Permanente Inventur und Stichtagsinventur mit Scanner

Bei der permanenten Inventur zählen Sie nicht einmal im Jahr das komplette Lager an einem Stichtag, sondern laufend kleine, geplante Ausschnitte des Bestands – täglich oder wöchentlich. So wird jeder Artikel im Lauf des Jahres mindestens einmal gezählt, kritische Artikel mehrmals, das Lager bleibt geöffnet und Differenzen fallen wenige Tage nach ihrer Entstehung auf statt erst Monate später.

Wer schon eine klassische Stichtagsinventur zwischen den Jahren erlebt hat, kennt das Bild: Das Lager ist zwei Tage geschlossen, Aufträge bleiben liegen, Aushilfen zählen Artikel, die sie nicht kennen, und am Ende steht eine Differenzliste, die niemand mehr erklären kann, weil die zugehörigen Belege fast ein Jahr alt sind. Dieser Beitrag beschreibt den anderen Weg: die laufende Zählung, im Englischen Cycle Counting genannt. Wir vergleichen sie mit der Stichtagsinventur, zeigen, wie Sie einen Zählplan aufbauen, wie Sie einer Differenz auf den Grund gehen und was die Inventur mit Scanner oder Smartphone im Alltag verändert. Die Grundlagen der Bestandsaufnahme finden Sie in unserem Leitfaden zur Inventur; hier geht es darum, Zählungen das ganze Jahr über am Laufen zu halten.

Permanente Inventur und Stichtagsinventur: Worin liegt der Unterschied?

Bei der Stichtagsinventur wird der gesamte Bestand zu einem Zeitpunkt erfasst. Damit sich die Buchbestände während der Zählung nicht verändern, ruhen Wareneingang und Versand meist vollständig. Das Ergebnis ist eine vollständige Momentaufnahme – die allerdings schon am nächsten Arbeitstag wieder veraltet.

Die laufende Zählung verteilt dieselbe Arbeit über das Jahr. Ein typischer Ablauf: Bevor morgens die ersten Lkw an der Rampe stehen, zählt ein Lagermitarbeiter eine kurze Liste von Lagerplätzen. Nur diese Fächer sind für einige Minuten gesperrt, der Rest des Lagers arbeitet normal weiter. Weil jede Zählung klein ist, bleibt die Konzentration hoch, und wenn eine Abweichung auftaucht, sind die passenden Eingänge und Entnahmen noch frisch genug, um sie nachzuvollziehen.

Beide Verfahren schließen sich nicht aus. Ob und in welcher Form Sie für den Jahresabschluss zusätzlich eine Vollzählung brauchen, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer – das ist eine buchhalterische Frage, keine Softwarefrage. Der praktische Vorteil einer eingespielten laufenden Zählung bleibt in jedem Fall: Eine abschließende Zählung wird kurz und unspektakulär, weil die großen Überraschungen längst gefunden wurden.

Welche Artikel sollten Sie häufiger zählen?

Die zentrale Entscheidung bei der permanenten Inventur ist die Zählhäufigkeit. Nicht jeder Artikel verdient dieselbe Aufmerksamkeit. Eine bewährte Faustregel lautet: Je teurer ein Fehler bei einem Artikel ist, desto öfter kommt er an die Reihe. Drei Gruppen stehen üblicherweise oben auf der Liste:

• Schnelldreher. Ein Artikel, der dutzende Male am Tag kommissioniert wird, hat mehr Gelegenheiten für Fehlscans, Fehlmengen oder Verwechslungen mit ähnlichen Teilen.
• Hochwertige Artikel. Kleine, teure Waren wie Steuergeräte oder Präzisionswerkzeuge, bei denen schon ein fehlendes Stück in der Bilanz auffällt.
• Problemartikel. Alles, was beim letzten Mal abwich, eine ähnliche Artikelnummer wie ein anderes Teil hat oder in gemischten Einheiten bewegt wird (Karton und Einzelstück).

