نرم‌افزار مدیریت ساختمان

گروه پیام‌رسان ساختمان یا نرم افزار مدیریت ساختمان؟

نویسنده: تیم تخصصی برساوش فناوران ۹ دقیقه مطالعه
گروه پیام‌رسان ساختمان یا نرم افزار مدیریت ساختمان؟ — راهنمای برساوش فناوران

گروه پیام‌رسان برای گفت‌وگوی سریع همسایه‌ها ابزار خوبی است، اما جای مناسبی برای اعلام شارژ، نگه‌داشتن رسیدها و رأی‌گیری نیست. اگر مبلغ‌ها زیر پیام‌ها گم می‌شوند و بحث بدهی‌ها جلوی همه مطرح می‌شود، وقت آن است که کارهای مالی و رسمی به یک نرم افزار مدیریت ساختمان برود و گروه فقط برای گپ بماند.

در بسیاری از ساختمان‌ها همه‌چیز از یک گروه در تلگرام، واتساپ، ایتا یا بله شروع می‌شود. مدیر لینک گروه را کنار آسانسور می‌چسباند، همسایه‌ها عضو می‌شوند و از فردا خبر قطعی آب، عکس قبض برق مشاعات و یادآوری شارژ ماهانه پشت سر هم در همان صفحه ردیف می‌شود. دردسر از روزی شروع می‌شود که گروه از «محل گفت‌وگو» به «دفتر حساب ساختمان» تبدیل می‌شود. در این مطلب با انصاف بررسی می‌کنیم که گروه پیام‌رسان کجا واقعاً خوب کار می‌کند، کجا گره می‌خورد و یک اپلیکیشن مدیریت ساختمان به جای گروه دقیقاً چه چیزی اضافه می‌کند و چه کاری را انجام نمی‌دهد.

گروه تلگرام یا واتساپ ساختمان در چه کارهایی واقعاً خوب است؟

پیش از نقد باید حق گروه را داد. چند کار هست که هیچ نرم‌افزاری به سرعت یک گروه گفت‌وگو انجامشان نمی‌دهد:

  • هماهنگی فوری: «کسی کلید پشت‌بام را دارد؟» یا «خودروی جلوی درِ پارکینگ مال کدام واحد است؟» در چند دقیقه جواب می‌گیرد.
  • حس همسایگی: تبریک عید، خوشامد به همسایه‌ی تازه‌وارد یا هماهنگی یک دورهمی کوچک در حیاط، در فضای خودمانی گروه طبیعی‌تر است.
  • عکس و ویدئوی فوری: نشان دادن نشتی لوله یا چراغ خاموش راه‌پله با یک عکس، سریع و بی‌دردسر است.
  • بی‌نیازی از آموزش: تقریباً همه‌ی ساکنان یکی از این پیام‌رسان‌ها را روی گوشی دارند.

پس پرسش اصلی این نیست که «گروه را ببندیم یا نه». پرسش درست این است که کدام کارها را نباید به گروه سپرد.

اعلام شارژ در گروه ساختمان؛ کجا کار خراب می‌شود؟

وقتی پول و تصمیم‌های جمعی وارد گروه می‌شوند، چند مشکل تکراری سر برمی‌آورد که کمتر مدیر ساختمانی است که دست‌کم یکی از آن‌ها را تجربه نکرده باشد.

۱. مبلغ شارژ زیر ده‌ها پیام دیگر دفن می‌شود

مدیر روز اول ماه سهم هر واحد را می‌فرستد، اما تا عصر همان روز ده‌ها پیام درباره‌ی آسانسور، کلید و گربه‌ی حیاط روی آن نشسته است. ساکنی که هفته‌ی بعد می‌خواهد پرداخت کند، باید آن‌قدر بالا برود تا پیدا کند سهم واحدش چقدر بود. اگر مدیر وسط ماه رقم را اصلاح کرده باشد، دو عدد متفاوت در گروه می‌ماند.

۲. حریم خصوصی بدهکاران رعایت نمی‌شود

فرستادن فهرست واحدهای بدهکار در گروه شاید چند روزی فشار بیاورد، اما معمولاً به دلخوری، قهر و حتی ترک گروه می‌انجامد. بدهی هر واحد موضوعی میان همان واحد و مدیریت است، نه خبری عمومی برای همه‌ی همسایه‌ها.

