Fragen an den ERP-Anbieter vor dem Kauf: Checkliste zur Demo

Die wichtigsten Fragen an den ERP-Anbieter vor dem Kauf drehen sich weniger um Oberflächen als um Kontrolle: Wo liegen Ihre Daten physisch, wer kommt wie an sie heran, wie laufen Updates, wie weit lassen sich Formulare an Ihren Betrieb anpassen und wer übernimmt die Altdaten? Nehmen Sie die folgende Liste in jede Präsentation mit und bestehen Sie auf einer klaren Antwort zu jedem Punkt.

Die meisten ERP-Demos folgen dem Drehbuch des Anbieters: ein paar perfekt vorbereitete Masken, ein buntes Dashboard, und die Stunde ist vorbei. Zurück im Werk fällt jemandem auf, dass niemand gefragt hat, was bei einem Internetausfall passiert oder wie sich die Techniker des Anbieters mit dem Server verbinden. Dieser Leitfaden dreht das Gespräch um. Die Fragen sind nach Themen sortiert; zu jedem Block beschreiben wir, woran man eine überzeugende Antwort erkennt, und nennen danach die Antwort von Data, dem Fertigungs-ERP von P-Soft, einschließlich der Dinge, die Data nicht kann.

Wenn Sie noch dabei sind, Anforderungen und allgemeine Kriterien zu sammeln, lesen Sie zuerst unseren Ratgeber zur ERP-Auswahl. Dieser Beitrag setzt eine Stufe später an: wenn zwei oder drei Anbieter bereits zum Termin eingeladen sind.

Fragen an den ERP-Anbieter: die Demo vorbereiten

Drei einfache Gewohnheiten machen jeden Termin deutlich ergiebiger:

• Die richtigen Leute an den Tisch. IT-Verantwortliche, Leitung Finanzen, Fertigungsmeister und Lagerist stellen jeweils Fragen, an die die Geschäftsführung nicht denkt.
• Ein echtes Szenario mitbringen. Nehmen Sie einen realen Auftrag von der Kundenanfrage bis zur Auslieferung mit und lassen Sie genau diesen im System durchspielen statt des vorbereiteten Musterfalls.
• Antworten schriftlich einholen. Bitten Sie nach dem Termin um schriftliche Antworten auf die Kernfragen. Ein „Ja, das haben wir“ im Gespräch ist etwas anderes als eine schriftliche Auskunft.

Ein Warnsignal sollten Sie im Kopf behalten: Wer nie „nein“ oder „noch nicht“ sagt, kennt sein Produkt entweder schlecht oder antwortet nicht präzise.

1. Wo liegen unsere Daten, und was passiert ohne Internet?

Fragen Sie: Auf welchem Server und an welchem Ort werden unsere Daten gespeichert? Wem gehört die Hardware? Können Fertigung und Lager weiterbuchen, wenn im Gewerbegebiet das Internet ausfällt?

Eine gute Antwort nennt einen konkreten Ort statt „unserer sicheren Server“ und sagt genau, welche Abläufe ein Internetausfall stoppen würde und welche nicht.

Die Antwort von Data: Data wird auf einem Server installiert, der Ihrem eigenen Werk gehört. Jeder Rechner oder jedes Tablet im internen Netz öffnet das System im Browser. Ihre Datensätze verlassen Ihr Netzwerk nicht, und eine Störung des öffentlichen Internets hält niemanden davon ab, Aufträge oder Lagerbewegungen zu erfassen. Möchte Ihr Unternehmen das System lieber beim Anbieter im Internet betreiben lassen, bietet Data dieses Modell nicht an; das sollten Sie von Anfang an wissen.

2. Wer sieht welche Daten, und wie greift der Support auf unseren Server zu?

Fragen Sie: Können wir festlegen, was jede Person sieht? Wie erreichen Ihre Techniker unseren Server, um ein Problem zu beheben? Geht das auch ohne unser Wissen? Bleibt nachvollziehbar, was dabei getan wurde?

Eine gute Antwort beschreibt Berechtigungen pro Benutzer und einen Supportzugang, der von Ihrer Zustimmung abhängt. „Vertrauen Sie uns einfach“ reicht nicht.

Die Antwort von Data: Jede Person sieht nur die Bereiche, die ihre Rolle zulässt; Lagerist, Vertrieb und Finanzleitung arbeiten also jeweils mit ihrem Ausschnitt. Ein Techniker von P-Soft arbeitet erst nach Ihrer Freigabe auf dem Server, Sie verfolgen seine Arbeit live auf dem Bildschirm, und jeder Schritt wird protokolliert. Ohne Ihre Erlaubnis gibt es keinen Zugang. Der transparente Fernsupport als ausdrückliche Serviceleistung gehört zum Paket Elite.

3. Wie wird das ERP-System aktualisiert, und was, wenn ein Update schiefgeht?

Fragen Sie: Wie werden neue Versionen eingespielt? Wird vor jedem Versionswechsel eine Datensicherung erstellt? Können wir selbst jederzeit sichern?

Eine gute Antwort beschreibt Updates als Routine mit geringem Risiko und einem Weg zurück, weil die Daten vorher gesichert werden.

