نرم‌افزار مدیریت ساختمان

نرم افزار مدیریت پاساژ و مجتمع تجاری؛ شارژ مغازه‌ها تا اخطار

نویسنده: تیم تخصصی برساوش فناوران ۱۰ دقیقه مطالعه
نرم افزار مدیریت پاساژ و مجتمع تجاری؛ شارژ مغازه‌ها تا اخطار — راهنمای برساوش فناوران

نرم افزار مدیریت پاساژ ابزاری است که شارژ هر مغازه را با روشی منصفانه (معمولاً متراژ یا ترکیبی) خودکار صادر می‌کند، حساب مالک را از کاسبِ مستأجر جدا نگه می‌دارد، بدهکاران را با پیامک هدفمند پیگیری می‌کند و تخلفات صنفی را با اخطار رسمی ثبت می‌کند. هم‌خونه همین کارها را برای پاساژها و مجتمع‌های تجاری در یک محیط فارسی انجام می‌دهد.

مدیر یک پاساژ هر روز با آدم‌هایی سروکار دارد که منافعشان یکی نیست. صاحب مغازه‌ای که سال‌هاست ملکش را اجاره داده و فقط آخر سال سری می‌زند، کاسبی که پشت پیشخوان ایستاده و شارژ را «خرج مالک» می‌داند، هیئت‌مدیره‌ای که می‌خواهد بداند پول نظافت و نگهبانی شب از کجا تأمین شده، و نگهبانی که باید بداند کدام کرکره بعد از ساعت تعطیلی باز مانده. این مقاله از دل همین گرفتاری‌های روزمره شروع می‌کند و بعد نشان می‌دهد کدام قابلیت‌های نرم‌افزار مدیریت ساختمان هم‌خونه به کار یک مجتمع تجاری می‌آید و کدام کارها اصلاً در حوزه‌ی آن نیست.

مدیریت مجتمع تجاری چه فرقی با یک ساختمان مسکونی دارد؟

در آپارتمان مسکونی، ساکن معمولاً همان کسی است که شارژ را می‌پردازد و واحدها کم‌وبیش هم‌اندازه‌اند. در پاساژ این فرض‌ها به هم می‌ریزد:

  • اندازه‌ی واحدها بسیار متفاوت است: کنار یک غرفه‌ی کوچک بدلیجات، فروشگاه دو دهنه‌ای قرار دارد که چند برابر فضا گرفته است. شارژ مساوی در چنین جایی خیلی زود اعتراض می‌آورد.
  • طبقه ارزش را عوض می‌کند: مغازه‌ی همکف کنار ورودی اصلی با مغازه‌ی طبقه‌ی سوم که مشتری کمتری از جلویش رد می‌شود، از نگاه کسبه یک وضعیت ندارند.
  • بهره‌بردار و مالک دو نفرند: بخش بزرگی از مغازه‌ها اجاره‌ای است و مستأجرها در طول سال عوض می‌شوند؛ بدهی شارژ باید به نام درست ثبت شود.
  • هزینه‌های مشترک سنگین است: پله‌برقی، روشنایی راهروها، نظافت روزانه، سرویس‌های بهداشتی عمومی و نگهبانی شبانه بخش اصلی هزینه‌هاست.
  • نظم صنفی اهمیت دارد: اشغال راهرو با اجناس، تابلوی خارج از ضوابط یا بازکردن مغازه بیرون از ساعت مقرر، مواردی است که هیئت‌مدیره باید مستند پیگیری کند.

شارژ مغازه‌های پاساژ را با کدام روش حساب کنیم؟

هم‌خونه شارژ را به شش روش محاسبه می‌کند: مساوی، متراژ، تعداد نفر، پارکینگ، طبقه یا ترکیبی. این شش روش در همه‌ی پلن‌ها وجود دارد و شارژ ماهانه به‌صورت خودکار صادر می‌شود، به‌شکلی که هیچ واحدی دو بار یا ناقص شارژ نخورد. برای هر واحد هم متراژ، طبقه، پارکینگ و تعداد افراد ثبت می‌شود تا مبنای محاسبه همیشه روشن باشد.

