Projektmanagement-Software für Agenturen: Kunden sauber trennen

Projektmanagement-Software für Agenturen muss die Arbeit jedes Kunden in einem eigenen Projekt bündeln, Anfragen per E-Mail oder Webformular in nachverfolgbare Tickets verwandeln und Termine für das ganze Team sichtbar machen. Hamahang, die Projekt- und Ticketplattform von P-Soft, deckt diese Grundlage schon im Start-Tarif ab; Kanban- und Gantt-Ansicht sowie ein Team-Messenger kommen mit Pro, ein Kundenportal mit SLA-Zusagen mit Elite.

Agenturarbeit funktioniert anders als die Arbeit fast jedes anderen Teams. Eine Designerin betreut gleichzeitig Kampagnen für drei Marken, der Kundenberater hat um neun einen Termin mit dem einen Kunden und um vier mit dem nächsten, und jeder Auftraggeber geht davon aus, dass sein Projekt das einzige auf Ihrem Tisch ist. Ob Werbeagentur, Digitalagentur oder kleines Kreativstudio: Die Probleme ähneln sich erstaunlich. Dieser Ratgeber beginnt bei diesen Alltagsproblemen und zeigt dann, wie sich Kundenprojekte sinnvoll organisieren lassen und wo Hamahang hilft.

Warum ist die Organisation eines Kreativteams in der Agentur so schwierig?

In den meisten Agenturen fehlt es nicht an Talent. Was verloren geht, ist der rote Faden zwischen Kunden und Kanälen. Einige Muster kennt fast jede Agenturleitung:

• Anfragen kommen von überall: Ein Kunde schreibt eine E-Mail, ein anderer eine Nachricht aufs private Handy des Kundenberaters, ein dritter ruft einfach an. Die Hälfte davon erreicht nie die Person, die die Arbeit erledigen soll.
• Prioritäten wechseln täglich: Der Eilauftrag eines Kunden schiebt alle anderen nach hinten, und niemand weiß, welcher Termin wirklich wackelt.
• Welche Datei ist die finale? Entwürfe, Texte und Feedback liegen verstreut in Chatgruppen, und die letzte freigegebene Datei zu finden, wird zur eigenen Aufgabe.
• Kunden fragen ständig nach dem Stand: Kundenberater verbringen einen großen Teil des Tages mit der Frage „Wie weit sind wir?”.
• Zusatzarbeit verschwindet: Kleine Wünsche außerhalb des Auftrags werden nebenbei erledigt, nirgends festgehalten und tauchen deshalb nie auf einer Rechnung auf.

Wie sollten Kundenprojekte in einer Agentur aufgebaut sein?

In der Praxis bewährt sich ein einfaches Muster: ein Projekt pro Kunde, bei großen Etats ein Projekt pro Kampagne. Innerhalb des Projekts erhält jede Aufgabe eine verantwortliche Person und eine Frist, Dateien und Anhänge hängen direkt an der passenden Aufgabe, und wichtige Ereignisse wie ein Kampagnenstart oder eine Präsentation stehen mit Erinnerung im Kalender.

Schon der Start-Tarif von Hamahang liefert dieses Gerüst: Projekte und Aufgaben, ein Ticketsystem, Kalender mit Erinnerungen, Dateianhänge und Fortschrittsberichte, für Teams mit bis zu 15 Benutzern. Ein kleines Studio sieht damit vom ersten Tag an die Arbeit jeder Marke getrennt und erkennt, welche Aufgaben in Verzug geraten. Die Plattform läuft im Webbrowser und unter Android, sodass der Kundenberater den Stand auch beim Termin vor Ort beim Kunden prüfen kann.

