این بخش در پلن آغاز هم فعال است و طبعاً در پیشرو و سرآمد نیز. نتیجه‌ی عملی‌اش برای شرکت پخش این است:
- تستر و نمونه با نوع «نمونه» ثبت می‌شوند و گزارش فروش برند را بزرگ‌تر از واقع نشان نمی‌دهند.
- استند یا ویترینی که موقتاً به مغازه داده میشود و قرار است برگردد، می‌تواند با نوع «امانت» ثبت شود تا فراموش نشود.
- بطری شکسته یا جعبه‌ی آسیب‌دیده با نوع «خسارت» می‌رود و جدا قابل جمع‌بندی است.
یک پیشنهاد عملی: برای هر برند، سقفی ماهانه برای تستر تعیین کنید و آخر ماه خروج‌های نوع نمونه را برند به برند با آن سقف مقایسه کنید. خودِ آوادار سقف بودجه‌ی تستر تعریف نمی‌کند، اما چون هر خروج نوع و کالای مشخص دارد، این مقایسه با خروجی اکسل فارسی چند دقیقه کار است.
هزاران قلم ریز؛ کدگذاری، جست‌وجو و برچسب در نرم افزار شرکت پخش لوازم آرایشی
وقتی یک برند از هر محصول پانزده رنگ دارد، خطای انبار معمولاً از شباهت می‌آید، نه از بی‌دقتی. راه کم کردن این خطا این است که آدم‌ها کمتر بخوانند و بیشتر اسکن کنند. در آوادار:
- هر جابه‌جایی کالا، چه ورود باشد چه خروج یا انتقال، با خواندن بارکد یا QR ثبت میشود؛ ابزارش گوشی یا اسکنر است و تایپ دستی هم همیشه در دسترس است.
- جست‌وجو فقط به کد محدود نیست؛ اگر فروشنده‌ی مغازه فقط بگوید «همان کرم آبرسان آبی‌رنگ»، کالا از روی نام، بچ یا تأمین‌کننده‌اش هم پیدا میشود.
- برای کالایی که بارکد کارخانه‌ای خوانا ندارد یا برای قفسه‌ها، برچسب بارکد و QR با قالب‌های آماده چاپ میشود.
- انبارگردانی با اسکن انجام میشود؛ یعنی شمارش یک قفسه‌ی لاک ناخن به‌جای شمردن و نوشتن، با اسکن تک‌تک بسته‌ها پیش می‌رود.
فهرست فعلی کالاها اگر در اکسل یا برنامهی دیگری است، لازم نیست دوباره تایپ شود؛ برساوش انتقالش را انجام میدهد و اندازه‌ی کار را قرارداد و پلن تعیین میکند.
کنترل انقضای محصولات آرایشی بدون باز کردن کارتن‌ها
کرم، ضدآفتاب، لوسیون و برخی محصولات مراقبت مو تاریخ انقضا دارند و مغازه‌ها کالایی را که کمی تا انقضایش مانده معمولاً نمی‌پذیرند. نسخهی تجارت جز خط تولید، هرچه نسخهی صنعت دارد را به ارث برده است؛ از جمله ثبت بچ و تاریخ انقضای هر قلم و هشداری به نام «اول منقضی، اول خارج». یعنی هنگام خروج، سامانه کالایی را جلو میاندازد که زودتر منقضی میشود، نه کالایی که دیرتر رسیده یا جلوی قفسه است. تفاوت این روش با بقیه را در راهنمای روش‌های FIFO و FEFO بیشتر توضیح داده‌ایم.
از پلن پیشرو به بالا، سه گزارش تحلیلی هم در دسترس است: ریسک انقضا، کم‌گردش‌ها و روند کسری. در پخش آرایشی، گزارش ریسک انقضا یعنی فهرست کالاهایی که هنوز وقت دارند با تخفیف یا طرح فروش ویژه به مغازه برسند، و گزارش کم‌گردش یعنی رنگ‌ها و رایحه‌هایی که فقط جا گرفته‌اند. درباره‌ی تصمیم‌گیری برای این کالاها، مطلب کالای کم‌گردش و راکد را ببینید.
مرجوعی مغازه‌ها؛ کالای برگشتی کجا برود؟
برگشت کالا در پخش آرایشی زیاد است: رنگ اشتباه، بسته‌بندی آسیب‌دیده، کالای نزدیک انقضا یا محصولی که در آن منطقه فروش نرفته. مشکل اصلی خودِ برگشت نیست؛ این است که کالای برگشتی بی‌درنگ قاطی موجودی سالم میشود. یک روال ساده که با امکانات موجود آوادار قابل اجراست:
- کالای برگشتی با سند ورود و با اسکن ثبت میشود، تا بچ و تاریخ انقضایش دوباره در سامانه بیاید.
