نرم‌افزار مدیریت ساختمان

پیامک اطلاع رسانی ساختمان؛ راهنمای ارسال پیامک به ساکنین

نویسنده: تیم تخصصی برساوش فناوران ۱۰ دقیقه مطالعه
پیامک اطلاع رسانی ساختمان؛ راهنمای ارسال پیامک به ساکنین — راهنمای برساوش فناوران

پیامک اطلاع رسانی ساختمان زمانی خوانده و جدی گرفته می‌شود که سه شرط داشته باشد: فقط خبرهای واقعاً لازم (قطعی آب، جلسه، سررسید شارژ) را برساند، در یکی دو جمله‌ی مؤدبانه نوشته شود و فقط به کسانی برسد که به آن‌ها مربوط است. بقیه‌ی این راهنما نشان می‌دهد چه پیام‌هایی بفرستید، چطور بنویسید، چه زمانی بفرستید و یک نرم‌افزار مدیریت ساختمان کجای این کار را ساده‌تر می‌کند.

پیامک اطلاع رسانی ساختمان به چه دردی می‌خورد؟

گروه‌های پیام‌رسان ساختمان معمولاً پر از گفت‌وگوی متفرقه، عکس و بحث است و خبر مهم میان صدها پیام گم می‌شود. برگه‌ی چسبیده روی در آسانسور هم فقط به کسی می‌رسد که همان روز از لابی رد شود. پیامک یک مزیت ساده دارد: مستقیم روی گوشی هر ساکن می‌نشیند، به اینترنت یا نصب برنامه نیاز ندارد و سالمندان ساختمان هم بدون دردسر آن را می‌خوانند.

اما همین دسترسی مستقیم یک مسئولیت هم می‌آورد. اگر مدیر برای هر موضوع کوچکی پیامک بفرستد، ساکنان کم‌کم پیام‌های ساختمان را باز نمی‌کنند و روزی که خبر قطعی گاز را می‌دهید، کسی آن را نمی‌بیند. پس هدف «بیشتر فرستادن» نیست؛ هدف این است که هر پیامک ارزش خواندن داشته باشد.

ساکنین واقعاً چه پیامک‌هایی را می‌خواهند؟

از تجربه‌ی عمومی مدیریت ساختمان‌ها می‌توان پیام‌ها را به چند دسته تقسیم کرد. جدول زیر کمک می‌کند پیش از نوشتن، نوع پیام و گیرنده‌ی آن را روشن کنید:

نوع پیام چه زمانی بفرستیم گیرنده
قطعی آب، برق یا گاز و تعمیرات اضطراری به محض قطعی شدن زمان آن؛ برای کار برنامه‌ریزی‌شده یکی دو روز زودتر همه‌ی ساکنان یا فقط بلوک درگیر
دعوت به جلسه یا مجمع با فاصله‌ی کافی پیش از جلسه و یک یادآوری کوتاه نزدیک به روز جلسه مالکان، یا همه‌ی ساکنان اگر موضوع عمومی است
سررسید شارژ چند روز پیش از سررسید واحدهایی که هنوز پرداخت نکرده‌اند
شستشوی مخزن، سم‌پاشی، نظافت پارکینگ دست‌کم یک روز قبل، همراه با کاری که ساکن باید انجام دهد همه یا بخش مربوط
نتیجه‌ی نظرسنجی یا تصمیم هیئت‌مدیره پس از نهایی شدن تصمیم همه‌ی ساکنان
تبریک تولد یا مناسبت همان روز، بدون هیچ پیام تبلیغاتی کنار آن یک نفر

آنچه در این جدول نیست هم مهم است: آگهی فروش وسایل یک همسایه، شوخی، بحث‌های شخصی و هشدارهای کلی و تکراری. این‌ها جای خود را در گروه گفت‌وگو دارند، نه در پیامک رسمی ساختمان.

چطور یک اطلاعیه‌ی کوتاه و مؤدبانه برای ساکنان بنویسیم؟

یک پیامک خوب ساختمان را می‌توان با یک قالب پنج‌قسمتی نوشت. این قالب کمک می‌کند حتی وقتی عجله دارید، چیزی جا نیفتد:

  1. معرفی فرستنده: با «مدیریت ساختمان …» یا نام مجتمع شروع کنید تا گیرنده بداند پیام از کجاست.
  2. خود خبر در یک جمله: چه اتفاقی می‌افتد؟ مثلاً «آب ساختمان قطع خواهد بود».
  3. زمان دقیق: روز و ساعت شروع و پایان؛ «فردا صبح» به‌تنهایی کافی نیست.
  4. کاری که از ساکن انتظار می‌رود: ذخیره‌ی آب، جابه‌جا کردن خودرو، حضور در جلسه.
  5. راه تماس یا تشکر: یک جمله‌ی کوتاه برای سؤال یا قدردانی از همراهی.

