Wartungsverträge und Versicherungsablauf in der Hausverwaltung

Damit weder der Wartungsvertrag für den Aufzug noch die Gebäudeversicherung unbemerkt ausläuft, gehört jeder Vertrag mit Beginn, Ende, Betrag und eventueller Vorauszahlung in ein zentrales Vertragsverzeichnis, und die Verwaltung muss rechtzeitig vor jedem Ablauf erinnert werden. Die Hausverwaltungssoftware Hamkhoneh erfasst Verträge mit Dienstleistern, Vorauszahlungen, Darlehen, Gebäudeinventar und das Lager des Hauses in der vollständigen Buchhaltung (Tarife Pro und Elite) und meldet im Tarif Elite, bevor Versicherungen und Verträge ablaufen.

Welche Versicherungen ein Mehrfamilienhaus braucht oder was in einen Hausmeistervertrag gehört, behandeln wir in eigenen Beiträgen. Hier geht es um die Verwaltungsarbeit dahinter: Wie behält eine Hausverwaltung, ein Verwaltungsbeirat oder eine Eigentümergemeinschaft alle laufenden Verpflichtungen im Blick, wie wird die Anzahlung an einen Handwerksbetrieb sauber gebucht, und wie gehen beim Wechsel des Beirats keine Unterlagen verloren?

Wie Wartungsverträge und Versicherungen unbemerkt auslaufen

Ein typisches Szenario: Der frühere Verwalter hat einen Jahresvertrag für die Aufzugswartung abgeschlossen und das Original in einem Ordner im Büro abgelegt. Dann übernimmt jemand anderes. Niemand kennt das Enddatum. Eines Tages erscheint der Techniker nicht mehr, oder der Aufzug steht still, und erst dann stellt sich heraus, dass der Vertrag schon vor Wochen endete.

Die Ursachen sind fast immer dieselben:

• Die Unterlagen liegen bei einer Person, manchmal zu Hause oder als Fotos auf dem privaten Handy.
• Die Fristen sind verstreut: Versicherung, Aufzug, Treppenhausreinigung und Feuerlöscherprüfung haben jeweils eigene Termine und Rhythmen.
• Die Übergabe erfasst nur das Geld: Beim Wechsel wird der Kontostand übergeben, aber keine Liste der laufenden Verträge.
• Anzahlungen verschwinden im Aufwand: Ein Betrieb hat einen Teil vorab erhalten, gebucht wurde aber nur „Instandhaltung“, und niemand weiß, welche Leistung das Haus noch zugute hat.

Checkliste: Welche Verträge eine Hausverwaltung erfassen sollte

Die folgende Übersicht ist allgemein gehalten. Nicht jedes Haus hat alle Positionen, manche haben weitere. Wichtig ist nur, dass keine wiederkehrende Verpflichtung außerhalb des Verzeichnisses existiert.

Vertragsinhalte sollten Sie mit einem Rechtsberater prüfen lassen; die Tabelle dient allein der Ordnung in der Verwaltung.

Dienstleisterverträge in der Hausbuchhaltung erfassen

In Hamkhoneh sind Verträge mit Dienstleistern Teil der Hausbuchhaltung, zusammen mit Darlehen, Vorauszahlungen, Gebäudeinventar und Lager. Diese Funktionen gehören zur vollständigen Buchhaltung in den Tarifen Pro und Elite. So gehen Sie vor:

1. Vertrag mit den Eckdaten anlegen: Vertragspartner, Gegenstand, Gesamtbetrag, Beginn und Ende.
2. Anzahlung getrennt buchen, und zwar als Vorauszahlung, nicht als vollen Aufwand.
3. Vorauszahlung mit jeder Teilrechnung verrechnen, damit jederzeit sichtbar ist, was erledigt ist und was noch aussteht.
4. Kosten der passenden Kategorie zuordnen, etwa Aufzug, Reinigung, Bewachung oder Haustechnik. Einnahmen- und Ausgabenkategorien gibt es in allen Tarifen.
5. Belege ablegen: Das Protokoll, mit dem der Beirat den Vertrag beschlossen hat, und der Schriftverkehr mit dem Betrieb gehören in die interne Registratur mit dem Archiv für Protokolle und Schreiben (Pro und Elite).

Warum die Vorauszahlung an Handwerker eine eigene Buchung braucht

Ein erfundenes Beispiel: Die Gemeinschaft beauftragt einen Malerbetrieb mit der Erneuerung des Eingangsbereichs und zahlt die Hälfte vorab. Wird diese Zahlung direkt als Instandhaltung gebucht, weist der Monatsbericht hohe Ausgaben aus, obwohl noch nichts geleistet wurde. Steigt der Betrieb mittendrin aus, zeigt keine Zahl in der Buchhaltung, was er dem Haus noch schuldet.

Als Vorauszahlung gebucht, bleibt der Betrag sichtbar, bis die Leistung erbracht ist, und wird mit dem Baufortschritt aufgelöst. Auch die Jahresabrechnung für die Eigentümerversammlung wird nachvollziehbarer, weil alle sehen, wohin das Geld floss und wie weit die Arbeiten sind. Ehrenamtliche Kassenwarte ohne Buchhaltungskenntnisse kommen in jedem Tarif mit der einfachen Kasse und Handkasse aus; die vollständige Buchhaltung ab Pro steht bereit, wenn Verträge und Anzahlungen genauer verfolgt werden müssen.

Erinnerung vor Ablauf von Versicherung und Wartungsvertrag

Im Tarif Elite meldet Hamkhoneh, bevor Versicherungen und Verträge ablaufen. Die Verwaltung muss sich also nicht auf Gedächtnis oder Wandkalender verlassen, sondern erfährt rechtzeitig von der anstehenden Verlängerung und hat Zeit, Angebote einzuholen, zu vergleichen und die Entscheidung auf die Tagesordnung des Beirats zu setzen.

