Vom Angebot zum Auftrag in der Fertigung: Anfragen steuern

Der Weg vom Angebot zum Auftrag in der Fertigung funktioniert dann zuverlässig, wenn jede Kundenanfrage einen dokumentierten, in Stufen gegliederten Ablauf hat: Wird sie gewonnen, geht sie ohne erneute Erfassung als Auftrag in die Produktion; wird sie verloren, bleibt das Ergebnis für die Auswertung der Trefferquote erhalten. Data, die Fabrikmanagement-Software von P-Soft, führt Anfragen Schritt für Schritt, verwaltet eine Kundendatenbank mit vollständiger Auftragshistorie und zeigt den Live-Status jedes Auftrags.

Bei vielen Auftrags- und Lohnfertigern läuft der Vertrieb noch über E-Mail-Postfächer, Messenger und die Notizen des Kalkulators. Die Folgen kennt jeder Vertriebsleiter: eine Anfrage, die zwei Wochen liegen bleibt, ein Preis ohne Rücksprache mit der Arbeitsvorbereitung und ein Kunde, der dreimal anruft, um zu erfahren, wo seine Teile sind. Dieser Beitrag beschreibt einen praxistauglichen Ablauf von der Anfrage bis zur Auslieferung, liefert eine Checkliste für den Innendienst und zeigt, welcher Data-Plan welchen Schritt abdeckt.

Warum Anfragen in Fertigungsbetrieben versanden

Eine Anfrage zu beantworten ist in der Einzel- und Kleinserienfertigung Teamarbeit. Der Vertrieb nimmt die Zeichnung entgegen, die Konstruktion prüft die Machbarkeit, jemand ermittelt Material und Materialkosten, und die Planung sagt, ob Kapazität frei ist. Jede Übergabe ist eine mögliche Bruchstelle:

• Die Anfrage steckt im Postfach einer einzelnen Person fest; ist diese im Urlaub, weiß niemand davon.
• Der Preis stammt aus der Erinnerung an einen ähnlichen Auftrag statt aus Material und Arbeitsschritten des konkreten Teils.
• Mehrere Fassungen desselben Angebots kursieren, und unklar ist, welche der Kunde erhalten hat.
• Verlorene Anfragen werden gelöscht oder vergessen, und aus Absagen lernt niemand etwas.

Eine Software ersetzt nicht das Gespür eines erfahrenen Kalkulators. Sie sorgt aber dafür, dass keine Anfrage ohne Verantwortlichen und ohne Status bleibt.

Der Ablauf vom Angebot zum Auftrag in acht Schritten

Jeder Betrieb hat seine Eigenheiten, doch die meisten Auftragsfertiger arbeiten in einer ähnlichen Reihenfolge. In Data durchläuft jede Anfrage festgelegte Stufen bis zur abschließenden Freigabe, und jeder Beteiligte sieht, wo sie gerade steht:

1. Anfrage erfassen beim jeweiligen Kunden: Teil oder Zeichnung, Stückzahl, Wunschtermin.
2. Technische Klärung: Ist das Teil herstellbar, mit welchem Werkstoff und welchen Arbeitsgängen?
3. Kalkulation auf Basis von Material, Materialpreis und Arbeitsschritten, nicht nach Bauchgefühl.
4. Kapazität und Fremdvergabe prüfen: Reicht der aktuelle Plan, oder müssen Arbeitsgänge nach außen?
5. Freigabe durch die Geschäftsleitung, bevor Preis und Liefertermin an den Kunden gehen.
6. Angebot senden und nachfassen, anschließend das Ergebnis festhalten: gewonnen oder verloren.
7. In einen Auftrag überführen, mit der gesamten Vorgeschichte und ohne Doppelerfassung.
8. Fertigen und ausliefern, mit Live-Status bis zum Lieferformular.

Der Plan Data Start umfasst Anfragen, Kunden und Aufträge. Die technische Ebene, also Material, Materialpreise und Arbeitsschritte je Teil mit einer formalen Freigabe zwischen den Abteilungen, beginnt mit dem Plan Pro.

