Einkaufsmanagement in der Fabrik: von Anforderung bis Rechnung

Einkaufsmanagement in der Fabrik bedeutet, dass jeder Kauf denselben festen Weg geht: eine Bedarfsanforderung mit klarer Begründung, der Vergleich mehrerer Lieferanten, eine formelle Bestellung und der Abgleich der gelieferten Ware mit der Bestellung, bevor die Rechnung freigegeben wird – und je höher der Betrag, desto mehr Freigaben. Mit diesen vier Gliedern wird aus einer persönlichen Entscheidung ein nachvollziehbarer Prozess.

Der Einkauf gehört zu den sensibelsten Bereichen jeder Fabrik: Ein großer Teil des Geldes fließt hier ab, die Qualität des Rohmaterials wirkt direkt auf die Produktqualität, und die Verspätung eines einzigen Artikels kann die Lieferung an den Kunden verzögern. Trotzdem läuft der Einkauf in vielen Werken noch per Telefonanruf und Papierrechnung. Dieser Leitfaden beschreibt den kompletten Ablauf mit den Kontrollpunkten jeder Stufe.

Woran erkennt man, dass der Einkauf außer Kontrolle ist?

• Niemand weiß, warum und für welchen Auftrag oder welche Maschine ein Artikel gekauft wurde.
• Es wird immer beim selben Händler gekauft, ohne Vergleichsangebot.
• Die Ware ist da, aber niemand hat Menge und Spezifikation mit der Bestellung abgeglichen.
• Die Rechnung ist bezahlt, obwohl ein Teil der Ware fehlt oder zurückgeschickt wurde.
• Kleine Ausgaben aus der Handkasse werden nie abgerechnet.

Kommen Ihnen zwei oder mehr Punkte bekannt vor, ist es Zeit, den Einkaufsprozess schriftlich festzulegen und zu vereinheitlichen.

Stufe 1: Die Bedarfsanforderung – alles beginnt mit einem dokumentierten Bedarf

Kein Kauf sollte ohne erfasste Anforderung beginnen. Eine gute Anforderung beantwortet diese Fragen:

• Welcher Artikel, mit welcher technischen Spezifikation, in welcher Menge?
• Wer fordert an, und für welche Abteilung, welchen Kundenauftrag oder welche Maschine?
• Bis wann wird er gebraucht?
• Aus welcher Budgetstelle wird er bezahlt?

Prüfen Sie vor der Freigabe den Lagerbestand. Manche Doppelkäufe entstehen nur, weil der Anfordernde nicht wusste, dass derselbe Artikel in einem anderen Lager liegt.

Stufe 2: Lieferantenvergleich – mehr als nur der Preis

Das billigste Angebot ist nicht immer das wirtschaftlichste. Legen Sie die Vergleichskriterien vorab schriftlich fest, damit die Wahl nicht vom Geschmack einer Person abhängt. Ein fiktives Beispiel für den Kauf von Stahlblech:

Eilt der Kundenauftrag und ist eine Materialanalyse Pflicht, ist in diesem fiktiven Fall Lieferant B vermutlich die vernünftigere Wahl, obwohl er nicht der billigste ist. Entscheidend ist, dass der Grund der Wahl beim Einkaufsbeleg festgehalten wird, damit er später vertretbar ist.

Eine verbreitete Regel: Ab einem von der Geschäftsleitung festgelegten Betrag sind mehrere Angebote Pflicht. Grenze und Zahl der Angebote bestimmt jede Fabrik selbst, je nach Größe und Art ihrer Einkäufe.

Stufe 3: Die formelle Bestellung

Die Bestellung ist das Dokument, das die Verpflichtung der Fabrik festlegt; sie ist Grundlage für Lieferung und Zahlung. Mindestinhalt: Bestellnummer, Lieferant, Beschreibung und Spezifikation, Menge, Einzelpreis, Liefertermin und -ort sowie Zahlungsbedingungen. Eine telefonische Bestellung ohne schriftlichen Beleg bietet bei späterem Streit über Menge oder Preis keinerlei Rückhalt.

Stufe 4: Wareneingang, Abgleich und Rechnungsfreigabe

In der Einkaufsbuchhaltung spricht man vom „Drei-Wege-Abgleich“: Vor der Zahlung werden Bestellung, Wareneingangsbeleg und Lieferantenrechnung verglichen. Stimmen Menge oder Preis nicht überein, wird die Zahlung angehalten, bis der Grund geklärt ist.

1. Die Ware kommt mit einem vorläufigen Wareneingang ins Lager und ist noch nicht verwendbar.
2. Bei Bedarf prüft die Qualitätsstelle die Lieferung.
3. Nach der Freigabe folgt der endgültige Wareneingang, und der Bestand steigt.
4. Die Rechnung wird mit Bestellung und Eingang abgeglichen und zur Zahlung weitergegeben.

Die Trennung von vorläufigem und endgültigem Eingang verhindert, dass ungeprüfte Ware verbraucht wird. Viele Fabriken kennen die bittere Erfahrung einer Linie, die mit fehlerhaftem Material gelaufen ist.

Lieferantenbewertung: Der Vergleich endet nicht mit einem Kauf

Lieferanten zu vergleichen ist keine einmalige Sache. Jeder Wareneingang, jede Retoure und jede Verspätung verrät etwas über den Lieferanten. Wird das erfasst, stützen Sie sich beim nächsten Kauf auf echte Historie statt auf das Gedächtnis des Einkäufers. Führen Sie eine kurze Liste freigegebener Lieferanten für Ihre Hauptartikel und überprüfen Sie sie regelmäßig. Ein Lieferant, der mehrfach fehlerhafte Ware geliefert hat, sollte vor der nächsten Bestellung erneut bewertet werden.

