Projektmanagement für Ingenieurbüros: Planung und Bauüberwachung

Ein Ingenieurbüro braucht für sein Projektmanagement eine Software, die vier Dinge zusammenführt: Aufgaben je Fachdisziplin mit Verantwortlichen und Terminen, die Dateien zu jedem Planstand, Anfragen des Bauherrn, die nicht im Posteingang versanden, und Berichte der Kollegen von der Baustelle. Hamahang von P-Soft (Barsavosh Fanavaran) bündelt das in einer Oberfläche, im Browser und als Android-App, wahlweise in der Cloud oder auf dem eigenen Büroserver.

Dieser Beitrag richtet sich an Planungs- und Beratungsbüros: Tragwerksplaner, TGA-Fachplaner, Architekturbüros mit Ingenieursparte und interdisziplinäre Generalplaner. Statt allgemeiner Projektmanagement-Theorie geht es um die typischen Reibungspunkte im Büroalltag und darum, wie man ein Werkzeug sinnvoll darauf zuschneidet.

Warum Excel und Messenger-Gruppen im Planungsbüro nicht mehr reichen

Ein Ingenieurbüro arbeitet selten an nur einem Projekt. Dasselbe kleine Team steckt gleichzeitig in verschiedenen Leistungsphasen: Bei einem Auftrag läuft gerade die Entwurfsplanung, beim nächsten die Ausführungsplanung, beim dritten die Objektüberwachung. Jeder Bauherr kommuniziert auf seine Weise, per E-Mail, Telefon oder Sprachnachricht, und die Informationen verteilen sich über viele Kanäle.

Die Folgen kennt fast jede Büroleitung:

• Jemand zeichnet auf einem veralteten Planstand weiter, weil der neue Index nur im Chat geteilt wurde.
• Eine Änderung des Bauherrn erreicht die Tragwerksplanung, die TGA erfährt erst in der Planungsbesprechung davon.
• Mängelnotizen aus der Baubegehung bleiben auf Papier, und niemand fühlt sich für die Nachverfolgung zuständig.
• Die Büroleitung sieht nicht, welche Disziplin überlastet ist oder welches Planpaket hinterherhängt.
• Am Ende einer Phase ist unklar, welche Abschlagsrechnungen tatsächlich gestellt wurden.

Was muss Projektmanagement-Software für Ingenieurbüros abdecken?

Die Tabelle ordnet typische Anforderungen eines Planungsbüros den Funktionen in Hamahang und dem jeweiligen Tarif zu. Es gibt drei Tarife: Start für bis zu 15 Nutzer, Pro für bis zu 50 und Elite ohne Nutzerbegrenzung. Jeder höhere Tarif enthält alles aus dem darunterliegenden.

Bewährte Struktur: Projekt, Leistungsphase, Disziplin

Legen Sie die Struktur fest, bevor Daten eingegeben werden. Viele deutsche Büros orientieren sich ohnehin an den Leistungsphasen der HOAI; diese eignen sich gut als Gliederungsebene. Ein praxistaugliches Muster: ein Projekt je Auftrag, eine Aufgabengruppe je Leistungsphase und Aufgabennamen mit einem Kürzel für die Disziplin vorn, etwa ARC, TWP, HLS oder ELT, damit sich die Liste schnell filtern lässt.

Fiktives Beispiel: Ein Büro bearbeitet die Ausführungsplanung für ein viergeschossiges Verwaltungsgebäude. Die Projektleitung legt drei Aufgaben für die Architektur an (Grundrisse, Ansichten, Details), zwei für die Tragwerksplanung (statische Berechnung, Positionspläne und Bewehrung) sowie je eine für Heizung-Lüftung-Sanitär und Elektro. Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen, einen Termin und eine Erinnerung. Sobald die Architektur die Grundrisse abschließt, hängt sie die Datei an genau diese Aufgabe, und die Tragwerksplanung wird benachrichtigt, dass sie an der Reihe ist.

