تعریف گروهی کارت تردد و انتقال لیست کارت‌ها بین ساختمان‌ها

برای تعریف گروهی کارت تردد، اول فهرست افراد و شماره‌ی کارت‌ها را بیرون از نرم‌افزار پاک‌سازی کنید، بعد بازه‌ی کارت‌ها را یک‌جا اضافه کنید، هر شخص را با همه‌ی کارت‌ها و تگ‌هایش در یک فرم ثبت کنید و همان لحظه گروهش را تعیین کنید. برای بردن همین فهرست به ساختمان یا سایت دیگر، از ورود و خروج فایل استفاده کنید تا رکورد تکراری ساخته نشود. در نورادیو این امکانات از پلن پیشرو در دسترس است.

راه‌اندازی کنترل تردد برای یک ساختمان تازه، یک شیفت جدید در کارخانه یا شعبه‌ای که تازه افتتاح شده، معمولاً با یک کار حوصله‌بر شروع می‌شود: وارد کردن ده‌ها یا صدها نفر و کارت. اگر این کار عجولانه انجام شود، خطاهایش ماه‌ها بعد خودشان را نشان می‌دهند؛ کارتی که به نام دو نفر ثبت شده، کارمندی که در گروه اشتباه است و در ساعت مقرر پشت در می‌ماند، یا پرونده‌ای که در دو سایت با دو نام متفاوت وجود دارد. این مقاله نشان می‌دهد در یک نرم افزار کنترل تردد کارتی، مرحله‌ی «ورود انبوه اطلاعات» را چطور منظم و قابل تکرار انجام دهید.

چرا ثبت تک‌به‌تک کارت‌ها در سیستم کنترل تردد دردسر می‌سازد؟

وقتی تعداد بالا می‌رود، ثبت دستی معمولاً سه نوع خطا می‌سازد:

• خطای تایپ شماره‌ی کارت: یک رقم جابه‌جا کافی است تا کارتی که در دست شخص است با کارتی که در نرم‌افزار ثبت شده یکی نباشد.
• نام‌گذاری ناهمگون: یک نفر یک بار با نام کامل و بار دیگر با نام کوچک ثبت می‌شود و بعداً جست‌وجوی سوابقش دو جواب می‌دهد.
• فراموشی گروه: فرد ثبت می‌شود، اما گروهش بعداً تعیین می‌شود و تا آن موقع قواعد ساعتی درستی برایش اعمال نمی‌شود.

هر سه خطا ریشه‌ی مشترکی دارند: کار در لحظه و بدون فهرست مرجع انجام شده است. راه‌حل، جدا کردن «آماده‌سازی» از «ورود» است.

پیش از ورود اطلاعات؛ پاک‌سازی فهرست افراد و کارت‌ها

پیشنهاد ما این است که یک فهرست کاری، مثلاً در یک صفحه‌گسترده، به‌عنوان مرجع آماده کنید و تا تأیید نهایی آن، چیزی وارد نرم‌افزار نکنید. این فهرست برای بازبینی خودتان است، نه قالب فایل نرم‌افزار. ستون‌های پیشنهادی:

یک ترفند ساده: فهرست را بر اساس شماره‌ی کارت مرتب کنید تا شماره‌های تکراری کنار هم بیفتند، و قبل از ورود، یک نفر دوم هم آن را مرور کند.

افزودن دسته‌جمعی بازه‌ای از کارت‌ها در نرم‌افزار کنترل تردد

کارت‌ها اغلب در بسته‌هایی با شماره‌های پشت‌سرهم خریده می‌شوند. در نورادیو لازم نیست این کارت‌ها را یکی‌یکی تعریف کنید؛ بازه‌ای از کارت‌ها یک‌جا اضافه می‌شود. منطقی‌ترین ترتیب کار این است که ابتدا بازه را وارد کنید و بعد کارت‌ها را به افراد نسبت دهید. به این ترتیب کارت‌هایی که هنوز صاحب ندارند هم در نرم‌افزار شناخته‌شده‌اند و می‌توانید آن‌ها را به‌عنوان ذخیره‌ی تعویض نگه دارید.