- برای کالای مشکوک، یک انبار یا منطقه‌ی جدا (مثلاً «برگشتی در انتظار بررسی») تعریف کنید؛ آوادار چند انبار و منطقه و انتقال بین آن‌ها را پشتیبانی میکند. قرنطینه‌ی کیفی و آزادسازی هم از امکانات به‌ارث‌رسیده از نسخهی صنعت است.
- کالای سالم به انبار فروش منتقل میشود و کالای غیرقابل فروش با نوع خروج «خسارت» از موجودی خارج میشود.
سند فروش، شناسه‌های مشتری و ارزش افزوده در سیستم انبار پخش
در نسخهی تجارت، از پلن آغاز، پرونده‌ی هر خریدار و فروشنده‌ی کالا شناسه‌های رسمی‌اش را دارد (کد اقتصادی، شناسه یا کد ملی، کد پستی و شماره‌ی شبا) و سامانه درست بودن این شناسه‌ها را می‌سنجد. روی سند فروش، ارزش افزوده می‌آید؛ هر سند شماره‌ی خودش را می‌گیرد و اعلانی خودکار، حسابدار را از صدور آن مطلع میکند.
از پیشرو به بالا، اسناد را میشود برای سپیدار، هلو یا همکاران سیستم بیرون گرفت و جدول حساب‌ها را مطابق دفاتر خودتان تنظیم کرد. یعنی آوادار جای نرم‌افزار حسابداری را نمی‌گیرد، بلکه اسناد انبار و فروش را آماده‌ی ورود به آن میکند.
جدول: گرفتاری روزانه‌ی پخش آرایشی و امکان مرتبط آوادار تجارت
| گرفتاری روزانه | امکان آوادار | پلن |
|---|---|---|
| تستر و نمونه شبیه فروش ثبت میشود | انواع خروج تخصصی (نمونه، امانت، خسارت، انتقال و …) | آغاز، پیشرو، سرآمد |
| اشتباه بین رنگ‌ها و حجم‌های شبیه هم | اسکن بارکد و QR با گوشی یا اسکنر، چاپ برچسب | آغاز، پیشرو، سرآمد |
| کالای نزدیک انقضا دیر پیدا میشود | بچ، تاریخ انقضا و هشدار خروج زودانقضاها | در نسخهی تجارت (امکان به‌ارث‌رسیده از صنعت) |
| نمی‌دانیم کدام کالا در خطر انقضا یا راکد است | گزارش ریسک انقضا، گزارش کم‌گردش‌ها و روند کسری | پیشرو، سرآمد |
| اطلاعات رسمی مشتری ناقص یا اشتباه است | اسناد بازرگانی با شناسه‌ها و ارزش افزوده | آغاز، پیشرو، سرآمد |
| ورود دوباره‌ی اسناد در حسابداری | خروجی برای نرم‌افزار حسابداری | پیشرو، سرآمد |
| خروج‌های بزرگ بدون تأیید مدیر | گردش تأیید چندمرحله‌ای با امضای دیجیتال | سرآمد |
| پرونده‌ی مشتری و تاریخچه‌ی تماس‌ها پراکنده است | باشگاه مشتریان کامل | سرآمد |
کدام پلن آوادار برای کدام شرکت پخش آرایشی؟
تعداد انبار و کاربر معمولاً تصمیم را روشن میکند. سقف‌ها این‌طور است: آغاز با ۱ انبار و ۵ کاربر، پیشرو با حداکثر ۵ انبار و ۲۰ کاربر، سرآمد بدون سقف برای هر دو.
- پخش کوچک با یک انبار: آغاز برای اسکن، انواع خروج و اسناد بازرگانی کافی است.
- پخش با انبار مرکزی و چند انبار شهرستان: پیشرو، چون هم چند انبار دارد و هم گزارش‌های تحلیلی انقضا و کم‌گردش و خروجی حسابداری.
- شبکه‌ی گسترده با کنترل رسمی خروج: سرآمد، به‌خاطر گردش تأیید چندمرحله‌ای با امضای دیجیتال (درخواست، تأیید حسابدار و سرپرست، سپس صدور حواله) و باشگاه مشتریان کامل.