Was eine Vertriebssoftware für Fertigungsbetriebe festhalten muss

Ein Vertriebswerkzeug für die Fabrik ist mehr als ein Adressbuch. Drei Grundlagen sind entscheidend.

Kundendatenbank mit vollständiger Auftragshistorie

Schickt ein Stammkunde eine neue Zeichnung, sollte der Innendienst sofort sehen, was dieser Kunde bisher bestellt hat, welche Teile schon gefertigt wurden und wie die Aufträge gelaufen sind. Die Kundendatenbank in Data hält die gesamte Auftragshistorie neben jedem Kundenkonto bereit, und die globale Suche findet jeden Vorgang über Auftragsnummer, Kundennamen oder Teil.

Live-Status für jeden Auftrag

„Wo steht mein Auftrag?“ ist die häufigste Kundenfrage. Muss der Vertrieb dafür erst in die Halle laufen und im Lager nachfragen, kostet das Zeit und Vertrauen. Aufträge haben in Data einen Live-Status, und das Dashboard jeder Rolle zeigt die Vorgänge, die auf eine Entscheidung warten.

Freigabe-Eingangskorb mit Fristen

Jede ausstehende Freigabe erscheint im zentralen Eingangskorb der zuständigen Person, versehen mit einer eigenen Frist. Unterschriften muss niemand mehr über die Flure tragen. Dashboard, Freigabe-Eingangskorb und globale Suche sind in allen drei Data-Plänen enthalten.

Verlorene Angebote und Trefferquote richtig auswerten

Viele Betriebe zählen nur die gewonnenen Aufträge. Die aufschlussreichsten Vertriebsdaten stecken jedoch oft in den Anfragen, aus denen nichts wurde. Data verfolgt erfolglose Anfragen gesondert, damit Sie die Erfolgsquote Ihres Vertriebs analysieren können.

Die Grundrechnung: Teilen Sie die Zahl der in einem Zeitraum gewonnenen Angebote durch alle in diesem Zeitraum beantworteten Anfragen. Danach lohnt sich die Aufschlüsselung nach Kundengruppe, Teileart oder Bearbeiter. Fiktives Beispiel: Liegt die Trefferquote bei Schweißbaugruppen hoch und bei Präzisionsdrehteilen niedrig, sollten Preisbildung oder Lieferzeit im zweiten Bereich genauer betrachtet werden.

Vorsicht bei der Interpretation: Eine sehr hohe Quote ist nicht automatisch gut. Sie kann bedeuten, dass Sie zu günstig anbieten oder nur noch bei Stammkunden kalkulieren. Eine niedrige Quote bei Neukunden ist dagegen oft normal, solange die Absagegründe bekannt sind. Entscheidend ist der Verlauf über mehrere Quartale und der Vergleich zwischen ähnlichen Teilegruppen, nicht ein einzelner Monatswert.

Um auch den Grund jeder Absage festzuhalten, können Sie im Plan Elite mit dem Formulargenerator eigene Felder wie „Absagegrund“ oder „Wettbewerber“ zum Anfrageformular hinzufügen. Der Formulargenerator wirkt auf zwanzig Hauptformulare, darunter Anfrage und Kunde.

Auftragsprüfung vor dem Produktionsstart

Einen Auftrag anzunehmen, der termingerecht nicht machbar ist, kostet mehr als eine höfliche Absage. In den Data-Plänen Pro und Elite durchläuft ein Auftrag vor dem Produktionsstart mehrere Prüfstationen: Die Technik bestätigt die Machbarkeit, der Preis wird erneut geprüft, Planung und Fremdvergabe geben ihre Einschätzung ab, die Produktion meldet Bereitschaft, und die Geschäftsleitung hat das letzte Wort. Ab Pro unterschreiben Benutzer Dokumente zudem digital, sodass jede Freigabe einer Person zugeordnet ist.

Wie geprüfte Aufträge anschließend eingeplant werden, erläutert unser Beitrag zur Produktionsplanung in der Auftragsfertigung. Einen Gesamtüberblick bietet die Seite Software für Auftragsfertigung.

