نرم افزار مدیریت پروژه شرکت مهندسین مشاور؛ از نقشه تا نظارت
دفتر مهندسین مشاور به ابزاری نیاز دارد که هر پروژه‌ی طراحی یا نظارت را به وظیفه‌های تفکیک‌شده بر اساس رشته، فایل‌های هر ویرایش نقشه، درخواستهای ثبت‌شده‌ی کارفرما و گزارش بازدیدهای کارگاهی تبدیل کند. هماهنگ، محصول برساوش فناوران برای مدیریت کار تیمی و درخواست‌ها، همین چهار رشته را در یک محیط فارسی کنار هم می‌گذارد؛ روی وب و اندروید، و به انتخاب شما ابری یا روی سرور خود دفتر.
در این راهنما به‌جای تعریف کلی کنترل پروژه، سراغ مسئله‌های واقعی یک دفتر فنی می‌رویم: چند پروژه‌ی همزمان با کارفرماهای مختلف، تیم معماری و سازه و تأسیسات که باید به هم تحویل بدهند، و ناظری که بیشتر روزش در کارگاه است تا پشت میز.
چرا دفتر مهندسی با اکسل و گروه پیام‌رسان به بن‌بست می‌رسد؟
یک شرکت مشاور معمولاً همزمان در مرحله‌های متفاوت از چند پروژه است: یکی در مطالعات اولیه، یکی در طراحی تفصیلی، یکی در نظارت عالیه. هر کدام کارفرمای خودش را دارد و هر کارفرما از مسیر خودش درخواست می‌فرستد؛ یکی ایمیل می‌زند، یکی زنگ می‌زند، یکی در گروه پیام‌رسان صوتی می‌گذارد. نتیجه این است که مدیر پروژه برای پاسخ به ساده‌ترین سؤال («آخرین نسخهی پلان طبقه‌ی سوم کدام است؟») باید چند جا را بگردد.
مشکل‌های تکرارشونده در دفترهای فنی معمولاً این‌ها هستند:
- فایل ویرایش جدید نقشه در پیام‌رسان فرستاده میشود و چند روز بعد کسی دوباره روی نسخهی قدیمی کار میکند.
- تغییری که کارفرما خواسته به گوش طراح سازه رسیده، اما مهندس تأسیسات خبر ندارد.
- صورت‌جلسه‌ی بازدید کارگاه روی کاغذ می‌ماند و پیگیری ایرادها فراموش میشود.
- مدیر دفتر نمی‌داند کدام رشته زیر بار کار مانده و تحویل کدام بسته عقب افتاده است.
- در پایان پروژه معلوم نیست چه بخشی از قرارداد صورت‌حساب شده و چه بخشی نه.
نرم افزار کنترل پروژه در دفتر مهندسی دقیقاً چه چیزهایی را باید پوشش دهد؟
جدول زیر نیازهای رایج یک دفتر مشاور را کنار امکانات هماهنگ و پلنی که آن امکان در آن است گذاشته است. سه پلن داریم؛ ظرفیت آغاز ۱۵ کاربر، پیشرو ۵۰ کاربر و سرآمد بدون سقف کاربر است و هر پلن همه‌ی امکانات پلن قبلی را هم دارد.
| نیاز دفتر مشاور | ابزار در هماهنگ | پلن |
|---|---|---|
| تقسیم کار هر پروژه بین رشته‌ها با مسئول و موعد | مدیریت پروژه و وظایف، یادآوری | آغاز |
| نگهداری فایل هر ویرایش نقشه کنار کار مربوط | فایل و پیوست | آغاز |
| ثبت و پیگیری درخواستهای کارفرما | سیستم تیکتینگ (تبدیل ایمیل و فرم وب به تیکت) | آغاز |
| زمان‌بندی جلسه‌ها و بازدیدهای کارگاهی | تقویم و یادآوری | آغاز |
| گزارش وضعیت برای مدیر دفتر | گزارش پیشرفت | آغاز |
| کار ناظر در کارگاه با گوشی | اپ موبایل اندروید | آغاز |
| نمای فازهای طراحی روی زمان | تابلوی کانبان و گانت | پیشرو |
| گفت‌وگوی تیم که به وظیفه گره خورده باشد | پیام‌رسان سازمانی به‌همراه تماس و جلسه‌ی داخلی | پیشرو |
| نمای کلی همه‌ی پروژهها | داشبورد و گزارش‌ها، اتوماسیون اعلان‌ها | پیشرو |
| تأیید رسمی بسته‌های تحویلی | گردش‌کار سفارشی | سرآمد |
| دسترسی محدود کارفرما و پیمانکار جزء | سطوح دسترسی سازمانی، پرتال مشتری | سرآمد |
ساختار پیشنهادی: پروژه، فاز و رشته
بهترین نتیجه وقتی به دست می‌آید که ساختار را قبل از ورود اطلاعات روی کاغذ بکشید. یک الگوی ساده که برای بیشتر دفترهای طراحی جواب می‌دهد این است: هر قرارداد یک پروژه، هر مرحله‌ی قراردادی (مطالعات، طراحی پایه، طراحی تفصیلی، نظارت) یک دسته از کارها، و هر وظیفه با نام رشته شروع شود تا فیلتر کردنش آسان باشد.
