نرم افزار مدیریت پروژه شرکت ساختمانی؛ هماهنگی کارگاه و دفتر

شرکت ساختمانی یا پیمانکاری به نرم‌افزاری نیاز دارد که کارهای هر کارگاه را در پروژه‌ی خودش ثبت کند، دستورهای دفتر مرکزی را با مسئول و موعد به مهندس کارگاه برساند و گزارش و عکس کارگاه را بدون واسطه به دفتر برگرداند. هماهنگ، سامانه‌ی مدیریت پروژه و تیکتینگ برساوش فناوران، این پایه را از پلن آغاز با اپ موبایل دارد؛ گانت، کانبان و داشبورد در پیشرو اضافه می‌شوند و گردش‌کار سفارشی و سطوح دسترسی سازمانی در سرآمد.

در یک شرکت ساختمانی، کار واقعی در کارگاه انجام می‌شود اما تصمیم‌ها اغلب در دفتر گرفته می‌شود. مدیرعامل و دفتر فنی در شهر نشسته‌اند، سرپرست کارگاه بین قالب‌بندی و تحویل میلگرد در رفت‌وآمد است و کارفرما هر چند روز یک‌بار زنگ می‌زند تا بپرسد اسکلت به کجا رسید. این مقاله درباره‌ی همین فاصله است: چطور یک نرم افزار مدیریت پروژه عمرانی می‌تواند دفتر و کارگاه را روی یک فهرست کار نگه دارد، و کجاها باید سراغ ابزار دیگری بروید.

گرفتاری روزمره‌ی شرکت ساختمانی: دفتر یک چیز می‌داند، کارگاه چیز دیگر

اگر چند سال در شرکت پیمانکاری کار کرده باشید، این صحنه‌ها برایتان آشناست:

• دستور تلفنی که به مقصد نمی‌رسد: مدیر پروژه صبح به سرپرست می‌گوید قبل از بتن‌ریزی سقف دوم، لوله‌گذاری برق را با پیمانکار تأسیسات چک کند. ظهر کسی یادش نیست این حرف به چه کسی گفته شد.
• عکس‌ها در گوشی شخصی: مهندس ناظر از آرماتوربندی عکس می‌گیرد و در گروه پیام‌رسان کارگاه می‌فرستد. سه ماه بعد که کارفرما مدرک می‌خواهد، آن گوشی عوض شده است.
• چند کارگاه، یک مدیر: شرکتی که هم‌زمان یک ساختمان مسکونی، یک انبار صنعتی و یک پروژه‌ی بازسازی دارد، معمولاً وضعیت هر کدام را فقط از زبان سرپرست همان کارگاه می‌شنود.
• جلسه بدون پیگیری: در جلسه‌ی هفتگی با کارفرما ده تصمیم گرفته می‌شود. صورت‌جلسه نوشته می‌شود اما هیچ‌کدام از آن تصمیم‌ها مسئول و تاریخ ندارد.
• پیمانکار جزء که باید مدام یادآوری شود: کاشی‌کار، نصاب پنجره و پیمانکار آسانسور هر کدام کار خودشان را دارند و دفتر نمی‌داند کدام یک عقب افتاده است.

مشکل در همه‌ی این موارد یکی است: اطلاعات از کارگاه به دفتر و برعکس، از مسیر حافظه‌ی آدم‌ها و پیام‌های پراکنده می‌گذرد. هر حلقه‌ای که بیفتد، کار یا تکرار می‌شود یا روی زمین می‌ماند.

نرم افزار کنترل پروژه پیمانکاری باید کدام شکاف را پر کند؟

برای یک شرکت ساختمانی، ابزار مدیریت پروژه قرار نیست جای مهندس برنامه‌ریز را بگیرد. کار اصلی آن این است که «چه کسی، چه کاری را، تا کی، در کدام کارگاه» همیشه روشن باشد. یک ساختار ساده که در عمل جواب می‌دهد:

1. هر کارگاه یک پروژه: ساختمان مسکونی خیابان فرضی «نسترن» یک پروژه است و انبار شهرک صنعتی پروژه‌ای دیگر.
2. هر مرحله یک دسته وظیفه: گودبرداری، فونداسیون، اسکلت، سفت‌کاری، تأسیسات، نازک‌کاری و تحویل.
3. هر وظیفه یک مسئول و یک موعد: چه کارمند شرکت باشد و چه هماهنگ‌کننده‌ی یک پیمانکار جزء.
4. هر مدرک کنار کار خودش: نقشه‌ی اصلاحی، عکس قبل از بتن‌ریزی یا نامه‌ی کارفرما به همان وظیفه پیوست می‌شود.
5. هر موعد مهم در تقویم: بازدید ناظر، تحویل مصالح عمده یا جلسه با کارفرما با یادآوری ثبت می‌شود.

