ارزیابی واحدهای کارخانه با چک لیست بازرسی داخلی

ارزیابی واحدهای کارخانه وقتی نتیجه می‌دهد که هر واحد چک‌لیست مخصوص خودش را داشته باشد، پاسخ هر پرسش به امتیاز تبدیل شود و نتیجه هر ماه در یک گزارش قابل مقایسه جمع شود؛ بعد هم هر یافته صاحب و مهلت داشته باشد. در داتا، نرم افزار مدیریت کارخانه‌ی برساوش، «کارتابل نظارت» دقیقاً همین سه کار را انجام می‌دهد: چک‌لیست اختصاصی هر واحد، امتیازدهی و گزارش ماهانه؛ این امکان در پلن سرآمد است.

در بسیاری از کارخانه‌ها بازدید مدیر از واحدها شفاهی است: سری به انبار می‌زند، چند ایراد می‌گوید و چند هفته بعد همان ایرادها سر جایشان هستند. مشکل نیت نیست؛ مشکل این است که بازدید ثبت نمی‌شود، معیار ثابتی ندارد و نتیجه‌اش با ماه قبل مقایسه نمی‌شود. ممیزی داخلی واحدها این بازدید را به یک کار تکرارپذیر تبدیل می‌کند. این راهنما از طراحی پرسش‌ها شروع می‌کند و به پیگیری یافته‌ها می‌رسد.

ارزیابی واحدها با بازرسی کیفیت محصول چه فرقی دارد؟

بازرسی کیفیت به محصول نگاه می‌کند: آیا این قطعه با نقشه و تلورانس جور است؟ ارزیابی واحد به روش کار نگاه می‌کند: آیا انبار رسیدها را به‌موقع ثبت می‌کند؟ آیا واحد نگهداری برنامه‌ی پیشگیرانه را اجرا کرده؟ آیا خرید برای سفارش‌های بالای سقف، مقایسه‌ی تأمین‌کننده انجام داده؟ این دو مکمل هم‌اند. قطعه‌ی معیوب معمولاً نشانه‌ی یک روش معیوب در جایی عقب‌تر است و ارزیابی واحدها همان روش را پیدا می‌کند. اگر بازرسی محصول را هنوز سامان نداده‌اید، مقاله‌ی کنترل کیفیت تولید نقطه‌ی شروع بهتری است.

چک لیست بازرسی داخلی هر واحد را چطور طراحی کنیم؟

اشتباه رایج این است که یک فرم واحد برای همه‌ی بخش‌ها نوشته شود. پرسش «آیا محیط کار مرتب است؟» برای همه صدق می‌کند، اما چیز زیادی درباره‌ی کیفیت کار خرید یا انبار نمی‌گوید. چند اصل برای طراحی:

• پرسش قابل مشاهده بنویسید: به جای «انبار منظم است؟» بنویسید «آیا همه‌ی رسیدهای امروز تا پایان شیفت ثبت شده‌اند؟». پاسخ پرسش باید با دیدن سند یا محل کار روشن شود، نه با سلیقه‌ی ارزیاب.
• از روش مکتوب خود واحد شروع کنید: هر دستورالعملی که واحد دارد، چند پرسش مستقیم به چک‌لیست می‌دهد.
• تعداد را محدود نگه دارید: چک‌لیست طولانی سرسری پر می‌شود. پرسش‌هایی را نگه دارید که اگر جوابشان منفی باشد، واقعاً هزینه یا ریسک ایجاد می‌کند.
• یافته‌های قبلی را وارد کنید: هر ایرادی که دو بار تکرار شده، جای ثابتی در چک‌لیست ماه بعد می‌گیرد.
• با مسئول واحد مرور کنید: چک‌لیستی که مسئول واحد در نوشتنش نقش داشته، کمتر حالت «امتحان» پیدا می‌کند.

جدول زیر چند پرسش نمونه (فرضی) برای واحدهای رایج کارخانه را نشان می‌دهد؛ هر کارخانه باید فهرست خودش را بنویسد.