روش محاسبه کجای پاساژ به کار می‌آید نکته‌ی عملی
متراژ بیشتر مجتمع‌های تجاری با غرفه‌های ناهم‌اندازه متراژ را از سند یا صورت‌جلسه‌ی تفکیک بردارید، نه از برآورد چشمی
طبقه پاساژهایی که هزینه‌ی پله‌برقی و آسانسور را به طبقات بالاتر بیشتر نسبت می‌دهند منطق آن را پیش از اجرا در مجمع تصویب کنید
ترکیبی جایی که بخشی از هزینه‌ها مساوی و بخشی بر پایه‌ی متراژ تقسیم می‌شود سهم هر جزء را مکتوب کنید تا در اعتراض‌ها قابل توضیح باشد
پارکینگ مجتمع‌هایی که برخی واحدها جای پارک اختصاصی دارند فقط واحدهای دارای پارکینگ ثبت‌شده شامل این بخش می‌شوند
مساوی راسته‌های کوچک با مغازه‌های تقریباً یکسان برای پاساژ با فضاهای متنوع معمولاً عادلانه به نظر نمی‌رسد

هزینه‌ی پیش‌بینی‌نشده، مثلاً تعویض موتور پله‌برقی یا ترمیم سقف کاذب راهرو، به‌شکل «شارژ موردی» و مستقل از صورت‌حساب ماهانه به واحدها تعلق می‌گیرد؛ این قابلیت همراه با یادآوری سررسید و جریمه‌ی تأخیر در پلن پیشرو و سرآمد است. برای جزئیات تقسیم شارژ میان صاحب ملک و بهره‌بردار، مقاله‌ی شارژ ساختمان با مالک است یا مستأجر را ببینید.

پرونده‌ی مالک و کاسب مستأجر در سامانه مدیریت پاساژ

در هم‌خونه برای هر واحد پرونده‌ی مالک، مستأجر و کارکنان جدا نگه‌داری می‌شود و تاریخچه‌ی مالکیت و سکونت از بین نمی‌رود. وقتی مستأجر مغازه‌ای وسط سال عوض می‌شود، سابقه‌ی پرداخت‌های بهره‌بردار قبلی پاک نمی‌شود و مدیر می‌تواند ببیند بدهی مربوط به کدام دوره و کدام شخص است.

فیلترهای آماده کار روزانه را کوتاه می‌کنند: با یک فیلتر فهرست بدهکاران را می‌بینید، با فیلتر دیگر خوش‌حساب‌ها را، و اعضای هیئت‌مدیره هم جدا قابل جست‌وجو هستند. نمای واحدها به سه شکل در دسترس است:

  • کارت رنگی: برای اینکه در یک نگاه ببینید کدام مغازه‌ها بدهکارند؛ مناسب جلسه‌ی کوتاه با هیئت‌مدیره.
  • نقشه‌ی بلوک: برای مجتمع‌هایی که چند بال یا چند ورودی دارند و مدیر می‌خواهد واحدها را به ترتیب مکانی ببیند.
  • جدول: برای مرتب‌سازی، مقایسه و گرفتن خروجی اکسل فارسی.

اگر تا امروز حساب پاساژ در دفتر یا فایل اکسل نگه‌داری شده، تیم برساوش اطلاعات قبلی را به هم‌خونه منتقل می‌کند؛ اینکه این انتقال چه حجمی را دربر بگیرد، در قرارداد و متناسب با پلن روشن می‌شود.

وصول شارژ مغازه‌ها؛ پرداخت آنلاین و پیامک هدفمند

در پاساژ، کاسب معمولاً وقت آمدن به دفتر مدیریت را ندارد و رسید کارت‌به‌کارت هم باید یکی‌یکی بررسی شود. هم‌خونه هر دو مسیر را دارد. در همه‌ی پلن‌ها رسید کارت‌به‌کارت ثبت و با تأیید مدیر اعمال می‌شود. در پلن پیشرو و سرآمد، کسبه از پرتال یا اپ و از طریق درگاه زرین‌پال یا سامان آنلاین می‌پردازند و چون حساب پذیرنده متعلق به خود مجتمع است، پول مستقیم به حساب مجتمع واریز می‌شود، نه به حساب واسطه. توضیح بیشتر در مطلب پرداخت آنلاین شارژ ساختمان آمده است.

اطلاعیه‌ی پیامکی به همه یا گروهی خاص در همه‌ی پلن‌ها هست؛ مثلاً خبر قطع برق راهروی طبقه‌ی دوم برای سرویس تابلو. اما پیامک هدفمند به بدهکاران، فقط مالکان یا فقط مستأجران، از پلن پیشرو به بعد فعال است. این تفکیک در پاساژ کاربرد زیادی دارد: دعوت به مجمع را برای صاحبان ملک می‌فرستید و یادآوری ساعت بازگشایی را برای کسبه. راهکارهای نوشتن پیام مؤثر را در اطلاع‌رسانی پیامکی ساختمان بخوانید.