Ein fiktives Beispiel

Nehmen wir eine Agentur mit fünf Kunden im festen Monatsbudget. Sie legt pro Kunde ein Projekt an und darin drei Aufgabengruppen: Monatsinhalte, Gestaltung und den monatlichen Bericht an den Kunden. Jeden Morgen öffnet ein Grafiker eine einzige Liste seiner eigenen Aufgaben aus allen fünf Projekten, während die Teamleitung im Fortschrittsbericht sieht, welche Marke hinter dem Plan liegt.

Kundenanfragen: vom Posteingang und Webformular zum Ticket

Verstreute Anfragen sind das größte Leck im Agenturbetrieb. In Hamahang wird eine E-Mail des Kunden oder eine Nachricht aus Ihrem Website-Formular zu einem Ticket. Jedes Ticket hat eine verantwortliche Person und einen Status und lässt sich mit einer Aufgabe im Kundenprojekt verknüpfen. Sätze wie „Das habe ich vergessen weiterzugeben” oder „Ich dachte, du hättest die Nachricht gesehen” verschwinden aus dem Teamalltag.

Eine Hausregel macht das noch wirksamer: Bitten Sie Kunden, Änderungswünsche an eine einzige feste Adresse zu schicken. Den Ablauf beschreiben wir in E-Mails automatisch in Tickets umwandeln.

Kanban und Gantt für die Kampagnenplanung

Eine Kampagne ist eine Kette voneinander abhängiger Schritte. Die Gestaltung beginnt erst nach der Freigabe des Konzepts, und eine Veröffentlichung ergibt erst nach dem finalen Entwurf Sinn. Hamahang Pro ergänzt Kanban- und Gantt-Ansichten. Kanban passt zum täglichen Fluss des Kreativteams, mit Spalten wie „Warteschlange”, „In Gestaltung”, „Wartet auf Kunde” und „Erledigt”. Gantt ist für die Projektleitung gedacht, die sehen muss, welcher Termin sich verschiebt, wenn eine Phase länger dauert. Ist das Gantt-Diagramm für Ihr Team neu, bietet unser Leitfaden zur Terminplanung mit Gantt einen guten Einstieg.

Pro bringt außerdem Dashboards und Berichte. Die Agenturleitung sieht den Zustand aller Projekte an einem Ort und kann die Entscheidung über einen neuen Kunden auf eine solidere Grundlage stellen. Die Automatisierung von Benachrichtigungen sorgt dafür, dass die richtigen Personen erfahren, was sie wissen müssen, ohne dass jemand manuell nachhaken muss.

Team-Messenger statt unübersichtlicher Chatgruppen

Allgemeine Chatgruppen schaden Agenturen auf zwei Arten: Arbeitsnachrichten gehen zwischen privaten unter, und wenn jemand das Team verlässt, verschwindet auch der Gesprächsverlauf. Der Unternehmens-Messenger von Hamahang, verfügbar ab Pro, ordnet jedes Gespräch der zugehörigen Aufgabe oder dem Ticket zu, sodass die Abstimmung zu einem Entwurf beim Entwurf bleibt. Interne Anrufe und Besprechungen gehören zum selben Tarif; die kurze Abstimmung mit einem Grafiker im Homeoffice findet also innerhalb der Plattform statt.

Kundenportal und SLA-Zusagen für Etatkunden

Agenturen mit großen Monatsbudgets haben in ihren Verträgen oft Reaktionszeiten zugesagt. Hamahang Elite ist genau für diese Situation gedacht:

• Kundenportal: Kunden erfassen und verfolgen ihre Anfragen selbst, statt für jede Frage den Kundenberater anzurufen. Die Idee dahinter erklären wir in Kundenportal und Ticketsystem.
• SLA-Zusagen: Die vertraglich vereinbarten Servicelevels werden in der Plattform hinterlegt und verfolgt.
• Individuelle Workflows: Der Freigabeweg für jede Auftragsart kann der tatsächlichen Arbeitsweise Ihrer Agentur folgen.
• Organisationsweite Zugriffsebenen: Jedes Kundenteam sieht nur die Projekte seines Kunden; das ist besonders wichtig, wenn Sie konkurrierende Marken betreuen.