امتیازدهی؛ عددی که بشود با ماه قبل مقایسه کرد

امتیاز برای این است که بتوانید بگویید وضع واحد بهتر شده یا بدتر، نه برای رتبه‌بندی آدم‌ها. چند نکته که امتیازدهی را منصفانه نگه می‌دارد:

1. مقیاس ساده انتخاب کنید. مقیاس سه‌سطحی مثل «کامل، ناقص، انجام نشده» معمولاً از مقیاس ده‌تایی قابل‌اعتمادتر است، چون دو ارزیاب مختلف کمتر درباره‌اش اختلاف پیدا می‌کنند.
2. به پرسش‌های حیاتی وزن بیشتری بدهید. پرسشی که به ایمنی، خروج کالا یا پول مربوط است نباید هم‌وزن پرسشی درباره‌ی برچسب پوشه‌ها باشد.
3. «مربوط نیست» را از «صفر» جدا کنید. اگر واحد این ماه اصلاً خرید بالای سقف نداشته، آن پرسش نباید امتیازش را پایین بیاورد.
4. چک‌لیست را وسط سال زیاد تغییر ندهید. هر تغییر بزرگ مقایسه با ماه‌های قبل را سخت می‌کند؛ تغییرات را جمع کنید و در دوره‌ی مشخص اعمال کنید.

گزارش ماهانه ممیزی داخلی واحدها چه چیزی باید نشان دهد؟

گزارش ماهانه برای مدیرعامل و مدیران واحدهاست، پس باید در یک نگاه خوانده شود. حداقل این چهار بخش را داشته باشد:

• امتیاز هر واحد در این ماه کنار ماه قبل، تا روند دیده شود؛
• پرسش‌هایی که در چند واحد هم‌زمان منفی شده‌اند، چون معمولاً نشانه‌ی یک مشکل مشترک‌اند؛
• یافته‌های باز ماه‌های قبل که هنوز بسته نشده‌اند؛
• یکی دو نکته‌ی مثبت؛ گزارشی که فقط ایراد دارد، کم‌کم دیگر خوانده نمی‌شود.

پیگیری یافته‌ها؛ جایی که بیشتر ممیزی‌ها رها می‌شوند

یافته‌ای که صاحب و مهلت ندارد، ماه بعد دوباره در چک‌لیست ظاهر می‌شود. برای هر یافته سه چیز را روشن کنید: چه کسی مسئول اصلاح است، تا چه تاریخی، و اصلاح با چه شاهدی تأیید می‌شود. یافته‌ها معمولاً به کار روزمره‌ی همان واحد برمی‌گردند؛ مثلاً ایراد یک دستگاه به دستورکار تعمیر تبدیل می‌شود و ایراد قطعه به ثبت عدم‌انطباق. در داتا این کارها در بخش‌های مربوط خودشان انجام می‌شوند: بانک دستگاه‌ها و دستورکار تعمیر، بازرسی و عدم‌انطباق با تعیین تکلیف، و گزارش کارهای عقب‌افتاده که نشان می‌دهد چه چیزی از مهلتش گذشته. مثال‌های بیشتری از کنترل روزمره‌ی واحدها را در مدیریت خرید کارخانه و کنترل ضایعات تولید می‌بینید.

کارتابل نظارت داتا؛ سامانه ارزیابی واحدها کنار بقیه‌ی کار کارخانه

داتا همه‌ی واحدهای کارخانه، از فروش و مهندسی تا انبار، کیفیت، مالی و تحویل، را در یک سیستم جمع می‌کند. کارتابل نظارت یکی از بخش‌های آن است و این امکانات را دارد:

محل نصب داتا سرور داخلی کارخانه است و کاربران با مرورگر رایانه یا تبلت به آن وصل می‌شوند؛ پس ارزیاب می‌تواند با تبلت در محل واحد چک‌لیست را پر کند، بی‌آنکه داده‌ها از شبکه‌ی کارخانه بیرون برود یا قطعی اینترنت کار را بخواباند. اگر سوابق ارزیابی قبلی در اکسل است، تیم برساوش انتقال اطلاعات قبلی را انجام می‌دهد و دامنه‌ی آن در قرارداد مشخص می‌شود. فهرست کامل بخش‌ها را در راهنمای نرم افزار ERP و مدیریت کارخانه ببینید.

اشتباه‌هایی که ارزیابی واحدها را بی‌اثر می‌کند

• ارزیابی بدون خبر و با نیت مچ‌گیری: واحدها به جای اصلاح، یاد می‌گیرند روز بازدید را بگذرانند.
• گزارشی که در جلسه مرور نمی‌شود: اگر کسی درباره‌ی امتیاز پایین سؤال نکند، امتیاز معنایش را از دست می‌دهد.
• یک ارزیاب برای همه‌چیز: ارزیاب انبار لازم نیست متخصص نگهداری باشد، ولی باید پرسش‌های آن واحد را بفهمد.
• بستن یافته بدون شاهد: «درست شد» شفاهی کافی نیست؛ سند یا بازدید دوباره لازم است.

