انبارداری با اکسل یا نرم افزار انبارداری؟ مقایسه و زمان مهاجرت
انبارداری با اکسل برای یک انبار کوچک، یک کاربر و چند ده قلم کالا جواب میدهد؛ اما وقتی چند کاربر با هم یک فایل را ویرایش می‌کنند، سابقهی تغییرها مهم میشود، کالا بارکد و بچ دارد یا انبار دوم اضافه میشود، فایل اکسل انبار به منبع خطا تبدیل میشود و زمان رفتن سراغ نرم افزار انبارداری است. در این مقاله بی‌تعارف می‌گوییم اکسل کجا ابزار خوبی است، دقیقاً از کجا می‌شکند و انتقال از اکسل به نرمافزار چطور انجام میشود که کار انبار حتی یک روز هم نخوابد.
بیشتر انبارها با یک فایل ساده شروع کرده‌اند و این اشتباه نیست؛ مشکل وقتی است که کسبوکار بزرگ میشود ولی فایل همان می‌ماند و فقط برگه و رنگ و قانون نانوشته‌ی تازه به آن اضافه میشود.
انبارداری با اکسل تا کجا کافی است؟
اکسل در این شرایط واقعاً کار را راه می‌اندازد و لازم نیست به‌خاطر مد شدن نرم‌افزارها کنارش بگذارید:
- فقط یک نفر مسئول ثبت ورود و خروج است و کس دیگری فایل را ویرایش نمی‌کند.
- تعداد اقلام کم است و هر قلم را با نامش می‌شناسید؛ نه سریال دارد، نه بچ، نه تاریخ انقضا.
- یک انبار دارید و جابه‌جایی بین چند محل در کار نیست.
- گزارش موردنیاز شما همان «چقدر از هر کالا مانده» است و کسی درباره‌ی گذشته سؤال نمی‌پرسد.
اگر همهی این بندها درباره‌ی شما درست است، یک فایل مرتب با کدگذاری یکدست، برگه‌ی جدا برای ورود و خروج و قفل کردن ستون‌های فرمول، تا مدتی کافی است. اما اگر حتی دو مورد از این فهرست دیگر صدق نمی‌کند، بخش بعدی را با دقت بخوانید.
فایل اکسل انبار دقیقاً از کجا می‌شکند؟
شکست اکسل معمولاً ناگهانی نیست؛ آرام و بی‌صدا اتفاق می‌افتد و روزی خودش را نشان میدهد که مانده‌ی روی کاغذ با قفسه نمی‌خواند. پنج نقطه‌ی شکست رایج این‌هاست:
۱. کار چندکاربره و نسخه‌های موازی
وقتی انباردار، سرپرست و حسابدار هرکدام یک نسخه از فایل را روی رایانه‌ی خودشان باز می‌کنند، عملاً سه انبار مجازی دارید. فایل اشتراکی هم مشکل را کامل حل نمی‌کند: کسی ردیفی را مرتب‌سازی میکند، فرمولی جابه‌جا میشود و مانده‌ی چند کالا بیآنکه کسی بفهمد عوض میشود.
۲. سابقهی تغییرها و پاسخ به سؤال «چه کسی؟»
در اکسل میتوان یک عدد را پاک کرد و عدد دیگری جایش نوشت و هیچ اثری باقی نماند. وقتی کسری پیدا میشود، سؤال اول مدیر این است که این خروجی را چه کسی، چه روزی و به چه دلیل ثبت کرده؛ فایل معمولاً جوابی ندارد.
۳. بارکد، سریال و بچ
تایپ دستی کد کالا منشأ بیشتر اشتباه‌های انبار است: یک رقم جابه‌جا، کالای اشتباه از موجودی کم میشود. اکسل برای خواندن بارکد با دوربین گوشی، ثبت سریال هر قلم یا هشدار تاریخ انقضا ساخته نشده و هر راه‌حلی که روی آن سوار شود شکننده است.
