Software für Wohnanlagen und Siedlungsverwaltung: Leitfaden

Eine gute Software für Wohnanlagen und Siedlungsverwaltung behandelt Dutzende verstreuter Einfamilienhäuser, Reihenhäuser und niedriger Blöcke als eine Gemeinschaft: Sie verteilt das Hausgeld nachvollziehbar, bringt Buchungen von Gemeinschaftsräumen und Reparaturmeldungen vom Schreibtisch des Beirats auf das Handy der Bewohner und macht Beschlüsse über Online-Abstimmungen transparent. Hamkhoneh von P-Soft ist genau dafür gebaut – es ist aber weder eine Torzufahrtsanlage noch ein System zur Zählerablesung.

Dieser Leitfaden richtet sich an Verwaltungsbeiräte, Hausverwaltungen und ehrenamtliche Vorstände, die keine einzelne Hochhausanlage, sondern eine weitläufige Siedlung betreuen. Zuerst schauen wir auf die typischen Alltagsprobleme, dann darauf, welche Funktion von Hamkhoneh welches Problem löst, welcher Tarif zu welcher Größe passt und was bewusst außerhalb der Software bleibt.

Was eine Wohnsiedlung von einem Wohnturm unterscheidet

Im Hochhaus teilen sich alle ein Foyer, einen Technikraum und ein Schwarzes Brett. In einer Siedlung wohnen die Menschen in freistehenden Häusern, Doppelhaushälften oder kleinen Blöcken entlang interner Straßen. Grünflächen, Spielplatz, Gemeinschaftshaus, Schwimmbad und Kita gehören allen, liegen aber an ganz unterschiedlichen Stellen des Geländes. Daraus ergeben sich handfeste Folgen für die Verwaltung:

• Die Wohnflächen unterscheiden sich stark. Neben einer großen Villa steht eine kleine Wohnung, eine Verteilung zu gleichen Teilen sorgt deshalb oft für Unmut.
• Viele Eigentümer vermieten und wohnen woanders; wer über eine Einheit entscheidet, ist schwer zu erreichen.
• Ein Aushang am Haupttor erreicht die Familie am anderen Ende der Siedlung nicht.
• Wachdienst und Grünpflege sind große Kostenblöcke, von denen jede Einheit profitiert – auch leerstehende.

Typische Sorgen eines Verwaltungsbeirats in der Siedlung

1. Die Eigentümerliste stimmt nicht mehr. Ein Haus wurde verkauft, ein Mieter ist ausgezogen, die aktuelle Telefonnummer kennt nur der Pförtner.
2. Das Hausgeld wird von Tür zu Tür eingesammelt. Jemand läuft mit einer Papierliste durch die Straßen oder sammelt Überweisungsbelege aus mehreren Chatgruppen.
3. Der Belegungsplan des Gemeinschaftshauses führt zu Streit. Eine Familie reserviert jedes Wochenende, die anderen sehen nicht, wann noch etwas offen ist.
4. Mündliche Schadensmeldungen gehen verloren. Die defekte Straßenlaterne wird der Nachtschicht gemeldet, die Frühschicht erfährt nie davon.
5. Die Eigentümerversammlung ist nicht beschlussfähig. Auswärtige Eigentümer reisen für eine Sitzung nicht an, Entscheidungen verschieben sich um Monate.

Software für Wohnanlagen mit vielen Häusern und Blöcken

Am Anfang steht ein genaues Abbild der Anlage. In Hamkhoneh erfassen Sie für jeden Block und jede Einheit Wohnfläche, Stockwerk, Stellplatz und Zahl der Bewohner. In einer Siedlung aus Einfamilienhäusern, in der es keine Blöcke im Sinne von Gebäuden gibt, legen viele Verwalter jeden Bauabschnitt oder jede Straße als Block an – das ist nur eine Benennungsfrage, die der Beirat selbst entscheidet.