تشویق پرداخت زودهنگام هم در کنار جریمه‌ی تأخیر تعریف‌شدنی است و برای هر مغازه صورت‌حسابی تولید می‌شود که هم چاپ می‌شود و هم به‌صورت فایل PDF نگه داشته می‌شود؛ برای کاسبی که می‌خواهد صورت‌حساب را به مالک نشان دهد، همین برگه کافی است.

تخلفات صنفی، اخطار چاپی و دبیرخانه پاساژ

بخشی از اختلاف‌های پاساژ مالی نیست. فرض کنید (فرضی) مغازه‌ی شماره‌ی ۱۸ چند هفته است کارتن‌هایش را جلوی راهرو می‌چیند. اگر تذکر فقط شفاهی باشد، در جلسه‌ی بعدی هیئت‌مدیره کسی یادش نیست چند بار و چه تاریخی گفته شده. در هم‌خونه تخلف ثبت می‌شود و اخطار رسمی قابل چاپ صادر می‌شود. دبیرخانه‌ی داخلی هم نامه‌ها و صورت‌جلسات را بایگانی می‌کند تا مصوبه‌ی ساعت کار یا قواعد تابلوها همیشه در دسترس باشد. این بخش‌ها، همراه پیامک هدفمند، در پلن پیشرو و سرآمد قرار دارند.

ثبت و دنبال‌کردن درخواست تعمیر در هر سه پلن ممکن است؛ کاسبی که نشتی لوله‌ی سقف مغازه‌اش را گزارش می‌کند، می‌تواند وضعیت درخواست را دنبال کند. نظرسنجی و رأی‌گیری آنلاین هم برای تصمیم‌هایی مثل تغییر ساعت تعطیلی جمعه‌ها کمک می‌کند تا نتیجه شفاف و زنده دیده شود.

برنامه حسابداری مجتمع تجاری؛ پیمانکاران، دارایی و انبار

نظافت روزانه، سرویس پله‌برقی و نگهبانی شبانه در بسیاری از پاساژها به پیمانکار سپرده می‌شود. در حسابداری هم‌خونه می‌توانید قرارداد پیمانکاران، پیش‌پرداخت، وام، دارایی‌ها و انبار ساختمان را ثبت کنید. حتی در پلن آغاز، مدیر دخل و خرج را دسته‌بندی‌شده ثبت می‌کند، صندوق و تنخواه را می‌گرداند و از همه‌چیز خروجی اکسل می‌گیرد. از پلن پیشرو به بالا، حسابداری کامل اضافه می‌شود: ترازنامه، سود و زیان، دفتر کل و تراز آزمایشی، به‌علاوه‌ی امکان بستن دوره. در همین پلن‌ها داشبورد تحلیلی هم هست که مغازه‌های خالی، سیر وصول شارژ و جمع دخل و خرج را جلوی چشم مدیر می‌گذارد.

در پلن سرآمد، هم‌خونه انقضای بیمه‌ها و قراردادهای ساختمان را پیش از سررسید هشدار می‌دهد؛ برای مجتمعی که بیمه‌ی آتش‌سوزی مشاعات یا قرارداد نگهبانی دارد، فراموش‌شدن تمدید می‌تواند گران تمام شود.

نقش نگهبان، هیئت‌مدیره و حسابدار در سیستم مدیریت ساختمان تجاری

در هم‌خونه هر کاربر نقش خودش را دارد؛ نگهبان، حسابدار، اعضای هیئت‌مدیره، صاحب ملک، کاسب مستأجر و خود مدیر هر کدام جدا تعریف می‌شوند و اگر لازم شد، مدیر یک مجوز مشخص را فقط از همان شخص پس می‌گیرد. یعنی حسابدار پیمانکار به اسناد مالی دسترسی دارد بی‌آنکه بتواند پرونده‌ی کسبه را ویرایش کند، و نگهبان فقط آنچه برای کار شیفتش لازم است را می‌بیند. کسی رمز عبور حفظ نمی‌کند؛ ورود با کد یک‌بارمصرفی است که به موبایل هر شخص پیامک می‌شود. پرتال وب برای همه است و اپ اندروید در پلن پیشرو و سرآمد به کاسب خبر می‌دهد که شارژ جدید صادر شد، پرداختش تأیید شد یا رأی‌گیری به نتیجه رسید.

