Zutrittskarten in Serie anlegen und an Standorte übertragen

Wer Zutrittskarten in Serie anlegen will, bereinigt zuerst die Personalliste außerhalb der Software, erfasst dann den kompletten Nummernbereich neuer Karten in einem Schritt, legt jede Person mit all ihren Karten und Tags in einem einzigen Formular an und ordnet sie dabei sofort einer Gruppe zu. Für einen weiteren Standort wird die Kartenliste als Datei exportiert und dort importiert; Nooradio erzeugt dabei keine doppelten Datensätze. Serienerfassung, Gruppen und Dateiimport/-export gehören zu den Plänen Pro und Elite.

Bei jeder Einführung einer Zutrittskontrolle kommt der Punkt, an dem Dutzende oder Hunderte Personen und Ausweise ins System müssen: ein neues Bürogeschoss, ein zweites Lager, eine zusätzliche Nachtschicht im Werk oder ein Montagetrupp für ein mehrmonatiges Projekt. Eine hastige Erfassung fällt selten am ersten Tag auf. Sie rächt sich Wochen später, wenn eine Karte zwei Personen gehört, jemand in der falschen Gruppe steckt und samstags vor verschlossener Tür steht oder derselbe Abteilungsleiter an zwei Standorten in zwei Schreibweisen existiert. Dieser Beitrag widmet sich genau dieser Erfassungsphase und zeigt, wie sie in einer kartenbasierten Software für Zutrittskontrolle zügig, sauber und wiederholbar gelingt.

Warum Einzelerfassung von Ausweisen bei großen Mengen scheitert

Fünf neue Mitarbeitende von Hand einzutragen ist unproblematisch. Bei zweihundert tauchen fast immer dieselben drei Fehler auf:

• Vertippte Kartennummern: Zwei vertauschte Ziffern genügen, und die Karte in der Hand passt nicht mehr zur Karte im System.
• Uneinheitliche Namen: „Katharina Vogel“, „Kathi Vogel“ und „K. Vogel“ werden bei der späteren Suche zu drei Personen.
• Nachträgliche Gruppierung: Die Person wird sofort angelegt, die Gruppe „später“ ergänzt, und bis dahin greift kein passender Zeitplan.

Die gemeinsame Ursache: Es wird live und ohne Referenzliste gearbeitet. Die Lösung besteht darin, Vorbereitung und Eingabe zu trennen.

Personalliste vorbereiten, bevor importiert wird

Erstellen Sie eine Arbeitsliste, etwa in einer Tabellenkalkulation, und behandeln Sie sie bis zur Freigabe als verbindliche Quelle. Sie dient Ihrer eigenen Prüfung und ist nicht das Importformat der Software. Bewährte Spalten:

Ein einfacher Trick: Sortieren Sie die Liste nach Kartennummer, dann stehen Dubletten direkt untereinander. Lassen Sie die Liste außerdem von einer zweiten Person gegenlesen, bevor sie eingegeben wird.

Kartenbereiche in einem Schritt erfassen

Zutrittskarten werden meist kartonweise mit fortlaufenden Nummern geliefert. In Nooradio müssen Sie diese nicht einzeln anlegen; ein ganzer Nummernbereich wird auf einmal hinzugefügt. Sinnvoll ist die Reihenfolge: erst den Bereich laden, dann die Karten den Personen zuweisen. So kennt das System auch die noch nicht ausgegebenen Karten, die als Ersatzbestand bereitliegen.

Für diesen Bestand gilt eine Regel: Reservekarten bleiben inaktiv, bis sie jemandem übergeben werden. Eine aktive, niemandem zugeordnete Karte, die aus der Schublade verschwindet, öffnet Türen, ohne dass klar ist, unter wessen Namen die Buchungen erscheinen.

Eine Person, mehrere Karten und Tags, ein Datensatz

Viele Beschäftigte haben mehr als ein Medium, etwa einen Ausweis für den Haupteingang plus einen Fahrzeug-Tag an der Tiefgaragenschranke, oder eine Karte für die Werkhalle und eine weitere für die Verwaltung. Wer pro Karte einen eigenen Datensatz anlegt, zerstückelt die Historie dieser Person. In Nooradio stehen Person, Karten und Tags gemeinsam in einem Formular. Die Bewegungen bleiben unter einem Namen, und das Sperren eines einzelnen Mediums lässt die übrigen unberührt.

Gruppen schon bei der Erfassung: Grundlage der Zeitprofile

Eine Gruppe ist mehr als eine Beschriftung. Zulässige Zutrittszeiten werden je Gruppe festgelegt, einschließlich Wochentagen und Feiertagen. Wer bei der Serienerfassung jede Person direkt der richtigen Gruppe zuordnet, sorgt dafür, dass ab der ersten Buchung die korrekten Regeln gelten. Legen Sie die Gruppenliste vor dem Import fest und halten Sie sie überschaubar. Wie man Gruppen sinnvoll schneidet, beschreibt unser Leitfaden zu Zeitprofilen und Benutzergruppen.

Doppelte Zutrittskarten: Ursachen und Klärung

Eine Doppelkarte ist eine Kartennummer, die bereits registriert ist oder gerade ein zweites Mal erfasst werden soll. Typische Auslöser:

1. Eine Karte wird von einer ausgeschiedenen Person zurückgegeben und ohne Prüfung neu ausgegeben.
2. Zwei Abteilungen führen ihre Listen zusammen, nachdem beide Teile desselben Kartons verwendet haben.
3. Jemand, der schon unter leicht anderem Namen erfasst ist, wird erneut angelegt.

