Geschäftspartner-Stammdaten: Steuer- und Firmennummern im Beleg

Rechnungen und Lieferscheine kommen nicht mehr wegen falscher Kundendaten zurück, wenn jeder Geschäftspartner genau einen Stammdatensatz mit seinen Kennungen hat (persönliche Identifikationsnummer oder Firmennummer, Steuer- bzw. Wirtschaftsnummer, Bankverbindung als IBAN und Postleitzahl) und jeder Beleg diese Werte von dort übernimmt. In der Handelsedition von Avadar werden diese Kennungen im Modul für Handelsbelege mit Plausibilitätsprüfung gepflegt; die Umsatzsteuer erscheint auf dem Verkaufsbeleg, jeder Beleg erhält eine Nummer, und die Buchhaltung wird automatisch benachrichtigt.

Dieser Beitrag richtet sich an Großhändler, Vertriebsfirmen und Bauunternehmen mit eigenem Lager, die regelmäßig eine Mail dieser Art bekommen: „Ihre Rechnung können wir so nicht verbuchen, die Firmendaten stimmen nicht. Bitte neu ausstellen.“ Es geht hier weder um die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung noch um die Freigabe von Warenausgängen, sondern um die Geschäftspartner-Stammdaten selbst: welche Felder zählen, wo typischerweise Fehler entstehen und wie eine Lagerverwaltung für den Handel sie sauber hält.

Warum Kunden Rechnungen wegen fehlerhafter Stammdaten ablehnen

Im Großhandel liegen Kundendaten selten an einem Ort. Der Vertrieb pflegt eine Excel-Liste, im Lager hängt eine alte Adressliste, auf den Rechnungen des Vorjahres steht eine dritte Variante, und eine langjährige Kollegin weiß es einfach aus dem Kopf. Bei jedem neuen Beleg tippt jemand die Angaben aus der nächstbesten Quelle ab. Genau dieses Abtippen verursacht die meisten Rückläufer.

Diese Fehlerbilder tauchen in fast jedem Handelsbetrieb auf:

• Zahlendreher in der Steuernummer oder Firmennummer, die erst der Kreditor beim Kunden bemerkt.
• Person und Firma verwechselt: Hinterlegt ist die persönliche Nummer des Geschäftsführers statt der Nummer des Unternehmens.
• Markenname statt Firmierung: Auf der Rechnung steht „Fliesen Nord“, der eingetragene Käufer heißt aber „Nord Baustoffhandel GmbH“.
• Veraltete Anschrift und Postleitzahl, weil der Kunde umgezogen ist und niemand den Datensatz angepasst hat.
• Unvollständige IBAN beim Lieferanten, die erst auffällt, wenn eine Überweisung zurückkommt.

Ein abgelehnter Beleg kostet mehr als einen neuen Ausdruck. Die Ware ist womöglich schon unterwegs, der Beleg ist gebucht und muss storniert und neu erstellt werden, und der Kunde hält die Zahlung zurück, bis die korrigierte Fassung vorliegt. Jeder Rückläufer verschiebt den Zahlungseingang.

Wo gehören Steuer- und Firmennummern von Kunden und Lieferanten hin?

Die Regel ist einfach: Jeder Geschäftspartner hat genau einen Stammsatz, und kein Beleg lässt sich ohne Auswahl aus dieser Liste erstellen. Der Vertrieb wählt den Kunden aus, statt Daten einzutippen, und die Kennungen werden automatisch übernommen. Ist etwas falsch, wird es einmal im Stammsatz korrigiert, und alle folgenden Belege stimmen.

Die Übersicht zeigt, wofür die einzelnen Kennungen meist gebraucht werden und welcher Fehler häufig ist. Bezeichnungen und Formate unterscheiden sich je nach Land; die Tabelle dient der Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung:

In Avadar Handel werden alle fünf Kennungen für Kunden und Lieferanten im Modul Handelsbelege erfasst und von der Software auf Plausibilität geprüft. Eine erkennbar unvollständige oder fehlerhafte Nummer fällt bereits bei der Eingabe auf, nicht erst beim Kunden. Das Modul gehört zu allen drei Tarifen der Handelsedition: Start, Pro und Elite.

Umsatzsteuer direkt auf dem Verkaufsbeleg ausweisen

Viele Händler drucken den Verkaufsbeleg aus dem Lagerprogramm ohne Umsatzsteuer, und die Buchhaltung ergänzt sie später in der Finanzsoftware. So entstehen zwei Beträge für denselben Verkauf: den, den Fahrer und Lagerist gesehen haben, und den, den der Kunde tatsächlich zahlen soll.

Steht die Umsatzsteuer auf dem Verkaufsbeleg selbst, sind Nettobetrag, Steuerbetrag und Gesamtsumme nebeneinander sichtbar, und alle Beteiligten reden über dasselbe Dokument. Avadar Handel weist die Umsatzsteuer auf Verkaufsbelegen aus. Steuersätze und Regeln legen Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerberater fest; weder dieser Artikel noch die Software geben Steuerberatung, übermitteln Erklärungen oder ersetzen behördliche Verfahren.

Praxistipp: Klären Sie vor dem Start mit der Buchhaltung, welche Warengruppen welcher Regel unterliegen, und hinterlegen Sie das einmalig. Dann muss der Vertrieb diese Entscheidung nicht bei jedem Beleg neu treffen.

Belegnummer und automatische Info an die Buchhaltung

Ein Dauerthema zwischen Vertrieb und Buchhaltung sind Belege, die am Verkaufstresen entstehen, ohne dass die Finanzabteilung davon erfährt. Am Monatsende liegt dann ein Stapel vor ihr, bei dem niemand mehr weiß, wer ihn wann für wen erstellt hat.