۴. چند انبار و انتقال بین آن‌ها
با اضافه شدن انبار دوم یا یک شعبه، یا همه‌چیز در یک برگه شلوغ میشود یا فایل‌ها از هم جدا می‌شوند. انتقال کالا باید هم‌زمان از یکی کم و به دیگری اضافه شود؛ در دو فایل جدا، کافی است یکی از این دو ثبت فراموش شود.
۵. حسابرسی و دسترسی
در اکسل یا کسی فایل را دارد یا ندارد. نمیتوان گفت این کاربر فقط انبار خودش را ببیند، آن یکی فقط گزارش بخواند و ثبت نکند. برای حسابرس هم ثابت کردن اینکه عدد امروز همان عدد ماه پیش است تقریباً ناممکن است.
مقایسه‌ی اکسل و نرمافزار انبارداری در یک جدول
این جدول عمداً منصفانه نوشته شده؛ اکسل نقاط قوت واقعی دارد و نرمافزار هم هزینه‌ی راه‌اندازی و یادگیری دارد.
| معیار | فایل اکسل انبار | نرم افزار انبارداری |
|---|---|---|
| شروع کار | فوری؛ تقریباً همه با آن آشنا هستند | نیاز به تعریف کالاها، کاربران و آموزش اولیه |
| انعطاف | هر ستون و فرمولی که بخواهید | ساختار مشخص؛ انعطاف در چارچوب تعریف‌شده |
| کار هم‌زمان چند نفر | پرخطر؛ نسخه‌های موازی و بازنویسی | هر نفر با نقش خودش روی یک داده‌ی واحد |
| سابقهی تغییرات | معمولاً نیست یا قابل پاک شدن است | در سیستم‌های جدی، ثبت‌ها و تغییرها نگه‌داری می‌شوند |
| بارکد و QR | عملاً تایپ دستی | اسکن با گوشی یا اسکنر و چاپ برچسب |
| چند انبار | برگه‌ها یا فایل‌های جدا | انبارها و مناطق جدا با انتقال ثبت‌شده |
| گزارش و کاردکس | با فرمول‌نویسی و زحمت | آماده؛ همراه با خروجی اکسل برای تحلیل دلخواه |
| وابستگی به یک نفر | زیاد؛ منطق فایل در ذهن سازنده‌ی آن است | کم؛ قواعد در خود سیستم است |
ردیف آخر را دست‌کم نگیرید: خیلی از شرکت‌ها وقتی ارزش نرمافزار را می‌فهمند که سازنده‌ی فایل رفته و کسی جرئت دست زدن به فرمول‌ها را ندارد.
نرم افزار انبارداری یا اکسل؟ نشانه‌هایی که می‌گوید وقت مهاجرت است
اگر سه مورد یا بیشتر از این چک‌لیست برایتان آشناست، ادامه دادن با اکسل احتمالاً گران‌تر از تغییر است:
- هر انبارگردانی با اختلافی تمام میشود که کسی نمی‌تواند علتش را پیدا کند.
- برای فهمیدن موجودی یک کالا باید به انباردار زنگ بزنید، چون به فایل اعتماد ندارید.
- فروش یا تولید گاهی کالایی را قول میدهد که در عمل موجود نیست.
- بیش از یک نفر در فایل ثبت میکند و هر از گاهی ردیف‌ها به هم می‌ریزند.
- کالاهایتان بچ، سریال یا تاریخ انقضا دارند و ردیابی‌شان روی فایل ممکن نیست.
- انبار دوم، شعبه یا انبار پروژه اضافه شده یا در راه است.
- حسابدار هر ماه ساعت‌ها صرف تطبیق فایل انبار با حساب‌ها میکند.
اگر نگران کسری‌ها هستید، راهنمای جلوگیری از کسری موجودی نشان میدهد این اختلاف‌ها معمولاً از کجا می‌آیند.
انتقال از اکسل به برنامه انبارداری چطور انجام میشود؟
بزرگترین ترس مدیران این است که مهاجرت، کار انبار را متوقف کند. با یک برنامه‌ی مرحله‌ای این اتفاق نمی‌افتد:
- پاک‌سازی فهرست کالا: کالاهای تکراری با نام‌های مختلف را یکی کنید، واحد شمارش هر قلم را مشخص کنید و برای هر کالا یک کد یکتا بگذارید.
