فرم ساز ERP: افزودن فیلد اختصاصی به فرمهای نرم‌افزار کارخانه
فرم ساز ERP ابزاری است که به کارخانه اجازه می‌دهد اطلاعاتی را که سازنده‌ی نرم‌افزار پیش‌بینی نکرده، به‌صورت فیلد اختصاصی روی همان فرمهای اصلی ثبت کند؛ بدون دست بردن در کد و بدون فایل اکسل کناری. در داتا این امکان در پلن سرآمد است و به بیست فرم اصلی مثل استعلام، مشتری، تأمینکننده، قطعه، پرداخت و فاکتور فیلد اضافه میکند.
هیچ دو کارخانه‌ای یک‌جور کار نمی‌کنند. یکی برای هر قطعه باید نوع عملیات حرارتی را بداند، دیگری برای هر مشتری کد او را در سیستم قدیمی نگه می‌دارد و سومی می‌خواهد شماره‌ی سفارش خرید مشتری روی فاکتور بیاید. سازنده‌ی هر سامانه‌ای، هر قدر هم دقیق، نمی‌تواند همه‌ی این جزئیات را از قبل بداند. سؤال این است که وقتی چنین نیازی پیدا شد، این اطلاعات کجا می‌رود؟ این مقاله به همین موضوع می‌پردازد: چرا فیلد اختصاصی لازم میشود، چطور آن را درست طراحی کنید که فرم‌ها شلوغ نشوند، چه کسی حق تعریف فیلد تازه دارد و فرم ساز در داتا دقیقاً چه کاری میکند و چه کاری نمی‌کند.
چرا کارخانه‌ها به فیلد اختصاصی در نرم افزار ERP نیاز پیدا می‌کنند؟
ماژول‌های استاندارد یک سامانه‌ی جامع، بر اساس مشترکات صنایع ساخته میشوند: نام مشتری، شماره‌ی تماس، مشخصات قطعه، مبلغ پرداخت. اما آنچه یک کارخانه را از رقیبش جدا میکند، اغلب در جزئیاتی است که در هیچ فرم آماده‌ای جا ندارد. چند نشانه‌ی رایج که می‌گوید به فیلد اختصاصی نیاز دارید:
- ستون «توضیحات» پر از اطلاعات ساختاریافته شده: کاربران در یک کادر متنی می‌نویسند «سختی ۴۵ راکول، آبکاری زرد» و بعد هیچ‌کس نمی‌تواند همه‌ی قطعات آبکاری‌شده را پیدا کند.
- کنار سامانه یک فایل اکسل زنده است: واحد فروش برای هر مشتری اطلاعاتی را در فایلی جدا نگه می‌دارد که فقط روی رایانه‌ی یک نفر است.
- سؤال‌های تکراری در جلسه‌ها: «این مشتری از کدام نمایشگاه آمده بود؟» یا «این تأمینکننده قرارداد سالانه دارد؟» و پاسخ در ذهن یک کارشناس است.
- اطلاعات منتقل‌شده از سیستم قبلی جایی ندارد: کدهای قدیمی مشتری و قطعه که هنوز در اسناد کاغذی به آن‌ها ارجاع داده میشود.
در هر چهار مورد، مشکل نبود اطلاعات نیست؛ مشکل این است که اطلاعات جای ثابت و قابل اعتمادی ندارد.
فرم ساز داتا چه کاری انجام می‌دهد؟
در داتا، فرم ساز به شما اجازه می‌دهد به بیست فرم اصلی سامانه فیلدهای اختصاصی خودتان را اضافه کنید. استعلام، مشتری، تأمینکننده، قطعه، پرداخت و فاکتور نمونه‌هایی از این فرم‌ها هستند. فیلد تازه کنار فیلدهای استاندارد همان فرم می‌نشیند و هر بار که آن رکورد باز میشود، در دسترس است.
این امکان در پلن سرآمد داتا عرضه میشود؛ همان پلنی که برای کارخانه‌های بزرگ و چندسایتی طراحی شده و کمیسیون خرید، تأیید خودکار بازرسی‌ها، پنل اپراتور کنار دستگاه و کارتابل نظارت را هم دارد. برای اینکه انتظار درستی داشته باشید، مرز این ابزار را هم روشن کنیم: فرم ساز برای افزودن فیلد به فرمهای موجود است. ساختن گزارش دلخواه، تعریف گردش کار تازه یا نوشتن منطق و قاعده‌ی اختصاصی جزو آن نیست. اگر نیاز شما فراتر از این است، آن را در جلسه‌ی دمو مطرح کنید تا راه درست بررسی شود.
