نرم‌افزار مدیریت ساختمان

انتقال اطلاعات ساختمان از اکسل به نرم‌افزار مدیریت ساختمان

نویسنده: تیم تخصصی برساوش فناوران ۸ دقیقه مطالعه
انتقال اطلاعات ساختمان از اکسل به نرم‌افزار مدیریت ساختمان — راهنمای برساوش فناوران

برای انتقال اطلاعات ساختمان از اکسل به نرم‌افزار مدیریت ساختمان، اول فهرست واحدها و مشخصاتشان، بعد پرونده‌ی مالک و مستأجر، سپس مانده‌ی بدهی و بستانکاری هر واحد در یک تاریخ مشخص و در آخر روش محاسبه‌ی شارژ را وارد کنید؛ و پیش از صدور اولین شارژ، مانده‌ها را با خود ساکنان تطبیق دهید. این ترتیب ساده جلوی رایج‌ترین دعوای ساختمان‌ها بعد از تغییر سیستم را می‌گیرد: «من این‌قدر بدهکار نبودم!»

خیلی از مدیران ساختمان سال‌ها با یک فایل اکسل کار کرده‌اند؛ فایلی که هر ماه یک ستون به آن اضافه شده، چند نفر در آن دست برده‌اند و فقط خود مدیر می‌داند کدام رنگ یعنی «پرداخت کرده». جابه‌جا کردن این فایل به یک نرم افزار مدیریت ساختمان، اگر با حوصله انجام شود، یک روزه به نتیجه نمی‌رسد اما یک‌بار برای همیشه انجام می‌شود. اگر هنوز بین ماندن در اکسل و رفتن سراغ نرم‌افزار مردد هستید، مقایسه‌ی اکسل و نرم‌افزار مدیریت ساختمان را ببینید.

پیش از انتقال؛ فایل اکسل ساختمان را مرتب کنید

فایل اکسل ساختمان معمولاً چند برگه دارد: فهرست ساکنان، جدول شارژ ماهانه، دفتر هزینه‌ها و شاید یک برگه‌ی «بدهکاران». قبل از هر کاری، یک نسخه‌ی پشتیبان از فایل اصلی بگیرید و روی نسخه‌ی دوم کار کنید. بعد این‌ها را بررسی کنید:

  • شماره‌ی هر واحد فقط یک‌بار و به یک شکل نوشته شده باشد؛ نه یک جا «۱۲» و جای دیگر «طبقه ۳ واحد ۲».
  • نام مالک و ساکن فعلی از هم جدا باشد؛ در واحدهای اجاره‌ای این دو یکی نیستند.
  • شماره‌ی موبایل‌ها کامل و به‌روز باشد؛ ورود ساکنان به سامانه و پیامک‌ها به همین شماره وابسته است.
  • رنگ‌ها و توضیح‌های داخل سلول‌ها به عدد و ستون مشخص تبدیل شود؛ نرم‌افزار رنگ زرد را نمی‌فهمد.
  • جمع ستون‌ها با یک ماشین‌حساب یا جمع خودکار دوباره کنترل شود؛ فرمول‌های شکسته در فایل‌های قدیمی کم نیست.

واحدها، مالکان و مستأجران را چطور وارد سامانه مدیریت ساختمان کنیم؟

اول ساختار ساختمان

بلوک‌ها، طبقه‌ها و واحدها پایه‌ی همه‌چیز هستند. برای هر واحد، اطلاعاتی را جمع کنید که روی شارژ اثر دارد: متراژ، طبقه، تعداد پارکینگ و تعداد ساکن. اگر امروز شارژ را مساوی تقسیم می‌کنید، باز هم این اطلاعات را ثبت کنید؛ شاید مجمع بعدی تصمیم بگیرد روش را عوض کند.

بعد افراد

برای هر واحد مشخص کنید مالک کیست، ساکن فعلی کیست و آیا مستأجر است یا خود مالک. اعضای هیئت‌مدیره، حسابدار و نگهبان هم باید جدا شناخته شوند، چون هر کدام دسترسی متفاوتی خواهند داشت. اگر واحدی در چند سال اخیر خرید و فروش شده یا مستأجرش عوض شده، تاریخ این جابه‌جایی‌ها را هم یادداشت کنید؛ بعداً در پاسخ به سؤال «این بدهی مال کدام ساکن است؟» به کارتان می‌آید.

مانده بدهی و بستانکاری هر واحد؛ حساس‌ترین بخش انتقال

اینجا جایی است که بیشتر اختلاف‌ها شروع می‌شود. قاعده‌ی اصلی این است: یک تاریخ مشخص انتخاب کنید (مثلاً پایان یک ماه) و مانده‌ی هر واحد را دقیقاً در همان تاریخ حساب کنید. هر پرداختی که بعد از این تاریخ می‌رسد، باید در سیستم جدید ثبت شود، نه در اکسل.