Elite umfasst unbegrenzt viele Benutzer, Einrichtung und Schulung inklusive.

Finanzen und Rechnungsstellung für Kundenprojekte

Der Gewinn einer Agentur versickert oft in nicht erfassten Zusatzleistungen. Hamahang enthält Funktionen für Finanzen und Rechnungsstellung. Wurde jeder Zusatzwunsch als Ticket erfasst, wissen Sie bei der Abrechnung genau, was außerhalb des vereinbarten Umfangs geleistet wurde, und können offen statt aus dem Gedächtnis mit dem Kunden darüber sprechen.

Typische Fehler bei der Einführung eines Projekttools

• Ein Projekt für jede Kleinigkeit: Wer für jeden Post oder jedes Banner ein Projekt anlegt, hat nach zwei Monaten Hunderte halbfertiger Projekte. Projekte gehören zu Kunden oder Kampagnen, Kleinarbeiten werden zu Aufgaben.
• Alte Kanäle offen lassen: Können Kunden weiter in private Chats schreiben, bleibt das neue System halb leer. Nennen Sie ein Startdatum, ab dem nur noch Tickets zählen.
• Alle sehen alles: Nicht jedes Teammitglied braucht jeden Kunden. Legen Sie früh fest, wer was sieht; organisationsweite Zugriffsebenen sind Teil von Elite.
• Auswahl nach Funktionsliste: Entscheidend ist, ob das Team das Werkzeug täglich nutzt. Entscheiden Sie deshalb nach einer Testphase mit echter Arbeit.

Welcher Hamahang-Tarif passt zu Ihrer Agentur?

Checkliste für die Einführung

1. Listen Sie Ihre aktiven Kunden auf und entscheiden Sie, ob Projekte Kunden oder Kampagnen abbilden.
2. Machen Sie aus Ihren festen Phasen (Briefing, Konzept, Gestaltung, Kundenabstimmung, Veröffentlichung) Spalten auf dem Board.
3. Veröffentlichen Sie eine E-Mail-Adresse oder ein Formular für Kundenanfragen, damit alles als Ticket ankommt.
4. Wählen Sie zwischen Cloud-Betrieb und Installation auf dem eigenen Server; Hamahang unterstützt beides.
5. Nutzen Sie die Testphase und führen Sie einen echten Kunden durch das System, bevor Sie sich festlegen.
6. Übernehmen Sie bestehende Aufgaben und Daten aus Tabellen oder dem alten Werkzeug; P-Soft unterstützt die Übernahme im vertraglich vereinbarten Umfang.

Häufig gestellte Fragen

Eignet sich Hamahang für eine kleine Agentur?

Ja. Der Start-Tarif deckt bis zu 15 Benutzer ab und enthält Projekte und Aufgaben, Ticketsystem, Kalender, Dateianhänge und Fortschrittsberichte.

Können wir für jeden Kunden ein eigenes Projekt anlegen?

Ja. Jeder Kunde oder jede Kampagne kann ein eigenes Projekt mit eigenen Aufgaben, Dateien und Fristen haben.

Werden Kunden-E-Mails automatisch zu Aufgaben für das Team?

E-Mails und Nachrichten aus dem Website-Formular werden zu Tickets, und ein Ticket lässt sich mit einer Aufgabe im Kundenprojekt verknüpfen.

Können Kunden den Stand ihrer Anfragen selbst einsehen?

Ja, über das Kundenportal, das in Hamahang Elite enthalten ist.

Muss die Agentur die Cloud nutzen?

Nein. Hamahang gibt es als Cloud-Lösung oder zur Installation auf dem eigenen Server, nutzbar im Web und unter Android.

Möchten Sie Hamahang mit Ihren eigenen Kundenprojekten erleben? Demo und Testphase für Hamahang anfragen.

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