گام‌های راه‌اندازی ممیزی داخلی در کارخانه

1. واحدهایی را که ارزیابی می‌شوند و مسئول هر کدام را مشخص کنید.
2. برای هر واحد یک چک‌لیست کوتاه از روی دستورالعمل‌های خودش بنویسید.
3. مقیاس امتیاز و وزن پرسش‌های حیاتی را یک بار تعیین کنید.
4. ماه اول را آزمایشی اجرا کنید و پرسش‌های مبهم را اصلاح کنید.
5. از ماه دوم، گزارش ماهانه را در جلسه‌ی مدیران مرور کنید.
6. برای هر یافته مسئول، مهلت و شاهد اصلاح ثبت کنید و یافته‌های باز را در گزارش بعدی بیاورید.

سوالات متداول

کارتابل نظارت داتا چه کاری انجام می‌دهد؟

ارزیابی واحدهای کارخانه با چک‌لیست اختصاصی هر واحد، امتیازدهی و گزارش ماهانه را در داتا ممکن می‌کند.

کارتابل نظارت در کدام پلن داتا هست؟

فقط در پلن سرآمد. داشبورد نقش‌ها و کارتابل تأیید در همه‌ی پلن‌ها وجود دارد.

هر چند وقت یک بار باید واحدها را ارزیابی کرد؟

بسیاری از کارخانه‌ها ماهانه ارزیابی می‌کنند چون با گزارش مدیریتی هم‌زمان می‌شود؛ تکرار مناسب را اندازه و ریسک هر واحد تعیین می‌کند.

چه کسی باید چک لیست بازرسی داخلی را پر کند؟

بهتر است ارزیاب از بیرون همان واحد باشد تا نتیجه بی‌طرف بماند، اما پرسش‌ها با مشارکت مسئول واحد نوشته شوند.

داتا بدون اینترنت هم کار می‌کند؟

بله. چون روی سرور داخلی کارخانه اجرا می‌شود، قطع اینترنت بیرونی کار کاربران در شبکه‌ی محلی را متوقف نمی‌کند.

اگر می‌خواهید کارتابل نظارت و گزارش ماهانه‌ی واحدها را روی داده‌ی نمونه ببینید، یک جلسه‌ی دمو از داتا بخواهید؛ تیم برساوش برای هماهنگی با شما تماس می‌گیرد.

پیشنهاد مطالعه

• ERP چیست؟ راهنمای کامل نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی
• نرم‌افزار ERP ایرانی؛ راهنمای انتخاب و مزایا برای کسب‌وکارها
• چگونه بهترین نرم‌افزار ERP را برای سازمان خود انتخاب کنیم؟

راهنمای کامل: نرم افزار ERP

نرم‌افزار ERP در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

• نرم‌افزار ERP در اصفهان
• نرم‌افزار ERP در تهران
• نرم‌افزار ERP در مشهد
• نرم‌افزار ERP در شیراز
• نرم‌افزار ERP در تبریز
• نرم‌افزار ERP در کرج
• نرم‌افزار ERP در اهواز
• نرم‌افزار ERP در قم
• نرم‌افزار ERP در کرمان
• نرم‌افزار ERP در رشت
• نرم‌افزار ERP در اراک
• نرم‌افزار ERP در کرمانشاه
• نرم‌افزار ERP در یزد
• نرم‌افزار ERP در قزوین
• نرم‌افزار ERP در ارومیه
• نرم‌افزار ERP در بندرعباس
• نرم‌افزار ERP در همدان
• نرم‌افزار ERP در زنجان
• نرم‌افزار ERP در اردبیل
• نرم‌افزار ERP در سنندج
• نرم‌افزار ERP در خرم‌آباد
• نرم‌افزار ERP در گرگان
• نرم‌افزار ERP در ساری
• نرم‌افزار ERP در بوشهر
• نرم‌افزار ERP در بیرجند
• نرم‌افزار ERP در سمنان
• نرم‌افزار ERP در یاسوج
• نرم‌افزار ERP در شهرکرد
• نرم‌افزار ERP در ایلام
• نرم‌افزار ERP در بجنورد
• نرم‌افزار ERP در زاهدان