مثال فرضی: پروژه‌ی «مجتمع اداری خیابان باهنر» در مرحله‌ی طراحی تفصیلی است. مدیر پروژه برای معماری سه وظیفه (پلان‌ها، نماها، جزئیات اجرایی)، برای سازه دو وظیفه (مدل و دفترچه‌ی محاسبات، نقشه‌های اجرایی) و برای تأسیسات مکانیکی و برقی هر کدام یک وظیفه تعریف میکند. هر وظیفه مسئول، تاریخ تحویل و یادآوری دارد. وقتی معماری پلان‌ها را نهایی کرد، فایل را به همان وظیفه پیوست میکند و طراح سازه از طریق اعلان باخبر میشود که نوبت اوست.
با این ساختار، گزارش پیشرفت دیگر یک عدد کلی نیست؛ مدیر دفتر می‌بیند که در همین پروژه، سازه منتظر معماری است یا برعکس.
نسخه‌های نقشه را چطور گم نکنیم؟
هماهنگ نرم‌افزار ترسیم یا نمایشگر تخصصی نقشه نیست و به نرم‌افزارهای طراحی وصل نمی‌شود؛ کار آن نظم دادن به این است که هر فایل کجا باشد و چه کسی آن را فرستاده. چند قاعده‌ی ساده این بخش را قابل اتکا میکند:
- هر ویرایش فقط به وظیفه‌ی مربوط پیوست شود، نه در گفت‌وگوی عمومی.
- نام فایل شامل کد پروژه، رشته، شماره‌ی برگ و شماره‌ی ویرایش باشد؛ مثلاً یک قالب ثابت که همه‌ی دفتر رعایت کنند.
- در توضیح هر پیوست بنویسید این ویرایش در پاسخ به کدام درخواست کارفرما تهیه شده است.
- نسخه‌ای که برای کارفرما ارسال میشود با یک برچسب یا یادداشت مشخص شود تا با نسخهی کاری قاطی نشود.
جزئیات بیشتر درباره‌ی نظم دادن به فایل‌ها را در راهنمای پیوست فایل به وظیفه و تیکت آورده‌ایم.
درخواستهای کارفرما؛ از ایمیل تا تیکت قابل پیگیری
درخواست کارفرما در دفتر مشاور فقط «لطفاً اصلاح کنید» نیست؛ گاهی تغییر کاربری یک طبقه است که روی سه رشته اثر می‌گذارد. اگر چنین درخواستی فقط در یک ایمیل بماند، کسی مسئول آن نیست. در هماهنگ، ایمیل کارفرما یا فرمی که روی وب‌سایت دفتر پر میکند به تیکت تبدیل میشود. تیکت شماره و وضعیت دارد، به یک نفر ارجاع میشود و از دل آن میتوان برای هر رشته وظیفه ساخت. روش راه‌اندازی این مسیر در مقاله‌ی تبدیل ایمیل به تیکت توضیح داده شده است.
فایده‌ی جانبی این کار در پایان پروژه روشن میشود: فهرست تیکت‌ها نشان می‌دهد کارفرما چند بار درخواست تغییر داده و هر تغییر چقدر کار برده است؛ اطلاعاتی که در مذاکره برای الحاقیه‌ی قرارداد به کار می‌آید.
