Projektmanagement-Software testen: Checkliste für die Testphase

Damit eine Testphase zu einer klaren Entscheidung führt, nehmen Sie ein laufendes Projekt und eine echte Support-Warteschlange ins System, laden die Menschen ein, die später täglich damit arbeiten, und prüfen konkrete Szenarien in Etappen. Am Ende wählen Sie den Tarif nach Nutzerzahl und nach den Funktionen, die Ihr Team tatsächlich verwendet hat – nicht nach der Länge der Funktionsliste.

Die meisten Testphasen enden ohne Ergebnis. Nicht, weil das Produkt schlecht war, sondern weil es keinen Plan gab. Jemand legt ein Konto an, erstellt zwei Aufgaben namens „Test“, klickt sich durch ein paar Menüs, und dann holt das Tagesgeschäft alle wieder ein. Nach Ablauf bleibt nur ein diffuser Eindruck. Dieser Leitfaden soll genau das verhindern. Als Beispiel dient Hamahang, mit dem P-Soft Projekte und Supportanfragen zusammenführt; die Methode eignet sich aber für die Bewertung jedes Werkzeugs. Wenn Sie noch dabei sind, Auswahlkriterien grundsätzlich zu vergleichen, beginnen Sie mit unserem Beitrag So wählen Sie ein System für Projektmanagement und Tickets. Hier geht es um den nächsten Schritt: die Testphase selbst.

Vorbereitung: Was vor dem Start der Testphase feststehen sollte

Eine Stunde Vorbereitung vor der Freischaltung ist mehr wert als Tage ziellosen Ausprobierens:

• Ein laufendes Projekt statt eines erfundenen: Wählen Sie ein Vorhaben, das gerade läuft, an dem mehrere Personen beteiligt sind und das echte Fristen hat. Beispieldaten zeigen nie, wo es im Alltag hakt.
• Eine echte Support-Warteschlange: Wenn Ihr Team auch Kundenanfragen beantwortet, leiten Sie einen Teil davon in den Test, damit auch die Ticketseite auf den Prüfstand kommt.
• Die richtigen Beteiligten: Neben der Leitung gehören mindestens eine Fachkraft aus der Umsetzung, eine Person aus dem Support und jemand dazu, der überwiegend außerhalb des Büros arbeitet. Testet nur die Führungsebene, erfahren Sie viel über Berichte und wenig über den Arbeitsalltag.
• Fünf bis acht Erfolgskriterien: Konkrete Sätze wie „Keine E-Mail-Anfrage bleibt ohne Zuständigen“ oder „Die Bauleitung kann den Status von unterwegs aktualisieren“. Unklare Kriterien führen zu unklaren Entscheidungen.
• Eine verantwortliche Person: Jemand hält den Plan nach, sammelt Fragen und bleibt mit dem Anbieter in Kontakt.

Projektmanagement-Software testen: der Plan in vier Etappen

Stimmen Sie die Dauer der Testphase mit dem Anbieter ab und teilen Sie sie in vier etwa gleich lange Etappen. Ist das Zeitfenster knapp, verdichten Sie die Etappen, behalten aber die Reihenfolge bei.

Etappe 1: Projekte und Aufgaben

• Legen Sie das gewählte Projekt an und zerlegen Sie es in Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsdatum.
• Verteilen Sie Aufgaben an verschiedene Personen und beobachten Sie, wie jede davon erfährt.
• Setzen Sie Erinnerungen für nahe Termine und prüfen Sie, ob sie im Kalender erscheinen.
• Hängen Sie einen Plan, einen Vertrag oder ein Foto an die passende Aufgabe und bitten Sie eine Kollegin, es ohne Hilfe zu finden.

Etappe 2: Tickets und Kundenanfragen

• Schicken Sie eine echte E-Mail an die Support-Adresse und füllen Sie ein Webformular aus; prüfen Sie, ob beides als Ticket ankommt. Wie das im Detail funktioniert, beschreibt unser Beitrag E-Mails in Tickets umwandeln.
• Weisen Sie das Ticket einer Fachkraft zu, setzen Sie eine Priorität und verfolgen Sie die Antwort bis zum Abschluss.
• Öffnen Sie den Fortschrittsbericht des Projekts: Wissen Sie, wo es steht, ohne jemanden fragen zu müssen?

Etappe 3: Außendienst und Teamkommunikation

• Bitten Sie einen Kollegen im Außeneinsatz, über die Android-App den Status einer Aufgabe zu ändern und eine Datei hinzuzufügen.
• Wenn Sie den Pro-Tarif prüfen, verknüpfen Sie eine Unterhaltung im internen Messenger mit einer Aufgabe oder einem Ticket und kontrollieren ein paar Tage später, ob sie neben der Arbeit noch auffindbar ist.
• Sehen Sie sich im selben Tarif Kanban-Board, Gantt-Diagramm und Dashboards mit den Daten dieses Projekts an, nicht mit einer hübschen Vorlage.

Etappe 4: Auswertung und Entscheidung

• Gehen Sie jedes Erfolgskriterium durch und markieren Sie: erfüllt, teilweise, nicht erfüllt.
• Bitten Sie alle Beteiligten um drei Sätze: Was hat die Arbeit erleichtert, was war verwirrend, worauf möchten sie nicht mehr verzichten?
• Schicken Sie offene Fragen an den Anbieter und wählen Sie den Tarif auf Grundlage dessen, was dieser Test gezeigt hat.

