Verwaltungssoftware für Einkaufszentren: Umlagen und Mieter

Eine gute Verwaltungssoftware für Einkaufszentren und Gewerbeimmobilien legt die laufenden Gemeinschaftskosten fair auf sehr unterschiedliche Ladenflächen um (meist nach Fläche oder mit einem kombinierten Schlüssel), führt das Konto des Eigentümers getrennt vom Konto des Ladenmieters, mahnt Rückstände gezielt und dokumentiert Verstöße gegen die Hausordnung mit förmlichen schriftlichen Abmahnungen. Hamkhoneh von P-Soft deckt genau diese kaufmännische und organisatorische Seite einer Einkaufspassage ab.

Wer eine Ladenpassage verwaltet, hat es mit Menschen zu tun, deren Interessen auseinandergehen. Da ist der Anleger, der vor Jahren drei Einheiten gekauft hat und nur zur Eigentümerversammlung erscheint. Da ist der Händler, der eine davon gemietet hat und die Umlage für Sache des Vermieters hält. Der Beirat will wissen, wovon der Nachtwachdienst bezahlt wird, und der Wachmann muss erkennen, welches Rolltor nach Ladenschluss noch offen ist. Dieser Leitfaden beginnt bei genau diesen Alltagsproblemen und zeigt dann, welche Hamkhoneh-Funktionen zu einem Gewerbekomplex passen, in welchem Tarif sie stecken und was die Software bewusst nicht übernimmt.

Worin unterscheidet sich ein Einkaufszentrum von einem Wohnhaus?

Die meisten Programme zur Hausverwaltung sind für Wohnungen gedacht, in denen der Bewohner zahlt und die Einheiten ähnlich groß sind. In einer Passage gelten diese Annahmen nicht:

• Die Flächen sind extrem verschieden. Neben einem kleinen Schmuckstand liegt ein Modegeschäft mit doppelter Schaufensterfront. Eine Umlage zu gleichen Teilen sorgt schnell für Ärger.
• Die Lage zählt. Ein Laden im Erdgeschoss am Haupteingang und einer im dritten Obergeschoss am Ende des Ganges sehen nicht dieselbe Kundschaft.
• Zahler und Eigentümer sind oft verschiedene Personen. Viele Läden sind vermietet, Mieter wechseln mitten im Jahr, und jeder offene Betrag muss beim richtigen Namen und Zeitraum landen.
• Die Gemeinschaftskosten sind hoch. Rolltreppen, Beleuchtung der Gänge, öffentliche Toiletten, tägliche Reinigung und Wachdienst bilden den Großteil des Budgets.
• Die Hausordnung braucht Nachweise. Waren im Gang, zu große Werbeschilder oder Öffnung außerhalb der vereinbarten Zeiten müssen schriftlich festgehalten werden.

Welcher Umlageschlüssel passt zu einer Gewerbeimmobilie?

Hamkhoneh berechnet die Umlage nach sechs Methoden: zu gleichen Teilen, nach Fläche, nach Personenzahl, nach Stellplatz, nach Etage oder kombiniert. Alle sechs gibt es in jedem Tarif, und die monatliche Forderung wird automatisch so erzeugt, dass keine Einheit doppelt oder unvollständig belastet wird. Zu jeder Einheit werden Fläche, Etage, Stellplatz und Personenzahl erfasst, sodass jede Rechnung nachvollziehbar bleibt.

Unvorhergesehene Ausgaben, etwa ein neuer Rolltreppenmotor, werden als Sonderumlage getrennt von der Monatsforderung gestellt. Sonderumlagen, automatische Zahlungserinnerungen und Verzugsgebühren gehören zu den Tarifen Pro und Elite. Wer sich im Beirat immer wieder über die Kostenverteilung streitet, findet Hintergründe unter Hausgeld: zahlt Eigentümer oder Mieter?