آوادار تجارت چه کارهایی را انجام نمی‌دهد؟
برای انتخاب درست، دانستن مرزها به اندازه‌ی امکانات مهم است:
- نرم‌افزار حسابداری کامل نیست؛ اسناد را برای حسابداری آماده و صادر میکند.
- برنامهی ویزیتوری، مسیریابی خودرو یا ثبت سفارش در مغازه توسط بازاریاب جزو امکانات معرفی‌شده‌ی آن نیست.
- سقف بودجه‌ی تستر یا طرح‌های تخفیف پلکانی برند را خودش تعریف و اجرا نمی‌کند؛ گزارش‌هایش مبنای این تصمیم‌ها میشود.
- دما یا رطوبت انبار را پایش نمی‌کند.
- خط تولید ندارد؛ اگر شرکت خودش محصول پر یا بسته‌بندی میکند، نسخهی صنعت را بررسی کنید.
سوالات متداول
تستر و نمونه را در آوادار چطور ثبت کنیم که فروش حساب نشود؟
با نوع خروج «نمونه». انواع خروج تخصصی در هر سه پلن آوادار تجارت هست و این خروج‌ها جدا از فروش گزارش می‌شوند.
آیا آوادار تاریخ انقضای کرم و ضدآفتاب را کنترل میکند؟
بله؛ بچ و انقضای هر قلم در نسخهی تجارت ثبت میشود و هشدار، زودانقضاها را جلو میاندازد. گزارش ریسک انقضا از پلن پیشرو اضافه میشود.
برای چند انبار در چند شهر کدام پلن مناسب است؟
پیشرو تا ۵ انبار را پوشش میدهد و سرآمد تعداد انبار نامحدود دارد. در هر شهر، اپراتورها تنها کالای انبار همان شهر را میبینند.
آیا برای کار با آوادار حتماً اسکنر لازم است؟
نه؛ اسکن با گوشی هم انجام میشود و اپ اندروید هم وجود دارد. اسکنر برای حجم بالای ورود و خروج سریعتر است.
اطلاعات کالاهایمان در اکسل است؛ باید از صفر وارد کنیم؟
نه؛ انتقال فهرستهای اکسلی یا دادهی برنامهی قبلی را برساوش انجام میدهد و حدودش در قرارداد نوشته میشود.
برای دیدن روال تستر، مرجوعی و انقضا روی کالاهای خودتان، آوادار تجارت را بشناسید و از صفحه‌ی آوادار درخواست دموی آزمایشی بدهید.
پیشنهاد مطالعه
- نرم‌افزار انبارداری چیست و چرا هر کسب‌وکاری به آن نیاز دارد؟
- بهترین نرم‌افزار انبارداری برای کسب‌وکار شما؛ راهنمای انتخاب و مقایسه (۱۴۰۵)
- انبارگردانی چیست؟ آموزش کامل و کاربردی
راهنمای کامل: نرم افزار انبارداری
نرم‌افزار انبارداری در سراسر ایران
برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه میدهد:
- نرم‌افزار انبارداری در اصفهان
- نرم‌افزار انبارداری در تهران
- نرم‌افزار انبارداری در مشهد
- نرم‌افزار انبارداری در شیراز
- نرم‌افزار انبارداری در تبریز
- نرم‌افزار انبارداری در کرج
- نرم‌افزار انبارداری در اهواز
- نرم‌افزار انبارداری در قم
- نرم‌افزار انبارداری در کرمان
- نرم‌افزار انبارداری در رشت
- نرم‌افزار انبارداری در اراک
- نرم‌افزار انبارداری در کرمانشاه
- نرم‌افزار انبارداری در یزد
- نرم‌افزار انبارداری در قزوین
- نرم‌افزار انبارداری در ارومیه
- نرم‌افزار انبارداری در بندرعباس
- نرم‌افزار انبارداری در همدان
- نرم‌افزار انبارداری در زنجان
- نرم‌افزار انبارداری در اردبیل
- نرم‌افزار انبارداری در سنندج
- نرم‌افزار انبارداری در خرم‌آباد
- نرم‌افزار انبارداری در گرگان
- نرم‌افزار انبارداری در ساری
- نرم‌افزار انبارداری در بوشهر
- نرم‌افزار انبارداری در بیرجند
- نرم‌افزار انبارداری در سمنان
- نرم‌افزار انبارداری در یاسوج
- نرم‌افزار انبارداری در شهرکرد
- نرم‌افزار انبارداری در ایلام
- نرم‌افزار انبارداری در بجنورد
- نرم‌افزار انبارداری در زاهدان
پروژه‌ای در ذهن دارید؟
تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.
تماس با ما