So wird der Fortschrittsbericht mehr als eine Prozentzahl: Die Büroleitung sieht pro Projekt, ob die Statik auf die Architektur wartet oder umgekehrt.

Planstände und Indizes im Griff behalten

Wichtig ist die klare Abgrenzung: Hamahang ist kein Planviewer, kein Zeichenprogramm und keine Plattform für Modellkoordination und ist auch nicht damit verbunden. Seine Aufgabe ist, jeder Datei einen festen Ort und einen Zusammenhang zu geben. Vier Gewohnheiten machen das verlässlich:

1. Jeden neuen Index an die passende Aufgabe hängen, nie nur in den allgemeinen Chat.
2. Eine bürointerne Dateikonvention festlegen: Projektnummer, Disziplin, Plannummer, Index.
3. In der Notiz zum Anhang vermerken, auf welche Anfrage oder Anmerkung des Bauherrn der Index reagiert.
4. Den an den Bauherrn versandten Stand deutlich kennzeichnen, damit er nicht mit Arbeitsständen verwechselt wird.

Mehr zur Ordnung von Projektdateien finden Sie im Beitrag Projektdateien und Anhänge.

Bauherrenanfragen als nachverfolgbare Tickets

Eine Anfrage des Bauherrn ist im Ingenieurbüro selten eine Kleinigkeit. „Können wir die Technikzentrale aufs Dach verlegen?“ betrifft Tragwerk, TGA und Architektur zugleich. Bleibt so eine Frage in einem persönlichen Postfach, ist niemand verantwortlich. In Hamahang wird die E-Mail des Bauherrn oder ein Webformular auf Ihrer Website zum Ticket mit Nummer, Status und Zuständigem; daraus lassen sich Aufgaben für jede betroffene Disziplin ableiten. Wie das eingerichtet wird, erklärt der Beitrag E-Mail zu Ticket.

Dazu kommt ein wirtschaftlicher Nutzen: Am Ende einer Phase zeigt die Ticket-Historie, wie viele Änderungswünsche es gab und wie viel Arbeit sie verursacht haben. Das ist eine solide Grundlage, wenn über Nachträge oder geänderte Leistungen gesprochen wird.

Bauüberwachung mit dem Smartphone

Bauüberwacher und Fachbauleiter verbringen ihren Tag auf der Baustelle, nicht am Schreibtisch. Mit der Android-App von Hamahang erfassen sie einen Mangel direkt vor Ort als Aufgabe, hängen ein mit dem Handy aufgenommenes Foto an und weisen ihn der zuständigen Firma oder dem Planer zu. Folgebegehungen landen mit Erinnerung im gemeinsamen Kalender, sodass die Mängelbeseitigung nicht vom Gedächtnis einer einzelnen Person abhängt.

Projektsteuerung mit Kanban, Gantt und Dashboards

Ab einer gewissen Zahl paralleler Projekte reichen Aufgabenlisten nicht mehr. Im Tarif Pro zeigt das Kanban-Board, wo jedes Planpaket steht (in Bearbeitung, interne Prüfung, an Bauherrn versandt, Anmerkungen, Überarbeitung), und das Gantt-Diagramm legt die Leistungsphasen auf eine Zeitachse, sodass Überschneidungen zwischen den Disziplinen sichtbar werden. Dashboards bündeln alle laufenden Projekte, automatische Benachrichtigungen ersparen das manuelle Nachhaken. Wie man die Spalten eines Boards sinnvoll anlegt, zeigt unser Leitfaden zur Kanban-Board-Software für Teams.

Der Team-Messenger, ebenfalls im Tarif Pro, hängt jede Unterhaltung direkt an die betreffende Aufgabe oder das betreffende Ticket. Die Diskussion über ein Anschlussdetail bleibt also bei diesem Detail und ist später auffindbar.