واحد (فرضی) مانده در اکسل توضیح مانده‌ی تأییدشده
واحد ۳ ۱٫۲ میلیون تومان بدهکار دو ماه شارژ پرداخت‌نشده ۱٫۲ میلیون تومان بدهکار
واحد ۷ ۰ ساکن رسید کارت‌به‌کارت ثبت‌نشده‌ای نشان داد ۴۰۰ هزار تومان بستانکار
واحد ۱۰ ۲ میلیون تومان بدهکار بخشی از آن مربوط به مستأجر قبلی است با تصمیم هیئت‌مدیره تفکیک شد

همان‌طور که این مثال فرضی نشان می‌دهد، عدد اکسل همیشه عدد نهایی نیست. بدهی‌های قدیمی را هم بدون تکلیف رها نکنید؛ اگر قرار است پیگیری شوند، در راهنمای وصول بدهی شارژ ساختمان روش‌های محترمانه و مرحله‌به‌مرحله را آورده‌ایم.

تنظیم روش محاسبه شارژ در برنامه مدیریت ساختمان

پیش از صدور اولین شارژ در سیستم جدید، روشی را که مجمع یا هیئت‌مدیره تصویب کرده دقیق تنظیم کنید. سؤال‌هایی که باید جوابشان روشن باشد:

  • شارژ مساوی تقسیم می‌شود یا بر اساس متراژ، تعداد نفر، پارکینگ یا طبقه؟ یا ترکیبی از این‌ها؟
  • سررسید پرداخت هر ماه چه روزی است؟
  • آیا هزینه‌های موردی، مثل تعمیر آسانسور، جدا از شارژ ماهانه دریافت می‌شود؟
  • آیا ساختمان برای تأخیر جریمه یا برای پرداخت زودهنگام تشویق در نظر گرفته است؟

بهترین آزمون این است که شارژ یک ماه گذشته را با تنظیمات جدید محاسبه کنید و با عددی که در اکسل داشتید مقایسه کنید. اگر دو عدد برای همه‌ی واحدها برابر بود، تنظیمات درست است. برای جزئیات هر روش، آموزش محاسبه‌ی شارژ ساختمان کمک می‌کند.

سابقه پرداخت‌ها و هزینه‌ها؛ چقدر از گذشته را منتقل کنیم؟

لازم نیست همه‌ی سال‌های گذشته را ردیف‌به‌ردیف وارد کنید. برای بیشتر ساختمان‌ها، مانده‌ی تأییدشده‌ی هر واحد در تاریخ شروع کافی است و فایل اکسل قدیمی به‌عنوان بایگانی نگه داشته می‌شود. اما اگر ساختمان در میانه‌ی سال مالی است و هیئت‌مدیره باید آخر سال گزارش درآمد و هزینه به مجمع بدهد، منطقی است درآمدها و هزینه‌های همان سال جاری هم منتقل شود تا گزارش پایان سال کامل باشد.

قراردادهای جاری، مثل قرارداد نظافت یا سرویس آسانسور، و مدارک مهم ساختمان را هم در همین مرحله جمع کنید؛ این‌ها معمولاً در اکسل نیستند، اما جایشان در سیستم جدید است.

سه اشتباه رایج هنگام کوچ از اکسل به سیستم مدیریت ساختمان

  • نگه داشتن دو دفتر هم‌زمان: اگر بعد از تاریخ شروع، بعضی پرداخت‌ها در اکسل و بعضی در سیستم جدید ثبت شود، چند ماه بعد هیچ‌کدام درست نیست. از روز شروع، فقط یک منبع معتبر داشته باشید.
  • ثبت بدهی به نام ساکن اشتباه: در واحدهای اجاره‌ای، روشن کنید بدهی شارژ بر عهده‌ی مستأجر فعلی است، مستأجر قبلی یا مالک؛ این تصمیم را هیئت‌مدیره بگیرد، نه کسی که اطلاعات را وارد می‌کند.
  • شروع بدون اطلاع ساکنان: وقتی ساکن ناگهان پیامکی از سامانه‌ای ناآشنا می‌گیرد، طبیعی است مشکوک شود. یک اطلاعیه‌ی ساده پیش از شروع، بیشتر این نگرانی‌ها را برطرف می‌کند.

تطبیق اطلاعات با ساکنان پیش از شروع

این مرحله را جدی بگیرید؛ چون اعتماد ساکنان به سیستم جدید از همین‌جا ساخته می‌شود. یک روش ساده و منصفانه:

  1. برای هر واحد، صورت‌حسابی با مانده‌ی تأییدشده در تاریخ شروع تهیه کنید.
  2. آن را با یک اطلاعیه‌ی کوتاه برای ساکنان بفرستید و مهلت مشخصی برای اعتراض بدهید.
  3. هر کس رسید یا مدرکی دارد، بررسی و در صورت درستی، مانده‌اش اصلاح شود.
  4. پس از پایان مهلت، مانده‌ها قطعی و در صورت‌جلسه‌ی هیئت‌مدیره ثبت شود.