Nooradio warnt, sobald eine bereits definierte Karte erneut registriert wird. Nehmen Sie die Warnung ernst und klären Sie, wer die Karte tatsächlich in der Hand hat. Stammt sie von einer früheren Inhaberin, lösen Sie sie zuerst von deren Datensatz. Ältere Bewegungen bleiben so bei der bisherigen Person, neue werden dem neuen Inhaber zugeschrieben.

Kartenliste zwischen Gebäuden und Standorten per Datei übertragen

Nehmen wir ein Unternehmen mit Verwaltung in der Innenstadt und einem Logistiklager im Gewerbegebiet. Beide Standorte betreiben jeweils eine eigene Nooradio-Installation auf einem PC vor Ort. Einige Führungskräfte und Techniker brauchen an beiden Orten Zutritt. Statt sie noch einmal einzutippen, exportieren Sie die Kartenliste am ersten Standort in eine Datei und importieren sie am zweiten. Doppelte Datensätze entstehen dabei nicht; wer am Ziel bereits existiert, behält einen einzigen Eintrag.

Bewährter Ablauf:

1. Export am Quellstandort: Die Datei direkt aus der Software erzeugen, damit ihr Aufbau für den Import passt.
2. Liste ausdünnen: Personen entfernen, die am Ziel keinen Zutritt haben sollen.
3. Datensicherung am Ziel: Vor dem Import sichern, damit sich ein Fehler leicht rückgängig machen lässt.
4. Import und Gruppenabgleich: Gruppen und Zeiten können je Standort abweichen; importierte Personen den Gruppen des Ziels zuordnen.
5. Kartenstatus prüfen: Am Quellstandort gesperrte Karten auch am Ziel kontrollieren.

Derzeit wird jeder Standort für sich verwaltet. Die Fernverwaltung über den Browser und von mehreren PCs aus steht bei Nooradio auf der Liste „demnächst“.

Versetzung und Austritt: sperren statt löschen

Das Gegenstück zur Serienerfassung sind Versetzungen zwischen Gebäuden und Austritte. Einen Datensatz zu löschen ist verlockend, vernichtet aber die Zutrittshistorie. In Nooradio lässt sich jede Karte sofort deaktivieren, während die Personendaten erhalten bleiben; bei einer Rückkehr wird sie wieder freigeschaltet. Eine verlorene Karte ist ein eigener Fall mit eigenem Vorgehen, siehe unseren Beitrag Zutrittskarte verloren.

Beispiel (fiktiv): Inbetriebnahme eines zweiten Gebäudes

Ein fiktives Ingenieurbüro mietet ein zweites Gebäude für sein Serviceteam. Die Büroleitung stellt eine Arbeitsliste des Teams zusammen und ordnet die Nummern eines neuen Kartons zu. Sie erfasst den Karton als Bereich in der Nooradio-Installation des zweiten Gebäudes, legt drei Gruppen an (Mitarbeitende, Teamleitung, Haustechnik) und erfasst alle Personen mit ihren Karten. Vier Geschäftsführer, die in beiden Häusern arbeiten, kommen per Exportdatei aus dem ersten Gebäude. Bei der Eingabe meldet die Software eine Doppelkarte: Sie war vor Monaten als Reserve erfasst worden. Am Vortag der Eröffnung werden die Türen mit je einer Karte pro Gruppe und einer nie registrierten Karte getestet.

Häufige Fehler bei der Serienerfassung

Umstieg von Excel oder einem Altsystem

Liegen Personen und Kartennummern heute in Excel oder in einer älteren Software, müssen Sie nicht alles neu erfassen. Das P-Soft-Team übernimmt die Datenmigration aus Tabellen oder dem Altsystem in Nooradio; der Umfang wird im Vertrag festgelegt und richtet sich nach dem Plan. Bereinigen sollten Sie die Liste trotzdem, denn unsaubere Daten werden durch eine Migration nicht sauberer.

Welcher Nooradio-Plan enthält die Serienerfassung?

Auch die Zahl der Türsteuerungen unterscheidet sich: Start deckt zwei Controller ab, Pro acht, Elite ist unbegrenzt. Nooradio arbeitet ausschließlich mit Smartcards und Tags.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich hundert Zutrittskarten auf einmal anlegen?

Ja. In den Plänen Pro und Elite wird ein ganzer Kartenbereich in einem Schritt hinzugefügt.

Was passiert, wenn ich eine Karte doppelt erfasse?

Nooradio zeigt eine Warnung zur Doppelkarte, damit Sie vorher den aktuellen Inhaber klären.

Entstehen beim Import an einem anderen Standort doppelte Personen?

Nein. Wer am Ziel bereits existiert, behält nach dem Import einen einzigen Datensatz.

Lassen sich mehrere Standorte von einem PC aus verwalten?

Noch nicht. Jeder Standort wird am lokalen PC verwaltet; die Fernverwaltung per Browser kommt demnächst.

Soll ich ausgeschiedene Mitarbeitende löschen?

Nein. Sperren Sie die Karten, damit die Historie erhalten bleibt und eine Reaktivierung möglich ist.

Sie planen die Einführung an einem neuen Gebäude oder Standort? Auf unserer Seite zur Software für Zutrittskontrolle erfahren Sie mehr und können eine Vorführung mit Ihrem eigenen Szenario anfragen.

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