Auftragsfertigung-Software (MTO): Data für Auftragsfertiger

Eine Software für die Auftragsfertigung (Make to Order, MTO) ist für Werkstätten und Fabriken gedacht, die jedes Produkt nach Zeichnung und Anforderung eines bestimmten Kunden herstellen; sie muss jeden Auftrag einzeln prüfen, kalkulieren, planen und verfolgen. Data ist genau nach dieser Logik aufgebaut: Jeder Auftrag hat eine lebendige Akte – von der Anfrage bis zur Auslieferung.

In der Serienfertigung ist das Produkt vorab konstruiert, und Planung heißt vor allem, über Stückzahlen zu entscheiden. In der Auftragsfertigung ist das anders: Der Kunde schickt eine Zeichnung, die vielleicht noch nie gefertigt wurde, der Preis muss genannt werden, bevor Material und Arbeitsschritte ganz klar sind, und dieselben Maschinen werden gleichzeitig auf mehrere ungleiche Aufträge verteilt. Software, die für Lager und Verkauf fester Artikel gebaut wurde, bildet diese Komplexität meist nicht ab. Diese Seite erklärt, was ein System für die auftragsbezogene Fertigung braucht und wie Data das abdeckt.

Was ist Auftragsfertigung und wer braucht sie?

Überall dort, wo das Endprodukt erst mit dem Kundenauftrag definiert wird, handelt es sich um Auftragsfertigung oder Make to Order. Typische Beispiele aus der Industrie:

• Zerspanung und Drehteile nach Kundenzeichnung
• Werkzeug- und Formenbau sowie Vorrichtungsbau
• Stahlbau, Behälter und Sonderanlagen nach Kundenwunsch
• Ersatzteile für größere Industriebetriebe in kleinen Losgrößen

Gemeinsam ist all diesen Betrieben der Werkstattcharakter („Job Shop“): Der Arbeitsweg eines Auftrags kann sich vom vorherigen unterscheiden, ein Teil der Arbeit wird womöglich außer Haus erledigt, und der Kunde fragt ständig: „Wo ist mein Auftrag?“

Welche Probleme muss eine Software für Auftragsfertiger lösen?

Bevor Sie Produkte vergleichen, lohnt der Blick auf den eigentlichen Schmerzpunkt. In Betrieben mit Einzelfertigung verursachen diese vier Probleme die höchsten Kosten:

• Preise ohne Grundlage: Der Vertrieb nennt einen Preis, ohne dass die Technik Material und Arbeitsschritte bestätigt hat – und die Marge schmilzt später in der Werkstatt.
• Liefertermin ohne Blick auf die Kapazität: Der Termin wird geschätzt, und danach stellt sich heraus, dass die benötigte Maschine noch lange belegt ist.
• Verlorene Arbeit bei der Fremdvergabe: Ein Teil, das zum Härten oder Beschichten außer Haus ist, verschwindet aus dem Blickfeld aller.
• Unklarer Status: Um einem Kunden zu antworten, muss die Leitung getrennt in Fertigung, Lager und Buchhaltung nachfragen.

Der Weg eines Auftrags in Data: von der Kundenzeichnung bis zum Lieferformular

Data führt jeden Auftrag durch eine klare Kette; jedes Glied hat einen Verantwortlichen und eine freigebende Person:

1. Anfrage und Erfassung

Die Kundenanfrage wird als Anfrage erfasst und durchläuft Schritt für Schritt alle Stationen bis zur endgültigen Freigabe. Anfragen, aus denen kein Auftrag wurde, werden nicht gelöscht, sodass Sie später sehen, bei welcher Art von Arbeit Sie am häufigsten verlieren.

2. Mehrstufige Auftragsprüfung

Bevor ein Auftrag fest wird, prüfen ihn fünf Sichtweisen: Technik, Preis, Planung, Fremdvergabe und Produktion. Danach erteilt die Geschäftsleitung die endgültige Freigabe. Material, Materialpreis und Arbeitsschritte jedes Teils werden mit einem formalen Freigabe-Workflow zwischen den Abteilungen erfasst – der Preis beruht also auf bestätigten Angaben statt auf einer Schätzung.

3. Materialbedarf und Terminierung für genau diesen Auftrag

Für jeden Auftrag werden Produktionsplan, Materialbedarf und Terminierung gesondert erfasst. Aufträge, die bereit zur Planung sind, und Teile, die außer Haus gefertigt werden müssen, sammeln sich in zwei getrennten Listen, damit der Planer an einer Stelle entscheiden kann. Die Methode Schritt für Schritt beschreiben wir im Artikel Produktionsplanung in der Auftragsfertigung.

4. Nachverfolgbare Fremdvergabe

Subunternehmer und Fremdvergabeaufträge werden direkt im System angelegt; ein Teil, das außer Haus ist, bleibt Teil der Auftragsakte.

5. Ausführung in der Halle und Rückmeldung jedes Schritts

Bediener und Vorarbeiter haben jeweils ihren eigenen Eingangskorb, und die Rückmeldung zu jedem Arbeitsschritt wird erfasst. Im Plan Elite steht ein einfaches Bediener-Panel auf dem Tablet direkt an der Maschine, und die Ansicht der belegten und freien Zeiten jeder Maschine zeigt dem Planer die Kapazität auf einen Blick.

6. Qualität, Auslieferung und Abrechnung

Für jedes Teil, das bei der Prüfung durchfällt, wird die Entscheidung festgehalten: Verschrottung, Weiterverarbeitung oder Wiederholung. Lieferbereite Teile werden aufgelistet und das Lieferformular erstellt – der Warenausgang bleibt jedoch bis zur Finanzfreigabe gesperrt.