Einkaufskommission: wenn der Betrag die festgelegte Grenze übersteigt

Bei großen Käufen ist eine Einzelentscheidung riskant. Eine Einkaufskommission besteht meist aus einem Vertreter der anfordernden Abteilung, dem Einkäufer, einem Vertreter der Finanzabteilung und einer Führungskraft. Sie prüft die Angebote, protokolliert die Begründung und jedes Mitglied erfasst seine Freigabe. Zusammensetzung und Betragsgrenze regelt die interne Einkaufsrichtlinie der Fabrik.

Handkasse und Retouren: zwei typische Lecks

Die Handkasse ist für kleine, dringende Käufe gedacht. Ohne Regeln wird sie aber zum Umweg um den gesamten Einkaufsprozess. Legen Sie eine Obergrenze, eine Liste erlaubter Artikel und eine regelmäßige Abrechnung gegen Belege fest – und geben Sie keinen neuen Vorschuss, bevor der alte abgerechnet ist.

Retouren müssen ebenfalls erfasst werden: Zurückgeschickte Ware wird vom Bestand abgezogen, der Betrag von der Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten abgesetzt, und der Vorgang fließt in dessen nächste Bewertung ein. Eine nur mündlich vereinbarte Retoure geht in den Büchern oft verloren.

Kontrollen, die Betrug im Einkauf verhindern

Diese Kontrollen sind kein Misstrauen gegenüber den Mitarbeitern – sie schützen gerade die Ehrlichen vor falschem Verdacht:

• Funktionstrennung: Wer anfordert, soll nicht zugleich den Lieferanten wählen, die Ware annehmen und die Zahlung freigeben.
• Freigabestufen nach Betrag: je höher der Betrag, desto höher die Freigabeebene.
• Verknüpfung mit dem Budget: Jeder Kauf hängt an einer Budgetstelle, damit Überschreitungen sichtbar werden.
• Unveränderbare Historie: Ein erfasster Beleg darf sich nicht spurlos ändern.
• Persönliche Signatur: Jede Freigabe wird einer Person zugeordnet, nicht einer Abteilung.
• Regelmäßige Durchsicht: Sehen Sie sich die Einkaufsberichte regelmäßig an; wiederholte Käufe beim selben Händler oder das Aufteilen von Käufen, um unter einer Freigabegrenze zu bleiben, sind Warnsignale.

Einkaufsmanagement-Software: Was muss sie in der Fabrik abdecken?

Die beschriebenen Abläufe lassen sich auch mit Papierformularen umsetzen. Werden Anforderungen, Bestellungen und Eingänge aber zahlreich, wird der manuelle Abgleich ermüdend und fehleranfällig. Ein geeignetes Einkaufssystem für die Fabrik sollte mit Lager und Finanzen verbunden sein, statt als separates Programm daneben zu stehen.

In Data, dem Fertigungs-ERP von Barsavosh, sind die Einkaufsfunktionen so auf die Pläne verteilt:

Die Lagerhistorie ist in Data nach der Erfassung nicht manipulierbar, und große Zahlungen laufen nur mit Freigabe der Geschäftsleitung. Data wird auf dem eigenen Server der Fabrik installiert und funktioniert auch offline; die Benutzeroberfläche ist auf Persisch. Beachten Sie: Data ist kein Steuersystem und erzeugt keine elektronischen Rechnungen, Lohn- oder Personalfunktionen gibt es ebenfalls nicht – der Bereich reicht von der Kundenanfrage bis zur Auslieferung. Wo der Einkauf in der gesamten Fabrik verankert ist, zeigt die Seite Fabrikmanagement-Software; allgemeine Auswahlkriterien liefert der ERP-Software-Leitfaden. Wird ein Teil eines Auftrags extern bearbeitet, hängt der Einkauf eng mit der Fremdvergabe zusammen – mehr dazu im Artikel Auftragsprüfung und Fremdvergabe.

Checkliste: den Einkaufsprozess in der Fabrik einführen

1. Formular für die Bedarfsanforderung und Pflichtfelder festlegen.
2. Freigabegrenzen und die Grenze für Mehrfachangebote schriftlich fixieren.
3. Kriterien für den Lieferantenvergleich auflisten.
4. Vorläufigen und endgültigen Wareneingang trennen.
5. Regeln für Handkasse und Retouren aufschreiben.
6. Für große Käufe Kommission und Protokollform bestimmen.
7. Den Einkaufsbericht wöchentlich durchsehen.

Häufig gestellte Fragen

Welche Hauptschritte hat der Einkaufsprozess in der Fabrik?

Bedarfsanforderung, Lieferantenvergleich, Bestellung, Wareneingang mit Prüfung sowie Abgleich und Freigabe der Rechnung vor der Zahlung.

Was ist der Drei-Wege-Abgleich?

Der Vergleich von Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung vor der Zahlung, damit Menge und Preis in allen drei übereinstimmen.

Wann braucht man eine Einkaufskommission?

Für Käufe oberhalb der von der Geschäftsleitung festgelegten Grenze; in Data gibt es sie im Plan Elite.

In welchem Plan von Data sind Handkasse und Retouren enthalten?

Handkasse und Retouren mit Finanzfreigabe sind ab dem Plan Pro verfügbar.

Erstellt Data elektronische Steuerrechnungen?

Nein. Data ist weder Steuersystem noch Software für elektronische Rechnungen.

Möchten Sie den Weg einer Bedarfsanforderung bis zur Rechnung in Data sehen? Fordern Sie auf der Seite Data ERP eine Demo an.

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