Verwalterwechsel: Übergabe der Hausverwaltung mit Checkliste

Bei der Übergabe der Hausverwaltung an einen neuen Verwalter müssen fünf Dinge gemeinsam den Besitzer wechseln: Kassenstand und Barkasse, die offenen Salden jeder Wohnung, Verträge und Versicherungstermine, Schlüssel und Türcodes sowie Schriftverkehr und Protokolle. Liegt all das bereits in einer Hausverwaltungssoftware, wird aus einem angespannten Übergabeabend ein Tausch weniger Benutzerrollen.

Die Amtszeit des Beirats ist vorbei, die Eigentümer haben jemand Neues bestimmt, und der bisherige Verwalter soll „alles“ übergeben. In der Praxis heißt das oft: ein Ordner voller Rechnungen, ein handschriftliches Heft, ein paar Tabellen auf dem privaten Laptop und ein Bund unbeschrifteter Schlüssel. Der Nachfolger übernimmt guten Glaubens und merkt Monate später, dass die Gebäudeversicherung nicht verlängert wurde oder eine Wohnung behauptet, das Hausgeld bar beim Vorgänger bezahlt zu haben. Die folgenden Hinweise sind allgemeine Praxistipps zum Verwalterwechsel und keine Rechtsberatung; bei Streitfragen gelten die Regeln Ihres Hauses und die Beschlüsse der Eigentümer.

Was geht beim Verwalterwechsel typischerweise verloren?

Die Lücken ähneln sich von Haus zu Haus erstaunlich:

• Die Barkasse: Der bisherige Verwalter hat Kleinbeträge vorgestreckt und wollte später abrechnen. Dieses „später“ kommt nie.
• Offene Hausgeldzahlungen: Niemand weiß sicher, welche Wohnung wirklich im Rückstand ist und welche gezahlt hat, ohne dass der Beleg erfasst wurde.
• Verträge: Aufzugswartung, Hausmeistervertrag oder Reinigungsfirma liegen in einer Schublade beim Vorgänger zu Hause.
• Versicherungstermine: Keiner erinnert sich, wann die Police verlängert wurde und wann sie ausläuft.
• Schlüssel und Codes: Heizungsraum, Dachboden, Technikraum und der Code für das Garagentor.
• Schriftverkehr und Protokolle: frühere Beschlüsse, Briefe an Behörden, eine Abmahnung an eine Wohnung, die nicht mehr auffindbar ist.
• Bewohnerhistorie: seit wann der jetzige Mieter dort wohnt und wem die Wohnung vorher gehörte.

Checkliste für die Übergabe von Konten und Unterlagen

Schicken Sie diese Liste vorab an beide Seiten und haken Sie sie im Termin Punkt für Punkt ab. Idealerweise sind ein oder zwei Beiratsmitglieder oder ein Vertreter der Eigentümer dabei, damit die Übergabe kein Gespräch unter vier Augen bleibt.

Schließen Sie mit einem kurzen Übergabeprotokoll, das beide unterschreiben und in dem jeder offene Punkt steht, etwa eine Ausgabe ohne Rechnung oder ein Saldo, den eine Wohnung bestreitet. Offene Punkte sind kein Makel. Verschwiegene schon.

Warum die Übergabe mit Papier und Excel so mühsam ist

Das Kernproblem ist selten böser Wille, sondern Zersplitterung. Die Informationen des Hauses verteilen sich auf das Gedächtnis des Verwalters, sein Handy, ein Heft und mehrere Dateien und müssen bei der Übergabe mühsam herausgesucht und neu zusammengesetzt werden. Jede Tabelle existiert in mehreren Fassungen, und niemand weiß, welche die aktuelle ist. Das Passwort für das SMS-Panel oder die E-Mail-Adresse des Hauses teilen sich oft mehrere Personen, und nach dem Wechsel traut sich keiner, es zu ändern, weil unklar ist, was daran hängt.

Wurden die Daten von Anfang an in einem System geführt, bedeutet Übergabe schlicht: Der Nachfolger meldet sich im selben System an und sieht die gesamte Historie.

Wie Hausverwaltungssoftware für Kontinuität sorgt

Hamkhoneh, die Hausverwaltungssoftware von P-Soft, ist so aufgebaut, dass ein Verwalterwechsel deutlich weniger schmerzt. Jede Funktion steht hier mit ihrem Paket, damit keine falschen Erwartungen entstehen.

Einnahmen und Ausgaben in klaren Kategorien (alle Pakete)

Jede Zahlung wird mit Kategorie gebucht, dazu gibt es eine einfache Kasse und Barkasse für Verwalter ohne Buchhaltungskenntnisse. Der Nachfolger sieht vom ersten Tag an, woher das Geld kam und wohin es ging, und ein Excel-Export liegt für den Übergabetermin bereit.

Hauptbuch, Probebilanz und Periodenabschluss (Pro und Elite)

Diese Pakete bieten vollständige Buchhaltung: Hauptbuch, Probebilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Abschluss der Rechnungsperiode. Der beste Zeitpunkt für den Abschluss ist kurz vor der Übergabe. Die Salden stehen dann fest, und der Neue beginnt seine Amtszeit mit sauberen Zahlen. Was Eigentümer im Jahresbericht erwarten, lesen Sie im Beitrag zum jährlichen Finanzbericht des Hauses.

Eigentums- und Wohnhistorie

Akten zu Eigentümern, Mietern und Personal werden zusammen mit der Eigentums- und Wohnhistorie jeder Einheit geführt. Übernimmt der Nachfolger einen alten Rückstand, sieht er, wer in diesen Monaten dort gewohnt hat.

