Benutzerdefinierte Felder im ERP: Der Formular-Designer erklärt

Mit einem Formular-Designer ergänzen Sie die Standardmasken Ihres ERP-Systems um benutzerdefinierte Felder – also um Angaben, die der Hersteller nicht vorgesehen hat, die für Ihren Betrieb aber wichtig sind. In Data, dem Fertigungs-ERP von P-Soft, gehört der Formular-Designer zum Plan Elite und erweitert zwanzig Hauptformulare, darunter Anfrage, Kunde, Lieferant, Teil, Zahlung und Rechnung.

In fast jedem mittelständischen Fertigungsbetrieb gibt es sie: die Excel-Liste neben dem ERP. Der Vertrieb pflegt darin Messekontakte, der Einkauf notiert, mit welchen Lieferanten ein Rahmenvertrag besteht, und die Arbeitsvorbereitung führt die Wärmebehandlungsvorgaben je Teil. Solche Schattenlisten entstehen nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die Standardmaske schlicht kein Feld dafür hat. Dieser Beitrag zeigt, wann Zusatzfelder die bessere Lösung sind, wie Sie sie sauber planen, wer sie anlegen darf und was der Formular-Designer in Data leistet – und was ausdrücklich nicht.

Was sind benutzerdefinierte Felder in einer ERP-Software?

Ein benutzerdefiniertes Feld (auch Zusatzfeld oder kundenspezifisches Feld) ist ein zusätzlicher Eintrag in einem vorhandenen Formular. Es erscheint neben den Standardfeldern, wird mit dem Datensatz gespeichert und ist sichtbar, sobald jemand den Kunden, das Teil oder die Rechnung öffnet. Programmierung ist dafür nicht nötig; die Software selbst wird nicht verändert.

Typische Hinweise, dass Ihnen solche Felder fehlen:

• Das Bemerkungsfeld ist überladen: Dort steht „45 HRC, gelb verzinkt, Kistenverpackung“, und niemand kann später alle verzinkten Teile auflisten.
• Schattenlisten steuern Abteilungen: Wichtige Stammdaten liegen in Dateien auf einzelnen Rechnern.
• Altnummern leben weiter: Kunden- und Teilenummern aus dem Vorgängersystem tauchen noch auf Zeichnungen und in E-Mails auf.
• Wissen hängt an Personen: Auf die Frage „Hat dieser Lieferant einen Rahmenvertrag?“ weiß nur eine Einkäuferin die Antwort.

Was kann der Formular-Designer in Data?

In Data können Sie zwanzig Hauptformulare um eigene Felder ergänzen. Anfrage, Kunde, Lieferant, Teil, Zahlung und Rechnung gehören dazu – also genau die Stellen, an denen sich betriebsspezifisches Wissen meist ansammelt.

Der Formular-Designer ist Teil des Plans Elite, der für große Werke und Unternehmen mit mehreren Standorten gedacht ist. Elite umfasst außerdem den Einkaufsausschuss für größere Beschaffungen, die automatische Freigabe von Prüfergebnissen innerhalb der Toleranz, das Bedienerpanel an der Maschine und den Aufsichtsbereich zur Bewertung von Abteilungen.

Wichtig für realistische Erwartungen: Der Formular-Designer fügt vorhandenen Formularen Felder hinzu. Er ist weder ein Berichtsgenerator noch ein Workflow-Editor oder eine Skriptumgebung. Wenn Ihre Anforderung darüber hinausgeht, sprechen Sie sie in der Demo an, damit wir gemeinsam den passenden Weg prüfen.

Beispiele für Zusatzfelder in der Fertigung (fiktiv)

Die folgende Tabelle zeigt fiktive Felder, wie sie ein Auftragsfertiger anlegen könnte:

Jedes dieser Felder beantwortet eine Frage, die im Alltag tatsächlich gestellt wird. Ein Feld, auf dessen Grundlage niemand handelt, macht das Formular nur länger.

Zusatzfelder planen: sechs Schritte vor dem ersten Klick

Ärger mit Formular-Designern entsteht fast immer durch spontanes Anlegen. Nach einem halben Jahr hat die Kundenmaske dreißig Extras, die Hälfte leer, zwei mit derselben Bedeutung. Gehen Sie deshalb so vor:

1. Mit der Frage beginnen: Nicht „Wir brauchen ein Branchenfeld“, sondern „Wir wollen sehen, aus welchen Branchen die meisten Anfragen kommen“. Manchmal ist die Information schon vorhanden.
2. Das richtige Formular wählen: Was den Kunden beschreibt, gehört in den Kundenstamm, nicht in jede einzelne Rechnung. Doppelte Daten widersprechen sich früher oder später.
3. Verständlich benennen: Die Bezeichnung muss auch eine neue Kollegin am ersten Tag verstehen. Abteilungsinterne Kürzel vermeiden.
4. Die Art des Werts festlegen: Zahl, Datum, Text oder eine von wenigen festen Optionen? Wo die Auswahl begrenzt ist, ist eine feste Liste verlässlicher als Tipparbeit.
5. Pflichtfeld bewusst entscheiden: Ist ein Wert bei der Ersterfassung meist unbekannt, führt eine Pflichtangabe nur zu Platzhaltern wie „k. A.“.
6. Mit einer Abteilung testen: Zwei Wochen Praxis zeigen, ob das Feld wirklich gepflegt wird.

Ein Tipp aus der Praxis: Halten Sie die sechs Antworten für jedes geplante Feld auf einem kurzen Steckbrief fest. Dieser Steckbrief wird später zum Eintrag im Feldverzeichnis, und neue Mitarbeitende können nachlesen, warum es das Feld gibt und wer es pflegt. So wächst die Dokumentation mit, ohne dass jemand eigens ein Handbuch schreiben muss.