- تعیین ساختار انبار: انبارها، مناطق و قفسه‌هایی که می‌خواهید جدا ببینید را فهرست کنید.
- تعریف کاربران و نقش‌ها: چه کسی ثبت میکند، چه کسی تأیید میکند و چه کسی فقط گزارش می‌بیند.
- انبارگردانی مبنا: مانده‌ی اول دوره را از شمارش واقعی قفسه‌ها بگیرید، نه از آخرین عدد فایل؛ وگرنه خطاهای گذشته را با خودتان به سیستم جدید می‌برید.
- برچسب‌زنی: برای کالاهایی که بارکد ندارند برچسب بارکد یا QR چاپ کنید. راهنمای چاپ برچسب بارکد جزئیات این مرحله را دارد.
- روز شروع مشخص: از یک تاریخ معین همهی ورود و خروج‌ها فقط در نرمافزار ثبت شود و فایل قدیمی فقط برای مراجعه بماند.
لازم نیست این کار را تنها انجام دهید: برای مشتریان آوادار، کارشناسان برساوش داده‌های فایل اکسل یا برنامه‌ی قدیمی را به سیستم تازه می‌برند. اینکه این انتقال چه بخش‌هایی را در بر بگیرد، در قرارداد و متناسب با پلن تعیین میشود؛ در جدول پلن‌ها این خدمت کنار پشتیبانی سرآمد فهرست شده است. برای جزئیات بیشتر درباره‌ی پاک‌سازی و اعتبارسنجی داده، مقاله‌ی انتقال اطلاعات از اکسل یا نرمافزار قدیمی را هم ببینید.
آیا با سیستم انبارداری، اکسل کاملاً کنار گذاشته میشود؟
نه، و نباید هم بشود. اکسل برای تحلیل‌های موردی، نمودار دلخواه یا ارسال گزارش برای کسی که به سیستم دسترسی ندارد هنوز بهترین ابزار است. تفاوت در این است که اکسل از «دفتر ثبت» به «ابزار تحلیل» تبدیل میشود: داده‌ی اصلی در نرمافزار ثبت میشود و هر وقت لازم بود خروجی می‌گیرید. در آوادار هم گزارش‌های موجودی و کاردکس را میشود به اکسل فارسی برد، پس عادت‌های گزارش‌گیری تیم سر جایش می‌ماند.
آوادار چه چیزهایی را به جای فایل اکسل انجام میدهد؟
آوادار، نرمافزار انبارداری برساوش، در هر سه نسخه‌اش (صنعت، بارنما و تجارت) دقیقاً همان نقاط شکست اکسل را هدف گرفته است:
- به جای تایپ کد: کالا با دوربین گوشی یا اسکنر بارکد و QR ثبت میشود و ورود دستی هم ممکن است.
- به جای گشتن در برگه‌ها: هر کالا را میشود با سریال، بچ، بارکد، نام یا حتی نام مشتری و تأمین‌کننده پیدا کرد.
- به جای فایل‌های جدا: چند انبار و منطقه در یک سیستم، با انتقال ثبت‌شده و شمارش سریع با اسکن.
- به جای «من تحویل نگرفتم»: امضای تحویل‌گیرنده در سندهای ورود، خروج و انتقال.
- به جای یک فایل برای همه: نقش جدا برای مدیر، سرپرست، اپراتور و حسابرسی که فقط می‌خواند؛ اپراتور فقط انبار خودش را می‌بیند.
- به جای عددهای بی‌صاحب: هر تغییری در سامانه ثبت میشود.
انتخاب پلن هم به همان نشانه‌های بالا برمی‌گردد. آغاز برای یک انبار است که می‌خواهد بی‌خطا و سریع کار کند. پیشرو برای چند انبار و یک تیم است و گزارش‌های تحلیلی (ریسک انقضا، کالای کم‌گردش، روند کسری) و نقش حسابرس با دسترسی دقیق هر کاربر را اضافه میکند. سرآمد برای شبکه‌ی چندشعبه‌ای با کنترل کامل است. آوادار روی میزبانی برساوش یا سرور خودتان اجرا میشود، از مرورگر و اپ اندروید در دسترس است و حتی با قطع اینترنت میتوان اطلاعات را دید. برای مقایسه‌ی کلی‌تر گزینه‌ها، صفحه‌ی نرمافزار انبارداری را مرور کنید.
