تقویم کاری تیم و یادآوری کارها؛ راهنمای تقویم مشترک سازمانی

تقویم کاری تیم وقتی کار می‌کند که هر تاریخ مهم فقط یک بار و در یک جا ثبت شود: مهلت هر وظیفه و تیکت با مسئول مشخص، تاریخ جلسه‌ها کنار همان کارها، و یادآوری که پیش از سررسید به سراغ مسئول برود. در هماهنگ، تقویم و یادآوری از پلن آغاز در دسترس است و اتوماسیون اعلان‌ها، تابلوی کانبان و گانت و جلسه‌ی داخلی از پلن پیشرو اضافه می‌شوند.

در بیشتر تیم‌ها، تاریخ‌ها جای ثابتی ندارند. یک مهلت در گروه پیام‌رسان گفته می‌شود، یک سررسید روی کاغذ چسبیده به مانیتور است، تاریخ جلسه‌ی بعدی در ذهن مدیر پروژه است و تحویل به مشتری در یک رشته‌ی ایمیل. هیچ‌کدام از این‌ها غلط نیست، اما وقتی کنار هم قرار نمی‌گیرند، هیچ‌کس تصویر کامل هفته را نمی‌بیند. این راهنما درباره‌ی ساختن همان تصویر کامل است: یک تقویم مشترک سازمانی که از دل کارهای واقعی تیم پر می‌شود و یک نرم افزار یادآوری کارها که به‌موقع زنگ می‌زند، نه آن‌قدر زیاد که کسی به آن توجه نکند.

چرا وقتی تاریخ‌ها در چت است، ددلاین‌ها از دست می‌روند؟

پیام‌رسان برای گفت‌وگو ساخته شده است، نه برای نگه‌داشتن قول‌ها. سه دلیل اصلی که مهلت‌ها در چت گم می‌شوند:

• پیام‌ها پایین می‌روند: مهلتی که دوشنبه گفته شده، تا پنجشنبه زیر ده‌ها پیام دیگر دفن شده است.
• مسئول روشن نیست: «این تا آخر هفته آماده شود» معلوم نمی‌کند دقیقاً چه کسی باید آماده‌اش کند.
• هیچ چیزی یادآوری نمی‌کند: پیام فقط یک بار دیده می‌شود؛ اگر همان لحظه ثبت نشود، دیگر کسی آن را به یاد نمی‌آورد.

نتیجه آشناست: صبح روز تحویل، کسی می‌پرسد «این را کی قرار بود انجام بدهد؟». مشکل تنبلی یا بی‌دقتی افراد نیست؛ مشکل این است که تاریخ به یک کار و یک مسئول گره نخورده است.

تقویم مشترک سازمانی چه چیزهایی را باید نشان دهد؟

تقویم تیمی با تقویم شخصی فرق دارد. لازم نیست همه‌ی قرارهای خصوصی افراد در آن باشد؛ فقط تاریخ‌هایی که روی کار دیگران اثر دارند. جدول زیر یک تقسیم‌بندی عملی است:

قاعده‌ی کلیدی این است که تاریخ از منبع خودش بیاید. اگر مهلت یک وظیفه را جداگانه در تقویم هم تایپ کنید، دیر یا زود دو تاریخ متفاوت خواهید داشت.

از وظیفه و تیکت تا تقویم؛ مهلت را یک بار ثبت کنید

هماهنگ وظایف پروژه، تیکت‌ها و تقویم و یادآوری را کنار هم دارد و هر سه از پلن آغاز در دسترس‌اند. منطق کار ساده است: وقتی وظیفه‌ای با مسئول و مهلت ساخته می‌شود یا تیکتی سررسید دارد، همان تاریخ مرجع است و تقویم تیم آن را نشان می‌دهد. ایمیل‌ها و فرم‌های وب مشتریان هم به تیکت بدل می‌شوند، پس سررسید پاسخ به مشتری از همان ابتدا جای ثابتی دارد. برای اصول پایه‌ی ثبت و پیگیری کارها، مقاله‌ی راهنمای نرم‌افزار مدیریت وظایف نقطه‌ی شروع خوبی است.

