Kundenakte mit Anruferkennung im Warenwirtschaftssystem

In Avadar Industrie und Avadar Handel erhält jeder Kunde über den Kundenclub eine vollständige Kundenakte mit Kontakthistorie und einem zuständigen Betreuer. Ruft der Kunde an, erscheinen seine Daten automatisch am Bildschirm; zurückrufen oder eine SMS senden geht mit einem Klick. Der vollständige Kundenclub ist im Plan Elite enthalten, und Telefon- sowie SMS-Funktionen setzen eine Anbindung an die vorhandene Telefonanlage und den SMS-Dienst Ihres Unternehmens voraus.

Ein typischer Vormittag im Innendienst eines Großhändlers: Das Telefon klingelt, am anderen Ende heißt es „Es geht um die Lieferung von letzter Woche“. Wer abnimmt, weiß weder, wer anruft, noch was geliefert wurde, noch wer zuletzt mit diesem Kunden gesprochen hat. Es folgen Warteschleife, Suche in Rechnungen und Excel-Listen, und am Ende erzählt der Kunde alles noch einmal. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Kundendaten direkt neben den Warenbewegungen führen, damit jedes Gespräch vorbereitet beginnt – und wo die Grenzen einer Lagersoftware in diesem Bereich liegen.

Was bedeutet „Kundenclub“ in einer Lagersoftware?

Bei „Kundenclub“ denken viele an Bonuspunkte und Rabattkarten. In Avadar ist etwas Handfesteres gemeint: eine geordnete Kundenakte, die mit den Waren verknüpft ist, die Ihr Lager für diesen Kunden verlassen haben. Der Unterschied zu einem Adressbuch oder einer Tabelle: Die Akte steht nicht neben der Warenwirtschaft, sondern ist Teil davon. Dasselbe System, das Warenausgänge bucht und Garantien verwaltet, weiß, welcher Artikel an welchen Kunden ging.

Den Kundenclub gibt es in zwei der drei Avadar-Editionen: Industrie für Fertigungsbetriebe und Produktionslager sowie Handel für Großhandel, Vertrieb und Bauunternehmen. Die Edition Cargo für Transport und Logistik verzichtet bewusst darauf, um schlank zu bleiben.

Welche Angaben gehören in eine vollständige Kundenakte?

Legen Sie vor der Einführung fest, welche Fragen die Kundenakte beantworten soll. Die Tabelle bietet einen Rahmen; die letzte Spalte zeigt die passende Funktion in Avadar:

Wer seriennummernpflichtige Ware verkauft, findet die Details zur Garantie im Beitrag Garantieverwaltung mit Seriennummern.

Wie funktioniert die Anruferkennung mit Kundendaten?

Ist Ihre Telefonanlage an Avadar angebunden, werden bei einem eingehenden Anruf die Kundendaten anhand der Rufnummer automatisch angezeigt. Noch vor dem Abheben sieht der Mitarbeiter Firmenname, Betreuer und das Thema des letzten Gesprächs. Im Fachjargon spricht man von CTI, also der Kopplung von Telefonie und Software.

Wichtig: Ohne Anbindung, etwa an einem einfachen Telefonanschluss, funktioniert das nicht. Avadar ersetzt keine Telefonanlage, sondern verbindet sich mit der, die Sie bereits betreiben. Klären Sie vorab mit Ihrer IT oder Ihrem Telefonie-Dienstleister:

• Gibt es eine Telefonanlage im Unternehmen oder laufen Anrufe über einfache Anschlüsse?
• Wer betreut die Anlage und steht für die Anbindung zur Verfügung?
• Welche Nebenstellen sollen Kundendaten sehen: Vertrieb, Service oder alle?
• Sind die Rufnummern Ihrer Kunden einheitlich erfasst, oder schreibt jeder sie anders?

Der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Steht eine Nummer mal mit führender Null, mal mit +49 und mal mit Leerzeichen in den Daten, wird die Zuordnung beim Anruf unzuverlässig. Eine Bereinigung vor der Datenübernahme spart viel Ärger. Ob sich Ihre konkrete Telefonanlage anbinden lässt, prüfen wir in der Demo und im Rahmen des Vertrags.

Fiktives Beispiel: Der Einkaufsleiter eines Bauunternehmens ruft beim Rohr- und Fittingshändler an. Bevor jemand abnimmt, zeigt der Bildschirm Firma, Betreuerin und die Notiz vom letzten Telefonat: „Wartet auf Bestandsmeldung für DN-100-Rohre, neue Baustelle“. Statt „Wer spricht bitte?“ heißt es: „Guten Tag, geht es um die Rohre für Ihre neue Baustelle?“ – und das Gespräch knüpft nahtlos an.

Auch für neue Mitarbeitende im Innendienst ist das eine Erleichterung: Sie müssen die Stammkunden nicht erst monatelang kennenlernen, um am Telefon kompetent zu wirken. Die Akte liefert den Kontext, und der zuständige Betreuer bleibt trotzdem erkennbar, falls eine Rückfrage an ihn weitergeleitet werden soll.

Anruf per Klick aus der Kundenakte

Dieselbe Anbindung funktioniert auch umgekehrt: Ein Klick auf die Rufnummer in der Akte, und der Anruf wird über die Telefonanlage aufgebaut. Das bringt im Alltag mehr, als man denkt:

• Keine Zahlendreher mehr beim Abarbeiten langer Rückruflisten.
• Die Akte bleibt während des Gesprächs geöffnet, kein Wechsel zwischen Fenstern.
• Routinekontakte des Betreuers, etwa Liefertermine oder Garantiefragen, gehen schneller.

