نرم افزار مدیریت پروژه آژانس تبلیغاتی و دیجیتال مارکتینگ
آژانس تبلیغاتی یا شرکت دیجیتال مارکتینگ به نرم‌افزاری نیاز دارد که کار هر مشتری را در پروژهی خودش نگه دارد، درخواست‌های پراکنده‌ی مشتری را به تیکت قابل پیگیری تبدیل کند و موعدها را جلوی چشم تیم بگذارد. هماهنگ، سامانه‌ی مدیریت پروژه و تیکتینگ برساوش، این پایه را از پلن آغاز دارد؛ کانبان، گانت و پیام‌رسان سازمانی در پیشرو اضافه میشوند و پرتال مشتری و تعهد سطح خدمات در سرآمد.
کار آژانس شبیه هیچ تیم دیگری نیست. یک طراح هم‌زمان روی کمپین سه برند کار می‌کند، مدیر حساب صبح با یک مشتری جلسه دارد و عصر با دیگری، و هر مشتری فکر می‌کند پروژهی او تنها کار شماست. در این راهنما اول دردسرهای روزمره‌ی آژانس را می‌شکافیم و بعد سراغ این می‌رویم که یک برنامه‌ی مدیریت پروژهی مشتریان چه شکلی باید داشته باشد و هماهنگ کجا به کار می‌آید.
چرا مدیریت کار تیم خلاق در آژانس سخت‌تر از جاهای دیگر است؟
در بیشتر آژانس‌ها، مشکل کمبود استعداد نیست؛ مشکل گم شدن رشته‌ی کار بین مشتری‌ها و کانال‌هاست. چند الگوی آشنا:
- درخواست از همه‌جا می‌رسد: یکی ایمیل می‌زند، یکی در پیام‌رسان شخصی مدیر حساب می‌نویسد، یکی تلفن می‌کند. نیمی از این‌ها هیچ‌وقت به دست طراح نمی‌رسد.
- اولویت‌ها هر روز جابه‌جا میشود: کار فوری یک مشتری، برنامه‌ی بقیه را عقب می‌اندازد و کسی نمی‌داند کدام موعد واقعاً در خطر است.
- فایل نهایی کدام است؟ طرح‌ها، متن‌ها و بازخوردها در گروه‌های گفت‌وگو پخش‌اند و پیدا کردن آخرین فایل تأییدشده خودش یک کار جداست.
- مشتری مدام وضعیت را می‌پرسد: مدیر حساب بخش بزرگی از روزش را صرف جواب دادن به «کار ما به کجا رسید؟» می‌کند.
- کار اضافه بی‌صدا انجام میشود: درخواست‌های کوچک خارج از قرارداد انجام میشوند و هیچ‌جا ثبت نمی‌شوند تا آخر ماه در فاکتور بیایند.
نرم افزار مدیریت پروژه مشتریان در آژانس چه ساختاری لازم دارد؟
ساده‌ترین الگو که در عمل جواب میدهد این است: هر مشتری یک پروژه (یا برای مشتری بزرگ، هر کمپین یک پروژه). داخل هر پروژه، وظیفهها با مسئول و موعد تعریف میشوند، فایلها و پیوست‌ها کنار همان وظیفه می‌نشینند و رویدادهای مهم مثل روز انتشار یا جلسه‌ی ارائه در تقویم ثبت میشوند.
پلن آغاز هماهنگ همین اسکلت را آماده دارد: پروژه و وظیفه، تیکتینگ، تقویم همراه با یادآوری، پیوست فایل به کارها و گزارش پیشرفت؛ برای تیمی تا پانزده نفر. یعنی یک آژانس کوچک میتواند از روز اول کار هر برند را جدا ببیند و بداند کدام وظیفه عقب افتاده است. هماهنگ از مرورگر وب و اپ اندروید در دسترس است تا مدیر حساب در جلسه‌ی بیرون از دفتر هم وضعیت کارها را ببیند.
یک مثال فرضی از تقسیم کار
آژانس فرضی «نقش‌آفرین» پنج مشتری ثابت دارد. برای هر کدام یک پروژه ساخته و داخلش سه دسته وظیفه گذاشته است: محتوای ماهانه، طراحی، و گزارش ماهانه به مشتری. هر صبح، طراح فقط فهرست وظیفه‌های خودش را از همه‌ی پروژه‌ها می‌بیند و مدیر حساب با گزارش پیشرفت می‌فهمد کدام برند از برنامه عقب است.
درخواست‌های مشتری؛ از ایمیل و فرم سایت تا تیکت
بزرگ‌ترین نشت آژانس‌ها همین درخواست‌های پراکنده است. در هماهنگ، ایمیل مشتری یا پیامی که از فرم وبسایت می‌رسد به تیکت تبدیل میشود. تیکت مسئول دارد، وضعیت دارد و میشود آن را به وظیفهی پروژه وصل کرد. نتیجه این‌که «یادم رفت بگویم» و «فکر کردم دیدی» از ادبیات تیم حذف میشود.