وقتی ساکن ببیند حسابش شفاف و قابل‌پیگیری است، پرداخت آنلاین و پیام‌های سیستم را هم راحت‌تر می‌پذیرد.

انتقال اطلاعات در هم‌خونه؛ اپلیکیشن و نرم‌افزار مدیریت ساختمان

در هم‌خونه، نرم‌افزار مدیریت ساختمان برساوش، تیم برساوش اطلاعات قبلی ساختمان را از اکسل یا نرم‌افزار قبلی منتقل می‌کند و دامنه‌ی این خدمت هنگام قرارداد مشخص می‌شود. در پلن پیشرو، پشتیبانی تلفنی و ورود اطلاعات اولیه‌ی ساختمان جزو خدمات پلن است.

هر چیزی که در این راهنما مرتب کردید، در هم‌خونه جای خودش را دارد: مشخصات هر واحد (متراژ، طبقه، پارکینگ و تعداد ساکن) در بلوک مربوط ثبت می‌شود؛ پرونده‌ی مالک، مستأجر و کارکنان همراه با تاریخچه‌ی مالکیت و سکونت نگه داشته می‌شود؛ و برای شارژ می‌توانید یکی از شش روش را برگزینید: تقسیم مساوی، بر پایه‌ی متراژ، نفر، پارکینگ یا طبقه، یا ترکیبی از آن‌ها. صورت‌حساب‌ها آماده‌ی چاپ و ذخیره به PDF هستند و اطلاعیه‌ی پیامکی در همه‌ی پلن‌ها هست؛ پس فرستادن صورت‌حساب تطبیق برای ساکنان کار سختی نیست. ساکنان هم با شماره‌ی موبایل و کد پیامکی وارد پرتال وب می‌شوند و حساب خودشان را می‌بینند. پلن آغاز برای ساختمان تا ۳۰ واحد، پیشرو تا ۳۰۰ واحد و سرآمد برای چند ساختمان از یک حساب است. برای آشنایی کامل با امکانات، صفحه‌ی سیستم مدیریت ساختمان را ببینید.

سوالات متداول

آیا می‌توان فایل اکسل ساختمان را مستقیم به نرم‌افزار منتقل کرد؟

بله، به شرطی که اول مرتب شود: شماره‌ی واحدها یکدست، مالک و ساکن جدا و مانده‌ها در یک تاریخ مشخص حساب شده باشد.

مانده بدهی واحدها را از چه تاریخی حساب کنیم؟

یک تاریخ مشخص مثل پایان ماه را انتخاب کنید؛ مانده‌ها تا آن روز در اکسل و از آن به بعد فقط در سیستم جدید ثبت شود.

اگر ساکنی با مانده‌ی منتقل‌شده مخالف بود چه کنیم؟

رسید یا مدرکش را بررسی کنید و در صورت درستی اصلاح کنید؛ برای همین بهتر است پیش از شروع، مهلت اعتراض اعلام شود.

باید سوابق چند سال گذشته را هم وارد کنیم؟

معمولاً نه؛ مانده‌ی تأییدشده‌ی هر واحد کافی است. اگر در میانه‌ی سال مالی هستید، درآمد و هزینه‌ی سال جاری را هم منتقل کنید.

در هم‌خونه چه کسی اطلاعات را وارد می‌کند؟

تیم برساوش اطلاعات قبلی را منتقل می‌کند و دامنه‌اش در قرارداد مشخص می‌شود؛ در پلن پیشرو، ورود اطلاعات اولیه‌ی ساختمان جزو پشتیبانی است.

اگر فایل اکسل ساختمانتان آماده است، درخواست دمو و مشاوره‌ی هم‌خونه را ثبت کنید تا مسیر انتقال را با هم بررسی کنیم.

پیشنهاد مطالعه

راهنمای کامل: نرم افزار مدیریت ساختمان

نرم‌افزار مدیریت ساختمان در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

محصول و راهنمای مرتبط با این موضوع
▪نرم‌افزار مدیریت ساختمان هم‌خونه▪راهنمای کامل نرم‌افزار مدیریت ساختمان
اشتراک‌گذاری:

تیم تخصصی برساوش فناوران

این مقاله توسط تیم کارشناسان نرم‌افزار سازمانی برساوش فناوران — سازنده‌ی محصولاتی مانند هم‌خونه، آوادار، نورادیو و هماهنگ — تهیه و بازبینی شده است.

پروژه‌ای در ذهن دارید؟

تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.

تماس با ما

مطالب مرتبط

شارژ ساختمان با مالک است یا مستاجر؟ هزینه‌های جاری و عمرانی

شارژ بر اساس طبقه و سهم آسانسور واحد همکف؛ با مثال

جریمه دیرکرد شارژ ساختمان؛ سررسید، مهلت و تخفیف زودهنگام

تسویه حساب شارژ هنگام تخلیه و فروش واحد؛ راهنمای مدیر ساختمان
همه‌ی مقالات نرم‌افزار مدیریت ساختمان ←
Eitaa