ERP-Datenmigration: Daten aus Excel oder Altsystem übernehmen

ERP-Datenmigration bedeutet, Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Teile und Stücklisten), Anfangsbestände, offene Aufträge und Kontosalden aus Excel oder einer Altsoftware in das neue System zu übertragen – nach Bereinigung und einheitlicher Nummerierung, mit einer kurzen Parallelphase und einem festen Stichtag, an dem das Altsystem abgeschaltet wird. Wer dabei hetzt, bekommt selbst vom besten ERP-System ab dem ersten Tag falsche Berichte; wer plant, wechselt ohne Produktionsstillstand vom alten ins neue System.

Dieser Leitfaden richtet sich an Werksleiter, kaufmännische Leiter und Projektverantwortliche, die wissen möchten, was eine Datenmigration genau umfasst, wo man anfängt und welche Fehler am teuersten sind. Ob Ihre Daten in vielen Excel-Tabellen verstreut sind oder in einer alten ERP Software stecken, die nicht mehr mithält – die Schritte sind weitgehend dieselben.

Welche Daten gehören in das neue ERP-System?

Die erste Entscheidung lautet: Nicht alles wird übernommen. Teilen Sie die Daten in drei Gruppen: Informationen, ohne die das neue System nicht läuft, Informationen für das laufende Tagesgeschäft und Altbestände, die nur zum Nachschlagen aufbewahrt werden.

Jahrelange abgeschlossene Vorgänge mitzunehmen ist verlockend, vervielfacht aber den Projektaufwand und schleppt alte Fehler ins neue System. Die meisten Fabriken kommen mit der Kundenhistorie und den jüngsten Aufträgen gut aus und bewahren die alten Dateien nur als Nachschlagewerk auf.

Datenbereinigung und Nummernsystem: der wichtigste Schritt der ERP-Datenmigration

In den meisten Projekten kostet das Bereinigen der Daten mehr Zeit als die eigentliche Übertragung. Der Grund ist einfach: In Excel schreibt jeder, wie er will – ein ERP-System braucht dagegen eine gemeinsame Sprache.

Typische Probleme in Excel-Dateien einer Fabrik

• Ein Kunde unter mehreren Namen, etwa „Alpha GmbH“, „Alpha Industrie“ und „Alpha GmbH (Herr Müller)“.
• Ein Teil mit zwei verschiedenen Nummern – eine im Lager, eine in der Konstruktion.
• Uneinheitliche Mengeneinheiten, zum Beispiel Blech einmal in Kilogramm, einmal in Tafeln.
• Zellen, die Zahl und Kommentar mischen, wie „20 Stück – Rest nächste Woche“.
• Datumsangaben in unterschiedlichen Formaten oder Kalendern.

Nummernregeln vor dem Start festlegen

Erstellen Sie ein kurzes Dokument, das festlegt, wie eine Teilenummer aufgebaut ist, wie Namen von Privat- und Firmenkunden geschrieben werden und in welcher Basiseinheit jeder Artikel gezählt wird. Konstruktion, Lager und Finanzen sollten es gemeinsam abzeichnen, denn alle drei arbeiten später mit diesen Nummern. In einem fiktiven Beispiel könnte ein Teilefertiger seine Nummern aus „Artikelgruppe + Untergruppe + laufende Nummer“ bilden, sodass man schon an der Nummer erkennt, um welche Art von Teil es sich handelt.

Daten aus Excel ins ERP übernehmen: Schritt für Schritt

1. Datenquellen erfassen: Alle Dateien, Bücher und Systeme auflisten, in denen heute Informationen liegen, und für jede Quelle einen Verantwortlichen benennen.
2. Felder zuordnen (Mapping): Festlegen, in welches neue Feld jede alte Spalte wandert und welche Spalten entfallen.
3. Bereinigen: Dubletten, unvollständige Nummern und nicht mehr genutzte Datensätze korrigieren oder löschen.
4. Testübernahme: Die Daten einmal in eine Testumgebung laden und das Ergebnis mit den Abteilungen prüfen.
5. Korrigieren und wiederholen: Gefundene Fehler an der Quelle beheben, nicht nur im neuen System.
6. Endgültige Übernahme: Am Stichtag werden die aktuellen Bestände, offenen Aufträge und Salden übertragen.
7. Abnahme: Jede Abteilung bestätigt die Richtigkeit ihrer eigenen Daten.