۳. رسید معتبر و قابل پیگیری وجود ندارد

ساکن عکس رسید کارت‌به‌کارت را در گروه یا در پیام خصوصی برای مدیر می‌فرستد. چند ماه بعد که حساب‌ها بررسی می‌شود، پیدا کردن آن عکس میان صدها پیام تقریباً ناممکن است و اگر در این فاصله مدیر عوض شده باشد، این سابقه عملاً از دست رفته است.

۴. بحث‌ها از کنترل خارج می‌شود

یک سؤال ساده درباره‌ی هزینه‌ی تعمیر موتورخانه می‌تواند به زنجیره‌ای از پیام‌های تند برسد. فضای عمومی گروه، اعتراض را به نمایشی جمعی تبدیل می‌کند؛ در حالی که بیشتر این سؤال‌ها با دیدن یک صورت‌حساب روشن همان اول جواب می‌گرفت.

۵. نظرسنجی بدون نتیجه‌ی روشن

نظرسنجی داخل پیام‌رسان نشان نمی‌دهد رأی‌دهنده ساکن کدام واحد است، عضوی که چند حساب دارد می‌تواند بیش از یک بار رأی بدهد و پس از چند روز کسی دقیق نمی‌داند تصمیم نهایی چه شد. برای انتخاب رنگ گلدان‌های لابی شاید کافی باشد، اما برای تصمیمی که خرج دارد، نه.

مقایسه گروه پیام‌رسان ساختمان با نرم افزار مدیریت ساختمان

جدول زیر کارهای رایج یک ساختمان را از دو طرف نگاه می‌کند. ستون آخر نشان می‌دهد هر قابلیت در کدام پلن هم‌خونه قرار دارد.

کار گروه پیام‌رسان نرم‌افزار هم‌خونه پلن
گفت‌وگوی سریع و خودمانی عالی برای این کار ساخته نشده —
اعلام سهم شارژ هر واحد پیام عمومی که گم می‌شود صدور خودکار ماهانه با شش روش محاسبه همه‌ی پلن‌ها
صورت‌حساب واحد ندارد آماده‌ی چاپ و ذخیره به PDF همه‌ی پلن‌ها
رسید کارت‌به‌کارت عکس پراکنده در چت ثبت رسید و تأیید مدیر همه‌ی پلن‌ها
اطلاعیه‌ی رسمی میان پیام‌ها گم می‌شود پیامک به همه یا گروهی خاص همه‌ی پلن‌ها
رأی‌گیری نتیجه‌ی مبهم نظرسنجی و رأی‌گیری اینترنتی که نتیجه‌اش زنده و بی‌پرده دیده می‌شود همه‌ی پلن‌ها
خرابی و تعمیر پیامی که فراموش می‌شود ثبت درخواست تعمیرات و پیگیری آن همه‌ی پلن‌ها
ورود ساکن عضویت در گروه پرتال وب با شماره‌ی موبایل و کد یک‌بارمصرف همه‌ی پلن‌ها
پرداخت شارژ کارت‌به‌کارت و فرستادن عکس پرداخت آنلاین از پرتال و اپ پیشرو و سرآمد
یادآوری بدهی نام بردن در جمع پیامک هدفمند فقط به بدهکاران پیشرو و سرآمد
اعلان روی گوشی اعلان همه‌ی پیام‌ها، مهم و بی‌اهمیت اپ اندروید که فقط برای شارژ جدید، پرداخت تأییدشده و نتیجه‌ی رأی خبر می‌دهد پیشرو و سرآمد

اپلیکیشن مدیریت ساختمان به جای گروه چه چیزی اضافه می‌کند؟

نرم‌افزار جای گفت‌وگو را نمی‌گیرد؛ جای «دفتر» را می‌گیرد. هم‌خونه کارهایی را که در گروه پخش و گم می‌شوند، در یک محیط فارسی و مرتب کنار هم می‌گذارد.

شارژی که یک بار و درست صادر می‌شود

شارژ ماهانه خودکار صادر می‌شود و هرگز دو بار یا ناقص ثبت نمی‌شود. روش محاسبه را خودتان انتخاب می‌کنید: مساوی، بر پایه‌ی متراژ، تعداد نفر، پارکینگ، طبقه یا ترکیبی از این‌ها. هر واحد صورت‌حساب خودش را دارد که می‌شود چاپ کرد یا به PDF ذخیره کرد؛ دیگر لازم نیست کسی در گروه بپرسد «سهم ما این ماه چقدر شد؟». اگر انتخاب روش منصفانه برایتان سؤال است، راهنمای محاسبه‌ی شارژ ساختمان را ببینید.