یک قانون ساده هم کمک می‌کند: به مشتری‌ها اعلام کنید درخواست تغییر را به یک نشانی ایمیل مشخص بفرستند. جزئیات این مسیر را در مطلب تبدیل ایمیل به تیکت توضیح داده‌ایم.
تابلوی کانبان و گانت برای برنامه‌ریزی کمپین
کمپین تبلیغاتی زنجیره‌ای از کارهای وابسته است: تا ایده تأیید نشود، طراحی شروع نمی‌شود و تا طراحی نهایی نشود، انتشار معنی ندارد. در پلن پیشرو هماهنگ، تابلوی کانبان و گانت اضافه میشود. کانبان برای کار روزانه‌ی تیم خلاق مناسب است: ستون‌هایی مثل «در صف»، «در حال طراحی»، «منتظر نظر مشتری» و «انجام‌شده». گانت برای مدیر پروژه است که باید ببیند تأخیر یک مرحله کدام موعد را جابه‌جا می‌کند. اگر با نمودار گانت کمتر کار کرده‌اید، راهنمای زمان‌بندی پروژه با گانت نقطه‌ی شروع خوبی است.
داشبورد و گزارش‌ها هم در همین پلن هست؛ مدیر آژانس وضعیت همه‌ی پروژه‌ها را یک‌جا می‌بیند و برای تصمیم درباره‌ی پذیرفتن مشتری تازه، تصویر روشن‌تری دارد. اتوماسیون اعلان‌ها هم باعث میشود خبرهای لازم بدون پیگیری دستی به افراد مربوط برسد.
پیام‌رسان سازمانی به جای گروه‌های شلوغ
گروه‌های گفت‌وگوی عمومی برای آژانس دو عیب دارند: پیام کاری میان پیام‌های شخصی گم میشود و وقتی همکاری می‌رود، سابقه‌ی گفت‌وگو هم با او می‌رود. پیام‌رسان سازمانی هماهنگ، که در پلن پیشرو فعال میشود، به وظیفهها و تیکت‌ها وصل است؛ گفت‌وگو درباره‌ی یک طرح کنار همان کار می‌ماند. تماس و جلسه‌ی داخلی هم در همین پلن است، پس جلسه‌ی کوتاه هماهنگی با طراح دورکار هم داخل همان سامانه برگزار میشود.
سامانه مدیریت پروژه با پرتال مشتری و SLA برای مشتریان قراردادی
آژانس‌هایی که با برندهای بزرگ قرارداد ماهانه دارند، معمولاً تعهد زمانی پاسخ هم داده‌اند. پلن سرآمد هماهنگ برای همین وضعیت است:
- پرتال مشتری: مشتری درخواستش را خودش ثبت و پیگیری می‌کند و لازم نیست برای هر سؤال به مدیر حساب زنگ بزند. منطق این کار را در پرتال مشتری و تیکتینگ باز کرده‌ایم.
- تعهد سطح خدمات (SLA): قولی که در قرارداد درباره‌ی رسیدگی به درخواست‌ها داده‌اید، داخل خود سامانه تعریف و دنبال میشود.
- گردش‌کار سفارشی: مسیر تأیید هر نوع کار را میشود مطابق روال آژانس تعریف کرد.
- سطوح دسترسی سازمانی: تیم هر مشتری فقط پروژه‌های همان مشتری را می‌بیند؛ برای آژانسی که با برندهای رقیب کار می‌کند این جداسازی اهمیت دارد.
تعداد کاربران در سرآمد نامحدود است و استقرار و آموزش هم جزو این پلن است.
مالی و فاکتور پروژه‌های آژانس
سود آژانس اغلب در کارهای اضافه‌ی ثبت‌نشده گم میشود. در هماهنگ امکانات مالی و فاکتوردهی هم وجود دارد؛ وقتی درخواست اضافه بهصورت تیکت ثبت شده باشد، موقع صدور فاکتور مشخص است چه کاری خارج از قرارداد انجام شده و میشود درباره‌اش با مشتری روشن صحبت کرد.
اشتباه‌های رایج آژانس‌ها هنگام انتخاب سیستم مدیریت پروژه
- ساختن پروژه برای هر کار کوچک: اگر برای هر پست یا هر بنر یک پروژه بسازید، بعد از دو ماه صدها پروژهی نیمه‌کاره دارید. پروژه را برای مشتری یا کمپین بسازید و کارهای ریز را وظیفه کنید.
- نگه داشتن کانال‌های قدیمی کنار سیستم جدید: اگر مشتری هنوز بتواند درخواست را در پیام‌رسان شخصی بفرستد، سامانه نیمه‌خالی می‌ماند. روز شروع را اعلام کنید و از آن به بعد فقط تیکت معتبر است.
