Eigentümerversammlung: Durchführung, Beschlussfähigkeit und rechtssichere Beschlüsse

Die Eigentümerversammlung ist das oberste Entscheidungsorgan einer Wohn- oder Büroanlage. Die Wahl von Verwalter und Beirat, die Verabschiedung von Budget und Hausgeld sowie wichtige Entscheidungen werden hier getroffen. Eine korrekte und regelkonforme Durchführung beugt Streit vor und macht die Beschlüsse für alle Eigentümer verbindlich.

Was ist eine Eigentümerversammlung?

Die Eigentümerversammlung ist die formelle Zusammenkunft der Eigentümer der Einheiten eines Gebäudes, die zur gemeinsamen Entscheidungsfindung über die Verwaltung der Anlage einberufen wird. Ihre Beschlüsse sind im Rahmen der Regeln des Wohnungseigentums für alle Eigentümer – auch die Abwesenden – verbindlich.

Arten der Eigentümerversammlung

• Ordentliche Versammlung: findet jährlich zur Genehmigung des Finanzberichts, des Budgets und zur Wahl von Verwalter oder Beirat statt.
• Außerordentliche Versammlung: wird bei wichtigen, außerplanmäßigen Themen (etwa größeren Instandsetzungen) bei Bedarf einberufen.

Schritte zur Durchführung einer Eigentümerversammlung

Für eine gültige Versammlung führen Sie diese Schritte der Reihe nach durch:

1. Tagesordnung festlegen: Bestimmen und dokumentieren Sie die zu behandelnden Themen.
2. Schriftliche Einladung versenden: Laden Sie alle Eigentümer mit angemessener Frist unter Angabe von Zeit, Ort und Tagesordnung ein.
3. Beschlussfähigkeit feststellen: Prüfen Sie vor Beginn die ausreichende Anwesenheit oder Vertretung der Eigentümer.
4. Themen vorstellen und beraten: Bringen Sie jeden Tagesordnungspunkt ein und diskutieren Sie ihn.
5. Abstimmung und Auszählung: Stimmen Sie über jedes Thema ab und zählen Sie die Stimmen transparent aus.
6. Protokoll erstellen: Halten Sie die Beschlüsse schriftlich fest, lassen Sie sie von den Anwesenden unterzeichnen und senden Sie sie an alle Eigentümer.

Beschlussfähigkeit und Abstimmung

Die Wirksamkeit der Versammlung und die Gültigkeit der Beschlüsse hängen von der erforderlichen Beschlussfähigkeit ab. Wird sie im ersten Anlauf nicht erreicht, findet meist eine Folgeversammlung mit festgelegter Frist und geringeren Anforderungen statt. Es empfiehlt sich, die Stimmgrundlage (eine Stimme je Einheit oder nach Miteigentumsanteil) von Anfang an klar zu regeln.

Protokoll und Umsetzung der Beschlüsse

Ein genaues Protokoll ist das zentrale Dokument der Versammlung und muss Beschlüsse, Stimmen und die Namen der Gewählten festhalten. Der Verwalter oder Beirat ist verpflichtet, die Beschlüsse umzusetzen und in der nächsten Versammlung darüber zu berichten.

Hausverwaltungs-Software und Transparenz der Entscheidungen

Die Hausverwaltungs-Software Hamkhoneh macht mit transparenter Erfassung von Rücklage und Kosten, vorlagefertigen Finanzberichten für die Versammlung, SMS-Ankündigungen, Online-Umfragen und -Abstimmungen sowie einem Archiv der Protokolle die Durchführung der Versammlung und die Nachverfolgung der Beschlüsse einfacher und transparenter. Für mehr Informationen lesen Sie den Artikel Wohnungseigentum und Aufgaben des Beirats, den kompletten Leitfaden zur Hausverwaltungs-Software und den Leitfaden zur Berechnung des Hausgelds.

Häufig gestellte Fragen

Wer beruft die Eigentümerversammlung ein?

In der Regel beruft der Verwalter oder Beirat die Versammlung ein; fehlen diese, kann eine bestimmte Anzahl von Eigentümern die Versammlung einberufen.

Sind die Beschlüsse auch für einen nicht teilnehmenden Eigentümer verbindlich?

Ja; die Beschlüsse einer ordnungsgemäßen Versammlung sind für alle Eigentümer – auch die Abwesenden – verbindlich.

Kann man sich in der Versammlung vertreten lassen?

Ja; ein Eigentümer kann per schriftlicher Vollmacht eine andere Person zur Teilnahme und Abstimmung benennen.

Wo ist das Versammlungsprotokoll aufzubewahren?

Das Protokoll ist beim Verwalter oder Beirat aufzubewahren, und eine Kopie ist an die Eigentümer zu versenden; die Erfassung in der Hausverwaltungs-Software erleichtert Zugriff und Nachverfolgung.

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