رسیدی که ماه‌ها بعد هم پیدا می‌شود

ساکنی که کارت‌به‌کارت کرده، رسیدش را در سامانه بارگذاری می‌کند؛ با تأیید مدیر، مبلغ به حساب همان واحد می‌نشیند و ماه‌ها بعد هم دیده می‌شود؛ حتی اگر مدیر ساختمان در این میان عوض شده باشد.

اطلاع‌رسانی بدون شلوغی

پیامک اطلاع‌رسانی یا برای همه‌ی ساکنان می‌رود یا فقط برای گروهی که انتخاب می‌کنید؛ مثلاً تنها به ساکنان یک بلوک برای قطعی آب همان بلوک. در پلن پیشرو و سرآمد، پیامک هدفمند به بدهکاران، مالکان یا مستأجران هم اضافه می‌شود؛ یعنی یادآوری بدهی بی‌سروصدا به خود واحد می‌رسد و نامش در هیچ جمعی برده نمی‌شود. نکته‌های نوشتن این پیام‌ها را در مطلب پیامک اطلاع‌رسانی ساختمان آورده‌ایم.

رأی‌گیری با نتیجه‌ای که همه می‌بینند

هر سه پلن امکان نظرسنجی و رأی‌گیری آنلاین دارند و نتیجه همان لحظه و بی‌پرده نمایش داده می‌شود. هر ساکن با شماره‌ی موبایل خودش وارد می‌شود و ابهام همیشگی «بالاخره تصمیم چه شد؟» جایش را به یک نتیجه‌ی روشن می‌دهد.

پرداخت آنلاین و اپ اندروید در پلن پیشرو و سرآمد

در این دو پلن ساکن شارژ را از پرتال یا اپ به‌صورت آنلاین می‌پردازد. پرداخت از طریق درگاه زرین‌پال یا سامان انجام می‌شود، اما پذیرنده خودِ ساختمان است؛ یعنی مبلغ بی‌واسطه به حساب ساختمان می‌رود. اپ اندروید ساکن هم همان لحظه خبر می‌دهد که شارژ جدیدی صادر شده، پرداختی تأیید شده یا رأی‌گیری به نتیجه رسیده است. توضیح بیشتر در پرداخت آنلاین شارژ ساختمان.

نرم‌افزار چه کارهایی را انجام نمی‌دهد؟

  • هم‌خونه پیام‌رسان یا اتاق گفت‌وگوی گروهی نیست و ادعای اتصال به تلگرام، واتساپ، ایتا یا بله را ندارد؛ گپ همسایه‌ها همچنان جایش در گروه است.
  • بدهی را خودبه‌خود وصول نمی‌کند؛ ابزار یادآوری و شفافیت می‌دهد و تصمیم درباره‌ی برخورد با بدهکار با مدیریت است.
  • اختلاف‌های شخصی همسایه‌ها را حل نمی‌کند؛ فقط موضوع‌های مالی و رسمی را از فضای بحث بیرون می‌برد.
  • پرداخت آنلاین، اپ اندروید و پیامک هدفمند در پلن آغاز نیست؛ اگر این‌ها برایتان مهم است، از پیشرو شروع کنید.

چک‌لیست جابه‌جایی از گروه به سامانه مدیریت ساختمان

این مراحل پیشنهادی کمک می‌کند انتقال آرام باشد و کسی احساس نکند گروه از او گرفته شده است:

  1. در گروه اعلام کنید که گروه سر جایش می‌ماند، اما از این ماه اعلام شارژ، رسید و رأی‌گیری در سامانه انجام می‌شود.
  2. مشخصات هر واحد (متراژ، طبقه، پارکینگ و شمار ساکنان) را وارد کنید تا شارژ درست محاسبه شود. اگر حساب‌ها در اکسل است، انتقال اطلاعات قبلی را تیم برساوش انجام می‌دهد؛ اینکه این خدمت چه چیزهایی را در بر بگیرد، در قرارداد یا پلن روشن می‌شود.
  3. شماره‌ی موبایل هر مالک و مستأجر را وارد کنید؛ ورود با کد پیامکی است و رمزی برای فراموش کردن در کار نیست.
  4. اولین شارژ ماهانه را از سامانه صادر کنید و در گروه فقط بنویسید «صورت‌حساب این ماه صادر شد».
  5. اولین تصمیم خرج‌دار را با رأی‌گیری آنلاین بگیرید تا ساکنان نتیجه‌ی شفاف را با چشم خودشان ببینند.
  6. قاعده‌ی گروه را کوتاه بنویسید و سنجاق کنید: گفت‌وگو آزاد، بحث بدهی ممنوع.

