Lager- und Garantieverwaltung für Haushaltsgerätehändler

Eine Lager- und Garantieverwaltung für Elektro- und Haushaltsgerätehändler lohnt sich dann, wenn sie jeden Kühlschrank, jede Waschmaschine und jedes Klimagerät an der eigenen Seriennummer erkennt, die Garantie genau an diese Nummer bindet und den Bestand jeder Filiale getrennt führt. Avadar Handel (für Hersteller Avadar Industrie) erledigt das mit Barcode-Scan, seriennummernbezogener Garantie und einem Kundenclub.

Der Handel mit Hausgeräten folgt eigenen Regeln. In jedem Karton steckt ein teures Gerät mit eindeutiger Seriennummer, ein Modell gibt es in mehreren Farben und Fassungsvermögen, das Ausstellungsstück im Laden ist nicht dasselbe wie die originalverpackte Ware im Lager, und manche Kunden kommen nach einem Jahr ohne Garantiekarte zurück. Dieser Leitfaden richtet sich an Fachhändler, Vertragshändler und Großhändler für Weiße Ware und Elektrogeräte: Zuerst geht es um die typischen Probleme der Branche, danach darum, welche Avadar-Funktion in welcher Edition und welchem Tarif dazu passt.

Typische Probleme im Elektro- und Hausgerätehandel

Wer ein paar Saisons in diesem Markt verbracht hat, kennt diese Momente:

• „Das habe ich bei Ihnen gekauft“: Ein Kunde bringt einen defekten Geschirrspüler, auf der Rechnung steht nur die Modellbezeichnung. Ist genau dieses Gerät aus Ihrem Lager gegangen?
• Unklarer Garantiebeginn: Das Verkaufsdatum steht in einer Liste, die Seriennummer in einer anderen; zu prüfen, ob der Schutz abgelaufen ist, dauert eine halbe Stunde.
• Geräte, die „nur kurz“ unterwegs sind: ein Ausstellungsgerät in einer anderen Filiale, ein Gerät zur Probe beim Kunden, ein beim Transport beschädigter Karton. Alle sind aus dem Bestand verschwunden, keines ist ein Verkauf.
• Filialen ohne Überblick: Ein Kunde möchte ein bestimmtes Klimagerät, das Hauptgeschäft hat keines mehr, eine andere Filiale drei – und niemand weiß es.
• Anrufe ohne Vorgeschichte: Ein Stammkunde ruft an, und der Verkäufer weiß nicht, was er ihm im letzten Jahr verkauft hat.
• Doppelte Erfassung für die Buchhaltung: Lagerbelege werden einmal im Lagerprogramm und noch einmal von Hand in der Buchhaltungssoftware eingetippt.

Seriennummer und Garantie erfassen: vom Wareneingang bis zur Haustür

Die meisten Garantiestreitigkeiten haben dieselbe Ursache: Beim Warenausgang wurde die Seriennummer nicht festgehalten. Richtig ist, die Nummer schon beim Wareneingang zu kennen und sie beim Verkauf mit dem Ausgangsbeleg und dem Kundennamen zu verknüpfen.

In Avadar Industrie und Avadar Handel legen Sie ab dem Tarif Pro für jeden Artikel Art und Dauer der Garantie zusammen mit der Seriennummer fest. Beim Ausgang tippt der Lagerist die Nummer nicht ein, sondern wählt sie aus den tatsächlich vorhandenen Seriennummern dieses Artikels – Tippfehler und Dubletten sind damit ausgeschlossen. Wer die Nummer später sucht, sieht sofort, ob die Garantie noch läuft oder abgelaufen ist. Den Ablauf Schritt für Schritt beschreibt unser Beitrag Garantieverwaltung mit Seriennummern.

Die Schnellsuche gibt es in allen Tarifen, und sie kennt mehr als den Artikelnamen: Ein Gerät lässt sich über Barcode, Seriennummer, Charge, Bezeichnung, Kunde oder Lieferant finden. Ein- und Ausgänge werden als Barcode oder QR-Code mit Smartphone oder Handscanner erfasst; fehlt ein Etikett, geht es auch manuell.

Bestandsführung für Händler mit mehreren Filialen

Viele Händler haben ein Zentrallager und eine oder mehrere Verkaufsflächen. Die Zahl der Lager oder Filialen hängt bei Avadar vom Tarif ab: eines in Start, bis zu fünf in Pro, unbegrenzt in Elite. Ein Gerät, das den Standort wechselt, wird als Umlagerung gebucht, und jeder Lagerist arbeitet nur in seinem eigenen Lager – der Kollege im Nordstandort kann die Belege der Südfiliale also nicht verändern. Die Geschäftsführung dagegen sieht alle Filialen gemeinsam und kann prüfen, wo ein Modell vorrätig ist, bevor sie einem Kunden absagt.

Auch die Auslieferung ist heikel. Avadar erfasst die Unterschrift des Empfängers auf dem Lieferschein; gibt es später Streit darüber, ob ein Gerät angekommen ist oder unbeschädigt ankam, liegt der unterschriebene Beleg vor.

Muster, Leihgeräte und Transportschäden: jeder Ausgang mit eigenem Namen

In Avadar Handel hat jeder Warenausgang schon ab dem Tarif Start eine Ausgangsart: Verkauf, Umlagerung, Muster, Leihe, Schaden, Diebstahl und weitere. Ein Ausstellungsgerät auf der Verkaufsfläche oder ein verbeulter Karton erscheint in den Berichten getrennt und vermischt sich nicht mit echten Verkäufen. Am Monatsende wissen Sie, wie viele Leihgeräte noch draußen sind und wie viel Ware wirklich verkauft wurde.

