نرم افزار کانبان فارسی؛ راه‌اندازی عملی بورد کانبان تیمی

Q: هماهنگ رابط فارسی و راستبهچپ دارد؟

بله، رابط هماهنگ فارسی و راستبهچپ است و روی وب و اندروید کار میکند.

Q: آیا درخواستهای مشتری میتوانند مستقیم روی تابلو بیایند؟

درخواست ایمیلی یا فرم وب به تیکت تبدیل میشود و از تیکت وظیفه ساخته میشود که روی تابلو قرار میگیرد.

Q: پیش از خرید میتوان تابلوی کانبان را امتحان کرد؟

بله، هماهنگ دورهی آزمایشی دارد تا تیم شما روش کار را روی کارهای واقعی خودش بسنجد.

نویسنده: تیم تخصصی برساوش فناوران ۳ آبان ۱۴۰۵ ۸ دقیقه مطالعه

نرم افزار کانبان فارسی؛ راه‌اندازی عملی بورد کانبان تیمی — راهنمای برساوش فناوران

نرم افزار کانبان وقتی به کار تیم می‌آید که سه چیز را درست کرده باشید: ستون‌هایی که مسیر واقعی کار را نشان بدهند، سقفی برای تعداد کارهای هم‌زمان در هر ستون، و یک جلسه‌ی کوتاه روزانه جلوی تابلو. در هماهنگ، محصول برساوش فناوران، تابلوی کانبان و نمودار گانت در پلن پیشرو قرار دارند و هر کارت همان وظیفه‌ای است که مسئول، یادآوری و پیوست دارد.

این مقاله درباره‌ی نظریه‌ی کانبان یا مقایسه‌ی ابزارهای خارجی نیست؛ اگر تفاوت کانبان با اسکرام و روش آبشاری برایتان سؤال است، مقاله‌ی روش‌های مدیریت پروژه را بخوانید. این‌جا قدم‌به‌قدم می‌رویم سراغ این‌که یک تیم واقعی از فردا صبح چطور با تخته کانبان کار کند.

بورد کانبان آنلاین فارسی دقیقاً چه مشکلی را حل می‌کند؟

در بیشتر تیم‌ها کار گم نمی‌شود چون کسی تنبل است؛ گم می‌شود چون دیده نمی‌شود. یک نفر پنج کار نیمه‌تمام در دست دارد، دیگری منتظر جواب کسی است که خبر ندارد، و مدیر فقط وقتی متوجه گره می‌شود که موعد گذشته است. تخته کانبان این وضعیت را روی یک صفحه می‌آورد: هر کار یک کارت است و جای کارت نشان می‌دهد کار در چه مرحله‌ای است.

نسخه‌ی کاغذی و برچسب‌های چسبان روی دیوار برای یک تیم کوچک در یک اتاق جواب می‌دهد، اما وقتی بخشی از تیم دورکار است، کسی در کارگاه یا سفر است، یا لازم است فایل و گفت‌وگو کنار کار بماند، تابلوی دیجیتال لازم می‌شود. فارسی بودن و راست‌به‌چپ بودن رابط هم برای تیمی که عنوان کارها را فارسی می‌نویسد جزئیات کوچکی نیست.

قدم اول: ستون‌ها را از روی جریان واقعی کار بکشید

رایج‌ترین اشتباه این است که تیم با سه ستون پیش‌فرض «انجام نشده، در حال انجام، انجام شده» شروع کند و همان‌جا بماند. این سه ستون نشان نمی‌دهند کار کجا گیر می‌کند. به‌جای آن، آخرین کاری را که تیم تحویل داده از ابتدا تا انتها دنبال کنید و هر جا دست‌به‌دست شده یا منتظر مانده، یک ستون بگذارید.

مثال فرضی برای یک تیم پشتیبانی و توسعه‌ی پنج‌نفره:

ستون	معنای آن	چه کسی کارت را جلو می‌برد
صف ورودی	کارهای تأییدشده که هنوز کسی برنداشته	سرپرست تیم اولویت را مرتب می‌کند
در حال انجام	کاری که یک نفر مشغول آن است	خود مسئول کار
منتظر دیگران	کار متوقف شده چون جواب یا فایلی لازم است	مسئول کار، با ذکر علت در کارت
بازبینی	کار تمام شده و باید نفر دوم آن را ببیند	بازبین
تحویل‌شده	کار به درخواست‌کننده رسیده است	بازبین یا سرپرست

ستون «منتظر دیگران» مهم‌ترین ستون این جدول است؛ چون اولین جایی است که گره‌ها دیده می‌شوند. اگر کارت‌ها در آن جمع شوند، مشکل تیم سرعت کار نیست، هماهنگی با بیرون است.