چند عادت کوچک کیفیت تقویم را بالا می‌برد:

1. هیچ وظیفه‌ای بدون مسئول و مهلت ثبت نشود؛ وظیفه‌ی بی‌تاریخ در تقویم دیده نمی‌شود.
2. مهلت را روز واقعی تحویل بگذارید، نه یک تاریخ دلخواه دورتر «برای احتیاط».
3. اگر مهلت عوض شد، همان وظیفه را ویرایش کنید و دلیلش را در توضیح یا پیوست بنویسید.
4. کارهای بزرگ را به چند وظیفه با مهلت‌های میانی بشکنید تا تقویم فقط یک تاریخ نهایی ترسناک نداشته باشد.

یادآوری کارها را چطور تنظیم کنیم که مزاحم نشود؟

یادآوری اگر کم باشد، کار فراموش می‌شود و اگر زیاد باشد، تیم یاد می‌گیرد آن را نادیده بگیرد. چند اصل عمومی که در بیشتر تیم‌ها جواب می‌دهد:

• فاصله‌ی یادآوری متناسب با اندازه‌ی کار: برای یک پاسخ کوتاه، یادآوری نزدیک سررسید کافی است؛ برای یک گزارش چندروزه، یادآوری باید آن‌قدر زود برسد که هنوز وقت انجامش باقی باشد.
• یادآوری به مسئول، نه به همه: وقتی همه‌ی تیم برای هر کار پیام می‌گیرند، پیام‌ها بی‌اثر می‌شوند.
• یک مسیر پیگیری برای کارهای عقب‌افتاده: بهتر است مدیر کارهای گذشته از سررسید را در گزارش پیشرفت ببیند، نه اینکه برای هر تأخیر جداگانه خبردار شود.

در پلن پیشرو، اتوماسیون اعلان‌ها هم اضافه می‌شود تا تغییرات کارها خودکار به افراد مربوط اطلاع داده شود. جزئیات تنظیم یادآوری‌ها و اعلان‌ها را بهتر است در جلسه‌ی دمو روی سناریوی تیم خودتان ببینید.

یادآور جلسه و سررسید در یک برنامه

جلسه‌ها معمولاً اولین چیزی‌اند که تیم‌ها در تقویم می‌گذارند و آخرین چیزی‌اند که به کارها وصل می‌کنند. ارزش واقعی یادآور جلسه وقتی است که تاریخ جلسه و مهلت تصمیم‌های آن در یک جا دیده شوند؛ آن‌وقت پیش از جلسه‌ی بعد معلوم است کدام تصمیم انجام شده. در هماهنگ، تماس و جلسه‌ی داخلی از پلن پیشرو در دسترس است، پس جلسه‌های کوتاه داخلی را می‌شود درون همان سامانه برگزار کرد. چرخه‌ی کامل جلسه تا مصوبه را در مطلب نرم‌افزار مدیریت جلسات شرح داده‌ایم.

سیستم تقویم، کانبان یا گانت؛ کدام نما برای چه کاری؟

تقویم به سؤال «چه چیزی کی موعد دارد؟» جواب می‌دهد. اما همه‌ی سؤال‌های تیم این نیست:

تیم کوچکی که چند کار موازی دارد، اغلب با تقویم و گزارش پیشرفت کارش راه می‌افتد. وقتی پروژه‌ها مرحله‌دار و وابسته به هم می‌شوند، گانت ارزش پیدا می‌کند؛ مقاله‌ی زمان‌بندی پروژه با نمودار گانت را ببینید.

اپلیکیشن موبایل؛ یادآوری برای کسی که پشت میز نیست

کارشناسی که در جلسه‌ی بیرونی، کارگاه یا مسیر است، یادآوری روی رایانه‌ی دفتر را نمی‌بیند. هماهنگ از طریق وب و اپلیکیشن اندروید در دسترس است و اپ موبایل از پلن آغاز در امکانات آن آمده است. پس مسئول یک کار می‌تواند بیرون از دفتر هم مهلت‌های پیش رو را ببیند. هماهنگ را می‌توانید ابری یا روی سرور خودتان راه‌اندازی کنید.