Die Einheiten lassen sich auf drei Arten anzeigen: als farbige Karten, auf denen säumige oder leere Einheiten sofort auffallen, als Blockplan oder als klassische Tabelle. Zu jeder Einheit gibt es eine Akte für Eigentümer, Mieter und Personal; die Historie, wer wann Eigentümer oder Bewohner war, bleibt erhalten. Wird ein Haus verkauft, ist klar, aus welchem Zeitraum ein offener Betrag stammt. Vorbereitete Filter, etwa für Säumige, pünktliche Zahler oder Beiratsmitglieder, verkürzen die Suche.

Hausgeld in einer Siedlung mit mehreren Blöcken verteilen: welcher Schlüssel?

Hamkhoneh kennt sechs Verteilungsschlüssel, und keiner davon ist einem teureren Tarif vorbehalten. Welcher gilt, entscheidet die Gemeinschaft – am besten per Beschluss in der Versammlung. Die Übersicht zeigt, wo sich welcher Schlüssel in einer Siedlung bewährt:

Ausführlicher beschreibt das unser Beitrag Hausgeld richtig berechnen. Steht der Schlüssel fest, erstellt das System die monatliche Abrechnung automatisch, ohne Doppel- oder Teilbuchungen. Bewohner können einen Überweisungsbeleg hochladen, den der Verwalter bestätigt. Im Tarif Pro zahlen sie außerdem online über Portal oder App direkt auf das eigene Händlerkonto der Siedlung – das Geld läuft also nie über das Privatkonto eines Beiratsmitglieds. Zahlungserinnerungen, Säumniszuschläge, Anreize für frühes Zahlen und Sonderumlagen für Unvorhergesehenes, etwa die Erneuerung einer Siedlungsstraße, gehören ebenfalls zu Pro. Wie das im Alltag aussieht, zeigt der Artikel Hausgeld online bezahlen.

Gemeinschaftsräume, Kita und Schwimmbad buchen

Gemeinschaftseinrichtungen sind oft der Grund, in eine Siedlung zu ziehen – und genauso oft Anlass für Konflikte. In allen Tarifen von Hamkhoneh können Bewohner das Gemeinschaftshaus und andere gemeinsame Flächen online anfragen; der Verwalter genehmigt jede Anfrage, und alle sehen, welche Zeiten belegt sind.

Betreibt Ihre Siedlung eine Kita, einen Fitnessraum oder ein Schwimmbad, bringt der Tarif Pro Zeitfenster, eine Kapazität je Zeitfenster, eigene Regeln je Einrichtung und automatisch erzeugte Gebühren für angemeldete Nutzer. Werden diese Gebühren vom allgemeinen Hausgeld getrennt, lässt sich die ewige Frage „Warum zahle ich für ein Bad, das ich nie nutze?“ leichter klären. Wie die Kosten aufgeteilt werden, beschließt aber weiterhin die Gemeinschaft.

Beirat, Pförtner und Online-Abstimmung in der Siedlungsverwaltung

In einer Siedlung brauchen viele Menschen Informationen, aber nicht jeder soll alles sehen. Hamkhoneh unterscheidet die Rollen Verwalter, Beirat, Buchhaltung, Eigentümer, Mieter und Pförtner; einzelnen Personen kann der Verwalter gezielt eine bestimmte Berechtigung entziehen. Angemeldet wird mit der Handynummer und einem Einmalcode per SMS.

• Reparaturmeldungen erfassen die Bewohner selbst, der Bearbeitungsstand bleibt bis zur Erledigung sichtbar. (alle Tarife)
• Umfragen und Online-Abstimmungen zeigen das Ergebnis live, auch Eigentümer im Ausland stimmen mit. (alle Tarife) Für die Vorbereitung hilft unser Leitfaden zur Eigentümerversammlung.
• SMS-Mitteilungen an alle oder eine Gruppe, etwa nur einen Bauabschnitt. Gezielte Nachrichten nur an Säumige, Eigentümer oder Mieter gibt es ab Pro.
• Verstöße und Schriftgutverwaltung: Verstoß erfassen, förmliche Abmahnung drucken, Protokolle und Briefe archivieren – ab Pro.
• Android-App für Bewohner mit sofortiger Benachrichtigung bei neuer Abrechnung, bestätigter Zahlung oder Abstimmungsergebnis – ab Pro. Das Web-Portal für Bewohner ist in allen Tarifen enthalten.