کدام فرم‌ها معمولاً فیلد اختصاصی می‌گیرند؟ چند مثال فرضی
جدول زیر چند نمونه‌ی فرضی از کارخانه‌های سفارش‌محور است. هدف، نشان دادن نوع اطلاعاتی است که معمولاً در فرمهای استاندارد جا نمی‌شود:
| فرم | فیلد اختصاصی (فرضی) | چه کسی از آن استفاده میکند |
|---|---|---|
| استعلام | منبع آشنایی مشتری، استاندارد نقشه‌ی ارسالی | فروش و مهندسی |
| مشتری | کد مشتری در سیستم قدیمی، حوزه‌ی صنعتی مشتری | فروش و مالی |
| تأمینکننده | دارای قرارداد سالانه، حداقل مقدار سفارش | خرید |
| قطعه | نوع پوشش سطح، نیاز به عملیات حرارتی | مهندسی، تولید و کیفیت |
| پرداخت | شماره‌ی قرارداد مرتبط، مرکز هزینه‌ی داخلی | مالی |
| فاکتور | شماره‌ی سفارش خرید مشتری، نام تحویل‌گیرنده | مالی و تحویل |
دقت کنید که هر کدام از این مثال‌ها به یک تصمیم یا پرسش واقعی جواب می‌دهد. فیلدی که هیچ‌کس بر اساس آن کاری انجام نمی‌دهد، فقط فرم را طولانی‌تر میکند.
شخصی سازی فرمهای نرم‌افزار کارخانه را چطور برنامه‌ریزی کنیم؟
بزرگ‌ترین خطر فرم ساز، استفاده‌ی بی‌برنامه از آن است. چند ماه بعد فرم مشتری سی فیلد تازه دارد که نیمی از آن‌ها خالی مانده و دو تا اسم متفاوت برای یک مفهوم دارند. پیش از اضافه کردن هر فیلد، این مراحل را طی کنید:
- پرسش را بنویسید، نه فیلد را: به‌جای «یک فیلد برای نوع مشتری بساز» بنویسید «می‌خواهیم بدانیم سهم هر حوزه‌ی صنعتی از استعلام‌ها چقدر است». گاهی معلوم میشود اطلاعات لازم از قبل در سامانه هست.
- فرم درست را پیدا کنید: اطلاعاتی که به مشتری مربوط است روی فرم مشتری می‌نشیند، نه روی تک‌تک فاکتورها. تکرار یک اطلاع در چند فرم، دیر یا زود به تناقض می‌رسد.
- نام روشن و یکتا انتخاب کنید: نامی که یک کاربر تازه هم بفهمد. از کوته‌نوشت‌های داخلی که فقط یک واحد می‌شناسد پرهیز کنید.
- نوع مقدار را مشخص کنید: عدد است، تاریخ است، متن آزاد است یا یکی از چند گزینه‌ی ثابت؟ هر جا گزینه‌ها محدودند، فهرست بسته از متن آزاد قابل اعتمادتر است.
- درباره‌ی الزامی بودن تصمیم بگیرید: فیلدی که هنگام ثبت اول معمولاً معلوم نیست، الزامی‌اش نکنید؛ وگرنه کاربران با «-» یا «نامشخص» پرش می‌کنند و داده‌ی بی‌ارزش می‌سازند.
- با یک واحد آزمایش کنید: فیلد را دو هفته در دست کاربران واقعی بگذارید و ببینید پر میشود یا نه.
چطور فرمهای سیستم شلوغ نشوند؟
فرمی که کاربر برای پر کردنش باید سه بار اسکرول کند، کم‌کم نیمه‌کاره ثبت میشود. چند قاعده‌ی ساده جلوی این اتفاق را می‌گیرد:
- برای هر فرم سقفی داخلی برای تعداد فیلدهای اختصاصی بگذارید و از آن عبور نکنید مگر با دلیل روشن.
- هر سه یا شش ماه یک بار فیلدهایی را که تقریباً همیشه خالی‌اند فهرست کنید و درباره‌ی ماندنشان تصمیم بگیرید.
- اطلاعات موقتی، مثل یک پروژه‌ی تبلیغاتی کوتاه، جای خوبی برای فیلد دائمی نیست.