Günstige Langsamdreher können länger warten. Eine beispielhafte Einteilung für einen fiktiven Kfz-Teilehändler – die Häufigkeiten sind ein Ausgangspunkt, keine Vorschrift:

Um das Tagespensum zu bestimmen, multiplizieren Sie die Artikelzahl jeder Klasse mit ihrer jährlichen Häufigkeit, addieren die Summen und teilen durch die Arbeitstage. Passt das Ergebnis nicht in einen Teil einer Schicht, senken Sie zuerst die Häufigkeit der Klasse C – niemals die der Klasse A.

Welche Artikel auf die Beobachtungsliste gehören, müssen Sie nicht raten. Ab dem Pro-Plan bietet Avadar Analyseberichte wie Fehlmengentrend und Langsamdreher, die zeigen, welche Artikel immer wieder zu wenig im Regal liegen.

Inventur ohne Betriebsunterbrechung: praktische Regeln

Zählen, während Ware bewegt wird, birgt ein Risiko: Ein Artikel, der gerade entnommen wird, wird doppelt oder gar nicht erfasst. Einige Gewohnheiten halten dieses Risiko klein:

1. Ruhiges Zeitfenster wählen. Schichtbeginn oder die schwächste Stunde, bevor die Verladung startet.
2. Offene Belege vorher abschließen. Ist ein Lieferschein gebucht, die Ware aber noch im Fach, oder ist eine Lieferung angekommen, ohne dass der Wareneingang erfasst ist, wird erst der Beleg erledigt oder der Artikel verschoben.
3. Blind zählen. Wer zählt, sollte die erwartete Menge nicht sehen; Menschen tendieren zur Zahl, die vor ihnen steht.
4. Alle Plätze eines Artikels erfassen. Ware liegt oft im Greifplatz und zusätzlich im Reservefach – beide im selben Durchgang zählen.
5. Korrekturen nur per Beleg. Keine Menge ändert sich ohne Korrekturbuchung und Begründung.

Inventur mit Scanner oder Smartphone: So wird sie schnell

Eine laufende Zählung überlebt nur, wenn jeder Durchgang wenige Minuten dauert. Müssen Zählende Listen ausdrucken, Zahlen von Hand notieren und später abtippen, schläft das Verfahren nach einigen Wochen still ein. Das Scannen nimmt den größten Teil dieses Aufwands weg.

In Avadar gehört die schnelle Inventur per Barcode- und QR-Scan zu jedem Plan – mit Smartphone oder Scanner. Die zählende Person steht am Fach, scannt das Etikett und gibt die Menge ein, wahlweise in der Android-App, im mobilen Browser oder als Verknüpfung auf dem Startbildschirm. Artikel mit fehlenden oder beschädigten Etiketten lassen sich über fertige Vorlagen für Barcode- und QR-Etiketten neu kennzeichnen; worauf es dabei ankommt, beschreibt unser Beitrag zum Etikettendruck mit Barcode.

Mehrere Lager gleichzeitig zählen

Bei mehreren Standorten arbeitet jeder Lagerverantwortliche die Wochenliste seines eigenen Lagers ab. Avadar zeigt jedem Bediener ausschließlich sein eigenes Lager; wer also das Rohstofflager zählt, kann nicht versehentlich eine Korrektur im Fertigwarenlager buchen. Der Start-Plan umfasst ein Lager, Pro bis zu fünf und Elite beliebig viele. Wie Sie Berechtigungen zwischen Lagerist, Schichtleitung und Prüfer aufteilen, erklärt unser Beitrag zu Benutzerrollen und Berechtigungen in der Lagerverwaltung.

Inventurdifferenzen klären: Bewegungsbericht und Lagerkarte

Eine Differenz zu finden, ist die halbe Arbeit; ihre Ursache zu verstehen, die wertvollere Hälfte. Eine sinnvolle Reihenfolge:

1. Mit einer zweiten Person nachzählen. Ein Teil der Abweichungen sind Zählfehler: ein Karton in der hinteren Reihe oder eine falsche Einheit.
2. Offene Belege prüfen. Gebuchte, aber physisch noch nicht bewegte Eingänge oder Ausgänge – oder umgekehrt.
3. Die Lagerkarte des Artikels seit der letzten stimmigen Zählung lesen. Bei einem kurzen Zeitraum sind es nur wenige Zeilen. Wie man sie Zeile für Zeile liest, zeigt unser Beitrag zur Lagerkarte (Kardex).
4. Nach Spiegelbildern suchen. Fehlt bei einem Artikel genau die Menge, die bei einem ähnlichen zu viel ist, wurde die Ware vermutlich unter der falschen Nummer ausgebucht.
5. Erst die Ursache festhalten, dann korrigieren. Nach einigen Monaten zeigt die Ursachenliste, ob die Schwachstelle im Wareneingang, in der Kommissionierung oder in der Artikelnummerierung liegt.