Software für das Haushaltsgerätegeschäft mit Kundenclub

Hausgeräte werden immer wieder gekauft: Wer heute einen Kühlschrank kauft, braucht in ein paar Jahren eine Waschmaschine oder einen Herd. Der Kundenclub in Avadar legt für jeden Kunden eine vollständige Akte mit Gesprächsverlauf und zuständigem Betreuer an. Ist Ihre Telefonanlage angebunden, erscheinen die Daten des Anrufers beim Klingeln auf dem Bildschirm, und ein Rückruf braucht nur einen Klick. Mit Anbindung Ihres eigenen SMS-Dienstes lassen sich Kunden auch per SMS erreichen. Der vollständige Kundenclub gehört zum Tarif Elite; mehr dazu im Artikel Kundenclub und Anruferkennung.

Welche Avadar-Edition und welcher Tarif für Elektrohändler?

Für Fachhandel, Vertragshändler und Großhandel ist Avadar Handel die passende Edition: gebaut für Handel und Vertrieb und mit allen Funktionen der Industrie-Edition außer der Produktion. Wer Geräte selbst herstellt oder montiert, ist mit Avadar Industrie besser bedient. Die Tabelle zeigt die für diese Branche wichtigen Funktionen:

Ein angenommenes Beispiel: Ein Geschäft mit einer Verkaufsfläche, einem Lagerraum und drei Mitarbeitern, das nur einen sauberen Bestand und korrekte Ausgangsarten möchte, startet mit Start. Eröffnet es eine zweite Filiale und will die Garantie jedes Geräts an der Seriennummer führen, braucht es Pro. Ein großer Händler mit mehreren Ausstellungsräumen und telefonischem Verkauf wählt Elite für den vollständigen Kundenclub.

Übergabe an die Buchhaltung und Managementberichte

Avadar ersetzt Ihre Buchhaltungssoftware nicht, spart aber die zweite Erfassung. In Avadar Handel ab Pro lassen sich Lagerbelege in einem Format exportieren, das im Iran verbreitete Buchhaltungsprogramme wie Sepidar, Hamkaran System oder Holoo einlesen, mit einer Kontenzuordnung nach Ihrem eigenen Kontenplan; Einzelheiten im Leitfaden Lagerdaten an die Buchhaltung exportieren. Geschäftliche Kennungen von Kunden und Lieferanten werden mit Plausibilitätsprüfung gespeichert.

Für die Geschäftsführung zeigen die Analyseberichte in Pro, welche Modelle seit Monaten liegen und bei welchen Artikeln ein Fehlbestand droht – hilfreich vor der nächsten Bestellung beim Lieferanten. Dashboard, Lagerkarte und Excel-Export stehen bereits ab Start zur Verfügung.

Was dieses System nicht abdeckt

• Avadar ist keine Werkstatt- oder Kundendienstsoftware; Reparaturannahme, Technikereinsatz oder Ersatzteilverbrauch bei Reparaturen werden nicht abgebildet.
• Es gibt keine Anbindung an Garantiesysteme der Hersteller; die erfasste Garantie ist Ihre eigene, interne Historie.
• Anruferanzeige und SMS setzen die Telefon- und SMS-Infrastruktur voraus, die Sie bereits haben.

Checkliste für den Start im Elektrofachhandel

1. Jedem Modell, jeder Farbe und jedem Fassungsvermögen eine eigene Artikelnummer geben, damit ein weißer und ein silberner Kühlschrank nicht derselbe Artikel sind.
2. Die Seriennummern der vorhandenen Geräte einmal einscannen.
3. Garantieart und -dauer je Marke oder Warengruppe festlegen.
4. Aktuelle Ausstellungs- und Leihgeräte mit der richtigen Ausgangsart erfassen.
5. Bestimmen, in welchem Lager jeder Nutzer arbeiten darf.
6. Liegen Altdaten in Excel oder einem früheren Programm, die Übernahme mit P-Soft abstimmen; wie viel übernommen wird, regeln Tarif und Vertrag.

Avadar lässt sich bei P-Soft betreiben oder auf einem Server in Ihrem Unternehmen installieren, und Sie arbeiten im Browser, am Smartphone oder in der Android-App; auch bei Internetausfall bleiben die Daten einsehbar.

Häufig gestellte Fragen

In welchem Avadar-Tarif ist die Garantie per Seriennummer enthalten?

Ab Pro, in der Industrie- wie in der Handels-Edition. Der Lagerist wählt die Seriennummer beim Ausgang aus dem Bestand, und der Garantiestatus des Geräts ist später sichtbar.

Wie buche ich ein Gerät, das ein Kunde leihweise erhält?

In Avadar Handel wird ein Ausgang als „Leihe“ oder „Muster“ getrennt vom Verkauf erfasst; das ist ab dem Tarif Start möglich.

Kann ich den Bestand mehrerer Filialen gemeinsam sehen?

Ja. Die Geschäftsführung sieht alle Lager zusammen – bis zu fünf in Pro, unbegrenzt in Elite –, während jeder Lagerist auf sein eigenes beschränkt bleibt.

Arbeitet Avadar mit der Telefonanlage des Geschäfts zusammen?

Wenn Ihre Telefonanlage angebunden ist, öffnet sich bei einem Anruf die Kundenakte, und Sie wählen per Klick. Das gehört zum vollständigen Kundenclub in Elite.

Verwaltet Avadar auch Reparaturen und Kundendienst?

Nein. Avadar kümmert sich um Bestand, Seriennummern, Garantiedaten und Kunden; Reparaturannahme und Werkstattabläufe gehören nicht dazu.

Wie eine einzelne Seriennummer vom Wareneingang bis zur Haustür des Kunden verfolgt wird, zeigen wir Ihnen gern: Besuchen Sie die Seite Avadar Handel und fordern Sie eine Demo an.

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