کدام پلن هم‌خونه برای پاساژ شما مناسب است؟

وضعیت مجتمع پلن پیشنهادی دلیل
راسته یا پاساژ کوچک تا ۳۰ واحد، وصول با کارت‌به‌کارت آغاز شش روش شارژ، پرونده‌ی مالک و مستأجر، اطلاعیه‌ی پیامکی و درخواست تعمیرات
پاساژ تا ۳۰۰ مغازه با بدهکاران زیاد پیشرو پرداخت آنلاین به حساب مجتمع، پیامک هدفمند، تخلفات و دبیرخانه، حسابداری کامل
شرکت یا هیئتی که چند مجتمع را اداره می‌کند سرآمد چند ساختمان از یک حساب، واحد نامحدود، هشدار بیمه‌ها و قراردادها

فهرست کامل قابلیت‌ها و تفاوت پلن‌ها در راهنمای نرم‌افزار مدیریت ساختمان آمده است.

چه کارهایی بیرون از هم‌خونه می‌ماند؟

برای انتخاب درست باید مرزها را هم دانست. هم‌خونه صندوق فروش مغازه‌ها نیست، قرارداد اجاره‌ی میان مالک و مستأجر را مدیریت نمی‌کند، مشتریان ورودی پاساژ را شمارش نمی‌کند و کنترل خودروهای پارکینگ را انجام نمی‌دهد. کار آن اداره‌ی مالی و اداری مجتمع است: شارژ، وصول، حساب‌ها، اطلاع‌رسانی، تخلفات و بایگانی.

سوالات متداول

آیا می‌شود شارژ مغازه‌های همکف و طبقات را متفاوت حساب کرد؟

بله. روش «طبقه» یا «ترکیبی» در هم‌خونه این امکان را می‌دهد و در همه‌ی پلن‌ها موجود است؛ فقط منطق تقسیم را پیش از اجرا در مجمع تصویب کنید.

بدهی شارژ مغازه‌ی اجاره‌ای به نام چه کسی ثبت می‌شود؟

پرونده‌ی مالک و مستأجر جداست و تاریخچه‌ی سکونت حفظ می‌شود؛ بنابراین مشخص است هر بدهی مربوط به کدام دوره و کدام شخص است.

پول پرداخت آنلاین کسبه به حساب چه کسی می‌رود؟

در دو پلن بالاتر (پیشرو و سرآمد)، پرداخت از درگاه زرین‌پال یا سامان با حساب پذیرنده‌ی خود مجتمع انجام می‌شود و مبلغ مستقیم به حساب مجتمع می‌رسد.

آیا هم‌خونه برای چند پاساژ یک مدیریت مشترک دارد؟

بله، در پلن سرآمد چند ساختمان از یک حساب اداره می‌شود و تعداد واحدها نامحدود است.

هم‌خونه ورود خودرو به پارکینگ پاساژ را کنترل می‌کند؟

خیر. هم‌خونه پارکینگ هر واحد را برای محاسبه‌ی شارژ ثبت می‌کند، اما کنترل ورود و خروج خودرو جزو امکانات آن نیست.

اگر مدیر یا عضو هیئت‌مدیره‌ی یک پاساژ یا مجتمع تجاری هستید، برای دیدن هم‌خونه روی اطلاعات واقعی مجتمع خودتان درخواست دموی هم‌خونه را ثبت کنید.

پیشنهاد مطالعه

راهنمای کامل: نرم افزار مدیریت ساختمان

نرم‌افزار مدیریت ساختمان در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

محصول و راهنمای مرتبط با این موضوع
▪نرم‌افزار مدیریت ساختمان هم‌خونه▪راهنمای کامل نرم‌افزار مدیریت ساختمان
اشتراک‌گذاری:

تیم تخصصی برساوش فناوران

این مقاله توسط تیم کارشناسان نرم‌افزار سازمانی برساوش فناوران — سازنده‌ی محصولاتی مانند هم‌خونه، آوادار، نورادیو و هماهنگ — تهیه و بازبینی شده است.

پروژه‌ای در ذهن دارید؟

تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.

تماس با ما

مطالب مرتبط

نرم افزار مدیریت شهرک مسکونی و ویلایی؛ راهنمای هیئت مدیره

گروه پیام‌رسان ساختمان یا نرم افزار مدیریت ساختمان؟

تحویل مدیریت ساختمان به مدیر جدید؛ چک‌لیست تحویل و تحول

بهترین روش مدیریت شارژ ساختمان و مجتمع‌های مسکونی
همه‌ی مقالات نرم‌افزار مدیریت ساختمان ←
Eitaa