چند نمونه متن (فرضی) که می‌توانید با شرایط ساختمان خودتان تطبیق دهید:

  • «مدیریت مجتمع یاس: به دلیل تعمیر لوله‌ی اصلی، آب ساختمان پنجشنبه از ساعت ۹ تا ۱۳ قطع است. لطفاً آب مورد نیاز را ذخیره کنید. از صبوری شما سپاسگزاریم.»
  • «مدیریت ساختمان: جلسه‌ی مالکان برای تصمیم درباره‌ی نوسازی آسانسور، جمعه ساعت ۱۸ در لابی برگزار می‌شود. حضور شما یا نماینده‌تان مهم است.»
  • «ساکن گرامی واحد ۱۲، شارژ این ماه تا پایان هفته سررسید می‌شود. اگر پرداخت کرده‌اید، این پیام را نادیده بگیرید.»

به جمله‌ی آخر نمونه‌ی سوم دقت کنید. همین یک جمله لحن پیام را از «طلبکارانه» به «یادآوری محترمانه» تغییر می‌دهد و از تماس‌های گلایه‌آمیز کسانی که دیروز پرداخت کرده‌اند جلوگیری می‌کند.

ارسال پیامک به همه‌ی ساکنین یا فقط به یک گروه خاص؟

یکی از رایج‌ترین خطاها این است که همه‌ی پیام‌ها برای همه فرستاده شود. وقتی ساکن طبقه‌ی همکف پیام تعمیر لوله‌ی بلوک دیگر را می‌گیرد، یاد می‌گیرد که پیامک‌های ساختمان «به او ربطی ندارد». گروه‌بندی درست گیرنده‌ها این مشکل را حل می‌کند:

  • همه‌ی ساکنان: قطعی‌های عمومی، جلسه‌های عمومی، قوانین تازه‌ی مشاعات.
  • مالکان: موضوع‌هایی که تصمیم یا هزینه‌ی سرمایه‌ای دارند، مثل نوسازی نما یا آسانسور.
  • مستأجران: نکته‌های مربوط به استفاده‌ی روزانه، مثل ساعت استفاده از سالن یا جابه‌جایی اثاثیه.
  • بدهکاران: یادآوری‌های مالی که نباید برای خوش‌حساب‌ها فرستاده شود.
  • هیئت‌مدیره: هماهنگی‌های داخلی پیش از اعلام عمومی.

اگر هنوز درباره‌ی این‌که بدهی شارژ به عهده‌ی مالک است یا مستأجر تردید دارید، پیش از فرستادن پیام مالی، تکلیف را روشن کنید؛ مراحل کامل پیگیری بدهی را در راهنمای وصول بدهی شارژ ساختمان توضیح داده‌ایم.

پیامک یادآوری شارژ؛ بدون اینکه ساکن ناراحت شود

یادآوری شارژ حساس‌ترین پیامک ساختمان است، چون پای پول و آبروی همسایه‌ها در میان است. چند قاعده‌ی ساده کمک می‌کند این پیام اثر بگذارد و دلخوری درست نکند:

  • اولین یادآوری را پیش از سررسید و برای همه‌ی کسانی که پرداخت نکرده‌اند بفرستید، نه بعد از دیرکرد.
  • مبلغ و مهلت را دقیق بنویسید؛ پیام مبهم باعث می‌شود ساکن برای پرسیدن مبلغ تماس بگیرد.
  • پیام مالی همیشه خصوصی است؛ نام بدهکار را هرگز در پیام جمعی یا گروه نیاورید.
  • اگر راه پرداخت آنلاین دارید، در پیام بگویید ساکن از کجا می‌تواند پرداخت کند.
  • بین یادآوری‌ها فاصله بگذارید؛ پیامک هر روزه حالت فشار پیدا می‌کند.

در پلن‌های پیشرو و سرآمد هم‌خونه، یادآوری سررسید جزو امکانات است و می‌توانید پیامک هدفمند را فقط برای بدهکاران، مالکان یا مستأجران بفرستید؛ بنابراین لازم نیست فهرست بدهکاران را دستی از دفتر بیرون بکشید.