Eigentümer- und Mieterakte für jede Ladeneinheit

Jede Einheit hat in Hamkhoneh getrennte Akten für Eigentümer, Mieter und Personal, und die Historie von Eigentum und Nutzung bleibt erhalten. Wechselt ein Laden im Juli den Betreiber, bleiben die Zahlungen des Vormieters gespeichert, und die Verwaltung sieht, zu welcher Person und welchen Monaten ein Rückstand gehört.

Fertige Filter verkürzen die Routinearbeit: ein Klick zeigt alle Schuldner, ein anderer die zuverlässigen Zahler, und Beiratsmitglieder lassen sich gesondert finden. Die Einheiten lassen sich auf drei Arten darstellen:

• Farbige Kacheln, um säumige Läden in einer kurzen Beiratssitzung sofort zu erkennen.
• Blockplan für Zentren mit mehreren Flügeln oder Eingängen, damit die Einheiten in ihrer räumlichen Reihenfolge erscheinen.
• Tabelle zum Sortieren, Vergleichen und für den Export nach Excel.

Bisher alles in Tabellenkalkulationen? Das P-Soft-Team übernimmt Ihre Altdaten aus Excel oder einem früheren Programm; der Umfang wird im Vertrag passend zum Tarif festgelegt.

Forderungen eintreiben: Onlinezahlung und gezielte SMS

Händler haben selten Zeit, ins Verwaltungsbüro zu kommen, und Überweisungsbelege müssen einzeln geprüft werden. In jedem Tarif können Mieter einen Überweisungsbeleg hochladen, den die Verwaltung freigibt. In Pro und Elite zahlen die Händler online über Portal oder Android-App, angebunden an die Zahlungsdienste ZarinPal und Saman. Das Händlerkonto gehört dabei dem Objekt selbst, das Geld fließt also ohne Zwischenstelle auf das Konto des Zentrums. Mehr dazu unter Hausgeld online bezahlen.

Rundschreiben per SMS an alle oder an eine Gruppe gibt es in allen Tarifen, zum Beispiel den Hinweis auf eine Stromabschaltung im zweiten Obergeschoss wegen Wartung. Gezielte SMS nur an Schuldner, nur an Eigentümer oder nur an Mieter kommen ab Pro hinzu. In einer Passage ist das wichtig: Die Einladung zur Versammlung geht an die Eigentümer, die Erinnerung an die Öffnungszeiten an die Händler. Formulierungstipps finden Sie unter SMS-Benachrichtigungen im Gebäude.

Neben Verzugsgebühren lässt sich auch ein Anreiz für frühzeitige Zahlung festlegen, und für jede Einheit entsteht eine Rechnung, die sich drucken oder als PDF ablegen lässt. Viele Mieter leiten sie direkt an ihren Vermieter weiter.

Verstöße, schriftliche Abmahnungen und ein Verwaltungssekretariat

Nicht jeder Streit in einer Passage dreht sich ums Geld. Angenommen (fiktives Beispiel), Laden 18 stapelt seit Wochen Kartons im Gang. Mündliche Hinweise sind bis zur nächsten Beiratssitzung vergessen. In Hamkhoneh wird der Verstoß erfasst und eine förmliche, druckbare Abmahnung erstellt. Das interne Sekretariat archiviert Schreiben und Protokolle, damit beschlossene Öffnungszeiten oder Werberegeln jederzeit greifbar sind. Verstöße, Sekretariat und gezielte SMS sind Teil der Tarife Pro und Elite.

Reparaturmeldungen samt Nachverfolgung stehen in allen drei Tarifen bereit; ein Händler, der eine undichte Decke meldet, sieht den Bearbeitungsstand. Online-Umfragen und Abstimmungen mit transparentem Live-Ergebnis helfen bei Fragen wie der Schließzeit an Feiertagen.