Vom Auftrag zur Auslieferung: Lieferformular und gesperrter Warenausgang

Mit der Unterschrift des Kunden ist die Vertriebsarbeit nicht erledigt. Im Vertriebsbereich von Data gibt es eine Liste der lieferbereiten Teile und ein Lieferformular; der Innendienst sieht, welche Aufträge fertig sind, und jede Übergabe ist belegt. Ab Plan Pro ist die Rechnung an eine Sperre des Warenausgangs gekoppelt: Nichts verlässt das Werk, bevor die Finanzabteilung freigegeben hat. Diese eine Regel verhindert einen Klassiker zwischen Vertrieb und Buchhaltung, nämlich den abgefahrenen Lkw, dessen Zahlungsbedingungen noch ungeklärt sind.

Checkliste für den Vertriebsinnendienst

Gehen Sie diese Punkte vor der Einführung eines Systems mit Ihrem Team durch, oder prüfen Sie damit Ihre heutige Arbeitsweise:

• Jede Anfrage hat einen namentlich Verantwortlichen und ein Antwortdatum.
• Kein Preis geht ohne technische Klärung und Materialkalkulation hinaus.
• Die aktuelle Fassung jedes Angebots liegt an einem festen Ort.
• Das Ergebnis jeder Anfrage, gewonnen oder verloren, wird dokumentiert.
• Die Trefferquote wird mindestens quartalsweise nach Kundengruppe und Teileart besprochen.
• Aus einem Angebot wird ein Auftrag, ohne dass Daten neu eingetippt werden.
• Kunden erhalten Auskunft zum Auftragsstand von einer Person, ohne Weiterverbinden.
• Ware verlässt das Werk nur nach Freigabe durch die Finanzabteilung.

Welcher Data-Plan passt zu Ihrem Angebotsprozess?

Data wird auf einem Server im eigenen Werk installiert und über den Browser an Büro-PCs oder Tablets in der Halle bedient. Kundendaten verlassen Ihr Netzwerk nicht, und ein Internetausfall legt den Vertrieb nicht lahm. Die Oberfläche ist derzeit auf Persisch. Liegen Kundenliste und Auftragshistorie heute in Excel oder einem Altsystem, lesen Sie, wie die ERP-Datenübernahme geplant wird.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet „vom Angebot zum Auftrag“ in der Fertigung?

Gemeint ist der Prozess, der eine Kundenanfrage über Klärung, Kalkulation und Freigabe führt und ein angenommenes Angebot in einen Fertigungsauftrag verwandelt.

Überführt Data eine Anfrage direkt in einen Auftrag?

Ja. Jeder Auftrag folgt einem durchgehenden Weg von der Anfrage bis zur Auslieferung mit Live-Status, ohne erneute Dateneingabe.

Welcher Data-Plan enthält die Auftragsprüfung?

Pro und Elite. Technik, Preis, Planung, Fremdvergabe und Produktion halten ihre Prüfung fest, die Geschäftsleitung gibt endgültig frei.

Wie berechne ich meine Angebotstrefferquote?

Gewonnene Angebote geteilt durch alle beantworteten Anfragen eines Zeitraums. Da Data erfolglose Anfragen speichert, lassen sich Kundengruppen und Teilearten vergleichen.

Läuft Data in der Cloud?

Nein. Data steht auf einem Server in Ihrem Werk, arbeitet auch ohne Internet und wird im Browser an PC oder Tablet genutzt.

Sie möchten jede Anfrage und jeden Auftrag in einem transparenten Ablauf sehen? Data kennenlernen und eine Demo anfragen – bringen Sie ein paar aktuelle Anfragen mit, das P-Soft-Team bildet sie mit Ihnen im System ab.

Weiterführende Artikel

• Was ist ERP? Der vollständige Leitfaden zu Enterprise Resource Planning
• ERP-Software-Leitfaden: Vorteile und die richtige Systemauswahl
• Die richtige ERP-Software für Ihr Unternehmen auswählen

Kompletter Leitfaden: ERP-Software