Software für Speditionen und Umschlaglager: Avadar Cargo

Software für Speditionen und Umschlaglager hat drei Kernaufgaben: Jedes übernommene Packstück bekommt bei der Annahme eine eindeutige Identität, jederzeit ist sichtbar, welcher Fahrer und welcher Frachtführer die Sendung gerade hat, und am Ende wird die Übergabe mit der Unterschrift des Empfängers abgeschlossen. Avadar Cargo, die Logistik-Edition von Avadar des Herstellers P-Soft, erledigt alle drei Aufgaben in jedem Tarif. Mit Pro kommt eine öffentliche Sendungsverfolgung für Empfänger hinzu, mit Elite fällt die Begrenzung der Niederlassungen weg, wobei die Daten jeder Niederlassung strikt getrennt bleiben.

Wer einmal einen Nachmittag in der Abfertigung einer Stückgutspedition verbracht hat, kennt das Bild: Versender stehen mit Transportern voller Kartons an der Annahme, die Disponentin telefoniert und schreibt gleichzeitig Begleitzettel, und in einer Ecke der Halle warten noch Pakete von letzter Woche auf Abholung. Am nächsten Morgen rollt der Hauptlauf-Lkw aus der anderen Niederlassung an, und jemand muss herausfinden, welche der rund dreißig angekündigten Packstücke tatsächlich angekommen sind. Dieser Leitfaden beginnt mit genau diesen Alltagsproblemen, zeigt dann, welche Funktionen von Avadar Cargo dazu passen, und sagt am Schluss offen, was die Software nicht leistet.

Welche Probleme haben Speditionen und Umschlagbetriebe jeden Tag?

Auf dem Papier klingt Spedition einfach: Ware übernehmen, transportieren, übergeben. In der Praxis bremsen jeden Tag dieselben Knoten das Team:

• Die Spitze am späten Nachmittag: Ein Großteil der Sendungen kommt in den letzten Stunden des Arbeitstags. Wer dann noch von Hand Daten notiert und Kartons nummeriert, macht Fehler.
• Ein Lager für Fremdware ohne Überblick: Angekommene, aber noch nicht abgeholte Packstücke stapeln sich, und nach ein paar Tagen weiß niemand mehr genau, welcher Karton wem gehört.
• Ständige Anrufe „Ist meine Sendung schon unterwegs?“: Jeder Anruf bedeutet Blättern in Listen oder Rückfragen bei Kollegen.
• Schichtwechsel: Die Frühschicht weiß Dinge, die nirgends notiert sind, und die Spätschicht arbeitet mit Vermutungen weiter.
• Mengendifferenzen am Zielort: Der Versender spricht von sechs Kartons, die Empfangsniederlassung hat fünf gezählt, und niemand weiß, wo der sechste verloren ging.
• Niederlassungen, die in fremde Sendungen schauen: Arbeiten alle Standorte in einer gemeinsamen Liste, wird es unübersichtlich, und jeder sieht Sendungen, die ihn nichts angehen.

Mit mehr Personal lässt sich keines dieser Probleme lösen. Was fehlt, ist eine lückenlos erfasste Spur für jedes einzelne Packstück.

Speditionssoftware entlang des Sendungswegs planen

Bevor Sie Produkte vergleichen, zeichnen Sie auf, wie eine Sendung in Ihrem Betrieb tatsächlich läuft. In den meisten Stückgutbetrieben gibt es sechs Stationen, und jede muss eine klare Frage beantworten:

Kann eine Software an einer dieser Stationen keine klare Antwort geben, bleibt genau dort ein blinder Fleck in Ihrem Betrieb.

Lagersoftware für Umschlaglager: schnelle Annahme von Fremdware

In Avadar Cargo legt die Annahme für jeden Versender eine Sendung an und erfasst alle zugehörigen Packstücke in einem Schritt. Für jeden Karton wird ein eigenes Barcode- oder QR-Etikett gedruckt; danach genügt ein Scan, um ein Packstück zu erkennen. Ein erfundenes Beispiel: Ein Möbelhändler liefert vierzehn Kartons mit Bausätzen für einen Kunden in einer anderen Stadt an. Statt vierzehn handschriftlicher Zeilen entsteht eine Sendung mit vierzehn etikettierten Packstücken, und werden am Ziel nur dreizehn gescannt, fällt die Fehlmenge sofort auf und nicht erst bei der Reklamation.

Gescannt wird mit einem Barcodescanner oder mit dem Smartphone; ist ein Etikett beschädigt, lässt sich der Code auch eintippen. Hinweise zu Druckern und Etikettenvorlagen finden Sie im Leitfaden zum Barcode-Etikettendruck. Packstücke, die im Umschlaglager auf Abholung warten, sind per Barcode, Artikelname, Versender oder Empfänger in Sekunden gefunden, statt die ganze Halle zu durchsuchen.

Ein praktischer Punkt für Standorte mit unzuverlässiger Verbindung: In Avadar bleiben erfasste Daten auch bei Internetausfall einsehbar. Auf Wunsch läuft die Software statt beim Hosting von P-Soft auf dem eigenen Server des Unternehmens.

Scan-Tisch und Übersicht „Unterwegs“: Wer hat die Ladung gerade?

Am Scan-Tisch werden drei wiederkehrende Aufgaben zügig erledigt: Wareneingang annehmen, Ausgang versenden und Packstücke an Empfänger übergeben. Bei jedem Wechsel der Verantwortung wird ein Scan protokolliert. Wie man einen solchen Schalter einrichtet, beschreibt unser Beitrag zum Scan-Tisch für Wareneingang und Versand.