- دسترسی یکسان برای همه: همه‌ی اعضا نیازی به دیدن همه‌ی مشتری‌ها ندارند؛ از اول روشن کنید چه کسی چه چیزی را ببیند. سطوح دسترسی سازمانی در پلن سرآمد است.
- انتخاب بر اساس تعداد امکانات: معیار اصلی این است که تیم واقعاً هر روز با آن کار کند؛ پس با یک دوره‌ی آزمایشی روی کار واقعی تصمیم بگیرید.
کدام پلن هماهنگ برای آژانس شما مناسب است؟
| اندازه و نوع آژانس | پلن | آنچه به دست می‌آورید |
|---|---|---|
| استودیوی کوچک یا تیم نوپا، تا ۱۵ نفر | آغاز | پروژه برای هر مشتری، وظایف، تیکت، تقویم، فایل، گزارش پیشرفت، اپ موبایل |
| آژانس در حال رشد با چند تیم، تا ۵۰ نفر | پیشرو | همه‌ی آغاز به‌علاوه‌ی تابلوهای کانبان و گانت، پیام‌رسان کاری، جلسه و تماس داخلی، داشبورد و اعلان خودکار |
| آژانس با مشتریان قراردادی بزرگ | سرآمد | پرتال مشتری، SLA، گردش‌کار سفارشی، سطوح دسترسی، کاربر نامحدود |
چک‌لیست راه‌اندازی برنامه مدیریت پروژه در آژانس
- فهرست مشتریان فعال را بنویسید و تصمیم بگیرید پروژه را به ازای مشتری بسازید یا به ازای کمپین.
- مراحل ثابت کار آژانس (بریف، ایده، طراحی، بازبینی مشتری، انتشار) را به ستون‌های تابلو تبدیل کنید.
- یک نشانی ایمیل یا فرم مشخص برای درخواست‌های مشتری اعلام کنید تا همه به تیکت تبدیل شوند.
- بین ابری یا نصب روی سرور خود آژانس انتخاب کنید؛ هماهنگ هر دو شکل را دارد.
- پیش از تصمیم نهایی از دوره‌ی آزمایشی استفاده کنید و یک مشتری واقعی را در آن پیش ببرید.
- کارها و اطلاعات قبلی را از فایل اکسل یا ابزار پیشین منتقل کنید؛ تیم برساوش در این انتقال کمک می‌کند و دامنه‌اش طبق قرارداد است.
برای آشنایی کامل با امکانات، صفحه‌ی نرم افزار مدیریت پروژه را ببینید.
سوالات متداول
آیا هماهنگ برای آژانس کوچک چند نفره هم مناسب است؟
بله. پلن آغاز تا پانزده کاربر را پوشش میدهد و پروژه و وظایف، تیکتینگ، تقویم، فایل و گزارش پیشرفت را دارد.
میتوانیم برای هر مشتری پروژهی جداگانه بسازیم؟
بله. هر مشتری یا هر کمپین میتواند پروژهی خودش را با وظیفهها، فایلها و موعدهای جدا داشته باشد.
ایمیلهای مشتری خودکار به کار تیم تبدیل میشوند؟
ایمیل یا پیام فرم وبسایت به تیکت تبدیل میشود و تیکت را میتوان به وظیفهی پروژه پیوند داد.
مشتری میتواند وضعیت درخواستش را خودش ببیند؟
بله، با پرتال مشتری که در پلن سرآمد هماهنگ قرار دارد.
هماهنگ را میشود روی سرور خود آژانس نصب کرد؟
بله. هماهنگ بهصورت ابری یا نصب روی سرور سازمان ارائه میشود و از وب و اپ اندروید در دسترس است.
برای دیدن هماهنگ روی پروژه‌های واقعی آژانس خودتان، درخواست دمو و دوره‌ی آزمایشی هماهنگ را ثبت کنید.
پیشنهاد مطالعه
- سیستم تیکت چیست و چرا شرکت‌ها به آن نیاز دارند؟
- بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه و تیکتینگ سازمانی ایرانی؛ راهنمای انتخاب (۱۴۰۵)
- تفاوت پیام‌رسان سازمانی و سیستم تیکتینگ
راهنمای کامل: نرم افزار مدیریت پروژه و تیکتینگ
نرم‌افزار مدیریت پروژه در سراسر ایران
برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه میدهد:
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در اصفهان
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در تهران
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در مشهد
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در شیراز
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در تبریز
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در کرج
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در اهواز
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در قم
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در کرمان
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در رشت
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در اراک
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در کرمانشاه
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در یزد
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در قزوین
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در ارومیه
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در بندرعباس
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در همدان
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در زنجان
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در اردبیل
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در سنندج
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در خرم‌آباد
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در گرگان
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در ساری
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در بوشهر
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در بیرجند
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در سمنان
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در یاسوج
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در شهرکرد
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در ایلام
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در بجنورد
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در زاهدان
پروژه‌ای در ذهن دارید؟
تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.
تماس با ما