SMS an Kunden und Vorgesetzte

Avadar kann SMS an Kunden und an interne Vorgesetzte senden, sofern das System an den SMS-Dienst angebunden ist, den Ihr Unternehmen bereits nutzt. Absenderkennung und Guthaben gehören zu Ihrem eigenen Anbieter; Avadar nutzt diesen Dienst lediglich aus der Anwendung heraus.

Einige allgemeine Empfehlungen:

1. Nutzen Sie SMS für betriebliche Mitteilungen, etwa Lieferabsprachen oder Erinnerungen an Rückfragen.
2. Formulieren Sie kurz und nennen Sie Ihren Firmennamen.
3. Beachten Sie die Regeln Ihres Anbieters sowie die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Einwilligung der Empfänger; im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Datenschutzberatung.
4. Schicken Sie Vorgesetzten nur Wichtiges, damit Nachrichten nicht untergehen.

Ein Kampagnenwerkzeug oder automatischer Massenversand ist das nicht; gedacht ist es für die tägliche geschäftliche Kommunikation.

Servicefall am Telefon: Kundenakte, Lieferung und Garantie in einem Ablauf

Besonders deutlich wird der Nutzen bei Reklamationen. Ein Ablauf, wie er in vielen Handels- und Industriebetrieben vorkommt, sieht mit Kundenclub so aus:

1. Anruf geht ein: Die Kundendaten erscheinen, der Mitarbeiter sieht den Betreuer und die letzten Notizen.
2. Ware identifizieren: Über die Suche nach Kundenname oder Seriennummer ist der betroffene Artikel schnell gefunden.
3. Garantie prüfen: Ab dem Plan Pro zeigt Avadar, ob die Garantie zur Seriennummer noch gültig oder bereits abgelaufen ist.
4. Gespräch dokumentieren: Das Ergebnis landet in der Kontakthistorie, damit der nächste Kollege Bescheid weiß.
5. Betreuer informieren: Bei Bedarf geht eine SMS an den zuständigen Vorgesetzten, sofern der SMS-Dienst angebunden ist.

So entsteht aus einem verärgerten Anruf ein kurzer, sachlicher Vorgang, und niemand muss Belege in mehreren Systemen zusammensuchen.

In welchem Avadar-Plan ist der vollständige Kundenclub enthalten?

Für Hersteller mit Chargen erstellt der Rückruf mit einem Klick in Avadar Industrie die vollständige Liste aller Kunden, die eine Charge erhalten haben – und jeder davon hat bereits eine Akte im Kundenclub. Händler finden geprüfte Unternehmenskennungen und die Umsatzsteuer auf Verkaufsbelegen direkt neben der Kundenakte in Avadar Handel.

Ersetzt das ein vollwertiges CRM?

Ehrlich gesagt: nein. Der Kundenclub in Avadar passt zu Unternehmen, deren Vertrieb und Service sich um physische Ware drehen und die Kundendaten neben den Warenbewegungen haben wollen. Vertriebspipeline, Lead-Management, Absatzprognosen und Marketingkampagnen gehören nicht dazu. Sind das Ihre Kernanforderungen, lesen Sie unseren Überblick zu CRM-Software. Für viele Hersteller und Händler mit festem Stammkundenkreis ist eine mit dem Lager verknüpfte Kundenakte aber genau das fehlende Puzzleteil.

Checkliste für die Einführung

• Kundenlisten aus Tabellen und Altsoftware zusammenführen, Dubletten entfernen.
• Rufnummern einheitlich formatieren.
• Jedem aktiven Kunden einen Betreuer zuordnen.
• Anbindung von Telefonanlage und SMS-Dienst mit der IT abstimmen.
• Festlegen, welche Rolle was sieht; Avadar trennt die Rollen Manager, Vorgesetzter, Bediener und Prüfer.
• In der ersten Woche jedes Gespräch in der Akte festhalten, damit es zur Gewohnheit wird.

Das P-Soft-Team überträgt Ihre Kundenliste aus Excel oder einem Vorgängersystem; der Umfang wird vertraglich festgelegt. Betreiben lässt sich Avadar wahlweise in der P-Soft-Cloud oder im eigenen Rechenzentrum und ist im Browser am PC und auf dem Smartphone sowie per Android-App nutzbar.

Häufig gestellte Fragen

In welchem Plan ist der Kundenclub von Avadar enthalten?

Der vollständige Kundenclub gehört in Avadar Industrie und Avadar Handel zum Plan Elite.

Was braucht man für die Anruferkennung?

Eine Anbindung von Avadar an Ihre vorhandene Telefonanlage. Ohne sie steht die Funktion nicht zur Verfügung.

Über welchen Dienst werden SMS verschickt?

Über den SMS-Dienst Ihres Unternehmens, sobald er an Avadar angebunden ist.

Hat die Edition Cargo einen Kundenclub?

Nein. Cargo ist bewusst schlank auf Transport und Logistik ausgerichtet.

Ist der Kundenclub ein vollständiges CRM?

Nein. Er ist eine mit der Warenwirtschaft verknüpfte Kundenakte ohne Vertriebspipeline oder Kampagnen.

Sie möchten Kundenakte, Anruferkennung und SMS an einem Szenario aus Ihrem Betrieb sehen? Fordern Sie eine Demo von Avadar an – anschließend empfehlen wir Edition und Plan, die zu Ihren Abläufen passen.

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