Welche Software sollten Sie zur Verwaltung eines Gewerbe- oder Bürogebäudes verwenden?

Gewerbe- und Bürogebäude werden mit einer Software verwaltet, die weit über die Berechnung von Betriebskosten hinausgeht: Sie muss gleichzeitig die Vermietung von Einheiten, viele verschiedene Mieter, variable Kostenumlagen nach Fläche oder Nutzung, gemeinschaftliche Anlagenkosten und die Zufahrtskontrolle für Fahrzeuge bewältigen. Anders als bei Wohnanlagen, bei denen der Schwerpunkt der Software auf einer festen monatlichen Umlage liegt, kann in einem Büroturm oder Einkaufszentrum jede Einheit einen anderen Eigentümer, einen eigenen Mieter sowie eine eigene Fläche und einen eigenen Anteil an den Gemeinschaftskosten haben. Deshalb muss die von Ihnen gewählte Software eine präzise und flexible Buchhaltung bieten. Die Gebäudeverwaltungssoftware Hamkhoneh wurde speziell dafür entwickelt, diese vielfältigen Wohn- und Gewerbeszenarien abzudecken.

Warum unterscheiden sich Gewerbe- und Bürogebäude von Wohngebäuden?

Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, müssen Sie verstehen, welche Anforderungen die strukturellen Unterschiede eines Gewerbegebäudes an diese Software stellen. Wenn Sie mit dem allgemeinen Konzept dieser Werkzeuge noch nicht vertraut sind, ist der Artikel Was ist eine Gebäudeverwaltungssoftware ein guter Ausgangspunkt. Die wichtigsten Unterschiede sind die folgenden:

• Trennung von Eigentümer und Mieter: Bei Gewerbeeinheiten sind der Eigentümer und der Nutzer in der Regel nicht dieselbe Person; die Software muss die Betriebskostenschuld der einen Partei und die Miete der anderen zuordnen und beide als zwei verschiedene Personen behandeln.
• Variable Umlagen: In einem Einkaufszentrum oder Gewerbekomplex wird die Umlage häufig auf Grundlage der Fläche der Einheit, der Art des Geschäfts oder des Verbrauchsniveaus festgelegt und nicht als einheitlicher Festbetrag für alle.
• Hohe Kosten für Gemeinschaftsanlagen: Aufzüge, Belüftung, öffentliche Parkplätze, Reinigung und Sicherheit sind in Bürogebäuden teuer und müssen transparent auf die Einheiten umgelegt werden.
• Viele Beteiligte: Dutzende oder Hunderte von Mietern, der Verwaltungsbeirat, die Verwaltungsgesellschaft und die Eigentümer benötigen alle eine klare finanzielle Berichterstattung.
• Zufahrtskontrolle: In Bürotürmen ist die Verwaltung der Ein- und Ausfahrt von Fahrzeugen und Besuchern ein ernstzunehmendes Sicherheitserfordernis, das im Wohnbereich weit weniger ausgeprägt ist.

Welche Funktionen sollte eine Software zur Verwaltung von Gewerbe- und Bürogebäuden haben?

Eine Software, die gut zu einem Gewerbe- oder Bürogebäude passt, muss mehr sein als ein einfaches Umlagenbuch. Die mindestens zu erwartenden Funktionen sind:

1. Gebäudespezifische Buchhaltung: Erfassung der Einnahmen (Umlagen, Miete, Verzugszuschläge) und Ausgaben (Rechnungen, Reparaturen, Personalgehälter) sowie Erstellung einer Bilanz und eines Kontoauszugs für jede Einheit.
2. Automatische Berechnung variabler Umlagen: Die Möglichkeit, eine Umlagenformel auf Grundlage der Fläche, der Personenanzahl, der gewerblichen/büromäßigen Nutzung oder einer Kombination dieser Faktoren zu definieren.
3. Miet- und Mieterverwaltung: Erfassung von Verträgen, Fälligkeitsterminen, jährlichen Erhöhungen sowie die getrennte Nachverfolgung der Schulden von Mietern und Eigentümern.
4. Online-Zahlung: Eine Anbindung an ein Bankzahlungs-Gateway, damit jeder Nutzer seine Umlage und Miete begleichen kann, ohne persönlich vorbeikommen zu müssen.
5. Berichterstattung über Gemeinschaftskosten: Transparente Umlage der Gemeinschaftskosten und ein Bericht, der bereit ist, dem Verwaltungsbeirat und den Eigentümern vorgelegt zu werden.
6. Benachrichtigungen: Versand von SMS-Kontoauszügen, Fälligkeitserinnerungen und Ankündigungen an jede Einheit.