In Avadar Handel erhält jeder Handelsbeleg eine Belegnummer, und seine Erstellung wird der Buchhaltung automatisch gemeldet. Die Buchhaltung sieht neue Belege noch am selben Tag und kann nachfragen, falls eine Kennung merkwürdig wirkt, idealerweise bevor die Ware das Lager verlässt. Weil jede Änderung im System protokolliert wird, ist außerdem nachvollziehbar, wer die Daten eines Kunden wann geändert hat.

Lieferantenstammdaten verdienen dieselbe Sorgfalt

Meist liegt der Fokus auf Kunden, doch Lieferanten brauchen dieselben Kennungen. An drei Stellen wird das wichtig:

1. Wareneingang: Die Lieferung muss dem richtigen Lieferanten mit den richtigen Kennungen zugeordnet sein, damit sie auf dem passenden Konto landet.
2. Zahlung: Die im Stammsatz hinterlegte IBAN ist die Grundlage jeder Überweisung. Ein falsches Zeichen bedeutet Rückbuchung oder Fehlleitung.
3. Rückverfolgung: In Avadar lässt sich jeder Artikel auch über den Lieferantennamen suchen, nicht nur über Barcode, Seriennummer oder Charge. Doppelte Lieferanten unter leicht abweichenden Namen machen diese Suche lückenhaft.

Checkliste: Stammdaten bereinigen, bevor Sie das System wechseln

Sie kommen von Excel-Listen oder einer älteren Software? Erledigen Sie vorher Folgendes. Das P-Soft-Team übernimmt Ihre bisherigen Daten (der Umfang wird je Tarif und Vertrag vereinbart), aber nur saubere Daten ergeben einen sauberen Bestand:

• Kundenliste nach Kennung sortieren und Dubletten zusammenführen.
• Bei jedem Unternehmen die eingetragene Firmierung vom Markennamen trennen.
• Jeden Partner als Person oder Unternehmen kennzeichnen und die passende Kennung zuordnen.
• Kunden ohne Kauf im letzten Jahr markieren und ihre Daten vor dem nächsten Auftrag bestätigen lassen.
• Lieferanten-IBANs mit der letzten erfolgreichen Zahlung abgleichen.
• Eine verantwortliche Person für die Anlage neuer Geschäftspartner benennen.

Lagerverwaltung oder Finanzbuchhaltung: Wer führt die Partnerdaten?

Berechtigte Frage: Hat die Buchhaltungssoftware diese Daten nicht ohnehin? Ja, aber in vielen Handelsbetrieben entstehen Rechnung und Lieferschein im Vertrieb und im Lager. Existieren die Kennungen nur in der Buchhaltung, sind vorgelagerte Belege unvollständig oder handschriftlich ergänzt. Besser ist es, Handelsbelege von Anfang an vollständig zu erstellen und erst danach weiterzugeben.

Für diesen zweiten Schritt bietet Avadar Handel in den Tarifen Pro und Elite einen Export, der zu gängigen Buchhaltungsprogrammen passt, mit anpassbarer Kontenzuordnung. Mehr dazu im Beitrag Lagerdaten an die Buchhaltung übergeben. Außerdem unterscheidet die Handelsedition in allen Tarifen verschiedene Ausgangsarten (Verkauf, Umlagerung, Muster, Leihgabe, Schaden, Diebstahl); erst mit korrekten Partnerkennungen werden diese Auswertungen aussagekräftig, siehe Abschreibungen im Lager erfassen.

Welcher Tarif von Avadar Handel reicht dafür?

Wenn Belege einfach mit korrekten Daten entstehen sollen, genügt Start. Soll die Buchhaltung nichts mehr abtippen, wählen Sie Pro. Brauchen Warenausgänge zusätzlich mehrere Freigaben, kommt Elite infrage; den Ablauf beschreibt Freigabeprozess für Warenausgänge.

Häufig gestellte Fragen

Prüft Avadar Handel Steuer- und Firmennummern?

Ja. Die Kennungen von Kunden und Lieferanten (persönliche Nummer, Firmennummer, Steuer- bzw. Wirtschaftsnummer, IBAN und Postleitzahl) werden mit Plausibilitätsprüfung erfasst, sodass unvollständige Werte sofort auffallen.

Übermittelt die Software Rechnungen an das Finanzamt?

Nein, das behaupten wir nicht. Avadar Handel weist die Umsatzsteuer auf Verkaufsbelegen aus; Steuererklärungen und behördliche Meldungen bleiben Sache Ihrer Buchhaltung oder Ihres Steuerberaters.

In welchen Tarifen sind Handelsbelege enthalten?

In allen drei Tarifen der Handelsedition: Start, Pro und Elite. Der Export für Buchhaltungsprogramme beginnt ab Pro.

Sieht man, wer Kundendaten geändert hat?

Ja. Jede Änderung wird protokolliert, und über getrennte Rollen legen Sie fest, wer Geschäftspartner anlegen oder bearbeiten darf.

Unsere Kunden stehen in Excel. Müssen wir alles neu eingeben?

Nein. Das P-Soft-Team überführt Ihre vorhandenen Listen ins neue System; wie viel davon übernommen wird, regeln Vertrag und gewählter Tarif. Eine vorherige Bereinigung nach der Checkliste erleichtert den Umstieg.

Sie möchten Stammsatz und Verkaufsbeleg mit Ihren eigenen Beispieldaten sehen? Auf der Seite Avadar Handel können Sie eine Vorführung beim P-Soft-Team anfragen.

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