قدم دوم: سقف کار در جریان را تعیین کنید

محدود کردن کار در جریان (که در منابع انگلیسی WIP limit نامیده می‌شود) قلب روش کانبان است. قاعده ساده است: برای هر ستون یک عدد بگذارید و تا وقتی تعداد کارت‌های آن ستون به سقف رسیده، کارت تازه وارد آن نشود. این قاعده را تیم توافق می‌کند و روی تابلو یا عنوان ستون می‌نویسد.

برای ستون «در حال انجام» از تعداد اعضا شروع کنید؛ یعنی هر نفر یک کار فعال.
برای «بازبینی» عدد کوچک بگذارید تا کارهای تمام‌شده روی هم تلنبار نشوند.
وقتی ستونی پر شد، به‌جای برداشتن کار جدید، به هم‌تیمی کمک کنید که کارت گیرکرده را جلو ببرد.
بعد از دو یا سه هفته عددها را بازنگری کنید؛ سقف درست را تجربه‌ی تیم مشخص می‌کند، نه کتاب.

قدم سوم: هر کارت را کامل بسازید

در هماهنگ هر کارت روی تابلو یک وظیفه است؛ پس همه‌ی چیزهایی که یک وظیفه دارد، کارت هم دارد: مسئول مشخص، تاریخ و یادآوری، و فایل‌های پیوست. این امکانات در همه‌ی پلن‌ها هست. کارتی که فقط یک عنوان دوکلمه‌ای دارد، فردا برای خود نویسنده‌اش هم مبهم است. یک قالب کوتاه کمک می‌کند:

عنوان با فعل شروع شود: «اصلاح فرم ثبت‌نام»، نه «فرم».
در توضیح بنویسید کار کی تمام‌شده حساب می‌شود.
فقط یک مسئول داشته باشد؛ بقیه می‌توانند در جریان باشند.
فایل‌ها، تصویرها و نمونه‌ها به خود کارت پیوست شوند، نه در گروه پیام‌رسان.
اگر کارت در «منتظر دیگران» است، علت و نام فردی که منتظر اوست را بنویسید.

قدم چهارم: جلسه‌ی ایستاده‌ی روزانه جلوی تابلو

جلسه‌ی روزانه با کانبان با جلسه‌ی دور میز فرق دارد. به‌جای این‌که هر نفر بگوید دیروز چه کرده، تیم تابلو را از راست به چپ مرور می‌کند؛ یعنی از ستونی که به تحویل نزدیک‌تر است شروع می‌کند. سؤال اصلی این است: «چه چیزی جلوی حرکت این کارت را گرفته؟» این جلسه نباید بیشتر از ربع ساعت طول بکشد.

اول کارت‌های بازبینی: چه کسی امروز آن‌ها را می‌بیند؟
بعد کارت‌های منتظر: برای کدام باید امروز پیگیری شود؟
بعد کارت‌های در حال انجام: کدام بیش از حد معمول مانده است؟
در آخر، اگر ظرفیت خالی هست، کارت بعدی از صف ورودی.

برای تیمی که همه در یک دفتر نیستند، همین مرور روی صفحه‌ی مشترک انجام می‌شود. در پلن پیشرو تماس و جلسه‌ی داخلی هم در اختیار تیم است.

مدیریت کارها با کانبان در هماهنگ؛ چه چیزی در کدام پلن است؟

هماهنگ سه پلن دارد که هر کدام امکانات پلن قبلی را هم شامل می‌شود. برای کار با تابلو، دانستن این جدول کمک می‌کند انتظار درستی داشته باشید:

امکان	آغاز (تا ۱۵ کاربر)	پیشرو (تا ۵۰ کاربر)	سرآمد (نامحدود)
وظیفه با مسئول، یادآوری و پیوست	دارد	دارد	دارد
سیستم تیکتینگ و تقویم	دارد	دارد	دارد
تابلوی کانبان و گانت	ندارد	دارد	دارد
داشبورد و اتوماسیون اعلان‌ها	ندارد	دارد	دارد
پیام‌رسان سازمانی متصل به کارها	ندارد	دارد	دارد
گردش‌کار سفارشی و سطوح دسترسی	ندارد	ندارد	دارد

اگر تیم شما کوچک است و فقط فهرست وظیفه می‌خواهد، آغاز کافی است؛ اما برای کار روزانه با تخته کانبان، پیشرو نقطه‌ی شروع است.

تیکت‌ها چطور به تابلو می‌رسند؟

در بسیاری از تیم‌ها نیمی از کارها از بیرون می‌آید: ایمیل مشتری، فرم سایت، درخواست واحد دیگر. هماهنگ پیام‌های ایمیلی و فرم‌های وب را به تیکت بدل می‌کند (جزئیات در مقاله‌ی ایمیل به تیکت) و از تیکت می‌توان وظیفه ساخت که روی تابلو در صف ورودی می‌نشیند. به این ترتیب سرپرست تیم یک جا برای اولویت‌بندی دارد و درخواست بیرونی دیگر در صندوق ایمیل کسی جا نمی‌ماند.