Alle diese Funktionen sind in der Gebäude- und Komplexverwaltungssoftware Hamkhoneh verfügbar, was sie für die Verwalter von Einkaufszentren, Bürotürmen und Gewerbekomplexen praxistauglich macht. Um die finanzielle Seite besser zu verstehen, ist auch der Artikel Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben eines Gebäudes hilfreich.

Die Anforderungen im Vergleich: Wohngebäude vs. Gewerbe- und Bürogebäude

Zufahrtskontrolle und Parken in Gewerbegebäuden

Einer der wesentlichen Unterschiede von Büro- und Gewerbegebäuden ist das hohe Aufkommen an Fahrzeug- und Besucherverkehr. Der öffentliche Parkplatz eines Einkaufszentrums oder Büroturms muss in der Lage sein, die Fahrzeuge von Eigentümern, Mietern und Gästen zu unterscheiden und bei Bedarf eine Parkgebühr zu berechnen. Genau hier wird das zutrittskontrolle/">Kennzeichenerkennungs- und Zufahrtskontrollsystem Nooradio zu einer Ergänzung der Gebäudeverwaltungssoftware. Nooradio protokolliert die Ein- und Ausfahrt von Fahrzeugen automatisch anhand des Kennzeichens, öffnet und schließt die Schranke und erstellt Verkehrsberichte, wodurch Sicherheit und Ordnung auf dem Parkplatz deutlich verbessert werden. Die Kombination der Buchhaltung von Hamkhoneh mit der Zufahrtskontrolle von Nooradio liefert eine einzige, integrierte Lösung für große Komplexe.

Wie wählen wir die richtige Software für unser Gebäude aus?

Um die richtige Wahl zu treffen, stellen Sie sich selbst und dem Anbieter vor dem Kauf diese Fragen:

• Kann die Software die Umlage automatisch auf Grundlage von Fläche und Nutzung berechnen?
• Ist es möglich, die Schulden des Eigentümers und des Mieters getrennt zu halten?
• Erstellt sie einen Finanzbericht, der bereit ist, dem Verwaltungsbeirat und den Eigentümern vorgelegt zu werden?
• Werden Online-Zahlung und SMS-Kontoauszüge unterstützt?
• Kann sie mit einem Zufahrtskontroll- und Parksystem integriert werden?

Wenn die Antwort auf die meisten dieser Fragen ja lautet, ist die Software gut für ein Gewerbe- oder Bürogebäude geeignet. Hamkhoneh wurde genau dafür entwickelt, diese vielfältigen Anforderungen zu erfüllen.

Häufig gestellte Fragen

Reicht eine Software zur Verwaltung von Wohngebäuden auch für einen Büroturm aus?

Meistens nicht. Reine Wohnsoftware konzentriert sich auf eine feste Umlage und verfügt oft nicht über Mietverwaltung, Trennung von Eigentümer/Mieter und variable Umlagen. Für ein Büro- oder Gewerbegebäude sollten Sie nach einer Software suchen, die eine vollständige Buchhaltung und flexible Umlagen bietet.

Wie wird die Umlage für Gewerbeeinheiten berechnet?

In Gewerbegebäuden wird die Umlage in der Regel durch die Fläche der Einheit, die Art des Geschäfts und den Anteil der Einheit an den Gemeinschaftskosten bestimmt. Eine geeignete Software muss in der Lage sein, diese Formeln zu definieren und den Auszug jeder Einheit automatisch und transparent zu erstellen.

Kann die Zufahrtskontrolle des Parkplatzes mit der Gebäudeverwaltungssoftware verbunden werden?

Ja. Mit dem Kennzeichenerkennungssystem Nooradio kann die Ein- und Ausfahrt von Fahrzeugen automatisch protokolliert werden, und zusammen mit der Buchhaltung von Hamkhoneh erhalten Sie eine integrierte Verwaltung des Parkplatzes und des Verkehrs des Komplexes.

Kostenlose Beratung und Demo: Wenn Sie Verwalter oder Beiratsmitglied eines Gewerbegebäudes, Bürogebäudes oder großen Komplexes sind und wissen möchten, wie Hamkhoneh die Finanzverwaltung und Verkehrskontrolle Ihres Gebäudes vereinfachen kann, stehen Ihnen die Experten von Barsavosh Fanavaran (P-Soft) gerne zur Seite. Um eine kostenlose Beratung und Demo zu vereinbaren, nehmen Sie über unsere Kontaktseite Kontakt mit uns auf.

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