Artikelnummernsystem im Lager: sprechend oder nichtsprechend?

Ein gutes Artikelnummernsystem vergibt für jeden Lagerartikel genau eine kurze, dauerhafte Nummer, die weder geändert noch je wiederverwendet wird. Am robustesten ist eine teilsprechende Nummer aus Warengruppe, Untergruppe und einer reinen Zählnummer; Merkmale wie Abmessung, Farbe, Lieferant oder Lagerplatz gehören in eigene Felder, nicht in die Nummer.

Das Nummernsystem legt man einmal fest und lebt dann jahrelang damit. Ist es durchdacht, fällt es niemandem auf. Ist es verkorkst, meldet es sich täglich: doppelt angelegte Artikel, erfolglose Suchen, Bestandshistorien, die sich auf mehrere Datensätze verteilen. Dieser Beitrag hilft bei der Wahl der Struktur, nennt die Fehler mit den höchsten Folgekosten, grenzt Artikelnummer, Seriennummer, Charge und Hersteller-Barcode voneinander ab und zeigt, wo eine Lagerverwaltungssoftware wie Avadar ansetzt.

Warum reicht die Artikelbezeichnung nicht?

Bezeichnungen schreiben Menschen, und jeder schreibt sie ein wenig anders. „Rohr verz. DN50″, „Stahlrohr verzinkt 2 Zoll” und „Verzinktes Rohr 50″ können derselbe Artikel sein. Für ein System sind es drei, jeder mit eigenem Bestand, eigenem Meldebestand und eigener Historie, und keiner davon stimmt. Eine eindeutige Artikelnummer beendet das Rätselraten: ein Artikel, eine Nummer, an jedem Lagerort und auf jedem Beleg.

Was ein sauberes Nummernsystem bringt:

• keine Dubletten, die den tatsächlichen Bestand verschleiern
• Auswertungen nach Warengruppen, etwa alle Verbindungselemente oder alle Verpackungsmittel
• Suchen, die nicht von der Schreibweise abhängen
• einen verlässlichen Wert für Barcode- und QR-Etiketten
• reibungslose Übergaben zwischen Lager, Einkauf, Vertrieb und Buchhaltung

Sprechende oder nichtsprechende Artikelnummern?

In der deutschen Praxis unterscheidet man klassisch zwei Ansätze. Bei der sprechenden Artikelnummer trägt jedes Segment eine Bedeutung, etwa Warengruppe, Untergruppe, vielleicht eine Abmessung. Die nichtsprechende Artikelnummer ist eine reine Zählnummer; alle beschreibenden Angaben stehen in Merkmalsfeldern.

Viele Betriebe wählen deshalb die teilsprechende Variante: Nur Hauptgruppe und Untergruppe sind verschlüsselt, danach folgt eine bedeutungslose Zählnummer. Hauptgruppen ändern sich selten, die Nummer bleibt also stabil, und trotzdem erkennt ein Kommissionierer sofort, ob er Rohmaterial oder Fertigware in der Hand hält.

Artikelnummernsystem aufbauen: Schritt für Schritt

1. Artikelstamm bereinigen. Dubletten zusammenführen, Leichen stilllegen. Ein neues Schema auf einem chaotischen Stamm sorgt nur für ordentlicher beschriftetes Chaos.
2. Wenige Hauptgruppen festlegen. Eine Handvoll bis wenige Dutzend genügt: Rohstoffe, Zukaufteile, Verpackung, Hilfs- und Betriebsstoffe, Werkzeuge, Fertigerzeugnisse.
3. Untergruppen nach dem Wesen des Artikels bilden. Nicht nach Lagerplatz oder Lieferant, denn beides wechselt.
4. Segmente mit Reserve dimensionieren. Bei acht Untergruppen scheint eine Stelle zu reichen; die zehnte sprengt das Schema. Planen Sie zwei Stellen.
5. Letztes Segment als reine Zählnummer. Es sorgt nur für Eindeutigkeit und trägt keine Bedeutung.
6. Formatregeln schriftlich festhalten. Nur Ziffern oder auch Buchstaben? Mit Trennzeichen? Feste Länge? Jede Nummer folgt einem Muster.
7. Anlagerecht auf eine Rolle beschränken. Darf jeder Artikel anlegen, kehren die Dubletten früher oder später zurück.

Ein fiktives Beispiel aus einem Hersteller von Küchenzubehör:

Blechstärke und Schraubengröße stehen bewusst nicht in der Nummer. Sonst erzwingt jede kleine Spezifikationsänderung eine neue Artikelnummer.

Typische Fehler mit hohen Folgekosten

• Zwei Nummern für einen Artikel: Jemand findet den bestehenden Datensatz nicht und legt einen neuen an. Folge: geteilter Bestand und überflüssige Bestellungen.
• Nummer eines aktiven Artikels ändern: Eine Artikelnummer ist wie eine Ausweisnummer. Wird sie geändert, verlieren alte Auswertungen, bereits geklebte Etiketten und die Einkaufshistorie ihren Bezug. Hat sich der Artikel wirklich geändert, bekommt er eine neue Nummer, die alte wird gesperrt.
• Gesperrte Nummern wiederverwenden: Die Historie des alten Artikels vermischt sich mit der des neuen.
• Lagerplatz oder Lieferant in der Nummer: Beides ändert sich, und die Nummer sagt dann die Unwahrheit.
• Verwechselbare Zeichen: Buchstabe O und Ziffer Null, I und Eins führen bei Handeingabe zu Fehlern.
• Überlange Nummern: Jede zusätzliche Stelle erhöht die Tippfehlerquote und überfrachtet das Etikett.