Unterschätzen Sie die Testübernahme nicht. Die eigenen echten Daten in den Masken des neuen Systems zu sehen, zeigt Dinge, die in keiner Besprechung auftauchen – etwa ein Feld, das immer leer war, oder einen Kunden, von dem niemand weiß, ob er noch aktiv ist. Wenn der gesamte Einführungsplan noch offen ist, gibt unser Leitfaden zur ERP-Einführung einen Überblick über die Projektphasen.

Parallelbetrieb: Alt- und Neusystem gleichzeitig nutzen?

Parallelbetrieb heißt, die wichtigsten Buchungen für kurze Zeit in beiden Systemen zu erfassen und die Ergebnisse zu vergleichen. Das schafft Sicherheit, hat aber einen Preis: Die Mitarbeitenden erledigen jede Aufgabe doppelt, und die Ermüdung durch Doppelerfassung wird selbst zur Fehlerquelle.

Ein Mittelweg ist, den Parallelbetrieb zu begrenzen: nur in Risikobereichen wie Lager und Finanzen und nur für einen kurzen, vorher angekündigten Zeitraum. Am Ende werden die Kennzahlen beider Systeme verglichen; bleibt keine ungeklärte Differenz, wird das Altsystem auf „nur lesen“ gestellt.

Checkliste zur Datenprüfung vor dem Go-live

• Die Zahl aktiver Kunden, Lieferanten und Teile stimmt in beiden Systemen überein, oder die Abweichung ist erklärt.
• Der Gesamtbestand jedes Lagers entspricht dem unterschriebenen Inventurprotokoll.
• Bei einigen Schnelldrehern wurde der Bestand stichprobenartig im Regal gezählt und mit dem System verglichen.
• Summe der Forderungen und Verbindlichkeiten entspricht der aktuellen Saldenliste der Buchhaltung.
• Jeder offene Kundenauftrag zeigt die richtige gelieferte und verbleibende Menge.
• Die Konstruktion hat mehrere Muster-Stücklisten Zeile für Zeile geprüft.
• Die Anwender jeder Abteilung haben mindestens eine echte Tagesaufgabe mit den übernommenen Daten erledigt.

Typische Fehler bei der ERP-Datenmigration

Übernahme „wie besehen“

Der größte Fehler: Dateien ungeprüft einspielen in der Hoffnung, man werde „das später korrigieren“. Später kommt selten, und unsaubere Daten zerstören das Vertrauen der Anwender schon in der ersten Woche.

Buchbestand statt Inventur

Wird der Bestand aus dem Bericht des Altsystems übernommen, wandern alle über Jahre angesammelten Differenzen direkt ins neue System. Eine Inventur vor dem Stichtag ist ein Aufwand, der sich lohnt.

Daten ohne Verantwortlichen

Ist niemand klar für die Richtigkeit der Teileliste oder der Kundensalden zuständig, werden Fehler zwischen den Abteilungen hin- und hergeschoben. Jede Datengruppe braucht einen namentlich benannten Verantwortlichen.

Stichtag in der Hochphase

Ein Start mitten in der Auftragsspitze oder im Jahresabschluss verdoppelt den Druck. Falls Sie noch unsicher sind, ob der Wechsel des bisherigen Systems überhaupt ansteht, hilft der Artikel Wann sollte man das ERP-System wechseln? bei der Entscheidung.