Wie bleiben ERP-Masken übersichtlich?

• Legen Sie intern eine Obergrenze für Zusatzfelder je Formular fest.
• Prüfen Sie quartals- oder halbjährlich, welche Felder fast immer leer bleiben, und entscheiden Sie über deren Verbleib.
• Kurzfristige Aktionen rechtfertigen kein dauerhaftes Feld.
• Kontrollieren Sie vor dem Anlegen, ob ein Standardfeld oder ein vorhandenes Zusatzfeld den Zweck bereits erfüllt.

Wer darf Felder anlegen? Schlanke Daten-Governance

Darf jede Abteilung nach Belieben Felder anlegen, spiegeln die Formulare bald ein Dutzend persönlicher Vorlieben. Ein schlanker Rahmen genügt:

• Ein Feldverantwortlicher – meist aus IT oder Arbeitsvorbereitung –, der Felder anlegt und pflegt.
• Ein kurzer Antrag mit der zu beantwortenden Frage, dem Zielformular und der Person, die das Feld befüllt.
• Ein Feldverzeichnis mit Name, Formular, Bedeutung und anfordernder Abteilung jedes Zusatzfelds.

In Data hat jeder Benutzer eine eigene Rolle mit eigenen Berechtigungen und sieht nur, was er sehen soll. Darauf lässt sich dieser Prozess aufbauen; wie der Zugriff auf den Formular-Designer selbst geregelt wird, zeigen wir Ihnen in der Demo.

Typische Fehler bei Zusatzfeldern – und wie Sie sie vermeiden

Aus Einführungsprojekten im Mittelstand kennt man einige Muster, die sich immer wiederholen. Keines davon ist ein technisches Problem; alle lassen sich mit etwas Disziplin verhindern:

• Ein Feld für alles: Ein Feld „Sonstiges 1“ wird angelegt und je nach Abteilung unterschiedlich befüllt. Nach kurzer Zeit weiß niemand mehr, was darin steht.
• Gleiche Bedeutung, zwei Namen: Vertrieb nennt es „Segment“, Buchhaltung „Kundengruppe“. Legen Sie solche Begriffe vorher gemeinsam fest.
• Felder ohne Pflegeverantwortung: Wenn niemand zuständig ist, veralten die Werte still und leise.
• Uneinheitliche Definitionen zwischen Werken: Arbeiten mehrere Standorte mit Data, deren Daten im Plan Elite getrennt geführt werden, sollte trotzdem jedes Zusatzfeld überall dieselbe Bedeutung haben. Ein gemeinsames Feldverzeichnis für alle Werke verhindert, dass Kennzahlen später nicht vergleichbar sind.

Formular-Designer oder Excel-Liste neben dem ERP?

Data wird auf dem eigenen Server des Werks installiert. Auch Ihre Zusatzfelder bleiben damit im Firmennetz und stehen bei einem Internetausfall weiter zur Verfügung – ein Punkt, der vielen Betrieben mit Blick auf Datenhoheit wichtig ist. Updates laufen automatisch, vor jedem Update wird eine Sicherung erstellt. Mehr zur Abwägung lesen Sie im Vergleich Cloud-ERP oder On-Premise.

Excel-Schattenlisten in Zusatzfelder überführen

1. Sammeln Sie alle Nebenlisten und dokumentieren Sie je Spalte Bedeutung und Pflegeverantwortung.
2. Streichen Sie Spalten, die niemand mehr nutzt.
3. Bestimmen Sie für den Rest Zielformular und Feldname nach den sechs Schritten oben.
4. Bereinigen Sie die Werte, etwa drei Schreibweisen derselben Lieferantengruppe.
5. Übernehmen Sie die Daten und archivieren Sie die Excel-Datei schreibgeschützt.

Die Übernahme bestehender Daten aus Excel oder einer Vorgängersoftware nach Data übernimmt das P-Soft-Team; der Umfang wird im Vertrag passend zum Plan vereinbart.

Checkliste: Brauchen Sie den Plan Elite?

• Mindestens eine dauerhafte Excel-Liste läuft parallel zum System.
• Strukturierte Angaben landen regelmäßig im Bemerkungsfeld.
• Nummern aus dem Altsystem sind noch im täglichen Gebrauch.
• Abteilungen führen eigene Zusatzdaten zu Kunden, Teilen oder Lieferanten.
• Sie betreiben ein großes Werk oder mehrere Standorte und brauchen volle Kontrolle.

Treffen die meisten Punkte zu, lohnt ein genauer Blick auf Elite. Steht dagegen zunächst Ordnung in Vertrieb, Einkauf und Lager im Vordergrund, sind die Pläne Start und Pro ein guter Einstieg.

Häufig gestellte Fragen

In welchem Data-Plan ist der Formular-Designer enthalten?

Im Plan Elite. Start und Pro enthalten ihn nicht.

Wie viele Formulare lassen sich erweitern?

Zwanzig Hauptformulare, unter anderem Anfrage, Kunde, Lieferant, Teil, Zahlung und Rechnung.

Erstellt der Formular-Designer auch Berichte oder Workflows?

Nein. Er ergänzt vorhandene Formulare um Felder; eigene Berichte und neue Abläufe gehören nicht dazu.

Wo werden die Zusatzfelder gespeichert?

Auf dem eigenen Server des Werks, zusammen mit allen anderen Data-Daten.

Können bestehende Excel-Listen übernommen werden?

Ja. Das P-Soft-Team migriert Altdaten; den Umfang legt der Vertrag fest.

Sie möchten Zusatzfelder an Formularen sehen, die Ihrem Betrieb nachempfunden sind? Fordern Sie eine Demo von Data an – danach empfehlen wir Ihnen den passenden Plan.

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