- پیش از ساخت فیلد تازه، بررسی کنید آیا فیلد استاندارد یا اختصاصی مشابهی وجود دارد.
چه کسی حق دارد فیلد تازه تعریف کند؟ حاکمیت داده در سامانه
اگر هر واحد هر وقت خواست فیلد بسازد، بعد از مدتی فرم‌ها به آینه‌ی سلیقه‌های مختلف تبدیل میشوند. یک روال سبک کافی است:
- یک مالک داده: معمولاً یک نفر از واحد فناوری یا برنامه‌ریزی که مسئول ساخت و نگهداری فیلدهاست.
- یک فرم درخواست: واحد متقاضی بنویسد چه پرسشی را می‌خواهد پاسخ دهد، روی کدام فرم و چه کسی آن را پر میکند.
- یک فهرست مرجع: جدولی ساده از همه‌ی فیلدهای اختصاصی، با نام، فرم، معنی و واحد درخواست‌کننده، تا افراد تازه‌وارد هم معنی هر فیلد را بدانند.
در داتا هر کاربر نقش و دسترسی جداگانه دارد و هر کس فقط همان چیزی را می‌بیند که باید. این پایه به شما کمک میکند روال بالا را رسمی کنید؛ جزئیات اینکه دسترسی به خود فرم ساز چطور تنظیم میشود را در دمو ببینید.
فرم ساز یا اکسل کنار برنامه؟ مقایسه‌ی عملی
خیلی از کارخانه‌ها سال‌ها با یک فایل اکسل کنار سامانه کار کرده‌اند و شاید بپرسند چه فرقی دارد. تفاوت در جزئیات روزمره است:
| موضوع | اکسل کناری | فیلد اختصاصی روی فرم |
|---|---|---|
| جای اطلاعات | فایلی جدا، اغلب روی یک رایانه | روی همان رکورد مشتری، قطعه یا فاکتور |
| نسخه‌ها | چند نسخه با نام‌های «نهایی» و «نهایی۲» | یک نسخه برای همه‌ی کاربران مجاز |
| دسترسی | هر کس فایل را داشته باشد همه‌چیز را می‌بیند | تابع نقش‌ها و دسترسی‌های سامانه |
| پشتیبان | به یاد صاحب فایل بستگی دارد | همراه با پشتیبان‌گیری منظم سامانه |
| رفتن یک کارمند | فایل و معنی ستون‌ها با او می‌رود | اطلاعات در سامانه می‌ماند |
جای نصب داتا سرور خودِ کارخانه است؛ داده‌ها از شبکهی داخلی بیرون نمی‌روند و قطعی اینترنت هم کار را متوقف نمی‌کند. بنابراین فیلدهای اختصاصی هم مثل بقیهی اطلاعات کارخانه زیر کنترل خودتان است. به‌روزرسانی‌ها هم بدون از دست رفتن اطلاعات انجام میشود و پیش از هر به‌روزرسانی پشتیبان گرفته میشود. برای آشنایی بیشتر با این تفاوت، مقاله‌ی ERP ابری یا نصب روی سرور را ببینید.
فیلدهای اکسل قدیمی را چطور به برنامه منتقل کنیم؟
وقتی تصمیم گرفتید فایلهای کناری را کنار بگذارید، ترتیب کار اهمیت دارد:
- همه‌ی فایلهای کناری را جمع کنید و برای هر ستون بنویسید چه معنایی دارد و چه کسی آن را پر میکند.
- ستون‌هایی را که دیگر استفاده نمی‌شوند کنار بگذارید؛ انتقال داده‌ی بی‌مصرف فقط فرم را سنگین میکند.
- برای بقیه، فرم مقصد و نام فیلد را با همان شش قدم برنامه‌ریزی بالا تعیین کنید.
- داده‌ها را یکدست کنید؛ مثلاً یک مفهوم با سه املای مختلف را به یک شکل برسانید.
- انتقال را انجام دهید و فایل اکسل را فقط‌خواندنی بایگانی کنید تا کسی دوباره در آن ننویسد.
اگر حجم فایل‌ها زیاد است، نگران نباشید: انتقال داده‌های اکسل یا سیستم قدیمی به داتا را تیم برساوش انجام می‌دهد و گستره‌ی آن در قرارداد و متناسب با پلن تعیین می‌گردد.
