Software für Hausverwaltungen: mehrere Gebäude, ein Konto
Eine Software für Hausverwaltungsfirmen muss es erlauben, mehrere Gebäude über ein einziges Konto zu verwalten, während Hausgeld, Kasse und Bewohner jedes Gebäudes strikt getrennt bleiben. In Hamkhoneh ist das im Plan Elite möglich – zusammen mit Warnungen vor dem Ablauf von Versicherungen und Verträgen.
Ein Unternehmen, das per Vertrag mehrere Wohnanlagen verwaltet, hat ganz andere Aufgaben als ein ehrenamtlicher Verwalter. Der Verwalter eines einzelnen Hauses will das Hausgeld korrekt abrechnen und die Fragen der Nachbarn beantworten. Eine Hausverwaltung dagegen muss gleichzeitig mehreren Verwaltungsbeiräten Rede und Antwort stehen, die Bücher jedes Objekts getrennt führen, ihr Personal auf mehrere Anlagen verteilen und darauf achten, dass keine Fälligkeit einer Versicherung oder eines Vertrags durchrutscht. Auf dieser Seite lesen Sie, was ein Verwaltungssystem für mehrere Wohnanlagen leisten muss und in welchem Plan Hamkhoneh die einzelnen Bereiche abdeckt.
Für welche Unternehmen und professionellen Verwalter ist das System gedacht?
- Hausverwaltungsfirmen, die mehrere Wohn-, Büro- oder Geschäftsgebäude betreuen.
- Bauträger, die nach der Übergabe der Einheiten mehrere Projekte verwalten, bis sich ein Verwaltungsbeirat der Bewohner gebildet hat.
- Selbstständige professionelle Verwalter, die zwei oder mehr Gebäude gleichzeitig führen und das Springen zwischen Dateien und Chatgruppen leid sind.
- Siedlungen und mehrphasige Anlagen, in denen jede Phase eine eigene Kasse und einen eigenen Beirat hat, aber ein gemeinsames Team die Arbeit erledigt.
Verwalten Sie nur ein Gebäude, reichen meist die Pläne Start oder Pro; einen allgemeinen Überblick bietet die Seite Gebäudemanagement-Software. Wenn Sie noch zwischen Selbstverwaltung und der Beauftragung einer Firma schwanken, hilft der Artikel Selbstverwaltung oder Hausverwaltungsfirma bei der Entscheidung.
Mehrere Gebäude in einer Software verwalten: Was bleibt getrennt, was wird gebündelt?
Der erste Grundsatz für Verwaltungsfirmen lautet: „Gebündelt sehen“ darf nicht mit „vermischen“ verwechselt werden. Bewohner der Anlage A dürfen weder die Rückstände noch die Mitteilungen der Anlage B sehen, und Geld, das für das Hausgeld eines Objekts gezahlt wird, muss auf dem Konto genau dieses Objekts landen. In Hamkhoneh hat jedes Gebäude einen eigenen privaten Bereich und eine eigene Adresse, und die Online-Zahlung läuft über das eigene Händlerkonto des Gebäudes – der Betrag geht also direkt an das Gebäude und nicht über das Konto der Verwaltungsfirma. Gleichzeitig haben Sie als Firma im Plan Elite alle diese Gebäude über ein Konto im Zugriff und müssen sich nicht für jedes Objekt eigene Zugangsdaten merken.
| Bereich | Bleibt je Gebäude getrennt | Für die Firma über ein Konto erreichbar |
|---|---|---|
| Bewohner und Einheiten | Akten von Eigentümern, Mietern und Personal; Blöcke und Einheiten | Wechsel von einem Gebäude zum anderen ohne erneute Anmeldung |
| Hausgeld und Zahlung | Berechnungsmethode, Abrechnung und Händlerkonto für das Zahlungsgateway | Verfolgung des Zahlungseingangs jedes Objekts in derselben Umgebung |
| Buchhaltung | eigene Kasse, eigenes Hauptbuch, eigene Rechnungsperiode | Durchsicht der Bücher aller Objekte nach einheitlichem Schema |
| Versicherungen und Verträge | Policen und Dienstleisterverträge jeder Anlage | Warnung vor dem Ablauf, ohne privaten Kalender |
Software für Hausverwaltungen: Funktionen je Plan
Jeder Hamkhoneh-Plan enthält auch alle Funktionen des darunterliegenden Plans. Die Tabelle konzentriert sich auf die Bereiche, die für eine Verwaltungsfirma am wichtigsten sind:
| Funktion | Start | Pro | Elite |
|---|---|---|---|
| Einheiten und Bewohnerakten, automatisches monatliches Hausgeld mit sechs Berechnungsmethoden | ✓ | ✓ | ✓ |
| SMS-Mitteilungen, Umfragen und Online-Abstimmungen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Reparaturanfragen, Reservierung von Saal und Gemeinschaftsflächen, Web-Portal für Bewohner | ✓ | ✓ | ✓ |
| Online-Zahlung, Fälligkeitserinnerung, Säumniszuschlag und Sonderumlagen | — | ✓ | ✓ |
| Vollständige Buchhaltung mit offiziellen Berichten und Abschluss der Rechnungsperiode | — | ✓ | ✓ |
| Erfassung von Verstößen, gedruckte Abmahnungen und interne Schriftgutverwaltung | — | ✓ | ✓ |
| Analyse-Dashboard und Android-App für Bewohner mit Echtzeit-Benachrichtigungen | — | ✓ | ✓ |
| Mehrere Gebäude über ein Benutzerkonto | — | — | ✓ |
| Warnung vor dem Ablauf von Versicherungen und Verträgen | — | — | ✓ |
| Drucken aus der App | — | — | ✓ |
Die praktische Folgerung ist einfach: Eine Firma, die mehr als ein Gebäude betreut, braucht den Plan Elite, denn sowohl die Verwaltung mehrerer Gebäude über ein Konto als auch die Warnungen zu Versicherungen und Verträgen gibt es nur dort.