Bauherr und Subplaner sehen nur ihren Bereich

Ein Büro verwaltet Daten mehrerer Auftraggeber gleichzeitig, und kein Bauherr darf Projekte eines anderen sehen. Drei Funktionen im Tarif Elite lösen das:

• Organisatorische Zugriffsrechte: Jeder Nutzer, auch externe Fachplaner, sieht nur die ihm zugewiesenen Projekte und Bereiche.
• Individuelle Workflows: Sie definieren den Prüfweg einer Planlieferung selbst, etwa Bearbeiter, Fachbereichsleitung, Projektleitung, dann Versand an den Bauherrn.
• Kundenportal: Der Bauherr verfolgt seine Anfragen und deren Status selbst, ohne im Büro anzurufen. Mehr dazu im Beitrag Kundenportal im Ticketsystem.

Honorare und Rechnungen pro Projekt

Honorare werden in Planungsbüros meist phasenweise abgerechnet. Hamahang enthält Finanz- und Rechnungsfunktionen; jede Abschlagsrechnung lässt sich dem Projekt zuordnen, und Sie sehen, welche Phasen erbracht, aber noch nicht abgerechnet sind. Die Buchhaltung des Büros ersetzt das nicht, es schließt aber die Lücke zwischen „Leistung erbracht“ und „Rechnung gestellt“.

Cloud oder eigener Server?

Hamahang läuft entweder als Cloud-Dienst, praktisch für kleinere Büros und Teams an mehreren Standorten, oder auf dem eigenen Server des Büros, was zu Projekten mit hohem Vertraulichkeitsbedarf oder strengen internen Vorgaben zum Speicherort passt. Egal welche Variante: Sie arbeiten im Browser oder mit der Android-App. Liegen bisherige Projektlisten in Excel oder einem Altsystem, übernimmt P-Soft die Migration; der Umfang richtet sich nach Tarif und Vertrag.

Checkliste für die Einführung im Ingenieurbüro

• Dateikonvention und Projektnummern vor dem Start verbindlich festlegen.
• Mit einem laufenden Projekt als Pilot beginnen, nicht mit allen gleichzeitig.
• Pro Disziplin eine verantwortliche Person benennen, die die Aufgaben aktuell hält.
• Ein Postfach für Bauherrenanfragen einrichten, das Tickets erzeugt.
• Die Bauüberwachung auf die Android-App bringen und eine echte Begehung damit dokumentieren.
• Nach einem Monat die Fortschrittsberichte mit der Büroleitung durchgehen und die Struktur anpassen.
• Den Testzeitraum nutzen, um all das an echter Arbeit auszuprobieren.

Häufig gestellte Fragen

Lohnt sich Hamahang für ein kleines Ingenieurbüro?

Ja. Der Tarif Start deckt bis zu 15 Nutzer ab und enthält Aufgaben, Tickets, Kalender, Anhänge, Fortschrittsberichte und die mobile App.

Kann man Pläne in Hamahang öffnen und markieren?

Nein. Plandateien werden an Aufgaben oder Tickets angehängt und heruntergeladen; Hamahang ist kein Planviewer und kein Zeichenprogramm.

Kann der Bauherr den Stand seiner Anfragen selbst sehen?

Ja, über das Kundenportal im Tarif Elite. Jeder Bauherr sieht ausschließlich seine eigenen Anfragen.

In welchem Tarif ist das Gantt-Diagramm enthalten?

Kanban-Board und Gantt-Diagramm sind ab dem Tarif Pro enthalten.

Müssen unsere Projektdaten in der Cloud liegen?

Nein. Hamahang lässt sich auf dem eigenen Server installieren; die Cloud-Variante gibt es für Büros, die sie bevorzugen.

Sehen Sie selbst, wie eines Ihrer aktuellen Projekte in Hamahang aussähe: Über die Seite Projektmanagement und Ticketsystem erhalten Sie eine Demo und einen Testzugang.

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