پیامک یا اعلان اپلیکیشن ساکنین؛ کدام برای چه کاری؟

پیامک تنها کانال نیست. در ساختمان‌هایی که ساکنان از اپلیکیشن استفاده می‌کنند، بخشی از خبرها را می‌توان با اعلان داخل اپ رساند. هر کدام جای خودش را دارد:

موقعیت پیامک اعلان اپ اندروید
خبر فوری برای همه، از جمله کسانی که اپ ندارند مناسب‌تر فقط به نصب‌کنندگان اپ می‌رسد
صدور شارژ تازه یا تأیید پرداخت ممکن مناسب؛ اعلان لحظه‌ای همراه با جزئیات در خود اپ
نتیجه‌ی رأی‌گیری یک پیام کوتاه کافی است مناسب؛ ساکن نتیجه را در همان‌جا می‌بیند
ساکنان سالمند یا کم‌آشنا با گوشی هوشمند مطمئن‌تر ممکن است دیده نشود

اپ اندروید ساکنان، که هنگام صدور شارژ جدید، تأیید شدن پرداخت و اعلام نتیجه‌ی رأی‌گیری فوراً اعلان می‌فرستد، در پلن‌های پیشرو و سرآمد هم‌خونه وجود دارد. درباره‌ی کارهایی که این اپ برای ساکن و مدیر انجام می‌دهد، مطلب اپلیکیشن ساکنین در مدیریت ساختمان را بخوانید.

آداب ارسال پیامک ساختمان: ساعت، تعداد و لحن

این‌ها قواعد فنی نیستند، بلکه عرف محترمانه‌ای است که در بیشتر ساختمان‌ها جواب می‌دهد. چک‌لیست زیر را کنار پنل پیامک نگه دارید:

  • پیامک غیرفوری را در ساعت‌های معقول روز بفرستید؛ صبح خیلی زود و دیروقت شب فقط برای خبر اضطراری.
  • در یک روز چند پیامک پشت سر هم نفرستید؛ خبرهای غیرفوری را در یک پیام جمع کنید.
  • متن را پیش از ارسال یک بار با صدای بلند بخوانید؛ اگر لحنش دستوری است، اصلاح کنید.
  • از حروف و علامت‌های تعجب پشت سر هم پرهیز کنید؛ پیام رسمی ساختمان باید آرام باشد.
  • برای خبری که قبلاً داده‌اید، فقط یک یادآوری کوتاه بفرستید، نه متن کامل را دوباره.
  • اطلاعات شخصی هیچ ساکنی را در پیام جمعی نیاورید.
  • اگر خبر تغییر کرد (مثلاً قطعی آب زودتر تمام شد)، یک پیام کوتاه اصلاحی بفرستید.

پنل پیامک مدیر ساختمان در نرم افزار هم‌خونه

در نرم افزار مدیریت ساختمان هم‌خونه، اطلاع‌رسانی کنار پرونده‌ی ساکنان و حساب شارژ قرار دارد؛ یعنی گیرنده‌ها از روی همان اطلاعاتی انتخاب می‌شوند که مدیر هر روز با آن کار می‌کند. پرونده‌ی ساکنان فیلترهای آماده مثل بدهکاران، خوش‌حساب‌ها و هیئت‌مدیره دارد. جدول زیر نشان می‌دهد هر امکان مربوط به اطلاع‌رسانی در کدام پلن است:

امکان آغاز پیشرو سرآمد
اطلاعیه‌ی پیامکی به همه یا گروهی خاص ✓ ✓ ✓
رأی‌گیری و نظرسنجی اینترنتی که نتیجه‌اش زنده برای همه نمایش داده می‌شود ✓ ✓ ✓
ورود مدیر و ساکنان با کد پیامکی روی شماره‌ی موبایل ✓ ✓ ✓
پیامک هدفمند به بدهکاران، مالکان یا مستأجران — ✓ ✓
یادآوری سررسید شارژ — ✓ ✓
پیامک تبریک تولد ساکنان — ✓ ✓
اپ اندروید ساکن با اعلان لحظه‌ای — ✓ ✓

نظرسنجی هم ابزار اطلاع‌رسانی دوطرفه است: به‌جای این‌که در گروه بپرسید «نظرتان درباره‌ی رنگ راه‌پله چیست؟» و ده‌ها پیام پراکنده بگیرید، یک رأی‌گیری می‌سازید و نتیجه را همه شفاف می‌بینند. برای تصمیم‌های رسمی‌تر، قواعد برگزاری جلسه را در راهنمای مجمع عمومی ساختمان ببینید.