Die Antwort von Data: Neue Data-Versionen werden automatisch und sorgfältig eingespielt, und vor jeder einzelnen entsteht eine Sicherung Ihrer Daten. Wer zusätzlich selbst aus dem Verwaltungsbereich heraus sichern möchte, findet diese Funktion ab dem Paket Pro.

4. Lassen sich die Formulare an unseren Betrieb anpassen?

Fragen Sie: Was, wenn Ihrem Kunden- oder Teileformular ein Feld fehlt, das wir täglich nutzen? Können wir es selbst ergänzen, oder müssen wir eine Programmierung beauftragen? Übersteht die Änderung die nächste Version?

Eine gute Antwort zeigt einen festen Weg, eigene Zusatzinformationen zu speichern, ohne sie bei jedem Release neu bauen zu müssen.

Die Antwort von Data: Mit dem Formulardesigner von Data legen Sie eigene Felder auf zwanzig Kernformularen an, darunter Kunde, Teil, Lieferant, Anfrage, Rechnung und Zahlung. Den Formulardesigner enthält das Paket Elite; Anwendungsbeispiele zeigt unser Beitrag zu eigenen Feldern und dem ERP-Formulardesigner.

5. Wie viele Benutzer und Standorte, und wächst das System mit?

Fragen Sie: Wo liegt die Benutzergrenze je Paket? Bleiben die Daten eines zweiten Werks getrennt? Bedeutet ein Paketwechsel eine Neuinstallation?

Die Antwort von Data: Start erlaubt bis zu 10 Benutzer, Pro bis zu 50, jeweils für einen Standort. In Elite wird die Benutzerzahl vertraglich festgelegt, und mehrere Standorte mit getrennten Daten sind möglich. Beim Wechsel in ein höheres Paket fällt nichts aus dem bisherigen Paket weg.

6. Wer übernimmt unsere Altdaten aus Excel oder dem alten System?

Fragen Sie: Wer überträgt unsere Kunden, Teile und Bestände? Wer bereinigt die alten Dateien? Was genau wird migriert, und steht das im Vertrag?

Eine gute Antwort legt den Umfang schriftlich fest: welche Datensätze, aus welcher Quelle, und wer für welchen Schritt verantwortlich ist.

Die Antwort von Data: Das Team von P-Soft überführt Ihre bisherigen Daten, ob sie in Tabellen oder in einem älteren Programm stecken, nach Data. Welche Menge und welche Detailtiefe übernommen werden, regelt der Vertrag. Wie Sie Ihre Dateien vorab aufbereiten, steht im Leitfaden zur ERP-Datenmigration.

7. Wie sehen Support und Schulung je Paket aus?

Fragen Sie hier genau nach, denn „wir bieten Support“ bedeutet bei jedem Anbieter etwas anderes. Bei Data steigt der Umfang mit dem Paket:

8. Was kann das System noch nicht?

Vielleicht die aufschlussreichste Frage des ganzen Termins, denn die Antwort zeigt, wie offen der Anbieter ist. Die Antwort von Data:

• Demnächst: eine intelligente Einplanung von Arbeitsschritten mit automatischer Warnung bei Verzug sowie eine eigene Desktop-Anwendung. Heute wird Data im Browser genutzt.
• Nicht im Umfang: Personalwesen, Steuerberechnung und E-Rechnung gehören nicht zu Data, und eine Cloud-Variante gibt es nicht. Data konzentriert sich auf die Auftragskette im Werk: Anfrage, Konstruktion, Beschaffung, Lagerhaltung, Produktion, Qualitätsprüfung, Finanzen und Versand.

ERP-Demo-Fragen: Übersichtstabelle

Fragen Sie selbstverständlich auch nach Endpreis, Einführungsdauer und Zusagen, nehmen Sie diese Antworten aber erst in einem schriftlichen Angebot ernst, das nach einer Analyse Ihres Betriebs entsteht. Jede Zahl, die genannt wird, bevor jemand Ihre Abläufe gesehen hat, ist eine Schätzung.

Häufig gestellte Fragen

Arbeitet Data auch bei einem Internetausfall weiter?

Ja. Das System läuft auf dem Server Ihres Werks und bleibt über das interne Netz im Browser erreichbar.

Kann sich ein Supporttechniker ohne Erlaubnis verbinden?

Nein. Der Zugang setzt Ihre Zustimmung voraus, die Arbeit ist live sichtbar und wird protokolliert.

In welchem Data-Paket ist der Formulardesigner enthalten?

In Elite; damit ergänzen Sie zwanzig Kernformulare um selbst definierte Felder.

Werden Daten aus Excel und dem Altsystem übernommen?

Ja. Das Team von P-Soft migriert sie, der Umfang wird im Vertrag festgelegt.

Gibt es Data als Cloud-Lösung?

Nein. Data wird ausschließlich auf einem Server installiert, der dem Werk gehört.

Wenn Sie diese Fragen anhand eines echten Auftrags aus Ihrem Werk durchgehen möchten, besuchen Sie Data Fertigungs-ERP und fragen Sie eine Demo an.

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