پلن آغاز هماهنگ دقیقاً همین ابزارها را دارد: پروژه و وظیفه، یادآوری روی تقویم، پیوست کردن فایل، گزارش پیشرفت و اپلیکیشن موبایل، برای تیمی تا ۱۵ نفر. سیستم تیکتینگ هم در همین پلن هست و می‌توان از آن برای ثبت درخواست‌هایی استفاده کرد که شکل وظیفه‌ی برنامه‌ریزی‌شده ندارند؛ مثلاً اعتراض همسایه به ساعت کار یا ایرادی که کارفرما در بازدید گرفته است. برای جزئیات نگه‌داری مدارک، مقاله‌ی مدیریت فایل و پیوست پروژه را ببینید.

پیگیری کارهای کارگاه با موبایل؛ یک روز فرضی

شرکت فرضی «سازه‌گستر» دو کارگاه فعال دارد. یک روز کاری با هماهنگ می‌تواند این‌طور پیش برود:

• ساعت ۷ صبح: سرپرست کارگاه اول، اپ اندروید را باز می‌کند و فهرست کارهای امروزش را می‌بیند: تحویل بتن، کنترل قالب ستون‌های طبقه‌ی سوم، هماهنگی با جوشکار.
• ساعت ۱۰: بعد از کنترل قالب، از ستون‌ها عکس می‌گیرد، تصویرها را به وظیفه پیوست می‌کند و وضعیت را به «انجام‌شده» می‌برد.
• ساعت ۱۱: مدیر پروژه در دفتر، بدون تماس تلفنی، می‌بیند این کار بسته شده و عکس‌ها کنارش هست.
• ساعت ۱۴: دفتر فنی نقشه‌ی اصلاحی پله را به وظیفه‌ی مربوط در پروژه‌ی کارگاه دوم پیوست می‌کند و سرپرست آن کارگاه را مسئول می‌گذارد.
• پایان روز: مدیرعامل گزارش پیشرفت هر دو پروژه را از مرورگر می‌بیند و می‌داند کدام کارها عقب مانده است.

هیچ‌کدام از این قدم‌ها کار عجیبی نیست؛ فقط به‌جای گوشی شخصی و گروه پیام‌رسان، در یک جای مشترک و قابل جست‌وجو اتفاق می‌افتد. هماهنگ از طریق وب و اپ اندروید در دسترس است، پس کسی که در کارگاه است و کسی که در دفتر است، یک تصویر واحد می‌بینند.

کدام امکان در کدام پلن؟ جدول تصمیم برای شرکت ساختمانی

سقف کاربران هم در انتخاب مهم است: در آغاز حداکثر ۱۵ نفر، در پیشرو حداکثر ۵۰ نفر و در سرآمد بدون محدودیت تعداد. شرکتی که فقط کادر دفتر و سرپرست‌های کارگاه را وارد سامانه می‌کند، معمولاً با عدد کوچک‌تری از شرکتی شروع می‌کند که می‌خواهد هماهنگ‌کننده‌های پیمانکاران جزء را هم اضافه کند.

سامانه مدیریت پروژه عمرانی وقتی کارگاه‌ها زیاد می‌شوند

تا وقتی یک یا دو کارگاه دارید، فهرست وظایف و گزارش پیشرفت کافی است. با سومین و چهارمین کارگاه، مدیرعامل دیگر وقت ندارد پروژه‌ها را یکی‌یکی باز کند. اینجا امکانات پلن پیشرو به کار می‌آید:

• گانت: ترتیب مراحل هر کارگاه را روی محور زمان نشان می‌دهد تا در جلسه با کارفرما روشن باشد نازک‌کاری بعد از کدام مرحله شروع می‌شود.
• کانبان: برای کارهای جاری مثل رفع نواقص پیش از تحویل، ستون‌هایی مثل «گزارش شده، در دست انجام، بررسی ناظر، بسته» می‌سازید.
• داشبورد: وضعیت همه‌ی کارگاه‌ها در یک صفحه جمع می‌شود.
• پیام‌رسان و جلسه‌ی داخلی: گفت‌وگوی دفتر فنی و کارگاه در خود سامانه می‌ماند، نه در گوشی افراد.
• اتوماسیون اعلان‌ها: وقتی سرپرست کاری را می‌بندد یا موعدی نزدیک می‌شود، افراد مرتبط خبردار می‌شوند.

در سرآمد، گردش‌کار سفارشی اجازه می‌دهد مسیرهای تکراری شرکت را مطابق رویه‌ی خودتان تعریف کنید؛ برای نمونه درخواستی که از کارگاه شروع می‌شود و باید به ترتیب به دفتر فنی و مدیر پروژه برسد. سطوح دسترسی سازمانی هم کمک می‌کند هر تیم فقط اطلاعاتی را ببیند که به کارش مربوط است. امکانات مالی و صدور فاکتور هم در هماهنگ وجود دارد؛ دامنه‌ی دقیق آن را در جلسه‌ی دمو بپرسید.

