تعویض نرم افزار انبارداری بدون توقف کار؛ نقشه‌ی گام‌به‌گام

تعویض نرم افزار انبارداری وقتی بی‌دردسر است که آن را یک پروژه‌ی کوچک با روز جابه‌جایی مشخص ببینید، نه یک خرید ساده: کدهای کالا را پیش از انتقال تمیز کنید، موجودی اول دوره را از شمارش واقعی بگیرید، برای مدتی کوتاه دو سیستم را کنار هم داشته باشید و هر نفر را برای نقش خودش آموزش دهید.

این مقاله برای شرکتی است که همین حالا نرم‌افزار انبار دارد، اما از آن راضی نیست. اگر هنوز با فایل و دفتر کار می‌کنید، مقاله‌ی انبارداری با اکسل یا نرم‌افزار مناسب‌تر است. اینجا فرض بر این است که چند سال سابقه، چند هزار سند و تیمی دارید که به برنامه‌ی فعلی عادت کرده و ترس اصلی‌تان این است که وسط فصل کاری، انبار قفل شود.

نشانه‌هایی که می‌گوید وقت تغییر سیستم انبار رسیده

نارضایتی از یک نرم‌افزار معمولاً آرام جمع می‌شود. اگر چند مورد از این فهرست برایتان آشناست، وقت جدی گرفتن جایگزین است:

• اپراتورها کنار برنامه یک دفترچه یا فایل جدا نگه می‌دارند چون به عدد سیستم اعتماد ندارند.
• برنامه‌ی فعلی فقط روی یک رایانه در دفتر کار می‌کند و کسی در کف انبار با گوشی ثبت نمی‌کند.
• برای پیدا کردن یک کالا با شماره‌ی سریال یا بچ باید چند گزارش را کنار هم بگذارید.
• انبار دوم یا شعبه اضافه شده و برنامه برای این وضعیت طراحی نشده است.
• همه‌ی کاربران همه‌چیز را می‌بینند و نمی‌شود دسترسی را محدود کرد.
• سازنده‌ی برنامه دیگر به‌روزرسانی نمی‌دهد یا پشتیبانی‌اش پاسخ نمی‌دهد.

ریسک‌های تغییر نرم افزار انبار و راه کم کردن هر کدام

ترس از تعویض بی‌دلیل نیست. بهتر است ریسک‌ها را با اسم بشناسید تا برایشان برنامه داشته باشید:

انتقال اطلاعات از نرم افزار انبار قبلی: چه چیزی، به چه شکل؟

همه‌ی داده‌ها ارزش یکسانی برای انتقال ندارند. معمولاً سه دسته را جدا می‌کنند:

1. اطلاعات پایه: فهرست کالاها، واحدها، انبارها، مشتریان و تأمین‌کنندگان. این‌ها تقریباً همیشه منتقل می‌شوند.
2. موجودی شروع: مانده‌ی هر کالا در هر انبار در روز جابه‌جایی؛ بهترین منبعش شمارش است.
3. سابقه‌ی سندها: رسیدها و حواله‌های سال‌های قبل. درباره‌ی اینکه چه مقدار از آن منتقل شود باید تصمیم بگیرید؛ گاهی نگه داشتن سیستم قدیم برای مراجعه ساده‌تر است.

در آوادار، تیم برساوش اطلاعات قبلی شما را چه از اکسل باشد چه از نرم‌افزار قبلی منتقل می‌کند. در پلن سرآمد، انتقال اطلاعات قبلی جزو خدمات پشتیبانی آمده است؛ در پلن‌های دیگر دامنه‌ی این کار در قرارداد مشخص می‌شود. توصیه‌ی ما: قبل از امضای قرارداد فهرست همین سه دسته را روی کاغذ بیاورید تا روشن باشد کدام بخش در دامنه است.

نقشه‌ی مهاجرت به نرم افزار انبار جدید در هفت گام

ترتیب این گام‌ها مهم است؛ بیشتر مهاجرت‌هایی که به دردسر می‌افتند، گام دوم یا چهارم را جا انداخته‌اند.