کارت‌های ذخیره تا زمان تحویل به شخص نباید فعال باشند. کارت بی‌صاحبی که فعال باشد و از انبار گم شود، دری را باز می‌کند بدون اینکه بدانید به نام چه کسی ثبت خواهد شد.

یک شخص، چند کارت و تگ؛ همه در یک فرم

در بسیاری از مجموعه‌ها یک نفر بیش از یک وسیله‌ی تردد دارد؛ مثلاً کارت نفررو برای درب ساختمان و تگ برای خودرو در پارکینگ، یا کارتی برای کارگاه و کارت دیگری برای دفتر. اگر برای هر کارت پرونده‌ی جداگانه ساخته شود، گزارش ترددهای آن شخص تکه‌تکه می‌شود. در نورادیو پرونده‌ی هر شخص و تمام کارت‌ها و تگ‌هایش در یک فرم واحد ثبت می‌شود، پس سوابق او زیر یک نام می‌ماند و وقتی یکی از کارت‌ها باید قطع شود، بقیه دست‌نخورده باقی می‌مانند.

گروه‌بندی هم‌زمان با ورود؛ پایه‌ی قواعد ساعتی

گروه در کنترل تردد فقط یک برچسب نیست؛ ساعات مجاز تردد بر اساس گروه تعریف می‌شوند و روزهای هفته و تعطیلات را هم دربرمی‌گیرند. پس اگر هنگام ورود انبوه، گروه هر فرد را تعیین کنید، از همان روز اول قواعد درست برای او اجرا می‌شود. فهرست گروه‌ها را پیش از ورود افراد نهایی کنید و تعدادشان را کم نگه دارید. روش طراحی گروه‌ها را در راهنمای گروه‌بندی و ساعات مجاز تردد مفصل توضیح داده‌ایم.

کارت تکراری در کنترل تردد؛ از کجا می‌آید و چطور رفع می‌شود؟

کارت تکراری یعنی یک شماره‌ی کارت که بیش از یک بار در نرم‌افزار ثبت شده یا قرار است ثبت شود. رایج‌ترین ریشه‌ها:

1. کارتی که از کارمند قبلی پس گرفته شده و بدون بررسی به کارمند جدید داده می‌شود.
2. ادغام دو فهرست از دو واحد که هر کدام بخشی از همان بسته‌ی کارت را مصرف کرده‌اند.
3. ثبت دوباره‌ی کسی که قبلاً با نام دیگری وارد شده است.

نورادیو هنگام ثبت کارتی که قبلاً تعریف شده هشدار کارت تکراری می‌دهد. این هشدار را نادیده نگیرید؛ قبل از ادامه، روشن کنید کارت فعلاً در دست چه کسی است. اگر کارت از کسی پس گرفته شده، آن را از پرونده‌ی قبلی جدا کنید تا سوابق گذشته به نام همان شخص قبلی بماند و ترددهای بعدی به نام صاحب جدید ثبت شود.

انتقال لیست کارت‌ها بین ساختمان‌ها و سایت‌ها با فایل

فرض کنید شرکتی دفتر مرکزی و یک کارخانه در شهرک صنعتی دارد و هر کدام نورادیوی خودش را روی رایانه‌ی همان محل اجرا می‌کند. گروهی از مدیران و کارشناسان در هر دو جا تردد دارند. به‌جای اینکه همین افراد دوباره در سایت دوم تایپ شوند، فهرست کارت‌ها از سایت اول به فایل خروجی گرفته و در سایت دوم وارد می‌شود. نورادیو این ورود را بدون ساختن رکورد تکراری انجام می‌دهد؛ یعنی اگر کسی قبلاً در سایت دوم وجود داشته باشد، پرونده‌ی دومی برایش ساخته نمی‌شود.