Checkliste für die Testphase: Bewertungsbogen zum Übernehmen

Füllen Sie diese Tabelle in der Abschlussrunde aus. Die Spalte „Getestet von“ ist wichtig: Eine Bewertung, die nur die Leitung abgibt, erzählt die halbe Geschichte.

Welcher Hamahang-Tarif passt nach dem Test?

Zwei Fragen entscheiden: Wie viele Personen brauchen einen Zugang, und welche Funktionen haben sich im Test bewährt?

• Start, bis 15 Nutzer: deckt das tägliche Kerngeschäft ab – Aufgaben und Projekte, Ticket-Warteschlange, Kalendererinnerungen, angehängte Dateien, Fortschrittsberichte und die App fürs Smartphone, dazu Support und Updates. Ist Ihr Bewertungsbogen nur in den Start-Zeilen grün, brauchen Sie keinen größeren Tarif.
• Pro, bis 50 Nutzer: lohnt sich, wenn das Team Kanban-Board und Gantt-Diagramm, Dashboards, automatisierte Benachrichtigungen, den internen Messenger oder interne Anrufe und Besprechungen genutzt hat und nicht mehr darauf verzichten will. Der Support ist in diesem Tarif bevorzugt.
• Elite, unbegrenzte Nutzer: passt, wenn Kunden Anfragen selbst über ein Portal stellen und verfolgen sollen, wenn Sie ein SLA brauchen, Ihr Ablauf individuelle Workflows verlangt oder organisationsweite Zugriffsebenen gefragt sind. Einführung und Schulung sind hier enthalten.

Ein häufiger Fehler: den Tarif nach der heutigen Teamgröße zu wählen und dabei geplante Neueinstellungen, Projektpartner oder künftige Support-Mitarbeitende zu vergessen. Rechnen Sie während der Vertragslaufzeit mit Wachstum, sprechen Sie das von Anfang an an.

Cloud oder eigener Server? Auch das gehört in den Test

Hamahang läuft wahlweise als Cloud-Dienst oder auf einem Server Ihres Unternehmens; Web-Version und Android-App stehen in beiden Fällen bereit. Klären Sie während des Tests: Von wo verbinden sich Mitarbeitende im Außendienst? Kann Ihre IT einen Server betreiben und sichern? Was sagt die interne Richtlinie dazu, wo Kundendaten liegen dürfen? Einen ausführlicheren Vergleich bietet Projektmanagement-Software auf eigenem Server.

Ticketsoftware vor dem Kauf bewerten: Fragen an den Anbieter

1. Was passiert mit den Daten aus der Testphase, wenn wir kaufen? Fragen Sie direkt und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.
2. Lassen sich unsere bisherigen Daten aus Excel oder der Vorgängersoftware übernehmen, und in welchem Tarif oder Vertragspunkt ist das geregelt? P-Soft führt diese Übernahme als Dienstleistung durch.
3. Wie laufen Einrichtung und Schulung der Nutzer ab, und in welchem Tarif sind sie enthalten?
4. Über welchen Kanal erfolgt der Support, und wie unterscheiden sich Pro und Elite bei der Priorität?
5. Wie funktioniert ein Upgrade, wenn wir die Nutzergrenze des Tarifs überschreiten?
6. Wie werden Updates angekündigt und eingespielt, gerade bei einer Installation auf eigenem Server?

Fehler, die eine Testphase verschenken

• Tests mit erfundenen Daten und Aufgaben, für die niemand verantwortlich ist.
• Außendienst und Support erst in den letzten Tagen einbeziehen.
• Alle Funktionen ausprobieren statt jener, die Sie wirklich brauchen.
• Entscheiden ohne Abschlussrunde und ohne schriftliches Ergebnis je Kriterium.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Testphase von Hamahang?

Hamahang bietet eine Testphase an; Bedingungen und Dauer vereinbart das P-Soft-Team mit Ihnen bei der Anfrage.

Wie viele Personen sollten mitmachen?

Eine Person je Schlüsselrolle genügt: Leitung, Fachkraft, Support und Außendienst. Eine kleine, aber gemischte Gruppe liefert realistischere Ergebnisse als eine große, gleichförmige.

Müssen wir alle Funktionen testen?

Nein. Prüfen Sie die Szenarien, die in Ihrem Alltag immer wiederkehren. Ungenutzte Funktionen sind kein Grund für einen höheren Tarif.

In welchem Tarif lassen sich Kundenportal und SLA prüfen?

Kundenportal, SLA, individuelle Workflows und organisationsweite Zugriffsebenen gehören zum Elite-Tarif von Hamahang. Nennen Sie diesen Bedarf vor Beginn, damit er im Test berücksichtigt wird.

Wie werden unsere bisherigen Daten nach dem Test übernommen?

P-Soft überträgt Daten aus Tabellen oder Altsystemen als Dienstleistung; der Umfang wird in Tarif und Vertrag festgelegt.

Möchten Sie eine Testphase rund um Ihr eigenes Projekt planen? Auf der Seite Hamahang Projektmanagement und Ticketsystem können Sie bei P-Soft eine Demo und einen Test anfragen.

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