1. دموی آزمایشی با داده‌ی خودتان: پیش از هر تصمیمی، چند کالا و سند واقعی را روی سیستم جدید امتحان کنید. آوادار پیش از خرید دموی آزمایشی دارد؛ برای اینکه در آن جلسه دقیقاً چه کنید، چک‌لیست دموی نرم‌افزار انبارداری را ببینید.
2. پاک‌سازی کدهای کالا: کالاهای تکراری را یکی کنید، نام‌ها را یکدست کنید و کدی را که دیگر استفاده نمی‌شود کنار بگذارید. روش کدگذاری منظم در مطلب کدگذاری کالا در انبار آمده است.
3. تعیین روز جابه‌جایی: یک روز مشخص که از آن به بعد ثبت اصلی در سیستم جدید انجام می‌شود. آن را با فروش و حسابداری هماهنگ کنید.
4. شمارش برای موجودی اول دوره: نزدیک روز جابه‌جایی، انبار را بشمارید. در آوادار شمارش با اسکن انجام می‌شود، پس همین شمارش اولین تمرین واقعی تیم با سیستم جدید هم هست.
5. برچسب‌زنی دوباره در صورت نیاز: اگر برچسب‌های قدیمی خوانا نیستند یا کدها عوض شده‌اند، آوادار در همه‌ی پلن‌ها کدگذاری کالا و چاپ برچسب بارکد و QR دارد.
6. دوره‌ی کوتاه موازی: برای مدتی کوتاه، سندهای اصلی را در هر دو سیستم ثبت کنید و مانده‌ها را با هم بسنجید. وقتی اختلاف معناداری نماند، سیستم قدیم را فقط برای مراجعه نگه دارید.
7. آموزش بر اساس نقش: اپراتور، سرپرست، مدیر و حسابرس هر کدام فقط بخش خودشان را یاد بگیرند. در آوادار نقش‌ها از هم جداست و دید اپراتور به انباری که مسئولش است محدود می‌شود؛ نقش حسابرس فقط‌خواندنی از پلن پیشرو در دسترس است.

یک نمونه‌ی فرضی: شرکت پخشی که سیستمش را عوض کرد

یک شرکت پخش فرضی را در نظر بگیرید با دو انبار در دو شهر و برنامه‌ای قدیمی که فقط روی رایانه‌ی دفتر مرکزی نصب است. انباردار شهر دوم هر شب فهرست خروج‌ها را تلفنی می‌خواند و کسی در دفتر آن را وارد می‌کند. هر چند وقت یک بار، مانده‌ی شهر دوم با قفسه نمی‌خواند و هیچ‌کس نمی‌داند اشتباه از کجاست.

این شرکت اول فهرست کالاها را از برنامه‌ی قدیم بیرون می‌کشد و می‌بیند ده‌ها قلم با دو کد ثبت شده‌اند؛ پیش از هر کاری آن‌ها را یکی می‌کند. بعد آخر یک هفته‌ی کم‌کار را روز جابه‌جایی می‌گذارد، هر دو انبار را با اسکن می‌شمارد و همان عددها را مانده‌ی شروع قرار می‌دهد. از آن روز انباردار شهر دوم خودش با گوشی ثبت می‌کند و دیگر تماس شبانه لازم نیست. برنامه‌ی قدیم مدتی روشن می‌ماند، فقط برای جواب دادن به پرسش‌های حسابداری درباره‌ی سندهای سال قبل.

جایگزین کردن برنامه انبارداری بدون خوابیدن انبار

«بدون توقف» یعنی در هیچ روزی کالا بی‌سند وارد یا خارج نشود. چند نکته‌ی عملی برای همین هدف:

• سیستم قدیم را تا پایان دوره‌ی موازی خاموش نکنید؛ فقط دسترسی ثبت را محدود کنید.
• در روز جابه‌جایی، ورود و خروج‌های غیرضروری را تا حد امکان جلو یا عقب بیندازید.
• برای هر شیفت یک نفر را به‌عنوان مرجع سؤال‌ها تعیین کنید تا تیم معطل نماند.
• اگر اینترنت در انبار شما ناپایدار است، بدانید که در آوادار مشاهده‌ی اطلاعات در زمان قطعی هم ممکن است؛ این را پیش از روز جابه‌جایی خودتان آزمایش کنید.

کدام نسخه‌ی آوادار جای سیستم فعلی شما را می‌گیرد؟

یکی از دلایل نارضایتی از برنامه‌های قبلی این است که برای همه یک شکل ساخته شده‌اند. آوادار سه نسخه دارد تا هر کسب‌وکار فقط چیزی را ببیند که به کارش می‌آید:

• صنعت: کارخانه و انبار تولیدی؛ ساختار محصول، پروژه‌ها و ضایعات، بچ و انقضا (از پلن پیشرو). معرفی کامل‌تر در صفحه‌ی آوادار صنعت.
• بارنما: حمل‌ونقل و لجستیک؛ محموله، پیگیری بار در مسیر و میز اسکن.
• تجارت: شرکت‌های پخش، بازرگانی و پیمانکاران؛ شناسه‌های تجاری طرف حساب، ارزش افزوده روی سند فروش، تفکیک نوع خروج (فروش، امانت، خسارت و …) و در پلن سرآمد، تأیید چندمرحله‌ای با امضای دیجیتال.