هماهنگ چه کارهایی را برای شرکت ساختمانی انجام نمی‌دهد؟

صادق بودن درباره‌ی مرزها به انتخاب درست کمک می‌کند. هماهنگ ابزار هماهنگی کار تیم است و این موارد را ندارد:

• مدل‌سازی اطلاعات ساختمان (BIM) و نقشه‌کشی: نقشه‌ها در نرم‌افزارهای تخصصی خودشان تهیه می‌شوند و در هماهنگ فقط به‌عنوان فایل پیوست نگه‌داری می‌شوند.
• متره، برآورد هزینه و صورت‌وضعیت فنی: این محاسبات کار ابزارهای مخصوص برآورد است.
• زمان‌بندی تحلیلی و محاسبه‌ی مسیر بحرانی: گانت هماهنگ برای دیدن و پیگیری ترتیب کارهاست، نه موتور برنامه‌ریزی تحلیلی.
• ثبت ساعت کار و حضور و غیاب کارگران.
• انبار مصالح کارگاه: برای ورود و خروج سیمان و میلگرد، مقاله‌ی انبار شرکت پیمانکاری را ببینید که مربوط به نرم‌افزار انبار است.

درباره‌ی اتصال به نرم‌افزارهای دیگر، کارت «API و یکپارچگی» در پلن سرآمد وجود دارد، اما هر اتصال مشخص باید در جلسه‌ی فنی بررسی شود و نمی‌توان پیشاپیش قولی داد.

برنامه مدیریت پروژه ساختمانی را از کجا شروع کنیم؟

1. فهرست کارگاه‌های فعال و افراد کلیدی هر کدام را بنویسید تا تعداد کاربر و پلن روشن شود.
2. مراحل ثابت کار شرکت را یک‌بار تعریف کنید تا در هر پروژه‌ی تازه تکرار شوند.
3. قاعده بگذارید: هیچ دستوری بدون وظیفه‌ی ثبت‌شده به کارگاه نمی‌رود و هیچ عکسی خارج از وظیفه‌ی مربوط فرستاده نمی‌شود.
4. بین نسخه‌ی ابری و نصب روی سرور شرکت تصمیم بگیرید؛ هماهنگ هر دو حالت را دارد.
5. از دوره‌ی آزمایشی استفاده کنید و یک کارگاه واقعی را کامل در سامانه پیش ببرید.
6. اگر کارها و فهرست‌ها را در اکسل یا نرم‌افزار قدیمی دارید، تیم برساوش انتقال داده‌های قبلی را در دامنه‌ای که در پلن و قرارداد مشخص می‌شود انجام می‌دهد.

برای آشنایی کلی با این دسته ابزارها، صفحه‌ی نرم افزار مدیریت پروژه را هم ببینید.

سوالات متداول

آیا هماهنگ برای یک شرکت پیمانکاری کوچک مناسب است؟

بله. پلن آغاز برای حداکثر ۱۵ نفر طراحی شده و ابزارهای اصلی کارگاه یعنی وظیفه، تقویم، پیوست، گزارش پیشرفت و اپ موبایل را در خود دارد.

سرپرست کارگاه بدون رایانه می‌تواند از آن استفاده کند؟

بله. هماهنگ اپ اندروید دارد و سرپرست می‌تواند کارهایش را ببیند، عکس پیوست کند و وضعیت را تغییر دهد.

نمودار گانت در کدام پلن است؟

تابلوی کانبان و نمودار گانت از پلن پیشرو در دسترس‌اند، همراه با داشبورد و اتوماسیون اعلان‌ها.

آیا هماهنگ متره و برآورد یا محاسبه‌ی مسیر بحرانی دارد؟

خیر. هماهنگ برای هماهنگی کار تیم و پیگیری وظایف است و جای ابزارهای تخصصی برآورد و برنامه‌ریزی تحلیلی را نمی‌گیرد.

اطلاعات پروژه‌ها حتماً باید روی اینترنت باشد؟

خیر. می‌توانید هماهنگ را روی سرور داخلی شرکت راه بیندازید یا از نسخه‌ی ابری استفاده کنید.

می‌خواهید ببینید کارگاه‌های شما در یک سامانه چه شکلی پیدا می‌کنند؟ یک جلسه‌ی دمو و دوره‌ی آزمایشی هماهنگ بخواهید.

پیشنهاد مطالعه

• سیستم تیکت چیست و چرا شرکت‌ها به آن نیاز دارند؟
• بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه و تیکتینگ سازمانی ایرانی؛ راهنمای انتخاب (۱۴۰۵)
• تفاوت پیام‌رسان سازمانی و سیستم تیکتینگ

راهنمای کامل: نرم افزار مدیریت پروژه و تیکتینگ

نرم‌افزار مدیریت پروژه در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

• نرم‌افزار مدیریت پروژه در اصفهان
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در تهران
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در مشهد
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در شیراز
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در تبریز
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در کرج
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در اهواز
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در قم
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در کرمان
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در رشت
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در اراک
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در کرمانشاه
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در یزد
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در قزوین
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در ارومیه
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در بندرعباس
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در همدان
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در زنجان
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در اردبیل
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در سنندج
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در خرم‌آباد
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در گرگان
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در ساری
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در بوشهر
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در بیرجند
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در سمنان
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در یاسوج
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در شهرکرد
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در ایلام
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در بجنورد
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در زاهدان