ترتیب پیشنهادی برای انتقال:

1. خروجی از سایت مبدأ: فایل را از خود نرم‌افزار بگیرید تا قالبش برای ورود در سایت دیگر مناسب باشد.
2. بازبینی: افرادی را که نباید به سایت مقصد دسترسی داشته باشند از فایل کنار بگذارید.
3. پشتیبان‌گیری در مقصد: پیش از ورود، از اطلاعات سایت مقصد پشتیبان بگیرید تا در صورت اشتباه بازگردانی ساده باشد.
4. ورود و تعیین گروه محلی: گروه‌ها و ساعات مجاز در هر سایت ممکن است متفاوت باشد؛ گروه افراد واردشده را با قواعد سایت مقصد تطبیق دهید.
5. کنترل وضعیت کارت‌ها: کارت‌هایی که در مبدأ غیرفعال‌اند، در مقصد هم بررسی شوند.

به یاد داشته باشید که هر سایت فعلاً مستقل مدیریت می‌شود؛ مدیریت چند سایت از راه دور، در مرورگر و از رایانه‌های مختلف، جزو امکانات «به‌زودی» نورادیو است.

جابه‌جایی و خروج افراد؛ غیرفعال کنید، حذف نکنید

ورود انبوه یک روی سکه است؛ روی دیگرش جابه‌جایی کارکنان بین ساختمان‌ها یا پایان همکاری است. در هر دو حالت، حذف پرونده وسوسه‌انگیز است ولی سوابق تردد را از بین می‌برد. در نورادیو هر کارت به‌صورت آنی فعال یا غیرفعال می‌شود و اطلاعات شخص سر جایش می‌ماند. اگر کارتی گم شده، روال جداگانه‌ای لازم دارد که در مقاله‌ی کارت تردد گم‌شده آمده است.

مثال فرضی: راه‌اندازی برنامه کنترل تردد برای ساختمان دوم یک شرکت

یک شرکت فرضی ساختمان دومی برای واحد پشتیبانی اجاره کرده است. مسئول اداری این‌طور پیش می‌رود: ابتدا فهرست کاری افراد واحد را با شماره‌ی کارت‌های بسته‌ی تازه آماده می‌کند. سپس بازه‌ی کارت‌های بسته را در نورادیوی ساختمان دوم اضافه می‌کند، سه گروه «کارکنان»، «سرپرستان» و «خدمات» می‌سازد و افراد را با کارت‌هایشان ثبت می‌کند. چند مدیر که در هر دو ساختمان رفت‌وآمد دارند، از طریق فایل خروجی ساختمان اول منتقل می‌شوند. هنگام ورود، نرم‌افزار درباره‌ی یکی از کارت‌ها هشدار تکرار می‌دهد؛ معلوم می‌شود آن کارت قبلاً به‌عنوان کارت یدک ثبت شده بوده است. پیش از روز افتتاح، با چند کارت از هر گروه و یک کارت ثبت‌نشده رفتار درب‌ها آزموده می‌شود.

اشتباه‌های رایج در ورود انبوه کارت‌ها

انتقال اطلاعات از سامانه‌ی قبلی یا اکسل

اگر فهرست افراد و کارت‌ها اکنون در یک فایل اکسل یا نرم‌افزار قبلی است، مجبور نیستید همه را دوباره تایپ کنید؛ انتقال داده‌های موجود از اکسل یا سامانه‌ی قدیمی به نورادیو را تیم برساوش انجام می‌دهد؛ حدود کار را قرارداد و پلن شما معین می‌کند. پاک‌سازی فهرست در این حالت هم لازم است؛ داده‌ی نامرتب با انتقال مرتب نمی‌شود.

سامانه کنترل تردد نورادیو؛ ورود انبوه در کدام پلن است؟

سقف تعداد درگاه‌ها هم در پلن‌ها متفاوت است: تا ۲ درگاه در آغاز، تا ۸ در پیشرو و نامحدود در سرآمد. برای آشنایی با کل سامانه، صفحه‌ی سیستم کنترل تردد کارتی را ببینید. ابزار کار نورادیو فقط کارت و تگ هوشمند است.