Zentrale Buchhaltung für Wohnanlagen – ohne das Geld der Objekte zu vermischen
Für eine Verwaltungsfirma bedeutet „zentral“, dass alle Bücher an einem Ort und nach denselben Regeln geführt werden – nicht, dass die Bestände der Gebäude zusammengerechnet werden. In Hamkhoneh werden Einnahmen und Ausgaben jedes Gebäudes klar kategorisiert erfasst; Sie beginnen mit einer einfachen Kasse und Handkasse. Sobald ein Verwaltungsbeirat formellere Berichte verlangt, stehen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Probebilanz und Hauptbuch bereit, und Sie schließen die Rechnungsperiode ab.
Auch die Posten, die in handgeführten Büchern gern untergehen, haben ihren festen Platz: Darlehen, Verträge mit Dienstleistern, Vorauszahlungen, Vermögenswerte und das Lager des Gebäudes. Das Management-Dashboard zeigt die Entwicklung der Hausgeldeingänge, leere Einheiten und das Verhältnis von Einnahmen zu Ausgaben; für die Beiratssitzung gibt es einen Excel-Export auf Persisch oder eine Druckausgabe. Wenn die Buchhaltung der Firma jeden Monat Berichte für mehrere Objekte erstellt, sind einheitliche Vorlagen genau das, was Fehler reduziert.
Warnungen zu Versicherungen und Verträgen: Fristen, die Verwaltungen gern übersehen
In einer Verwaltungsfirma hat jede Anlage eine Reihe befristeter Verpflichtungen: Versicherungspolicen, Wartungsverträge für Aufzug und Haustechnik, Reinigung, Wachdienst und weitere Dienstleister. Mit wachsender Zahl der Gebäude hängt die rechtzeitige Verlängerung am Gedächtnis einer einzelnen Person, und ein simples Vergessen kann ein Gebäude ohne Deckung lassen. Hamkhoneh warnt im Plan Elite vor dem Ablauf erfasster Versicherungen und Verträge, damit Verlängerung, Verhandlung oder Wechsel des Dienstleisters mit genügend Vorlauf erfolgen können.
Portal und App für Bewohner: weniger Anrufe im Büro
Ein großer Teil der Arbeitszeit in Verwaltungsfirmen geht für immer gleiche Fragen drauf: „Wie hoch ist das Hausgeld diesen Monat?“, „Ist meine Zahlung angekommen?“, „Wie ist die Abstimmung ausgegangen?“. In Hamkhoneh melden sich Bewohner und Verwalter mit Handynummer und Einmalcode an – es gibt kein Passwort, das man vergessen könnte. Das Web-Portal für Bewohner ist in allen Plänen enthalten; ab Pro informiert die Android-App per Echtzeit-Benachrichtigung über neues Hausgeld, Zahlungsbestätigungen und Abstimmungsergebnisse. Hat ein Bewohner per Karte-zu-Karte-Überweisung bezahlt, lädt er den Beleg hoch, und der Verwalter bestätigt ihn. Die Online-Zahlung nutzt die iranischen Zahlungsgateways ZarinPal und Saman, und die Benutzeroberfläche von Hamkhoneh ist auf Persisch – das Produkt richtet sich also in erster Linie an Gebäude im Iran.