Sobald die Ladung auf den Lkw geht, werden Fahrer und Frachtführer daran vermerkt, und die Sendung erscheint in der Übersicht „Unterwegs“. Die Disposition sieht auf einen Blick, was heute das Lager verlassen hat und noch nicht zugestellt ist. Die Übersicht zeigt den per Scan erfassten Status, nicht die Position des Fahrzeugs auf einer Karte. Zum Schluss unterschreibt der Empfänger auf dem Lieferschein, sodass bei späteren Streitfällen ein klarer Nachweis vorliegt.

Speditionssoftware mit mehreren Niederlassungen

Eine Spedition im Fernverkehr hat meist eine Zentrale und Partner oder Niederlassungen in anderen Städten. In Avadar Cargo kann der Standort Hamburg die Sendungen des Standorts München nicht durchsuchen, und ein Mitarbeiter arbeitet nur mit den Packstücken seines eigenen Lagers. Die Trennung greift in den Daten selbst und ist mehr als das Ausblenden einiger Spalten. Für die Arbeitsteilung gibt es vier Rollen: Leitung, Schichtleitung, Bediener und einen Prüfer mit reinem Lesezugriff; die Prüferrolle und fein abgestufte Rechte pro Benutzer stehen ab Pro bereit.

Zur Zahl der Standorte: Start erlaubt ein Lager beziehungsweise eine Niederlassung, Pro höchstens fünf, Elite beliebig viele. Bei den Benutzern sieht es ähnlich aus: bis zu fünf, bis zu zwanzig, unbegrenzt. Wer in einer Stadt mehrere Hallen betreibt, sollte auch unseren Beitrag zur Verwaltung mehrerer Lager lesen.

Sendungsverfolgung für Empfänger: weniger Anrufe in der Abfertigung

Ab dem Tarif Pro prüft ein Empfänger den Stand seiner Sendung mit einem eigenen Code, ohne ein Konto anzulegen. Die Seite zeigt nur diese eine Sendung; über andere Kunden oder interne Abläufe wird nichts preisgegeben. Für eine Abfertigung, die täglich Dutzende Anrufe der Art „Ist mein Paket schon da?“ bekommt, gewinnt das Team spürbar Zeit für Annahme und Übergabe.

Welcher Tarif von Avadar Cargo passt zu welcher Spedition?

Was Avadar Cargo bewusst nicht kann

Avadar Cargo ist absichtlich schlank gehalten, damit der Bildschirm an der Annahme übersichtlich bleibt. Diese Grenzen sollten Sie vor dem Kauf kennen:

• Kein Finanzmodul: Frachtsätze, Kundenkonten und die Abrechnung mit Fahrern bleiben in Ihrer bestehenden Buchhaltungssoftware.
• Keine Satellitenortung und keine Tourenplanung: Die Software zeigt weder die Live-Position eines Lkw noch schlägt sie Routen vor.
• Keine Produktion, keine Garantieverwaltung, kein Kundenclub: Diese Bereiche gehören zu den Editionen Industrie und Handel von Avadar.
• Kein Ersatz für amtliche Frachtpapiere: Avadar Cargo ist ein operatives System zum Erfassen und Verfolgen von Packstücken.

Checkliste für die Einführung

1. Schreiben Sie die Stationen Ihres Sendungswegs auf, wie in der Tabelle oben.
2. Legen Sie fest, wer an welcher Station scannt und ob mit Scanner oder Smartphone.
3. Stellen Sie den Etikettendrucker direkt an die Annahme, nicht in ein Nebenbüro.
4. Geben Sie wartenden Packstücken im Umschlaglager feste, beschilderte Plätze.
5. Richten Sie Niederlassungen und Benutzer ein und klären Sie jede Rolle vom ersten Tag an.
6. Übernehmen Sie Altdaten aus Excel oder der bisherigen Software; das Team von P-Soft führt die Migration durch, der Umfang richtet sich nach Tarif und Vertrag.
7. Testen Sie vor dem Kauf die Demo mit einigen echten Sendungen aus Ihrem Alltag.

Häufig gestellte Fragen

Eignet sich Avadar Cargo für eine kleine Spedition mit nur einem Standort?

Ja. Der Tarif Start umfasst ein Lager und bis zu 5 Benutzer, inklusive Sendungen, Scan-Tisch und Übersicht „Unterwegs“.

Können Empfänger ihre Sendung verfolgen, ohne anzurufen?

Ja, in Pro und Elite. Der Empfänger gibt einen eigenen Code ein und sieht ohne Anmeldung nur den Status dieser Sendung.

Berechnet Avadar Cargo Frachtkosten oder Fahrerabrechnungen?

Nein. Diese Edition hat kein Finanzmodul; solche Aufgaben bleiben in Ihrer Buchhaltungssoftware.

Was passiert, wenn am Standort das Internet ausfällt?

Erfasste Daten bleiben einsehbar. Alternativ ist die Installation auf dem eigenen Server möglich.

Sehen unsere Niederlassungen gegenseitig ihre Sendungen?

Nein. Jede Niederlassung und jeder Bediener sieht nur die Packstücke im eigenen Lager; Elite bietet unbegrenzte, vollständig getrennte Niederlassungen.

Sie wollen prüfen, wie Ihr eigener Sendungsweg in Avadar Cargo aussieht? Jetzt eine Vorführung vereinbaren.

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