کانبان یا گانت؛ یا هر دو؟

کانبان به این سؤال جواب می‌دهد که «الان کار کجاست»، و گانت به این‌که «کی تمام می‌شود و به چه چیزی وابسته است». تیم‌هایی که کار جاری و تکرارشونده دارند (پشتیبانی، محتوا، نگهداری نرم‌افزار) بیشتر با تابلو کار می‌کنند؛ پروژه‌هایی با فاز و موعد قراردادی به گانت هم نیاز دارند. هر دو در پلن پیشرو کنار هم هستند. برای آشنایی با زمان‌بندی، راهنمای نمودار گانت را ببینید.

سیستم کانبان برای سازمان بزرگ‌تر: گردش‌کار و دسترسی

وقتی چند تیم روی یک سامانه کار می‌کنند، دو نیاز پیش می‌آید. اول این‌که هر کس فقط کارهای واحد خودش را ببیند؛ این با سطوح دسترسی سازمانی در پلن سرآمد ممکن است. دوم این‌که بعضی کارها پیش از تحویل باید از مسیر تأیید مشخصی بگذرند؛ گردش‌کار سفارشی در همین پلن این مسیر را تعریف می‌کند.

چند اشتباه رایج در سامانه کانبان تیمی

تابلو را فقط مدیر به‌روز کند؛ کارت را باید کسی جابه‌جا کند که کار را انجام می‌دهد.
کارت‌های قدیمی هیچ‌وقت بسته نشوند و تابلو شلوغ و بی‌اعتبار شود.
همه‌چیز فوری علامت بخورد؛ اگر همه فوری باشند، هیچ‌کدام فوری نیست.
گفت‌وگو درباره‌ی کار در گروه جداگانه بماند و کارت از ماجرا بی‌خبر باشد.

شروع کار: ابری یا روی سرور خودتان

نسخه‌ی وب و اپ اندروید هماهنگ هر دو آماده‌اند؛ محل اجرا را خودتان تعیین می‌کنید: سرویس ابری یا سرور داخلی سازمان. اگر کارهای فعلی در اکسل یا ابزار دیگری است، برساوش فناوران انتقال آن را بر اساس پلن و قرارداد انجام می‌دهد. توصیه‌ی ما: طی دوره‌ی آزمایشی تنها یک تیم را با تابلو راه بیندازید و بعد از دو هفته نتیجه را بسنجید.

سوالات متداول

تابلوی کانبان در کدام پلن هماهنگ است؟

در پلن پیشرو و سرآمد. پلن آغاز مدیریت وظایف را دارد اما تابلوی کانبان و گانت از پیشرو اضافه می‌شود.

هماهنگ رابط فارسی و راست‌به‌چپ دارد؟

بله، رابط هماهنگ فارسی و راست‌به‌چپ است و روی وب و اندروید کار می‌کند.

سقف کار در جریان را چطور تعیین کنیم؟

با تعداد اعضای تیم برای ستون «در حال انجام» شروع کنید و بعد از دو سه هفته بر اساس جاهایی که کار گیر می‌کند اصلاحش کنید.

آیا درخواست‌های مشتری می‌توانند مستقیم روی تابلو بیایند؟

درخواست ایمیلی یا فرم وب به تیکت تبدیل می‌شود و از تیکت وظیفه ساخته می‌شود که روی تابلو قرار می‌گیرد.

پیش از خرید می‌توان تابلوی کانبان را امتحان کرد؟

بله، هماهنگ دوره‌ی آزمایشی دارد تا تیم شما روش کار را روی کارهای واقعی خودش بسنجد.

برای راه‌اندازی تابلوی کانبان تیم خود، دموی هماهنگ را درخواست کنید یا در صفحه‌ی سامانه مدیریت پروژه امکانات کامل را ببینید.

پیشنهاد مطالعه

راهنمای کامل: نرم افزار مدیریت پروژه و تیکتینگ

نرم‌افزار مدیریت پروژه در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

محصول و راهنمای مرتبط با این موضوع

▪نرم‌افزار مدیریت پروژه و تیکتینگ هماهنگ ▪راهنمای کامل نرم‌افزار مدیریت پروژه

تیم تخصصی برساوش فناوران

این مقاله توسط تیم کارشناسان نرم‌افزار سازمانی برساوش فناوران — سازنده‌ی محصولاتی مانند هم‌خونه، آوادار، نورادیو و هماهنگ — تهیه و بازبینی شده است.

پروژه‌ای در ذهن دارید؟

تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.

تماس با ما