Live-Status jedes Auftrags: die Antwort auf „Wo ist mein Auftrag?“

In einer Auftragswerkstatt ist der wichtigste Bericht der Status jedes einzelnen Auftrags. In Data hat jeder Auftrag einen Echtzeitstatus und lässt sich über die globale Suche nach Auftragsnummer, Kundenname oder Teilebezeichnung finden. Jeder Benutzer sieht das Dashboard seiner Rolle: Vorgänge, die auf eine Entscheidung warten, Kennzahlen und den Freigabe-Eingangskorb mit Frist für jeden Vorgang. Der Bericht über überfällige Aufgaben zeigt zudem, welcher Auftrag hinter dem Plan liegt.

Welcher Data-Plan passt zur Auftragsfertigung?

Die Funktionen rund um den Auftragszyklus verteilen sich so auf die Pläne:

Für die meisten Auftragsfertiger ist Data Pro der Punkt mit dem besten Verhältnis, weil Auftragsprüfung, Planung und Fremdvergabe darin enthalten sind. Haben Sie Engpassmaschinen und sollen die Bediener direkt an der Maschine zurückmelden, oder brauchen Sie branchenspezifische Felder im Teileformular, ist Elite die bessere Wahl. Start eignet sich für eine Werkstatt, die zunächst nur Anfragen, Aufträge und Lager ordnen möchte.

Auftragsbezogene Fertigung vs. allgemeine Lager- und Verkaufssoftware

Wenn Ihre Fabrik Auftragsfertigung mit anderen Tätigkeiten kombiniert und Sie das Gesamtbild sehen möchten, lesen Sie auch die Seite Fabrikmanagement-Software.

Anzeichen, dass Ihre Auftragswerkstatt ein System braucht

Nicht jede Werkstatt braucht vom ersten Tag an eine auftragsbezogene Software. Kommen Ihnen jedoch mehrere dieser Anzeichen bekannt vor, kostet die Handarbeit vermutlich schon mehr als ein System:

• Für ein Angebot warten Sie tagelang auf die Antwort der Technik, und niemand hakt nach.
• Sie haben einen Auftrag angenommen und erst danach gemerkt, dass das Material knapp oder die Maschine lange belegt ist.
• Um einem Kunden zu antworten, muss die Leitung in die Halle gehen und den Vorarbeiter fragen.
• Ein Teil, das beim externen Subunternehmer liegt, ist nur im Gedächtnis einer Person vermerkt.
• Ware hat die Fabrik verlassen, bevor der Kunde bezahlt hat, und das Forderungsmanagement wird mühsam.
• Niemand weiß genau, wie viele Anfragen in den letzten sechs Monaten ohne Ergebnis blieben – und warum.

Jedes dieser Anzeichen gehört zu einem Glied der oben beschriebenen Kette. Ein fiktives Beispiel: Ein Drehteilebetrieb mit zwölf Mitarbeitern beginnt nur mit der sauberen Erfassung von Anfragen und Aufträgen und ergänzt Auftragsprüfung und Planung erst, wenn das Team damit vertraut ist. So gehen viele Fabriken vor – niemand muss alles auf einmal lösen.

Wo bleiben Zeichnungen und Preise?

In der Auftragsfertigung sind Kundenzeichnungen und Selbstkosten sensibles Kapital der Fabrik. Data läuft auf einem Server innerhalb der Fabrik, und ein Internetausfall stoppt die Arbeit im internen Netz nicht. Jede Freigabe trägt ab Plan Pro die digitale Signatur ihres Urhebers, und jeder Benutzer sieht nur den Bereich, den seine Rolle erlaubt. Auch der Support von Barsavosh arbeitet nur mit Ihrer Erlaubnis und sichtbar auf dem Server. Die Benutzeroberfläche von Data ist auf Persisch – das sollten Teams ohne Persischkenntnisse vorab wissen.

Ein ehrlicher Hinweis: Eine intelligente automatische Terminierung und eine automatische Verzugswarnung sind in Data noch als „demnächst“ angekündigt; heute terminiert der Planer mithilfe der Listen und der Maschinenansicht. Einen allgemeinen Überblick über ERP gibt unser ERP-Software-Leitfaden.

Häufig gestellte Fragen

Eignet sich Data für eine Werkstatt, die nach Kundenzeichnung fertigt?

Ja. Genau diese Fabriken und Werkstätten, die jede Arbeit nach Kundenzeichnung herstellen, sind die Hauptzielgruppe von Data.

Welche Schritte umfasst die Auftragsprüfung in Data?

Technische Prüfung, Preis, Planung, Fremdvergabe und Produktion, abschließend die Freigabe durch die Geschäftsleitung. Die Funktion ist ab Plan Pro verfügbar.

Lässt sich die Arbeit externer Subunternehmer verfolgen?

Ja. Subunternehmer und Fremdvergabeaufträge werden in Pro und Elite erfasst und nachverfolgt.

Terminiert Data die Aufträge automatisch?

Intelligente Terminierung und automatische Verzugswarnung kommen demnächst; derzeit erfasst der Planer die Terminierung jedes Auftrags im System.

Können wir branchenspezifische Felder ergänzen?

Ja. Mit dem Formulargenerator im Plan Elite lassen sich die zwanzig Hauptformulare, etwa Anfrage und Teil, um eigene Felder erweitern.

Verfolgen Sie einen Ihrer jüngsten Aufträge in einer Demo direkt in Data – fordern Sie sie auf der Seite Data ERP an.