برنامه مدیریت پروژه‌های نظارت: ناظر در کارگاه، دفتر در جریان
ناظر مقیم یا ناظر عالیه معمولاً در کارگاه است و فرصت ندارد عصر گزارش را تایپ کند. با اپ موبایل هماهنگ روی اندروید، او میتواند همان‌جا ایراد مشاهده‌شده را به‌صورت وظیفه ثبت کند، عکس آن را با گوشی بگیرد و پیوست کند، و پیمانکار یا طراح مسئول را در جریان بگذارد. بازدیدهای بعدی در تقویم ثبت می‌شوند و یادآوری دارند، پس پیگیری رفع ایراد به حافظه‌ی یک نفر وابسته نیست.
سیستم مدیریت دفتر فنی با کانبان، گانت و داشبورد
وقتی تعداد پروژهها از چند مورد بیشتر میشود، فهرست وظیفه‌ها کافی نیست. در پلن پیشرو، تابلوی کانبان نشان می‌دهد هر بسته‌ی کاری در کدام مرحله است (مثلاً در حال طراحی، کنترل داخلی، ارسال برای کارفرما، اصلاحات) و نمودار گانت فازهای پروژه را روی محور زمان می‌چیند تا همپوشانی رشته‌ها دیده شود. داشبورد و گزارش‌ها نمای همه‌ی پروژهها را کنار هم می‌گذارد و اتوماسیون اعلان‌ها افراد را بدون پیگیری دستی خبر میکند.
پیام‌رسان سازمانی هم در همین پلن است و هر گفت‌وگو را به کار یا تیکتی که درباره‌اش است می‌چسباند؛ یعنی بحث درباره‌ی جزئیات یک دیتیل اجرایی کنار همان وظیفه می‌ماند و بعداً قابل پیدا کردن است.
کارفرما و پیمانکار جزء فقط سهم خودشان را ببینند
دفتر مشاور اطلاعات چند کارفرما را همزمان نگه می‌دارد و نباید هیچ‌کدام کار دیگری را ببیند. در پلن سرآمد سه امکان این نیاز را پوشش میدهند:
- سطوح دسترسی سازمانی: دید هر کاربر به پروژهها و بخش‌های خودش محدود میشود؛ برای پیمانکار جزء یا مشاور همکار هم همین‌طور.
- گردش‌کار سفارشی: مسیر تأیید یک بسته‌ی تحویلی را خودتان تعریف می‌کنید؛ مثلاً طراح، سپس سرپرست رشته، سپس مدیر پروژه و در آخر ارسال برای کارفرما.
- پرتال مشتری: کارفرما درخواست‌ها و وضعیت آن‌ها را خودش دنبال میکند و لازم نیست برای هر سؤال تماس بگیرد. درباره‌ی این امکان در پرتال مشتری در تیکتینگ بیشتر بخوانید.
مالی و صورت‌حساب هر پروژه
در قراردادهای مشاوره، حق‌الزحمه معمولاً مرحله‌ای پرداخت میشود. امکانات مالی و فاکتور در هماهنگ وجود دارد؛ پس می‌توانید فاکتور هر مرحله را به همان پروژه نسبت دهید و ببینید کدام مرحله تحویل شده ولی هنوز صورت‌حساب نشده است. این کار جای نرم‌افزار حسابداری رسمی دفتر را نمی‌گیرد، اما فاصله‌ی میان «کار تمام شد» و «فاکتور رفت» را کوتاه میکند.
سامانه ابری یا نصب روی سرور دفتر؟
هماهنگ به دو شکل ارائه میشود: ابری، که برای دفترهای کوچک‌تر و تیم‌هایی که از چند شهر کار می‌کنند راحت‌تر است، یا روی سرور خود شرکت، که برای دفترهایی با پروژه‌های حساس یا سیاست داخلی سخت‌گیرانه درباره‌ی محل نگهداری اطلاعات مناسب‌تر است. در هر دو حالت نسخهی وب و اپ اندروید در دسترس است. اگر سابقه‌ی پروژهها و کارها را در فایل‌های اکسل یا یک برنامه‌ی قدیمی نگه داشته‌اید، انتقال آن‌ها به هماهنگ را برساوش فناوران انجام می‌دهد؛ دامنه‌ی این کار بر اساس پلن و قرارداد تعیین میشود.