Verträge mit Dienstleistern (Pro und Elite)

Die vollständige Buchhaltung erfasst auch Dienstleisterverträge, Anzahlungen, Darlehen, Anlagegüter und das Materiallager des Hauses. Der Aufzugsvertrag liegt damit nicht mehr in einer privaten Schublade und verschwindet nicht mit ihrem Besitzer.

Warnung vor ablaufenden Versicherungen und Verträgen (Elite)

In Elite meldet das System sich, bevor Policen und Verträge auslaufen; genau das rutscht in den ersten Monaten einer neuen Amtszeit am häufigsten durch. Wie man diese Verträge erfasst, zeigt der Beitrag zu Verträgen und Versicherungswarnungen.

Interne Registratur und Protokollarchiv (Pro und Elite)

Eine interne Registratur mit Archiv für Protokolle und Schreiben sorgt dafür, dass frühere Beschlüsse und ausgedruckte Abmahnungen beim Haus bleiben, nicht beim Vorgänger. Tipps zum Protokoll finden Sie in unserem Leitfaden zur Eigentümerversammlung.

Verwalterwechsel im System: Berechtigungen umstellen

Der heikelste Teil jeder Übergabe sind Zugänge. In Hamkhoneh hat jede Person eine eigene Rolle, ob Verwalter, Beiratsmitglied, Buchhalter, Eigentümer, Mieter oder Pförtner, und einer einzelnen Person lässt sich gezielt eine bestimmte Berechtigung entziehen. Das gibt es in jedem Paket und macht den Wechsel einfach:

1. Der neue Verwalter erhält die Verwalterrolle.
2. Dem Vorgänger wird die Verwalterrolle entzogen. Besitzt oder bewohnt er weiterhin eine Wohnung, behält er nur seine Rolle als Eigentümer oder Mieter.
3. Bleibt ein Beiratsmitglied im Amt, soll aber einen bestimmten Bereich nicht mehr bearbeiten, entziehen Sie nur diese eine Berechtigung; der Rest der Rolle bleibt unverändert.
4. Ein ausscheidender Buchhalter oder Beirat wird auf dieselbe Weise ersetzt.

Da die Anmeldung über Handynummer und Einmalcode läuft, gibt es kein gemeinsames Passwort, das vom Vorgänger an den Nachfolger weitergereicht oder danach geändert werden müsste. Jeder meldet sich mit seiner eigenen Nummer an, und mit dem Entzug der Rolle endet der Zugang.

Und wenn die Konten der letzten Amtszeit in Excel oder einem Heft stehen?

Ein Verwalterwechsel ist ein guter Anlass für einen sauberen Neustart. Ob die Zahlen in Excel oder in einem älteren Programm stecken: P-Soft holt sie nach Hamkhoneh, in dem Umfang, den Vertrag oder Paket vorsehen. Beim Paket Pro hilft der Support zudem beim Anlegen der Stammdaten des Gebäudes. Ein praktischer Tipp: Buchen Sie die am Übergabetag unterschriebenen Salden als Anfangsbestand, damit die erste Zahl im System mit dem Protokoll übereinstimmt.

Welches Paket passt zu einem Haus mit Verwalterwechsel?

• Start: ein Gebäude mit bis zu 30 Einheiten; Einnahmen und Ausgaben, Kasse und Barkasse, Wohnungsakten, Rollen und Anmeldung per SMS-Code. Für eine einfache Übergabe ausreichend.
• Pro: bis zu 300 Einheiten; zusätzlich Hauptbuch und Periodenabschluss, Dienstleisterverträge, Registratur und Protokollarchiv.
• Elite: unbegrenzte Einheiten und mehrere Gebäude aus einem Konto, dazu Warnungen vor ablaufenden Versicherungen und Verträgen; passend für Verwaltungsfirmen, deren Objektbetreuer wechseln.

Den vollständigen Paketvergleich zeigt die Übersicht der Hausverwaltung-Software Hamkhoneh.

Häufig gestellte Fragen

Welche Unterlagen gehören zur Übergabe der Hausverwaltung an einen neuen Verwalter?

Mindestens Kassen- und Kontostand, die Salden jeder Wohnung, Verträge, Versicherungspolicen, Schlüssel und Protokolle sowie ein von beiden Seiten unterschriebenes Übergabeprotokoll.

Hat der bisherige Verwalter nach der Übergabe noch Zugriff auf die Software?

Nicht, sobald ihm die Verwalterrolle entzogen ist. Besitzt oder mietet er eine Wohnung, meldet er sich nur noch in dieser Rolle an.

Sieht der Nachfolger die Daten der vorigen Amtszeit?

Ja. Einnahmen und Ausgaben, Wohnungsakten sowie Eigentums- und Wohnhistorie bleiben im System und werden beim Wechsel nicht gelöscht.

In welchem Hamkhoneh-Paket gibt es Warnungen vor ablaufenden Versicherungen?

Warnungen vor ablaufenden Versicherungen und Verträgen sind nur im Paket Elite enthalten.

Ersetzt diese Checkliste eine Rechtsberatung?

Nein. Sie ist eine allgemeine Praxishilfe. Bei Streitigkeiten zählen die Regeln Ihres Hauses, die Beschlüsse der Eigentümer oder eine fachkundige Beratung.

Soll der nächste Verwalterwechsel reibungslos laufen? Informieren Sie sich über unsere Hausverwaltung-Software und fordern Sie eine Demo an.

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