سوالات متداول
آیا انبارداری با اکسل برای کسبوکار کوچک اشکالی دارد؟
نه. اگر یک نفر ثبت میکند، اقلام کم است و یک انبار دارید، یک فایل مرتب با کد یکتا برای هر کالا کافی است. مشکل وقتی شروع میشود که کاربر، انبار یا نوع کالا زیاد شود.
بزرگترین ضعف فایل اکسل انبار چیست؟
نبود سابقهی قابل اعتماد. میتوان عددی را عوض کرد بیآنکه اثری بماند، پس وقتی کسری پیدا میشود معمولاً نمیتوان فهمید چه کسی و چه زمانی آن را ثبت کرده است.
موجودی اول دوره را از فایل اکسل وارد کنیم یا از شمارش؟
از شمارش واقعی. فایل را برای فهرست کالا و کدها استفاده کنید، اما مانده‌ی شروع باید از انبارگردانی نزدیک به روز شروع بیاید تا خطاهای قدیمی منتقل نشود.
بعد از خرید نرمافزار، باز هم میتوانیم گزارش اکسل بگیریم؟
بله. خروجی اکسل فارسی در همهی پلنهای آوادار هست؛ فقط نقش اکسل از دفتر ثبت به ابزار تحلیل تغییر میکند.
انتقال اطلاعات از اکسل به آوادار را چه کسی انجام میدهد؟
کارشناسان برساوش؛ اما گسترهی این کار در قرارداد و بسته به پلن شما مشخص میشود.
اگر فایل اکسل انبارتان دیگر جواب نمی‌دهد، درخواست دموی آزمایشی آوادار را ثبت کنید تا کارشناسان برساوش فایل فعلی‌تان را ببینند و مسیر انتقال را با هم مشخص کنید.
پیشنهاد مطالعه
- نرمافزار انبارداری چیست و چرا هر کسب‌وکاری به آن نیاز دارد؟
- بهترین نرمافزار انبارداری برای کسبوکار شما؛ راهنمای انتخاب و مقایسه (۱۴۰۵)
- انبارگردانی چیست؟ آموزش کامل و کاربردی
راهنمای کامل: نرم افزار انبارداری
نرمافزار انبارداری در سراسر ایران
برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه میدهد:
- نرمافزار انبارداری در اصفهان
- نرمافزار انبارداری در تهران
- نرمافزار انبارداری در مشهد
- نرمافزار انبارداری در شیراز
- نرمافزار انبارداری در تبریز
- نرمافزار انبارداری در کرج
- نرمافزار انبارداری در اهواز
- نرمافزار انبارداری در قم
- نرمافزار انبارداری در کرمان
- نرمافزار انبارداری در رشت
- نرمافزار انبارداری در اراک
- نرمافزار انبارداری در کرمانشاه
- نرمافزار انبارداری در یزد
- نرمافزار انبارداری در قزوین
- نرمافزار انبارداری در ارومیه
- نرمافزار انبارداری در بندرعباس
- نرمافزار انبارداری در همدان
- نرمافزار انبارداری در زنجان
- نرمافزار انبارداری در اردبیل
- نرمافزار انبارداری در سنندج
- نرمافزار انبارداری در خرم‌آباد
- نرمافزار انبارداری در گرگان
- نرمافزار انبارداری در ساری
- نرمافزار انبارداری در بوشهر
- نرمافزار انبارداری در بیرجند
- نرمافزار انبارداری در سمنان
- نرمافزار انبارداری در یاسوج
- نرمافزار انبارداری در شهرکرد
- نرمافزار انبارداری در ایلام
- نرمافزار انبارداری در بجنورد
- نرمافزار انبارداری در زاهدان
پروژه‌ای در ذهن دارید؟
تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرمافزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسبوکار شماست.
تماس با ما