Buchhaltung im Gewerbeobjekt: Dienstleister, Inventar, Lager

Reinigung, Rolltreppenwartung und Wachdienst werden oft an Fremdfirmen vergeben. In der Objektbuchhaltung von Hamkhoneh lassen sich Dienstleisterverträge, Vorauszahlungen, Darlehen, Anlagegüter und das hauseigene Lager erfassen. Schon im Start-Tarif bucht die Verwaltung Einnahmen und Ausgaben in klaren Kategorien, führt Kasse und Handkasse und exportiert alles nach Excel. Ab Pro kommt die vollständige Buchhaltung hinzu, also Hauptbuch, Probebilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz samt Periodenabschluss, dazu ein Auswertungs-Dashboard, das Zahlungseingänge im Verlauf, leer stehende Läden sowie Einnahmen und Ausgaben zeigt.

Im Elite-Tarif warnt Hamkhoneh außerdem rechtzeitig vor dem Ablauf von Versicherungen und Verträgen des Objekts, damit etwa die Feuerversicherung oder der Wachdienstvertrag nicht unbemerkt endet.

Rollen für Wachdienst, Beirat und Buchhaltung

Jede Person erhält eine eigene Rolle: Verwalter, Beiratsmitglied, Buchhalter, Eigentümer, Mieter oder Wachmann. Einzelne Rechte lassen sich einer bestimmten Person entziehen, ohne den Rest anzutasten. Ein externer Buchhalter bucht also, ohne Ladenakten zu ändern, und der Wachdienst sieht nur, was seine Schicht braucht. Die Anmeldung erfolgt mit einem Einmalcode per SMS an das eigene Handy, Passwörter muss sich niemand merken. Das Webportal ist in jedem Tarif enthalten; die Android-App, die Händler bei neuen Forderungen, bestätigten Zahlungen oder Abstimmungsergebnissen sofort benachrichtigt, gibt es ab Pro.

Welcher Hamkhoneh-Tarif passt zu Ihrem Zentrum?

Was Hamkhoneh in einem Einkaufszentrum nicht übernimmt

Wer die Grenzen kennt, kauft richtig. Hamkhoneh ist kein Kassensystem für die Läden, verwaltet keine Mietverträge zwischen Eigentümern und Mietern, zählt keine Besucher und steuert keine Fahrzeuge im Parkhaus. Gesetzliche Vorgaben Ihres Landes zur Nebenkostenabrechnung bleiben Ihre Aufgabe. Die Software kümmert sich um die kaufmännische und organisatorische Führung des Objekts: Umlagen, Zahlungseingang, Buchhaltung, Kommunikation, Verstöße und Ablage.

Häufig gestellte Fragen

Können Läden im Erdgeschoss anders belastet werden als in den Obergeschossen?

Ja. Die Methoden Etage oder kombiniert erlauben das in jedem Tarif; lassen Sie die Aufteilung vorher von den Eigentümern beschließen.

Auf wessen Namen läuft der Rückstand eines vermieteten Ladens?

Eigentümer- und Mieterakte sind getrennt und die Nutzungshistorie bleibt erhalten, daher ist jeder Rückstand der richtigen Person und Periode zugeordnet.

Wohin fließt das Geld aus Onlinezahlungen?

In Pro und Elite laufen Zahlungen über ZarinPal oder Saman mit dem eigenen Händlerkonto des Objekts und gehen direkt auf dessen Konto.

Kann eine Firma mehrere Einkaufszentren verwalten?

Ja. Der Elite-Tarif verwaltet mehrere Gebäude aus einem Konto ohne Begrenzung der Einheiten.

Steuert Hamkhoneh die Einfahrt ins Parkhaus?

Nein. Die Software erfasst den Stellplatz jeder Einheit für die Umlage, die Ein- und Ausfahrtskontrolle gehört nicht dazu.

Sie verwalten ein Einkaufszentrum oder eine Gewerbeimmobilie? Auf der Seite Hausverwaltung-Software können Sie eine Demo von Hamkhoneh anfragen.

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