اشتباه‌هایی که سامانه پیامک ساختمان را بی‌اثر می‌کند

  • شماره‌های قدیمی: مستأجری که رفته هنوز پیام می‌گیرد و مستأجر تازه بی‌خبر است. با هر جابه‌جایی، پرونده‌ی ساکن را به‌روز کنید.
  • پیام بدون امضا: ساکن نمی‌داند پیام از مدیر است یا یک تبلیغ.
  • ارسال احساسی: پیامی که در لحظه‌ی عصبانیت از یک همسایه نوشته شود، معمولاً به همه برمی‌خورد.
  • تکیه‌ی کامل بر یک کانال: خبر مهم را هم پیامک کنید و هم در تابلوی لابی بگذارید.
  • نبودِ سابقه: اگر بعداً کسی بگوید «خبر نداشتم»، مدیری که پیام‌ها را در یک سامانه فرستاده، دست‌کم می‌داند چه پیامی و به چه گروهی رفته است.

سوالات متداول

بهترین زمان ارسال پیامک به ساکنین ساختمان چه موقع است؟

برای پیام‌های غیرفوری ساعت‌های معمول روز مناسب است. خبر قطعی برنامه‌ریزی‌شده را یکی دو روز زودتر بدهید و پیام شبانه را فقط برای موارد اضطراری نگه دارید.

آیا می‌توان پیامک را فقط برای بدهکاران شارژ فرستاد؟

بله. هم‌خونه در پلن‌های پیشرو و سرآمد امکان می‌دهد پیامک را فقط برای گروه بدهکاران، مالکان یا مستأجران بفرستید. پیام مالی را همیشه خصوصی بفرستید.

متن پیامک یادآوری شارژ چه چیزهایی باید داشته باشد؟

نام ساختمان، شماره‌ی واحد، مبلغ یا دوره‌ی شارژ، مهلت پرداخت، راه پرداخت و یک جمله برای کسانی که قبلاً پرداخت کرده‌اند.

پیامک بهتر است یا اعلان اپلیکیشن؟

برای خبر فوری و همگانی پیامک مطمئن‌تر است؛ برای خبرهایی مثل صدور شارژ جدید، تأیید شدن پرداخت یا اعلام نتیجه‌ی یک رأی‌گیری، اعلان لحظه‌ای اپ اندروید (پلن پیشرو و سرآمد) راحت‌تر است.

در پلن آغاز هم‌خونه می‌توان اطلاعیه‌ی پیامکی فرستاد؟

بله. ارسال اطلاعیه‌ی پیامکی به همه‌ی ساکنان یا به یک گروه مشخص، و نیز نظرسنجی و رأی‌گیری، از پلن آغاز در دسترس است و پیشرو و سرآمد هم آن را دارند.

اگر می‌خواهید اطلاع‌رسانی ساختمانتان از گروه‌های شلوغ و برگه‌های روی دیوار به یک سامانه‌ی منظم منتقل شود، برای دیدن دموی نرم‌افزار هم‌خونه درخواست بدهید تا پنل پیامک و نظرسنجی را روی اطلاعات ساختمان خودتان ببینید.

پیشنهاد مطالعه

راهنمای کامل: نرم افزار مدیریت ساختمان

نرم‌افزار مدیریت ساختمان در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

محصول و راهنمای مرتبط با این موضوع
▪نرم‌افزار مدیریت ساختمان هم‌خونه▪راهنمای کامل نرم‌افزار مدیریت ساختمان
اشتراک‌گذاری:

تیم تخصصی برساوش فناوران

این مقاله توسط تیم کارشناسان نرم‌افزار سازمانی برساوش فناوران — سازنده‌ی محصولاتی مانند هم‌خونه، آوادار، نورادیو و هماهنگ — تهیه و بازبینی شده است.

پروژه‌ای در ذهن دارید؟

تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.

تماس با ما

مطالب مرتبط

هشدار انقضای بیمه ساختمان و ثبت قرارداد پیمانکاران

نرم افزار مدیریت پاساژ و مجتمع تجاری؛ شارژ مغازه‌ها تا اخطار

نرم افزار مدیریت شهرک مسکونی و ویلایی؛ راهنمای هیئت مدیره

بهترین روش مدیریت شارژ ساختمان و مجتمع‌های مسکونی
همه‌ی مقالات نرم‌افزار مدیریت ساختمان ←
Eitaa