Datenübernahme aus Excel in die Hausverwaltungssoftware

Für die Datenübernahme aus Excel in eine Hausverwaltungssoftware erfassen Sie zuerst die Wohnungen mit ihren Merkmalen, dann Eigentümer und Mieter, danach den Saldo jeder Wohnung zu einem festen Stichtag und zuletzt die Methode der Hausgeldberechnung – und stimmen die Salden mit den Bewohnern ab, bevor das erste Hausgeld erzeugt wird. Diese einfache Reihenfolge verhindert den häufigsten Streit nach einem Systemwechsel: „So viel habe ich nie geschuldet!“

Viele Verwalter arbeiten seit Jahren mit einer einzigen Excel-Tabelle – einer Datei, die jeden Monat eine Spalte mehr bekommt, in der mehrere Personen herumgeändert haben und in der nur der Verwalter weiß, welche Farbe „bezahlt“ bedeutet. Diese Datei in eine Software für die Hausverwaltung zu überführen, braucht etwas Geduld und ist nicht an einem Tag erledigt; richtig gemacht, muss man es aber nur einmal tun. Wenn Sie noch abwägen, ob Sie überhaupt von Excel wegwollen, lesen Sie unseren Vergleich von Excel und Hausverwaltungssoftware.

Vor dem Umzug: die Excel-Datei des Hauses aufräumen

Eine Hausverwaltungs-Tabelle hat meist mehrere Blätter: Bewohnerliste, monatliche Hausgeldtabelle, Ausgabenbuch und vielleicht ein Blatt „Schuldner“. Sichern Sie zuerst die Originaldatei und arbeiten Sie an einer Kopie. Prüfen Sie dann:

• Jede Wohnungsnummer erscheint nur einmal und in einer Schreibweise – nicht einmal „12“ und anderswo „3. OG, Wohnung 2“.
• Eigentümer und aktuelle Bewohner sind getrennt erfasst; bei vermieteten Wohnungen sind das verschiedene Personen.
• Die Handynummern sind vollständig und aktuell; die Anmeldung der Bewohner und SMS-Nachrichten hängen davon ab.
• Farben und Kommentare in Zellen werden in Zahlen und klare Spalten umgewandelt; eine Software versteht keine gelbe Markierung.
• Spaltensummen werden mit Taschenrechner oder neuer Summenformel nachgeprüft; defekte Formeln sind in alten Dateien keine Seltenheit.

Wohnungen, Eigentümer und Mieter in die Hausverwaltungssoftware übernehmen

Zuerst die Gebäudestruktur

Blöcke, Geschosse und Wohnungen sind die Grundlage für alles Weitere. Sammeln Sie für jede Wohnung die Angaben, die das Hausgeld beeinflussen: Wohnfläche, Geschoss, Anzahl der Stellplätze und Zahl der Bewohner. Auch wenn Sie heute gleichmäßig verteilen, erfassen Sie diese Daten trotzdem; vielleicht beschließt die nächste Eigentümerversammlung eine andere Methode.

Dann die Personen

Halten Sie für jede Wohnung fest, wer Eigentümer ist, wer dort wohnt und ob es ein Mieter oder der Eigentümer selbst ist. Auch Vorstandsmitglieder, Buchhalter und Hausmeister bzw. Wachpersonal sollten gesondert gekennzeichnet werden, weil sie unterschiedliche Zugriffsrechte erhalten. Wurde eine Wohnung in den letzten Jahren verkauft oder neu vermietet, notieren Sie die Daten dieser Wechsel; später helfen sie bei der Frage „Zu welchem Bewohner gehört diese Schuld?“.

Salden und Rückstände je Wohnung: der heikelste Teil der Datenübernahme

Hier beginnen die meisten Streitigkeiten. Die Grundregel: Wählen Sie einen festen Stichtag (zum Beispiel ein Monatsende) und berechnen Sie den Saldo jeder Wohnung genau zu diesem Datum. Jede Zahlung, die danach eingeht, wird im neuen System gebucht, nicht mehr in Excel.

Wie dieses fiktive Beispiel zeigt, ist die Zahl in Excel nicht immer die endgültige. Lassen Sie auch alte Rückstände nicht in der Schwebe; sollen sie eingetrieben werden, beschreibt unser Leitfaden zum Eintreiben von Hausgeldrückständen ein höfliches, schrittweises Vorgehen.

Hausgeldberechnung in der Software für die Hausverwaltung einrichten

Bevor im neuen System das erste Hausgeld erzeugt wird, richten Sie genau die Methode ein, die die Eigentümerversammlung oder der Vorstand beschlossen hat. Diese Fragen brauchen klare Antworten:

• Wird gleichmäßig verteilt oder nach Wohnfläche, Personenzahl, Stellplätzen oder Geschoss – oder kombiniert?
• An welchem Tag im Monat ist die Zahlung fällig?
• Werden Sonderkosten, etwa eine Aufzugsreparatur, getrennt vom monatlichen Hausgeld erhoben?
• Gibt es einen Verzugszuschlag oder einen Anreiz für frühe Zahlung?

Der beste Test: Berechnen Sie das Hausgeld des Vormonats mit den neuen Einstellungen und vergleichen Sie es mit den Zahlen aus Excel. Stimmen beide für alle Wohnungen überein, sind die Einstellungen richtig. Details zu jeder Methode finden Sie im Artikel Hausgeld berechnen.

Zahlungs- und Ausgabenhistorie: wie viel Vergangenheit übernehmen?