Welcher Hamkhoneh-Tarif passt zu Ihrer Wohnanlage?

Als Faustregel gilt: Eine kleine Siedlung mit bis zu 30 Einheiten kommt mit Start aus. Die meisten Anlagen mit Gemeinschaftseinrichtungen und vielen Bewohnern brauchen Pro, weil Online-Zahlung und Gebühren für Bad oder Kita dort enthalten sind. Ab mehr als 300 Einheiten oder wenn eine Hausverwaltung mehrere Bauabschnitte mit eigenen Beiräten und Konten betreut, ist Elite die passende Wahl. Geht es dagegen um ein einzelnes Hochhaus, lesen Sie besser unseren Beitrag zur Verwaltung von Hochhäusern und Großanlagen.

Was Hamkhoneh in der Siedlung nicht übernimmt

• Zufahrts- und Besucherkontrolle am Tor oder das Öffnen von Schranken.
• Videoüberwachung des Geländes.
• Ablesen von Wasser-, Strom- oder Gaszählern und eine verbrauchsgenaue Abrechnung je Einheit.
• Planung regelmäßiger Wartung von Pumpen, Brunnen oder Badtechnik.

Die Kosten dafür können Sie trotzdem in der Buchhaltung der Siedlung erfassen und über das Hausgeld auf die Einheiten umlegen.

Einstieg in die Siedlungsverwaltung: kurze Checkliste

1. Bauabschnitte, Blöcke und Einheiten mit Wohnfläche und Stellplatz auflisten.
2. Handynummern von Eigentümern und Bewohnern sammeln – damit melden sie sich an.
3. Den Verteilungsschlüssel in der Versammlung beschließen lassen.
4. Bei Pro oder Elite das Händlerkonto der Siedlung für Online-Zahlungen bereitstellen.
5. Regeln für Gemeinschaftshaus, Bad und Kita aufschreiben und im System hinterlegen.

Liegen Eigentümerliste und alte Salden in einer Tabellenkalkulation oder einem anderen Programm, überträgt das Team von P-Soft sie nach Hamkhoneh; wie weit diese Übernahme reicht, legen der gewählte Tarif und der Vertrag fest.

Häufig gestellte Fragen

Eignet sich Hamkhoneh für eine Siedlung nur aus Einfamilienhäusern?

Ja. Einheiten werden mit Fläche, Stellplatz und Bewohnerzahl erfasst, Straßen oder Bauabschnitte lassen sich als Blöcke anlegen. Für Häuser ist ein Flächen- oder kombinierter Schlüssel üblich.

Unsere Anlage hat 450 Einheiten – welcher Tarif ist nötig?

Pro reicht bis 300 Einheiten. Für 450 Einheiten ist Elite ohne Obergrenze die richtige Wahl.

Auf welches Konto gehen Online-Zahlungen?

Direkt auf das Händlerkonto der Siedlung, nicht auf ein Privatkonto. Online-Zahlung gibt es ab dem Tarif Pro.

Kann der Pförtner mit dem System arbeiten?

Ja, er erhält eine eigene Rolle mit einschränkbaren Rechten. Die Steuerung von Tor und Schranke gehört aber nicht zu Hamkhoneh.

Ist die Online-Abstimmung des Beirats schon im Tarif Start enthalten?

Ja. Umfragen und Abstimmungen mit laufend aktualisiertem Ergebnis sind in jedem der drei Tarife verfügbar.

Sie möchten Hamkhoneh für Ihre Siedlung live erleben? Auf der Seite zur Hausverwaltung-Software können Sie direkt eine Demo anfragen.

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