Auftragsprüfung und Fremdvergabe: Checkliste für jede Stufe

Auftragsprüfung heißt: Bevor Sie dem Kunden zusagen, bestätigen Technik, Kalkulation, Planung, Fremdvergabe und Fertigung jeweils aus ihrer Sicht, dass der Auftrag machbar ist – und am Ende gibt die Geschäftsleitung ihn frei. Das Management der Fremdvergabe setzt diese Arbeit fort: Ein Teil, das an einen Lohnfertiger geht, braucht vollständige Spezifikationen, einen Rückgabetermin und eine Prüfung bei der Rückkehr.

Die meisten Probleme eines Auftragsfertigers beginnen nicht in der Halle, sondern im Moment der Auftragsannahme: eine Toleranz, die niemand gelesen hat, ein Preis ohne Wärmebehandlung, ein Liefertermin, der nicht zur Auslastung der Maschinen passt. Dieser Artikel liefert eine praktische Checkliste für jede Prüfstufe und eine Arbeitsweise, um Lohnfertiger im Griff zu behalten.

Was ist eine Auftragsprüfung und warum vor der Annahme?

Bei der Auftragsprüfung – oft auch Vertragsprüfung genannt – werden die Anforderungen des Kunden geprüft, bevor sich die Fabrik verpflichtet. Auch Qualitätsmanagementnormen wie ISO 9001 verlangen, dass eine Organisation vor einer Zusage sicherstellt, die Kundenanforderungen erfüllen zu können. Unabhängig von jeder Norm ist die Logik einfach: Ein Fehler auf dem Papier kostet fast nichts, derselbe Fehler mitten in der Fertigung bedeutet Ausschuss, Nacharbeit und Verzug.

Eine wirksame Prüfung hat drei Merkmale: Sie ist schriftlich, die Meinung jeder Abteilung wird also erfasst statt nur gesagt; sie hat klare Verantwortliche, für jede Stufe steht eine Person ein; und sie hat Fristen, denn der Kunde wartet, und die Prüfung darf nicht zum Engpass des Vertriebs werden.

Auftragsprüfung in sechs Stufen: die Checkliste

1. Technische Prüfung

• Ist die Zeichnung vollständig und der neueste Stand?
• Sind Toleranzen und Oberflächengüte mit den vorhandenen Maschinen und Werkzeugen erreichbar?
• Ist der Werkstoff festgelegt und beschaffbar?
• Werden besondere Prüfungen oder Zeugnisse verlangt?

2. Preisprüfung

• Sind Material und dessen aktueller Preis berücksichtigt?
• Sind alle Arbeitsschritte, auch externe, im Preis enthalten?
• Sind Verpackung, Transport und besondere Prüfungen kalkuliert?
• Passen die Zahlungsbedingungen des Kunden zur Liquidität der Fabrik?

3. Prüfung durch die Planung

• Ist der Wunschtermin bei der aktuellen Maschinenauslastung realistisch?
• Ist die Beschaffungszeit des Materials im Zeitplan enthalten?
• Falls der Termin nicht machbar ist: Welcher Alternativtermin lässt sich anbieten?

4. Prüfung der Fremdvergabe

• Welche Arbeitsgänge werden nicht im Haus erledigt und müssen nach außen?
• Gibt es einen geeigneten Lohnfertiger mit freier Kapazität?
• Ist die Hin- und Rücklaufzeit der Teile im Plan berücksichtigt?

5. Prüfung durch die Fertigung

• Sind Arbeitsfolge, Werkzeuge und Vorrichtungen festgelegt?
• Steht ein Bediener mit der nötigen Qualifikation zur Verfügung?
• Sind Prüfpunkte während der Fertigung definiert?

6. Freigabe durch die Geschäftsleitung

Die Geschäftsleitung sieht alle Stellungnahmen auf einen Blick und trifft eine von drei Entscheidungen: Annahme, Annahme mit Bedingung oder Änderung (etwa neuer Termin oder Preis) oder Ablehnung. Das Ergebnis wird dem Kunden ebenso schriftlich mitgeteilt. Ändert der Kunde später Zeichnung oder Menge, wird der Auftrag erneut geprüft – zumindest in den betroffenen Stufen.

Fiktives Beispiel: Wie eine Prüfung einen Auftrag rettet

Eine fiktive Zerspanungswerkstatt erhält eine Anfrage für eine Serie Wellen. Der Vertrieb hat einen ersten Preis nach einem ähnlichen früheren Auftrag genannt. In der technischen Prüfung zeigt sich, dass die neue Zeichnung eine Randschichthärtung verlangt, die im Haus nicht möglich ist. Die Prüfung der Fremdvergabe benennt einen Härtereibetrieb und dessen Durchlaufzeit, die Preisprüfung ergänzt die Kosten dieses Schritts, und die Planung kommt zu dem Schluss, dass der Liefertermin etwas später liegen muss. Die Geschäftsleitung nimmt den Auftrag mit angepasstem Preis und Termin an. Ohne Prüfung hätte die Werkstatt entweder Verlust gemacht oder verspätet geliefert.

Fremdvergabe in der Produktion steuern: Teile nicht aus den Augen verlieren

Arbeitsgänge an Lohnfertiger zu vergeben – Wärmebehandlung, Galvanik, Lackierung oder spezielle Zerspanung – ist für viele Fabriken unvermeidlich. Problematisch wird es, wenn ein Teil nach dem Verlassen des Werks aus dem Blick gerät. Einige Entscheidungen vor der Vergabe:

• Warum extern? Fehlende Technik, fehlende Kapazität oder Wirtschaftlichkeit – kennen Sie den Grund, können Sie die Entscheidung später überprüfen.
• An wen? Wählen Sie Lohnfertiger nach bisheriger Qualität, Termintreue und Kosten, und führen Sie für jeden eine Historie.
• Mit welchen Vorgaben? Ein Fremdvergabeauftrag muss so genau sein wie eine Bestellung.