گروه یا برنامه مدیریت ساختمان؛ کدام برای ساختمان شما؟

اگر ساختمان شما چند واحد دارد، همه یکدیگر را می‌شناسند و شارژ ثابت و ساده است، گروه پیام‌رسان شاید هنوز کافی باشد. اما اگر یکی از این نشانه‌ها را می‌بینید، زمان استفاده از نرم‌افزار رسیده است: ساکنان مدام مبلغ شارژشان را می‌پرسند، رسیدها پیدا نمی‌شوند، بحث بدهی در گروه دلخوری ساخته یا رأی‌گیری‌ها نتیجه‌ی روشنی ندارند. برای ساختمان تا ۳۰ واحد که فعلاً شارژ، رسید، پیامک و رأی‌گیری می‌خواهد، پلن آغاز کافی است. مجتمع تا ۳۰۰ واحد که پرداخت آنلاین و اپ می‌خواهد، سراغ پیشرو برود و برای اداره‌ی چند ساختمان از یک حساب، سرآمد. همه‌ی امکانات را یک‌جا در سیستم مدیریت ساختمان مرور کنید.

سوالات متداول

با آمدن نرم‌افزار مدیریت ساختمان باید گروه تلگرام یا واتساپ را ببندیم؟

نه. گروه برای گفت‌وگوی همسایه‌ها مفید است. پیشنهاد ما این است که شارژ، رسید، اطلاعیه‌ی رسمی و رأی‌گیری به نرم‌افزار برود و گروه برای گپ بماند.

آیا هم‌خونه به پیام‌رسان‌ها وصل می‌شود؟

خیر. اطلاع‌رسانی هم‌خونه از راه پیامک و پرتال وب است و در پلن پیشرو و سرآمد اعلان اپ اندروید هم اضافه می‌شود.

ساکنانی که با گوشی هوشمند کار نمی‌کنند چه کنند؟

اطلاعیه‌ها به‌صورت پیامک معمولی می‌رسد و صورت‌حساب هر واحد را می‌توان چاپ کرد و به دستشان داد.

رأی‌گیری آنلاین در کدام پلن هست؟

در هر سه پلن؛ آغاز هم مثل پیشرو و سرآمد، رأی‌گیری آنلاین با نتیجه‌ی زنده دارد.

می‌شود بدون نام بردن در گروه به بدهکاران یادآوری کرد؟

بله؛ در پلن پیشرو و سرآمد پیامک هدفمند فقط برای واحدهای بدهکار فرستاده می‌شود و موضوع میان واحد و مدیریت می‌ماند.

اگر می‌خواهید ببینید شارژ، رسید و رأی‌گیری ساختمان شما در هم‌خونه چه شکلی پیدا می‌کند، از صفحه‌ی هم‌خونه درخواست دمو بدهید.

پیشنهاد مطالعه

راهنمای کامل: نرم افزار مدیریت ساختمان

نرم‌افزار مدیریت ساختمان در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

محصول و راهنمای مرتبط با این موضوع
▪نرم‌افزار مدیریت ساختمان هم‌خونه▪راهنمای کامل نرم‌افزار مدیریت ساختمان
اشتراک‌گذاری:

تیم تخصصی برساوش فناوران

این مقاله توسط تیم کارشناسان نرم‌افزار سازمانی برساوش فناوران — سازنده‌ی محصولاتی مانند هم‌خونه، آوادار، نورادیو و هماهنگ — تهیه و بازبینی شده است.

پروژه‌ای در ذهن دارید؟

تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.

تماس با ما

مطالب مرتبط

تحویل مدیریت ساختمان به مدیر جدید؛ چک‌لیست تحویل و تحول

بهترین روش مدیریت شارژ ساختمان و مجتمع‌های مسکونی

نرم‌افزار مدیریت ساختمان چیست و چه امکاناتی دارد؟

مشکلات رایج مدیران ساختمان و راه‌حل آن‌ها
همه‌ی مقالات نرم‌افزار مدیریت ساختمان ←
Eitaa