Auch die Rechte sind auf Firmenstrukturen ausgelegt: Jeder Benutzer erhält eine der Rollen Verwalter, Mitglied des Verwaltungsbeirats, Buchhalter, Eigentümer, Mieter oder Hausmeister/Wachdienst, und bei Bedarf lässt sich einer einzelnen Person ein bestimmtes Recht gezielt entziehen. Ein fiktives Beispiel: Der Wachdienst der Anlage „Parkblick“ erhält seine eigene Rolle, sieht aber keinerlei Finanzdaten.
Die Einführung für eine Hausverwaltungsfirma
- Grunddaten jedes Gebäudes erfassen: Blöcke und Einheiten mit Fläche, Etage, Stellplatz und Anzahl der Bewohner.
- Hausgeldmethode je Objekt festlegen: gleichmäßig, nach Fläche, Personenzahl, Stellplatz, Etage oder kombiniert. Wenn Sie unsicher sind, welche Methode fair ist, lesen Sie den Leitfaden Hausgeld berechnen.
- Zahlungsgateway anbinden: ZarinPal und Saman mit dem eigenen Händlerkonto jedes Gebäudes (Pro und Elite).
- Versicherungen und Verträge erfassen, damit die Ablaufwarnung für jede Anlage aktiv wird.
- Rollen festlegen: Mitarbeiter der Firma, Beiratsmitglieder und Wachdienst jedes Gebäudes.
- Bewohner einladen: per SMS-Mitteilung zur Anmeldung mit Handynummer und zur Installation der App.
Für keinen dieser Schritte ist technisches Wissen nötig. Ab dem Monat, in dem die Daten erfasst sind, laufen Hausgeld, Mitteilungen und Zahlungseingang automatisch.
Vergleich: Excel und Chatgruppe gegenüber einem zentralen Programm
| Thema | Excel und Chatgruppe | Hamkhoneh (Plan Elite) |
|---|---|---|
| Monatliches Hausgeld | manuell, mit dem Risiko fehlender oder doppelter Zeilen | automatisch; kein Monat wird doppelt oder unvollständig gebucht |
| Zahlungseingang | manueller Abgleich von Überweisungsbelegen | Online-Zahlung auf das Gebäudekonto und Bestätigung der Belege durch den Verwalter |
| Berichte an den Beirat | verstreute Dateien in unterschiedlichen Formaten | Saldenliste, Bilanz und Dashboard im einheitlichen Format für alle Objekte |
| Gemeinsame Entscheidungen | lange Diskussion in der Gruppe ohne klares Ergebnis | Online-Abstimmung mit transparentem Live-Ergebnis |
| Trennung der Gebäude | eine Datei je Objekt und die Gefahr, sie zu verwechseln | privater Bereich je Gebäude, alles über ein Konto |
| Fälligkeit von Versicherungen und Verträgen | private Notiz oder Gedächtnis eines Mitarbeiters | automatische Warnung vor dem Ablauf |
Diese Fragen sollten Sie vor der Auswahl stellen
- Geht das Geld jedes Gebäudes direkt auf das Konto genau dieses Gebäudes?
- Ist ausgeschlossen, dass Bewohner eines Objekts Daten eines anderen Objekts sehen?
- Kann für jedes Gebäude eine eigene Hausgeldmethode festgelegt werden?
- Stehen offizielle Finanzberichte für den Verwaltungsbeirat bereit?
- Werden Verlängerungen von Versicherungen und Verträgen per Warnung verfolgt oder per Gedächtnis?
- Werden die Daten vor jedem Update gesichert?
Häufig gestellte Fragen
Kann man in Hamkhoneh mehrere Gebäude über ein Konto verwalten?
Ja. Die Verwaltung mehrerer Gebäude über ein Konto ist im Plan Elite enthalten, und jedes Gebäude behält seinen eigenen privaten Bereich.
Geht das Hausgeld auf das Konto der Verwaltungsfirma oder des Gebäudes?
Die Online-Zahlung läuft über das eigene Händlerkonto des Gebäudes, und der Betrag geht direkt an genau dieses Gebäude.
In welchem Plan gibt es die Warnung zu Versicherungen und Verträgen?
Nur im Plan Elite – demselben Plan, der mehrere Gebäude über ein Konto bündelt.
Wie melden sich Bewohner im System an?
Mit Handynummer und SMS-Code. Das Web-Portal gibt es in allen Plänen, die Android-App mit Echtzeit-Benachrichtigungen ab Pro.
Haben alle Mitarbeiter der Firma Zugriff auf alle Daten?
Nein. Jede Person erhält eine eigene Rolle, und einzelne Rechte lassen sich einem Benutzer sogar gezielt entziehen.
Wenn Sie mehrere Wohnanlagen verwalten, fordern Sie auf der Seite Hamkhoneh Hausverwaltungssoftware eine Demo des Plans Elite mit Ihren eigenen Daten an.