Artikelnummer, Seriennummer, Charge und Hersteller-Barcode

Diese Kennungen beschreiben Unterschiedliches und sollten nicht vermengt werden:

• Artikelnummer: kennzeichnet die Sorte. Alle 500 Pumpen eines Modells haben dieselbe.
• Seriennummer: kennzeichnet ein einzelnes Exemplar, nötig bei eigener Garantie oder Servicehistorie je Gerät.
• Charge (Los): fasst gemeinsam hergestellte oder gelieferte Einheiten zusammen, wichtig für Haltbarkeit und Rückrufe.
• Hersteller-Barcode: die Kennung des Lieferanten, zum Beispiel eine GTIN. Praktisch zum Scannen, aber nicht unter Ihrer Kontrolle; sie sollte auf Ihre interne Nummer verweisen, nicht sie ersetzen.

Ein häufiger Fehler: Charge oder Seriennummer wird in die Artikelnummer eingebaut. Dann entsteht mit jeder Lieferung ein neuer Artikel, und der Bestandsbericht verliert seinen Sinn. Für Schmuck gelten eigene Regeln; siehe unseren Beitrag zur Artikelcodierung bei Gold und Schmuck.

Barcode- und QR-Etiketten bauen auf der Nummer auf

Ein Barcode ist keine neue Kennung, sondern eine Möglichkeit, die bestehende Nummer ohne Tippen zu lesen. Ist die Struktur sauber, beseitigen Etikett und Scan bei Eingang und Ausgang den Großteil der Eingabefehler. Material, Größe und Klebeposition der Etiketten haben eigene Tücken, die unser Leitfaden zum Etikettendruck behandelt.

Artikelnummern in der Lagersoftware Avadar nutzen

Avadar, das Lagerverwaltungssystem von P-Soft, schreibt Ihnen keine Struktur vor, sondern sorgt dafür, dass sich eine gute Struktur im Alltag auszahlt:

• Etikettendruck: Jede Nummer lässt sich als Barcode oder QR-Code auf ein Etikett bringen, mit fertigen Vorlagen und erprobter Druckqualität, in jedem Plan.
• Belege per Scan: Eingänge, Ausgänge und Umlagerungen werden durch Einlesen des Etiketts mit Handscanner oder Smartphone erfasst; bei beschädigtem Etikett tippt man die Nummer ein.
• Finden ohne Auswendiglernen: Suche nach Barcode, Seriennummer, Charge oder Bezeichnung; selbst ein Kunden- oder Lieferantenname führt zum Artikel.
• Schnelle Inventur per Scan, bei der saubere Nummern zu genauen Zählergebnissen werden.
• In der Edition Industrie werden ab Plan Pro Charge und Verfallsdatum sowie die Garantie je Seriennummer getrennt von der Artikelnummer geführt, genau die oben empfohlene Trennung.

Liegt Ihr Artikelstamm heute in Excel oder einer anderen Software, übernimmt das Team von P-Soft die Daten; der Umfang richtet sich nach Plan bzw. Vertrag. Die Datenübernahme ist der ideale Zeitpunkt zum Bereinigen. Im laufenden Betrieb verfolgen Sie die Bewegungen jeder Nummer auf ihrer Lagerkarte.

Umstellung eines gewachsenen Nummernsystems

Selten beginnt man auf der grünen Wiese. Meist existiert schon ein Bestand mit alten, uneinheitlichen Nummern, und die Umstellung muss neben dem laufenden Betrieb gelingen. Folgendes Vorgehen hat sich bewährt:

1. Zuordnungstabelle anlegen: Für jeden Artikel alte und neue Nummer nebeneinander, geprüft von jemandem, der die Ware kennt.
2. Alte Nummer als Merkmal behalten: So finden Kollegen den Artikel in der Übergangszeit auch mit der gewohnten Nummer, und alte Belege bleiben nachvollziehbar.
3. Umetikettieren mit der Inventur verbinden: Wer ohnehin jedes Fach anfasst, kann gleich das neue Etikett anbringen und die Menge zählen.
4. Stichtag festlegen: Ab einem bestimmten Datum werden nur noch neue Nummern gebucht; Mischbetrieb über Monate erzeugt neue Fehler.

Checkliste vor der Freigabe des Nummernsystems

• Kein veränderliches Merkmal (Lagerplatz, Lieferant, Preis) in der Nummer
• Reserve in jedem Segment
• Schriftliche Formatregeln, für alle zugänglich
• Eine Rolle für das Anlegen neuer Artikel
• Verbindliche Regel: gesperrte Nummern werden nie neu vergeben
• Pilot: einige echte Artikel nummerieren und etikettieren, bevor der Rest folgt

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Artikelnummernsystem?

Ein Regelwerk, nach dem jeder Lagerartikel eine eindeutige, dauerhafte Nummer erhält, damit er auf allen Belegen gleich identifiziert wird.

Was ist eine sprechende Artikelnummer?

Eine Nummer, deren Segmente Informationen tragen, etwa Warengruppe und Untergruppe. Nichtsprechende Nummern sind reine Zählnummern.

Darf man eine Artikelnummer nachträglich ändern?

Besser nicht. Bei einer echten Änderung des Artikels eine neue Nummer anlegen und die alte sperren, damit die Historie erhalten bleibt.

Ist der Barcode die Artikelnummer?

Der Barcode ist eine scanbare Darstellung einer Nummer. Meist wird die interne Artikelnummer als Barcode oder QR-Code gedruckt.

Druckt Avadar Barcode-Etiketten?

Ja. Alle drei Avadar-Editionen drucken Barcode- und QR-Etiketten aus fertigen Vorlagen, in jedem Plan.

Ihr Nummernsystem steht und soll mit Scan und Etikett arbeiten? Vereinbaren Sie eine Avadar-Test-Demo – wir sehen uns Ihren Artikelstamm gemeinsam an und empfehlen die passende Edition.

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