محل اجرا هم انتخاب شماست: روی میزبانی برساوش یا روی سرور خود شرکت، حتی بدون اینترنت. اگر سیستم قبلی‌تان روی سرور داخلی بود و نمی‌خواهید این را عوض کنید، لازم نیست.

سوالات متداول

آیا با تعویض نرم‌افزار انبار، سابقه‌ی سندهای قبلی از بین می‌رود؟

لازم نیست از بین برود. می‌توانید بخشی را منتقل کنید یا سیستم قدیم را برای مراجعه نگه دارید؛ این تصمیم را پیش از قرارداد بگیرید.

انتقال اطلاعات به آوادار را چه کسی انجام می‌دهد؟

تیم برساوش، از اکسل یا نرم‌افزار قبلی. در پلن سرآمد این خدمت جزو پشتیبانی است و در بقیه‌ی پلن‌ها دامنه‌اش در قرارداد نوشته می‌شود.

موجودی اول دوره را از سیستم قدیم برداریم یا بشماریم؟

بشمارید. فهرست کالا را از سیستم قدیم بگیرید، اما مانده‌ی شروع را از شمارش نزدیک روز جابه‌جایی بیاورید تا خطاهای قدیمی منتقل نشود.

دوره‌ی موازی چقدر باید باشد؟

تا وقتی مانده‌های دو سیستم بدون اختلاف معنادار با هم بخوانند. مدت آن به حجم کار شما بستگی دارد و عدد ثابتی ندارد.

آیا باید همه‌ی کالاها را دوباره برچسب بزنیم؟

نه همیشه. اگر بارکدهای فعلی خوانا و یکتا هستند، همان‌ها کار می‌کنند؛ فقط برای کالاهایی که کدشان عوض شده برچسب تازه چاپ کنید.

اگر از سیستم انبار فعلی‌تان راضی نیستید، برای دموی آزمایشی آوادار وقت بگیرید؛ کارشناسان برساوش داده‌های فعلی را می‌بینند و مسیر جابه‌جایی را با هم بچینید.

پیشنهاد مطالعه

• نرم‌افزار انبارداری چیست و چرا هر کسب‌وکاری به آن نیاز دارد؟
• بهترین نرم‌افزار انبارداری برای کسب‌وکار شما؛ راهنمای انتخاب و مقایسه (۱۴۰۵)
• انبارگردانی چیست؟ آموزش کامل و کاربردی

راهنمای کامل: نرم افزار انبارداری

نرم‌افزار انبارداری در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

• نرم‌افزار انبارداری در اصفهان
• نرم‌افزار انبارداری در تهران
• نرم‌افزار انبارداری در مشهد
• نرم‌افزار انبارداری در شیراز
• نرم‌افزار انبارداری در تبریز
• نرم‌افزار انبارداری در کرج
• نرم‌افزار انبارداری در اهواز
• نرم‌افزار انبارداری در قم
• نرم‌افزار انبارداری در کرمان
• نرم‌افزار انبارداری در رشت
• نرم‌افزار انبارداری در اراک
• نرم‌افزار انبارداری در کرمانشاه
• نرم‌افزار انبارداری در یزد
• نرم‌افزار انبارداری در قزوین
• نرم‌افزار انبارداری در ارومیه
• نرم‌افزار انبارداری در بندرعباس
• نرم‌افزار انبارداری در همدان
• نرم‌افزار انبارداری در زنجان
• نرم‌افزار انبارداری در اردبیل
• نرم‌افزار انبارداری در سنندج
• نرم‌افزار انبارداری در خرم‌آباد
• نرم‌افزار انبارداری در گرگان
• نرم‌افزار انبارداری در ساری
• نرم‌افزار انبارداری در بوشهر
• نرم‌افزار انبارداری در بیرجند
• نرم‌افزار انبارداری در سمنان
• نرم‌افزار انبارداری در یاسوج
• نرم‌افزار انبارداری در شهرکرد
• نرم‌افزار انبارداری در ایلام
• نرم‌افزار انبارداری در بجنورد
• نرم‌افزار انبارداری در زاهدان