Goldhandel-Software einrichten und Anfangsbestände erfassen

Wer eine Goldhandel-Software einrichtet, legt zuerst einen Stichtag fest, zählt an dessen Abend den Bestand nach Gewicht und Feingehalt, übernimmt die bestätigten Salden jedes Kunden und Handelspartners getrennt nach Geld, Gold und Münzen, erfasst Kasse, Bank und Schecks und prüft alles mit einer Probebilanz. Bis der Tagesabschluss in altem Buch und neuem System übereinstimmt, laufen beide parallel.

Was bei der Einrichtung einer Juwelier-Software wirklich zählt

Die Installation und das Anlegen der Benutzer sind schnell erledigt. Entscheidend ist der Startpunkt: Jeder Gewichtssaldo, jeder Rohertrag und jeder Kontoauszug, den das System später liefert, baut darauf auf. Der Startpunkt besteht aus drei Ebenen:

1. Stammdaten: Artikel mit eigener Nummernlogik, Kunden und Handelspartner, Kassen und Bankkonten.
2. Anfangsbestände und Eröffnungssalden: vorhandenes Gold, offene Forderungen und Verbindlichkeiten je Partner, Bargeld, Bankguthaben und offene Schecks zum Stichtag.
3. Tagesgeschäft: Ab dem Folgetag werden alle Belege, Einnahmen und Ausgaben nur noch in der Software erfasst.

Wird die zweite Ebene hastig oder geschätzt eingegeben, stimmen Gewichts- und Geldsalden nie mit der Wirklichkeit überein, egal wie sorgfältig danach gebucht wird. Deshalb liegt der Schwerpunkt dieses Beitrags auf den Salden, nicht auf der Rechnungsstellung.

Den richtigen Stichtag wählen

Der Stichtag trennt die alten Aufzeichnungen vom neuen System. Was davor geschah, bleibt im Kassenbuch oder in der Excel-Tabelle; alles danach existiert nur noch in der Software. Bewährte Hinweise:

• Einen Geschäftsschluss wählen, auf den ein Tag ohne Kundschaft folgt, damit in Ruhe gezählt werden kann.
• Hochsaison, Feiertagswochen und Tage mit starken Goldpreisschwankungen meiden, damit Handelspartner Zeit für den Saldenabgleich haben.
• Nach Möglichkeit zum Monatsanfang starten, damit die Monatsauswertungen sauber beginnen.
• Allen Mitarbeitenden die genaue Uhrzeit nennen, ab der nichts mehr im alten Buch notiert wird.

Vor der Datenübernahme: Kassenbuch und Excel bereinigen

Unsaubere Daten in ein sauberes System zu übertragen, ordnet nur die Fehler. Diese Checkliste gehört in die Tage vor dem Stichtag:

• Doppelte Kundennamen zusammenführen; „Müller GmbH”, „Fa. Müller” und „Müller Goldschmiede” können derselbe Partner sein.
• Seit Jahren unbewegte Nullkonten weglassen und nur aktive Konten übernehmen.
• Für jeden Handelspartner und Großkunden einen kurzen Kontoauszug vorbereiten und den Saldo vorab abstimmen.
• Alle erhaltenen und ausgestellten Schecks mit Fälligkeit auflisten.
• Kundeneigentum kennzeichnen: Reparaturen, Auftragsarbeiten, verwahrte Stücke. Das ist kein eigener Bestand.
• Die Artikelnummern-Systematik abschließen, damit am Zähltag niemand Nummern erfindet.

Anfangsbestand nach Gewicht und Feingehalt erfassen

Die Inventur am Stichtag erledigen zwei Personen: eine wiegt, eine schreibt. Jedes Stück wird mit Nummer, Gewicht auf das Milligramm genau und Feingehalt erfasst, Altgold und Schmelzgut mit dem geprüften Feingehalt. Wie man die Nummernlogik aufbaut und Schritt für Schritt zählt, zeigt unser Beitrag zur Artikelcodierung für Gold und Schmuck. Damit nichts fehlt oder doppelt gezählt wird, hilft diese Gruppierung:

Nach der Eingabe muss das Gesamtgewicht im System, umgerechnet auf einen Standardfeingehalt, der Summe der Zähllisten entsprechen. Zaran rechnet unterschiedliche Feingehalte automatisch in das Standardäquivalent um, etwa 585 in 750, sodass dieser Abgleich auf einen Blick gelingt.

Kunden- und Partnersalden aus dem Papierbuch übernehmen

Im Goldhandel hat jeder Saldo drei Dimensionen: Geld, Gold und Münzen. Der klassische Fehler ist, alles zum Tageskurs in einen Eurobetrag umzurechnen. Das wirkt ordentlich, doch ein Lieferant, dem Sie 40 Gramm Feingold schulden, will später 40 Gramm zurück und nicht den Betrag vom Stichtag. Jeder Saldo wird daher in seiner eigenen Einheit erfasst. Ein fiktives Beispiel:

Prüfen Sie bei jedem Saldo die Richtung, also Forderung oder Verbindlichkeit. Ein großer, falsch herum eingegebener Saldo ist der häufigste Grund, warum die Probebilanz in den ersten Wochen nicht aufgeht. Salden wichtiger Partner sollten vor der Eingabe telefonisch oder per unterschriebenem Auszug bestätigt werden. Wie man die drei Saldenarten dauerhaft getrennt hält, erklärt unser Beitrag zu Kundensalden im Goldhandel.