Was gehört zu einem Teil, das zum Lohnfertiger geht?

Prüfen Sie zurückkommende Teile wie zugekaufte Ware und erfassen Sie das Ergebnis. Sind sie fehlerhaft, entscheiden Sie über das weitere Vorgehen (Verschrottung, Weiterverarbeitung oder Wiederholung) und vermerken Sie es in der Historie des Lohnfertigers. Prüfmethoden beschreibt der Leitfaden Qualitätskontrolle in der Produktion.

Lohnfertiger regelmäßig bewerten

Ein Lohnfertiger, der heute gut arbeitet, kann in sechs Monaten wegen Kapazitätsmangel oder Personalwechsel nachlassen. Ist jeder Fremdvergabeauftrag dokumentiert, ist die regelmäßige Bewertung kein großer Aufwand. Gehen Sie am Ende jeder Periode, etwa jedes Quartal, für jeden Lohnfertiger diese Fragen durch:

• Welcher Anteil der Aufträge kam zum zugesagten Termin zurück?
• Wie oft kamen fehlerhafte Teile zurück, und wie wurde entschieden?
• Wie flexibel reagierte er auf dringende Änderungen?
• Kamen Begleitpapiere und Dokumentation korrekt zurück?

Besprechen Sie das Ergebnis auch mit dem Lohnfertiger. Ziel ist keine Schuldzuweisung, sondern eine verlässliche Lieferkette. Für kritische Arbeitsgänge sollten Sie mindestens zwei freigegebene Partner haben, damit der Kundenauftrag nicht wartet, wenn einer keine Kapazität hat. Dieselbe Logik gilt für den Materialeinkauf; wie man Lieferanten vergleicht und auswählt, erklärt der Artikel Einkaufsmanagement in der Fabrik.

Wer ist in der Auftragsprüfung wofür verantwortlich?

Die Bezeichnungen unterscheiden sich von Fabrik zu Fabrik; wichtig ist, dass in jeder Zeile ein konkreter Name steht.

Typische Fehler bei Auftragsprüfung und Fremdvergabe

• Prüfung im Flur, ohne die Stellungnahme der Abteilungen festzuhalten,
• Preisangabe vor der technischen Prüfung, besonders bei bekannten Kunden,
• die Durchlaufzeit beim Lohnfertiger im Liefertermin vergessen,
• Teile ohne Begleitpapier und gültige Zeichnung verschicken,
• keine Historie zu Qualität und Termintreue der Lohnfertiger führen,
• nach einer Zeichnungsänderung durch den Kunden nicht erneut prüfen.

Auftragsprüfung und Fremdvergabe in der Software Data

Die Stufen lassen sich auch mit Formularen und Ordnern abbilden. Laufen aber Dutzende Aufträge gleichzeitig, wird es schwer zu sehen, welcher Auftrag auf welche Abteilung wartet. In Data, dem Fertigungs-ERP von Barsavosh, deckt der Plan Pro genau diese sechs Stufen ab: Der Auftrag durchläuft nacheinander Technik, Kalkulation, Planung, Fremdvergabe und Fertigung, und die Geschäftsleitung gibt ihn frei. Material, Materialpreise und Arbeitsfolge jedes Teils werden zwischen den Abteilungen formell freigegeben, die Liste „bereit zur Fremdvergabe“ hält externe Arbeiten im Blick des Planers, und Lohnfertiger samt der ihnen übergebenen Aufträge werden direkt dort erfasst und verfolgt. Ab demselben Plan tragen Dokumente die digitale Signatur jedes Benutzers.

Der einheitliche Freigabe-Eingang mit Frist je Vorgang und die Qualitätsprüfung mit Entscheidung über Abweichungen sind in allen Plänen enthalten; der Plan Elite ergänzt die automatische Freigabe von Prüfergebnissen innerhalb der Toleranz für Prozesse, die der Qualitätsleiter auswählt, sowie einen Formulargenerator für eigene Felder. Data läuft auf dem eigenen Server der Fabrik, auch ohne Internet, und die Benutzeroberfläche ist auf Persisch. Den gesamten Auftragsweg in der Auftragsfertigung zeigt die Seite Software für Auftragsfertiger, die Terminplanung der Artikel Produktionsplanung in der Auftragsfertigung.

Häufig gestellte Fragen

Welche Stufen hat eine Auftragsprüfung?

Fünf Prüfungen durch die Abteilungen (Technik, Preis, Planung, Fremdvergabe, Fertigung) und danach die Entscheidung der Geschäftsleitung – zusammen sechs Stufen.

Wie lange darf eine Auftragsprüfung dauern?

Dafür gibt es keinen festen Wert; legen Sie für jede Stufe eine Frist fest, damit die Antwort an den Kunden nicht unnötig wartet.

Was tun, wenn der Kunde die Zeichnung ändert?

Den Auftrag mindestens in den betroffenen Stufen erneut prüfen und freigeben.

Wie kontrolliert man Teile, die vom Lohnfertiger zurückkommen?

Mit Menge und Vorgaben des Fremdvergabeauftrags abgleichen, prüfen und das Ergebnis in der Historie des Lohnfertigers erfassen.

In welchem Plan von Data sind Auftragsprüfung und Fremdvergabe enthalten?

Beide sind ab dem Plan Pro verfügbar und auch in Elite enthalten.

Möchten Sie den Prüfablauf eines echten Auftrags Ihrer Fabrik in Data sehen? Fordern Sie auf der Seite Data ERP eine Demo an.

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