Es ist nicht nötig, alle vergangenen Jahre Zeile für Zeile neu zu erfassen. Für die meisten Häuser genügt der bestätigte Saldo jeder Wohnung zum Stichtag; die alte Excel-Datei bleibt als Archiv erhalten. Liegt der Start aber mitten im Wirtschaftsjahr und muss der Vorstand am Jahresende der Versammlung einen Einnahmen- und Ausgabenbericht vorlegen, ist es sinnvoll, auch die Einnahmen und Ausgaben des laufenden Jahres zu übernehmen, damit der Jahresbericht vollständig ist.

Laufende Verträge, etwa für Reinigung oder Aufzugswartung, und wichtige Unterlagen des Hauses sammeln Sie am besten im selben Schritt. Sie stehen selten in der Excel-Datei, gehören aber ins neue System.

Drei typische Fehler beim Umstieg von Excel auf ein Hausverwaltungsprogramm

• Zwei Bücher gleichzeitig führen: Werden nach dem Stichtag manche Zahlungen in Excel und andere im neuen System erfasst, stimmt nach ein paar Monaten keines von beiden. Ab dem ersten Tag gibt es nur eine verbindliche Quelle.
• Rückstand dem falschen Bewohner zuordnen: Klären Sie bei vermieteten Wohnungen, ob ein Rückstand beim aktuellen Mieter, beim Vormieter oder beim Eigentümer liegt. Das entscheidet der Vorstand, nicht wer die Daten eintippt.
• Start ohne Information der Bewohner: Wer plötzlich eine SMS von einem unbekannten System erhält, wird verständlicherweise misstrauisch. Eine kurze Mitteilung vor dem Start räumt die meisten Bedenken aus.

Salden vor dem Start mit den Bewohnern abstimmen

Nehmen Sie diesen Schritt ernst – genau hier entsteht das Vertrauen der Bewohner in das neue System. Ein einfaches, faires Vorgehen:

1. Für jede Wohnung eine Abrechnung mit dem bestätigten Saldo zum Stichtag erstellen.
2. Sie mit einer kurzen Mitteilung und einer klaren Einspruchsfrist an die Bewohner senden.
3. Belege oder Nachweise prüfen und den Saldo korrigieren, wenn sie stichhaltig sind.
4. Nach Ablauf der Frist die Salden festschreiben und im Vorstandsprotokoll festhalten.

Wenn Bewohner sehen, dass ihr Konto transparent und nachvollziehbar ist, nehmen sie Online-Zahlung und Systemnachrichten deutlich bereitwilliger an.

Datenübernahme in Hamkhoneh, der Hausverwaltungssoftware von P-Soft

Bei Hamkhoneh, der Hausverwaltungssoftware und App von P-Soft, überträgt das Team von P-Soft die bisherigen Daten des Hauses aus Excel oder einer früheren Software; der Umfang dieser Leistung wird im Vertrag festgelegt. Im Plan Pro gehören telefonischer Support und die Erfassung der Grunddaten des Gebäudes zu den Leistungen. Hamkhoneh ist für Gebäude im Iran gedacht, und die Benutzeroberfläche ist auf Persisch.

Alles, was Sie mit diesem Leitfaden geordnet haben, hat in Hamkhoneh seinen Platz: Die Merkmale jeder Wohnung (Wohnfläche, Geschoss, Stellplatz, Bewohnerzahl) werden im jeweiligen Block erfasst; Akten von Eigentümern, Mietern und Personal werden mit der Eigentums- und Bewohnerhistorie geführt; und für das Hausgeld stehen sechs Methoden zur Wahl: gleichmäßig, nach Wohnfläche, Personenzahl, Stellplätzen oder Geschoss oder kombiniert. Abrechnungen sind druckfertig und lassen sich als PDF speichern, und SMS-Mitteilungen sind in allen Plänen enthalten – Abstimmungsabrechnungen an die Bewohner zu schicken ist also kein großer Aufwand. Die Bewohner melden sich mit Handynummer und SMS-Code im Webportal an und sehen ihr eigenes Konto. Der Plan Start deckt ein Gebäude mit bis zu 30 Wohnungen ab, Pro bis zu 300 Wohnungen und Elite mehrere Gebäude unter einem Konto.

Häufig gestellte Fragen

Kann man die Excel-Datei des Hauses direkt in die Software übernehmen?

Ja, wenn sie vorher aufgeräumt wurde: einheitliche Wohnungsnummern, Eigentümer und Bewohner getrennt und Salden zu einem festen Stichtag berechnet.

Ab welchem Datum werden die Salden der Wohnungen berechnet?

Wählen Sie einen festen Stichtag wie ein Monatsende; bis dahin gelten die Excel-Zahlen, danach wird nur noch im neuen System gebucht.

Was tun, wenn ein Bewohner den übernommenen Saldo bestreitet?

Beleg oder Nachweis prüfen und bei Richtigkeit korrigieren; deshalb sollte vor dem Start eine Einspruchsfrist angekündigt werden.

Müssen wir die Historie mehrerer Jahre erfassen?

Meist nicht; der bestätigte Saldo je Wohnung genügt. Mitten im Wirtschaftsjahr sollten zusätzlich Einnahmen und Ausgaben des laufenden Jahres übernommen werden.

Wer erfasst die Daten in Hamkhoneh?

Das Team von P-Soft überträgt Ihre bisherigen Daten, der Umfang steht im Vertrag; im Plan Pro gehört die Erfassung der Grunddaten des Gebäudes zum Support.

Ist Ihre Excel-Datei bereit? Fordern Sie auf der Seite Hamkhoneh Hausverwaltungssoftware eine Demo an, und wir besprechen gemeinsam den Weg der Datenübernahme.

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