Kasse, Bank und offene Schecks

Das Bargeld wird am Abend des Stichtags gezählt und je Kasse getrennt erfasst. Bankguthaben stammen aus dem Kontoauszug desselben Tages, nicht aus dem Gedächtnis. Schecks werden einzeln mit Nummer, Bank, Fälligkeit und Partner erfasst; wer nur eine Summe eingibt, weiß bei Fälligkeit nicht, welcher Scheck welche Schuld begleicht. Geplatzte oder strittige Schecks bekommen ihren Status, damit sie nicht in Vergessenheit geraten.

Abschlussprüfung mit Probebilanz und Gewichtssaldo

Sind alle Daten erfasst, folgt der Test. Die Probebilanz zeigt, ob Soll und Haben übereinstimmen; der Gewichtssaldo zeigt, ob das gebuchte Gold dem gezählten entspricht. Drei Fragen genügen:

1. Entspricht das Bestandsgewicht im System den Zähllisten?
2. Stimmen Kasse und Bank mit Kassenzählung und Kontoauszug überein?
3. Passen einige zufällig gewählte Partnerkonten zu ihren bestätigten Auszügen?

Lautet eine Antwort nein, wird die Differenz vor der ersten Rechnung gesucht. Mehr zum Lesen dieser Berichte steht in unserem Beitrag zu Probebilanz sowie Gewinn und Verlust im Goldhandel.

Parallelbetrieb: altes Buch und neues System

In den ersten Tagen wird jedes Geschäft im neuen System gebucht und zum Feierabend zusätzlich die Kassen- und Gewichtszusammenfassung auf die alte Art ermittelt. Es geht nicht um doppelte Arbeit, sondern um Klarheit: Tritt eine Differenz auf, sieht man, ob sie aus den Eröffnungssalden oder aus der täglichen Erfassung stammt. Wenn mehrere Tagesabschlüsse in Folge ohne Abweichung gelingen und das Team sicher mit Rechnungen und Kasse umgeht, wird das alte Buch archiviert.

Welche Einrichtungsfunktionen enthält welcher Zaran-Plan?

Kurz gesagt: Für eine Übernahme mit Anfangsbestand, Schecks und vollständiger Probebilanz braucht es mindestens den Plan Pro. Periodenabschluss und die Nachvollziehbarkeit, wer was geändert hat, gibt es im Plan Elite.

Benutzer und Rollen vor dem ersten Verkauf festlegen

Bevor das Tagesgeschäft beginnt, sollte klar sein, wer was darf. Im Plan Start arbeitet ein Benutzer, im Plan Pro bis zu fünf Benutzer mit getrennten Rollen, im Plan Elite so viele, wie vertraglich vereinbart. Legen Sie für jede Person einen eigenen Zugang an, statt ein gemeinsames Passwort weiterzugeben: Nur mit persönlichen Zugängen ist Verantwortung klar zugeordnet (das Änderungsprotokoll der Benutzer gehört zum Plan Elite), und Aushilfen sehen nicht automatisch die Salden der Großhändler.

Datenübernahme durch das P-Soft-Team

Niemand muss das alles allein eintippen. Bestehende Daten aus Excel oder der bisherigen Software überführt das P-Soft-Team nach Zaran; Umfang und Tiefe werden im Vertrag festgelegt und richten sich nach dem Plan. Die körperliche Inventur und der Saldenabgleich mit den Partnern bleiben trotzdem Aufgabe des Geschäfts, denn nur Sie können bestätigen, was tatsächlich in der Vitrine liegt.

Typische Fehler beim Umstieg

• Nach dem Stichtag weiter Geschäfte im alten Buch notieren.
• Goldsalden von Partnern „der Einfachheit halber” in Euro umrechnen.
• Kundenreparaturen und Verwahrstücke als eigenen Bestand zählen.
• Nur eine Schecksumme statt einzelner Schecks erfassen.
• Verkaufen, bevor die Probebilanz geprüft ist.
• Ein gemeinsamer Login für alle statt eines Benutzers pro Person.

Häufig gestellte Fragen

Zu welchem Preis wird der Anfangsbestand an Gold erfasst?

Goldbestand ist in erster Linie Gewicht und Feingehalt. Jedes Stück wird mit Nummer, Gewicht und Feingehalt erfasst; der Geldwert ergibt sich aus dem jeweiligen Tageskurs, statt am Stichtag eingefroren zu werden.

Müssen frühere Geschäftsjahre nachgebucht werden?

In der Regel nicht. Für den Start reichen die Salden zum Stichtag; alte Bücher werden archiviert. Liegt die Historie in Excel oder einer Altsoftware, wird der Übernahmeumfang im Vertrag mit P-Soft vereinbart.

Wie erfasse ich den Goldsaldo eines Handelspartners?

Nach Gewicht in einem Basisfeingehalt, getrennt von Geld- und Münzsaldo. Die Richtung wird mit dem bestätigten Auszug des Partners abgeglichen.

Wie lange läuft das alte Buch parallel?

Bis mehrere Tagesabschlüsse in Folge ohne Differenz gelingen und das Team sicher mit Rechnungen und Kasse arbeitet. Danach wird es archiviert.

Welcher Zaran-Plan wird für den Anfangsbestand benötigt?

Anfangsbestand, Schecks, Großhandel und vollständige Berichte gibt es ab dem Plan Pro. Artikelnummern, Kasse und Bank sowie Geschäftspartner sind in allen Plänen enthalten.

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