هماهنگ چه کارهایی را برای دفتر مشاور انجام نمی‌دهد؟
برای انتخاب درست، مرزها را هم بدانید: هماهنگ با نرم‌افزارهای نقشه‌کشی و مدل‌سازی اطلاعات ساختمان ارتباط ندارد، نقشه را نمایش یا مقایسه نمی‌کند، و متره، برآورد یا محاسبه‌ی مسیر بحرانی انجام نمی‌دهد. نقش آن هماهنگ کردن آدم‌ها، کارها، فایل‌ها و درخواست‌هاست.
چک‌لیست راه‌اندازی در دفتر مهندسین مشاور
- قالب نام‌گذاری فایل‌ها و کد پروژه را قبل از شروع تصویب کنید.
- یک پروژه‌ی جاری را آزمایشی وارد کنید، نه همه را با هم.
- برای هر رشته یک سرپرست تعیین کنید که مسئول به‌روز بودن وظیفه‌هاست.
- آدرس ایمیل درخواستهای کارفرما را مشخص کنید تا به تیکت تبدیل شود.
- ناظران را روی اپ اندروید راه بیندازید و یک بازدید را با آن ثبت کنید.
- بعد از یک ماه گزارش پیشرفت را با مدیر دفتر مرور کنید و ساختار را اصلاح کنید.
- از دوره‌ی آزمایشی برای امتحان همین مراحل روی کار واقعی استفاده کنید.
سوالات متداول
آیا هماهنگ برای دفتر مشاور کوچک با چند مهندس مناسب است؟
بله. برای دفتری تا ۱۵ نفر، پلن آغاز کافی است و مدیریت وظایف، تیکتینگ، تقویم، پیوست فایل، گزارش پیشرفت و اپ موبایل را دارد.
آیا میتوان نقشهها را داخل هماهنگ باز و بررسی کرد؟
خیر. فایل نقشه به وظیفه یا تیکت پیوست میشود و قابل دریافت است، اما هماهنگ نمایشگر یا ابزار طراحی نقشه نیست.
کارفرما میتواند وضعیت درخواستهایش را ببیند؟
با پرتال مشتری در پلن سرآمد بله؛ کارفرما درخواستهای خودش را دنبال میکند و به اطلاعات سایر پروژهها دسترسی ندارد.
نمودار گانت برای فازهای طراحی در کدام پلن است؟
از پلن پیشرو به بالا؛ یعنی پیشرو و سرآمد هر دو کانبان و گانت دارند.
اطلاعات پروژهها باید حتماً روی اینترنت باشد؟
خیر. هماهنگ را میتوان روی سرور خود دفتر نصب کرد؛ نسخهی ابری هم برای کسانی که ترجیح میدهند وجود دارد.
برای دیدن هماهنگ روی یکی از پروژه‌های واقعی دفترتان، فرم دموی هماهنگ را پر کنید تا دوره‌ی آزمایشی برایتان فعال شود یا ابتدا صفحه‌ی نرم‌افزار مدیریت پروژه را ببینید.
پیشنهاد مطالعه
- سیستم تیکت چیست و چرا شرکت‌ها به آن نیاز دارند؟
- بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه و تیکتینگ سازمانی ایرانی؛ راهنمای انتخاب (۱۴۰۵)
- تفاوت پیام‌رسان سازمانی و سیستم تیکتینگ
راهنمای کامل: نرم افزار مدیریت پروژه و تیکتینگ
نرم‌افزار مدیریت پروژه در سراسر ایران
برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در اصفهان
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در تهران
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در مشهد
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در شیراز
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در تبریز
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در کرج
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در اهواز
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در قم
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در کرمان
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در رشت
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در اراک
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در کرمانشاه
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در یزد
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در قزوین
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در ارومیه
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در بندرعباس
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در همدان
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در زنجان
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در اردبیل
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در سنندج
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در خرم‌آباد
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در گرگان
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در ساری
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در بوشهر
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در بیرجند
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در سمنان
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در یاسوج
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در شهرکرد
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در ایلام
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در بجنورد
- نرم‌افزار مدیریت پروژه در زاهدان
پروژه‌ای در ذهن دارید؟
تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.
تماس با ما