Eine Erinnerung ist nur so gut wie die erfassten Daten. Tragen Sie deshalb zuerst alle laufenden Verträge mit Enddatum ein. Bewährte Gewohnheiten:

• Verlängerungen großer Verträge wie Aufzug und Versicherung in der Sitzung vor dem Ablauf behandeln.
• Bei einem Anbieterwechsel den Nachfolger auswählen, bevor der alte Vertrag endet, damit das Haus nicht ohne Wartung dasteht.
• Geplante Aufzugswartung oder Wasserabstellung per SMS-Mitteilung ankündigen; SMS-Mitteilungen an alle Bewohner oder einzelne Gruppen sind in jedem Tarif enthalten.
• Hausverwaltungen mit mehreren Objekten sehen im Tarif Elite alle Gebäude über ein Konto und verfolgen sämtliche Fristen an einer Stelle.

Was vor der Verlängerung eines Aufzugswartungsvertrags geprüft werden sollte

Die Erinnerung startet nur die Uhr. Die eigentliche Frage lautet, ob das Haus beim bisherigen Anbieter bleibt oder wechselt. Einige allgemeine Prüfpunkte helfen bei dieser Entscheidung:

• Verlauf der Reparaturmeldungen: Hamkhoneh erfasst Reparaturanfragen samt Nachverfolgung in allen Tarifen. Schauen Sie vor der Verlängerung, wie viele Meldungen Aufzug oder Haustechnik im letzten Jahr ausgelöst haben und wie lange die Erledigung jeweils dauerte.
• Tatsächliche Kosten: Vergleichen Sie die Summe der Kategorie Aufzug mit dem Vertragsbetrag. Ersatzteile und Einsätze außerhalb des Vertrags übersteigen manchmal die Pauschale. Der Excel-Export in allen Tarifen erleichtert den Vergleich.
• Leistungsumfang: Klären Sie, was die Pauschale abdeckt und was gesondert berechnet wird, etwa Notdienst am Wochenende.
• Meinung der Eigentümer: Bei teuren Entscheidungen sind die Online-Umfragen und Abstimmungen von Hamkhoneh, ebenfalls in jedem Tarif, ein einfacher Weg, das Meinungsbild einzuholen, bevor der Beirat entscheidet.

Halten Sie das Ergebnis dieser Prüfung kurz im Protokoll fest. So kann die nächste Verwaltung nachvollziehen, warum ein Anbieter verlängert oder ersetzt wurde, und muss die Diskussion nicht von vorn beginnen.

Vertragsübergabe beim Wechsel von Verwaltung oder Beirat

Ein Wechsel ist der ideale Zeitpunkt, das Verzeichnis zu bereinigen. Liegt alles im System, bedeutet Übergabe, den neuen Personen Zugang zu geben, statt Kartons voller Ordner weiterzureichen. Hamkhoneh trennt die Rollen Verwalter, Beirat, Buchhaltung, Eigentümer, Mieter und Wachpersonal und erlaubt, einer Person gezielt eine einzelne Berechtigung zu entziehen. Für das Übergabeprotokoll empfiehlt sich:

• alle aktiven Verträge mit Enddatum und offenem Betrag,
• Vorauszahlungen, die noch nicht mit Leistungen verrechnet sind,
• laufende Versicherungspolicen mit Verlängerungsdatum,
• Gebäudeinventar und Lagerbestand wie Ersatzleuchtmittel und Ersatzteile,
• Darlehen, die das Haus aufgenommen oder gewährt hat.

Welcher Hamkhoneh-Tarif passt zur Vertragsverwaltung?

Zur Auswahl des Versicherungsschutzes lesen Sie unseren Ratgeber Gebäudeversicherung, zu Personalverträgen Aufgaben und Vertrag von Hausmeister und Wachdienst. Wie Sie Geld für Verlängerungen und größere Arbeiten zurücklegen, zeigt die Instandhaltungsrücklage.

Häufig gestellte Fragen

In welchem Tarif warnt Hamkhoneh vor dem Ablauf einer Versicherung?

Die Meldung vor dem Ablauf von Versicherungen und Verträgen gehört zum Tarif Elite, der außerdem mehrere Gebäude über ein Konto verwaltet.

Lässt sich die Anzahlung an einen Handwerker getrennt vom Aufwand buchen?

Ja. Vorauszahlungen, Dienstleisterverträge, Darlehen, Inventar und Lager werden in der vollständigen Buchhaltung von Hamkhoneh erfasst, enthalten in Pro und Elite.

Unser Kassenwart ist kein Buchhalter. Ist das zu kompliziert?

Nein. Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien sowie eine einfache Kasse und Handkasse sind für Laien gedacht und in jedem Tarif enthalten.

Wo bewahren wir das Beschlussprotokoll zu einem Vertrag auf?

In der internen Registratur mit Archiv für Protokolle und Schreiben, verfügbar in Pro und Elite. So findet auch der nächste Beirat die Unterlagen.

Berät Hamkhoneh zu Vertragsklauseln oder Versicherungsprämien?

Nein. Die Software dient der Erfassung und Nachverfolgung; Vertragsinhalte und Versicherungsfragen klären Sie mit Ihrem eigenen Berater.

Sie möchten Vertragsverzeichnis und Ablauferinnerungen mit den Daten Ihres Hauses sehen? Auf der Seite Hausverwaltungssoftware Hamkhoneh können Sie eine Vorführung anfragen.

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