Bestands-, Bewegungs- und Kardex-Berichte sind in Avadar in jedem Plan enthalten, inklusive Excel-Export. Jede Änderung im System wird protokolliert; man sieht also, wer welchen Beleg wann gebucht hat, und die Diskussion bleibt bei den Fakten. Als zusätzliche Kontrollebene bieten die Pläne Pro und Elite eine reine Leserolle für Prüfer: Interne Revision oder Controlling sehen Zählungen und Korrekturen, können aber keine einzige Zahl verändern.

Checkliste: permanente Inventur einführen

• Artikelnummern und Etiketten vereinheitlichen; ein Artikel ohne Etikett lässt sich nicht scannen.
• Artikel in die Klassen A, B und C plus Beobachtungsliste einteilen.
• Das Tagespensum an die tatsächlich verfügbare Zeit des Teams anpassen.
• Blindzählung und Zweitzählung bei Differenzen ab dem ersten Tag zum Standard machen.
• Korrekturgründe aus einer festen Liste wählen, damit sie auswertbar sind.
• Differenzen monatlich mit der Lagerleitung besprechen und die Häufigkeiten nachjustieren.
• Liegt Ihr Bestand heute in Excel oder einer Altsoftware, planen Sie die Übernahme vorab; das P-Soft-Team überträgt vorhandene Daten, der Umfang wird im Vertrag festgelegt.

Was Avadar für die laufende Inventur bietet – nach Plan

Die periodische Inventur ist im Funktionsumfang der Avadar-Editionen Industrie und Handel aufgeführt; wie sie in Ihrem Vertrag eingerichtet wird, erläutert Ihnen das P-Soft-Team.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt die permanente Inventur die Stichtagsinventur?

Nicht automatisch. Ob für den Abschluss zusätzlich vollständig gezählt werden muss, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Die laufende Zählung macht eine abschließende Zählung in jedem Fall kürzer und ruhiger.

Wie viele Artikel sollten wir pro Tag zählen?

Addieren Sie die jährlichen Zählungen je Klasse (Artikelzahl mal Häufigkeit) und teilen Sie durch die Arbeitstage. Passt das Ergebnis nicht in einen Teil einer Schicht, senken Sie die Häufigkeit geringwertiger Artikel.

Brauchen wir eigene Barcodescanner?

Nein. Avadar unterstützt das Scannen mit Smartphone oder Scanner in jedem Plan. Feste Scanner eignen sich für stark frequentierte Arbeitsplätze, für mobile Zählungen genügt das Smartphone.

Was passiert mit Ware, die während der Zählung entnommen wird?

Schließen Sie offene Belege für diesen Artikel vorher ab und zählen Sie in einem ruhigen Zeitfenster. Ist ein Ausgang noch offen, verschieben Sie den Artikel, bis er erledigt ist.

Wer sollte Zählungen und Korrekturen prüfen?

Die Lagerleitung und eine unabhängige Stelle wie die interne Revision. Avadar bietet ab dem Pro-Plan eine reine Leserolle für Prüfer, und jede Änderung wird protokolliert.

Inventur per Scan an Ihren eigenen Artikeln erleben: Avadar kennenlernen und Demo anfragen.

Weiterführende Artikel

• Was ist Lagerverwaltungssoftware und warum jedes Unternehmen sie braucht
• Die beste Lagerverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen: Ein Leitfaden zur Auswahl und zum Vergleich (2026)
• Was ist eine Inventur? Ein vollständiger Praxisleitfaden

Kompletter Leitfaden: Lagerverwaltungssoftware