چک‌لیست ریتم هفتگی تقویم تیم

تقویم بدون مرور منظم کم‌کم کهنه می‌شود. این مرور کوتاه را مثلاً هر شنبه صبح انجام دهید:

• کارهایی که هفته‌ی قبل سررسید داشتند و بسته نشده‌اند را مرور کنید و برایشان مهلت تازه و دلیل بنویسید.
• سررسیدهای هفته‌ی جاری را با ظرفیت افراد مقایسه کنید؛ کسی که پنج مهلت در یک روز دارد، کمک لازم دارد.
• تیکت‌های باز نزدیک به سررسید را بررسی کنید.
• جلسه‌های هفته را ببینید و مطمئن شوید هر کدام دستور کار دارند.
• مرخصی‌های برنامه‌ریزی‌شده را با تحویل‌های مهم تطبیق دهید.

مثال فرضی: یک تیم دوازده‌نفره‌ی خدمات نرم‌افزاری

یک تیم فرضی دوازده‌نفره تا امروز مهلت‌ها را در گروه پیام‌رسان اعلام می‌کرد. بعد از راه‌اندازی هماهنگ آغاز، قاعده‌ی تازه این شد که هر درخواست یا تصمیم، اگر تاریخ دارد، باید وظیفه یا تیکت شود. هفته‌ی اول چند وظیفه‌ی بی‌مسئول پیدا شد که در مرور شنبه تعیین تکلیف شدند. بعد از چند هفته، تیم تصمیم گرفت برای پروژه‌های مرحله‌دار به گانت و اتوماسیون اعلان‌ها نیاز دارد و به پیشرو ارتقا داد. اطلاعات قبلی تیم، که در یک فایل اکسل بود، با خدمت انتقال اطلاعات برساوش وارد شد؛ دامنه‌ی این خدمت در قرارداد و بر اساس پلن تعیین می‌شود.

کدام پلن هماهنگ برای تقویم و یادآوری مناسب است؟

برای معرفی کامل امکانات، صفحه‌ی نرم‌افزار مدیریت پروژه و تیکتینگ را ببینید. هماهنگ دوره‌ی آزمایشی هم دارد تا پیش از تصمیم، تقویم تیمتان را در آن امتحان کنید.

سوالات متداول

تقویم و یادآوری در کدام پلن هماهنگ است؟

از پلن آغاز؛ همه‌ی پلن‌های بالاتر هم آن را دارند.

مهلت وظایف و تیکت‌ها را باید جداگانه در تقویم وارد کنم؟

بهتر است نه؛ مهلت را یک بار روی وظیفه یا تیکت ثبت کنید تا یک تاریخ مرجع داشته باشید.

اعلان خودکار تغییرات کارها از کدام پلن است؟

اتوماسیون اعلان‌ها از پلن پیشرو در دسترس است.

یادآوری‌ها را روی گوشی هم می‌بینم؟

هماهنگ اپلیکیشن اندروید دارد و اپ موبایل از پلن آغاز در امکانات آن آمده است.

جلسه‌ی داخلی را می‌شود در خود هماهنگ برگزار کرد؟

بله، تماس و جلسه‌ی داخلی از پلن پیشرو به بعد فراهم است.

اگر می‌خواهید مهلت‌های تیمتان از چت به یک تقویم مشترک منتقل شود، درخواست دموی هماهنگ را ثبت کنید تا تقویم و یادآوری‌ها را روی کار واقعی تیم شما نشان دهیم.

پیشنهاد مطالعه

• سیستم تیکت چیست و چرا شرکت‌ها به آن نیاز دارند؟
• بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه و تیکتینگ سازمانی ایرانی؛ راهنمای انتخاب (۱۴۰۵)
• تفاوت پیام‌رسان سازمانی و سیستم تیکتینگ

راهنمای کامل: نرم افزار مدیریت پروژه و تیکتینگ

نرم‌افزار مدیریت پروژه در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

• نرم‌افزار مدیریت پروژه در اصفهان
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در تهران
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در مشهد
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در شیراز
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در تبریز
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در کرج
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در اهواز
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در قم
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در کرمان
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در رشت
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در اراک
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در کرمانشاه
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در یزد
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در قزوین
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در ارومیه
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در بندرعباس
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در همدان
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در زنجان
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در اردبیل
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در سنندج
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در خرم‌آباد
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در گرگان
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در ساری
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در بوشهر
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در بیرجند
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در سمنان
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در یاسوج
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در شهرکرد
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در ایلام
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در بجنورد
• نرم‌افزار مدیریت پروژه در زاهدان