سوالات متداول

آیا می‌توانم صد کارت را یک‌جا در نورادیو تعریف کنم؟

بله، در پلن پیشرو و سرآمد بازه‌ای از کارت‌ها یک‌جا اضافه می‌شود و لازم نیست تک‌تک وارد شوند.

اگر کارتی را دو بار ثبت کنم چه می‌شود؟

نرم‌افزار هشدار کارت تکراری می‌دهد تا پیش از ادامه، صاحب فعلی کارت را مشخص کنید.

انتقال فهرست کارت‌ها به ساختمان دیگر پرونده‌ی تکراری می‌سازد؟

خیر؛ هنگام ورود فهرست از فایل، برای افرادی که از قبل وجود دارند رکورد دوم ساخته نمی‌شود.

چند سایت را می‌شود از یک رایانه مدیریت کرد؟

فعلاً هر سایت روی رایانه‌ی محل خودش مدیریت می‌شود؛ کنترل از راه دور در مرورگر و روی چند رایانه در راه است و به‌زودی می‌رسد.

برای کسی که منتقل شده یا رفته، پرونده را حذف کنم؟

نه، کارتش را غیرفعال کنید تا سوابق تردد او حفظ شود و در صورت نیاز دوباره فعال شود.

اگر قرار است برای ساختمان یا سایت تازه‌ای کارت‌ها را یک‌جا تعریف کنید، درخواست دموی نورادیو را ثبت کنید تا روند ورود و انتقال فهرست کارت‌های شما را با هم مرور کنیم.

پیشنهاد مطالعه

• نرم‌افزار کنترل تردد خودرو چیست؟ راهنمای انتخاب و کاربردها
• انتخاب سیستم کنترل تردد خودرو: مقایسه RFID، پلاک‌خوان و ریموت
• مزایای استفاده از نرم‌افزار مدیریت پارکینگ و کنترل تردد

راهنمای کامل: سیستم کنترل تردد

نرم‌افزار کنترل تردد در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

• نرم‌افزار کنترل تردد در اصفهان
• نرم‌افزار کنترل تردد در تهران
• نرم‌افزار کنترل تردد در مشهد
• نرم‌افزار کنترل تردد در شیراز
• نرم‌افزار کنترل تردد در تبریز
• نرم‌افزار کنترل تردد در کرج
• نرم‌افزار کنترل تردد در اهواز
• نرم‌افزار کنترل تردد در قم
• نرم‌افزار کنترل تردد در کرمان
• نرم‌افزار کنترل تردد در رشت
• نرم‌افزار کنترل تردد در اراک
• نرم‌افزار کنترل تردد در کرمانشاه
• نرم‌افزار کنترل تردد در یزد
• نرم‌افزار کنترل تردد در قزوین
• نرم‌افزار کنترل تردد در ارومیه
• نرم‌افزار کنترل تردد در بندرعباس
• نرم‌افزار کنترل تردد در همدان
• نرم‌افزار کنترل تردد در زنجان
• نرم‌افزار کنترل تردد در اردبیل
• نرم‌افزار کنترل تردد در سنندج
• نرم‌افزار کنترل تردد در خرم‌آباد
• نرم‌افزار کنترل تردد در گرگان
• نرم‌افزار کنترل تردد در ساری
• نرم‌افزار کنترل تردد در بوشهر
• نرم‌افزار کنترل تردد در بیرجند
• نرم‌افزار کنترل تردد در سمنان
• نرم‌افزار کنترل تردد در یاسوج
• نرم‌افزار کنترل تردد در شهرکرد
• نرم‌افزار کنترل تردد در ایلام
• نرم‌افزار کنترل تردد در بجنورد
• نرم‌افزار کنترل تردد در زاهدان