چک‌لیست تصمیم: آیا به فرم ساز نیاز دارید؟
- دست‌کم یک فایل اکسل دائمی کنار سامانه‌ی فعلی‌تان زنده است.
- کاربران اطلاعات ساختاریافته را در کادر توضیحات می‌نویسند.
- کدهای سیستم قبلی هنوز در اسناد شما به کار می‌رود.
- واحدهای مختلف اطلاعات اختصاصی خودشان را درباره‌ی مشتری، قطعه یا تأمینکننده نگه می‌دارند.
- کارخانه بزرگ است یا چند سایت دارد و به کنترل کامل نیاز دارد.
اگر بیشتر این موارد درباره‌ی شما صدق میکند، پلن سرآمد داتا را جدی بررسی کنید. اگر هنوز در ابتدای مسیر هستید و اولویت‌تان نظم دادن به فروش، خرید و انبار است، پلنهای پایین‌تر هم نقطه‌ی شروع مناسبی‌اند. تصویر کامل امکانات را در صفحه‌ی نرم افزار ERP و حسابداری کارخانه ببینید.
سوالات متداول
فرم ساز در کدام پلن داتا وجود دارد؟
فرم ساز جزو پلن سرآمد داتاست و در پلنهای آغاز و پیشرو نیست.
به چند فرم میتوان فیلد اختصاصی اضافه کرد؟
به بیست فرم اصلی سامانه، از جمله استعلام، مشتری، تأمینکننده، قطعه، پرداخت و فاکتور.
آیا با فرم ساز میتوان گزارش یا گردش کار تازه ساخت؟
نه. فرم ساز فقط برای افزودن فیلد به فرمهای موجود است؛ گزارش دلخواه و گردش کار تازه جزو آن نیست.
فیلدهای اختصاصی کجا ذخیره میشوند؟
مثل بقیهی اطلاعات داتا، روی سرور خودِ کارخانه و در شبکهی داخلی شما.
اطلاعات فایلهای اکسل قبلی قابل انتقال است؟
بله. تیم برساوش اطلاعات قبلی را منتقل میکند و دامنهی کار در قرارداد مشخص میشود.
می‌خواهید فرم ساز را روی نمونه‌ای از فرمهای کارخانه‌ی خودتان ببینید؟ فرم دموی داتا را پر کنید؛ پس از بررسی نیازتان، جلسه‌ی نمایش و پلن مناسب را پیشنهاد می‌دهیم.
پیشنهاد مطالعه
- ERP چیست؟ راهنمای کامل نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی
- نرم‌افزار ERP ایرانی؛ راهنمای انتخاب و مزایا برای کسب‌وکارها
- چگونه بهترین نرم‌افزار ERP را برای سازمان خود انتخاب کنیم؟
راهنمای کامل: نرم افزار ERP
نرم‌افزار ERP در سراسر ایران
برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:
- نرم‌افزار ERP در اصفهان
- نرم‌افزار ERP در تهران
- نرم‌افزار ERP در مشهد
- نرم‌افزار ERP در شیراز
- نرم‌افزار ERP در تبریز
- نرم‌افزار ERP در کرج
- نرم‌افزار ERP در اهواز
- نرم‌افزار ERP در قم
- نرم‌افزار ERP در کرمان
- نرم‌افزار ERP در رشت
- نرم‌افزار ERP در اراک
- نرم‌افزار ERP در کرمانشاه
- نرم‌افزار ERP در یزد
- نرم‌افزار ERP در قزوین
- نرم‌افزار ERP در ارومیه
- نرم‌افزار ERP در بندرعباس
- نرم‌افزار ERP در همدان
- نرم‌افزار ERP در زنجان
- نرم‌افزار ERP در اردبیل
- نرم‌افزار ERP در سنندج
- نرم‌افزار ERP در خرم‌آباد
- نرم‌افزار ERP در گرگان
- نرم‌افزار ERP در ساری
- نرم‌افزار ERP در بوشهر
- نرم‌افزار ERP در بیرجند
- نرم‌افزار ERP در سمنان
- نرم‌افزار ERP در یاسوج
- نرم‌افزار ERP در شهرکرد
- نرم‌افزار ERP در ایلام
- نرم‌افزار ERP در بجنورد
- نرم‌افزار ERP در زاهدان
پروژه‌ای در ذهن دارید؟
تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.
تماس با ما