Stichtag der Umstellung (Cut-over): der Ablaufplan

Der Cut-over ist der Moment, in dem das Altsystem für neue Buchungen geschlossen wird und alle Arbeit ins neue ERP-System wechselt. Ein fiktiver Musterplan für eine mittelgroße Fabrik könnte so aussehen:

1. Einige Tage vorher: offizielle Ankündigung des Termins an alle Abteilungen und wichtige Lieferanten; keine neuen Stammdaten mehr im Altsystem anlegen.
2. Letzter Tag im Altsystem: letzte Wareneingänge und Entnahmen buchen, Inventur durchführen und eine vollständige Sicherung erstellen.
3. Stichtag: endgültige Übertragung von Beständen, offenen Aufträgen und Salden; schnelle Prüfung anhand der Checkliste.
4. Erster Arbeitstag im neuen System: Projektleitung und je eine Person pro Abteilung sind vor Ort, um kleine Hürden sofort zu beseitigen.
5. Erste Wochen: kurze tägliche Runde, um Probleme zu erfassen und nachzuverfolgen; das Altsystem bleibt nur zum Nachschlagen geöffnet.

Datenübernahme in Data, dem ERP auf eigenem Server

Bei Data, der Fertigungs-ERP-Software von P-Soft, bleibt die Migration nicht allein an der Fabrik hängen: Das Team von P-Soft überträgt Ihre bisherigen Daten – ob aus Excel oder aus einer früheren Software – nach Data. Umfang und Tiefe dieser Leistung werden im Vertrag festgelegt; es lohnt sich also, schon zum ersten Gespräch eine Liste Ihrer Datenquellen mitzubringen.

Data wird auf dem eigenen Server der Fabrik installiert. Die mühsam bereinigten Daten verlassen Ihr lokales Netzwerk also nicht, und das System funktioniert auch ohne Internet. Der Zugriff erfolgt per Browser von jedem PC und Tablet. Was Sie übernehmen, hat im System einen festen Platz: eine Kundendatenbank mit vollständiger Auftragshistorie, Lieferanten und Subunternehmer, Teile und Artikelklassifizierung sowie Bestände in mehreren Lagern. Im Plan Pro werden zusätzlich Material und Arbeitsgänge je Teil erfasst; im Plan Elite erlaubt ein Formular-Designer, eigene Felder zu Kernformularen wie Kunde, Lieferant und Teil hinzuzufügen – die Sonderspalten Ihrer alten Excel-Tabelle müssen also nicht verloren gehen. Die Lagerhistorie ist in Data nicht manipulierbar, weshalb ein korrekter Anfangsbestand doppelt wichtig ist. Die Pläne heißen Start, Pro und Elite; die Benutzeroberfläche ist auf Persisch.

Beachten Sie: Data ist keine Lohn- und Gehaltsabrechnung, keine Personal- oder Zeiterfassungssoftware, kein Steuersystem, keine Lösung für elektronische Rechnungen und kein Cloud-Dienst; Daten aus diesen Bereichen bleiben in Ihren spezialisierten Systemen. Wo Data in der Fabrik verankert ist, zeigt die Seite ERP auf eigenem Server.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert eine ERP-Datenmigration?

Das hängt von Menge und Qualität der Daten ab. Die meiste Zeit fließt in Bereinigung und Nummerierung, nicht in die Übertragung selbst; je ordentlicher die Dateien, desto kürzer das Projekt.

Müssen wir jahrelange Altdaten übernehmen?

Meist nicht. Stammdaten, Bestände, offene Aufträge und Salden sind nötig; abgeschlossene Vorgänge können archiviert und zum Nachschlagen aufbewahrt werden.

Woher kommt der Anfangsbestand?

Aus einer echten Inventur möglichst nah am Stichtag, nicht aus dem Bericht des Altsystems – damit alte Differenzen nicht ins neue System gelangen.

Ist ein Parallelbetrieb beider Systeme nötig?

Für Risikobereiche wie Lager und Finanzen ist eine kurze, angekündigte Phase sinnvoll; ein langer Parallelbetrieb bringt vor allem Ermüdung und Fehler.

Wer übernimmt die Daten in Data?

Das Team von P-Soft überträgt Ihre bisherigen Daten aus Excel oder einer früheren Software nach Data; Umfang und Tiefe dieser Leistung regelt der Vertrag.

Möchten Sie den Zustand Ihrer Fabrikdaten besprechen und Data an realistischen Beispielen sehen? Fordern Sie auf der Seite Data ERP-Software eine Demo an.

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