Vorbeugende Instandhaltung: Einstieg mit CMMS-Software

Um mit vorbeugender Instandhaltung zu beginnen, legen Sie zuerst für jede Maschine eine Akte an, bestimmen die kritischen Anlagen, schreiben für jede einen periodischen Wartungsplan und erfassen und schließen jede Wartung oder Reparatur über einen Arbeitsauftrag. Eine Instandhaltungssoftware (CMMS) hält diese vier Bausteine an einem Ort zusammen, damit keine Wartung vergessen wird und die Historie jeder Maschine erhalten bleibt.

In vielen Fabriken bedeutet Instandhaltung: Wenn eine Maschine steht, kommt der Schlosser mit dem Werkzeugkasten. Das funktioniert, solange es wenige Maschinen gibt. Wächst die Halle, bringen ungeplante Stillstände den Produktionsplan durcheinander, das Ersatzteil fehlt genau dann im Lager, wenn es gebraucht wird, und niemand weiß genau, wie oft und warum eine Presse oder Drehmaschine im letzten Jahr ausgefallen ist. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie von diesem Zustand zu einer geplanten Instandhaltung kommen.

Was ist vorbeugende Instandhaltung – und was unterscheidet sie von der Reparatur nach Ausfall?

Es gibt drei grundlegende Strategien, und die meisten Fabriken kombinieren sie:

• Korrektive Instandhaltung (nach Ausfall): Die Maschine läuft, bis sie ausfällt, und wird dann repariert. Für günstige, unkritische Geräte ist das manchmal sinnvoll.
• Vorbeugende Instandhaltung: Wartungen erfolgen nach Kalenderzeit oder Laufleistung, bevor etwas kaputtgeht – etwa Ölwechsel, Riemenkontrolle oder das regelmäßige Nachziehen von Verbindungen.
• Zustandsorientierte Instandhaltung: Die Entscheidung fällt anhand von Anzeichen wie Vibration, Temperatur oder ungewöhnlichen Geräuschen. Dafür braucht es in der Regel Messtechnik und mehr Fachwissen.

Für eine Fabrik, die gerade erst anfängt, ist die vorbeugende Instandhaltung ein vernünftiger Einstieg: Sie erfordert keine Spezialwerkzeuge und hängt vor allem von disziplinierter Erfassung und Nachverfolgung ab.

Schritt 1: Eine Akte für jede Maschine anlegen

Ohne vollständiges Anlagenverzeichnis lässt sich kein Plan umsetzen. Erfassen Sie für jede Maschine mindestens:

• eindeutige Nummer, Bezeichnung und Standort in der Halle,
• Hersteller, Modell und Baujahr bzw. Aufstellungsjahr,
• Herstellerhandbuch und die darin empfohlenen Wartungen,
• häufig benötigte Verschleiß- und Ersatzteile,
• Verantwortlichen für die Instandhaltung und die Hauptbediener.

Halten Sie die Nummerierung einfach und dauerhaft, etwa Kennbuchstabe der Linie plus laufende Nummer. Ein Code, der sich alle paar Monate ändert, zerstückelt die Historie der Maschine.

Schritt 2: Kritische Maschinen priorisieren

Nicht jede Maschine verdient einen detaillierten Wartungsplan. Fragen Sie sich: Was passiert, wenn diese Maschine einen Tag steht? Gibt es Ersatz? Birgt ein Ausfall ein Sicherheitsrisiko? Ist das Ersatzteil schnell zu bekommen? Ordnen Sie die Anlagen danach in drei Gruppen ein:

• Gruppe A: Engpassmaschinen und Anlagen ohne Ersatz – vollständiger Wartungsplan und regelmäßige Inspektion.
• Gruppe B: wichtige Maschinen mit Ausweichmöglichkeit – die wesentlichen Herstellerwartungen.
• Gruppe C: weniger wichtige Geräte – hier genügt die Reparatur nach Ausfall.

Wer mit wenigen Maschinen der Gruppe A beginnt, kommt deutlich weiter als jemand, der in der ersten Woche die ganze Halle abdecken will.

Schritt 3: Einen Wartungsplan erstellen

Der Plan für vorbeugende Wartung legt je Maschine fest, welche Arbeit in welchem Intervall und mit welcher Checkliste erledigt wird. Das folgende Beispiel für eine fiktive Hydraulikpresse zeigt nur die Struktur; die echten Werte entnehmen Sie dem Herstellerhandbuch und der Erfahrung Ihrer Instandhalter:

Zwei Hinweise: Übertragen Sie einfache tägliche Aufgaben an die Bediener, damit die Instandhalter für Fachaufgaben frei bleiben. Und für Maschinen mit schwankender Auslastung definieren Sie das Intervall nach Betriebsstunden oder Stückzahl, nicht nur nach Datum.

Schritt 4: Jede Arbeit per Arbeitsauftrag erfassen und abschließen

Der Arbeitsauftrag ist das zentrale Dokument der Instandhaltung – für geplante Wartung ebenso wie für Notreparaturen. Ein vollständiger Arbeitsauftrag enthält:

1. Maschine, Art der Arbeit (Wartung oder Reparatur) und Beschreibung,
2. Priorität und Wunschtermin,
3. verantwortlichen Instandhalter,
4. aus dem Lager entnommene Teile und Verbrauchsmaterial,
5. Beschreibung der ausgeführten Arbeit, Beginn und Ende,
6. Abnahme durch Meister oder Bediener.

Die goldene Regel ist simpel: Keine Arbeit ohne Arbeitsauftrag, und kein Arbeitsauftrag wird ohne Tätigkeitsbeschreibung geschlossen. So entsteht eine Historie, auf der später größere Entscheidungen beruhen – etwa ob eine Maschine ersetzt oder überholt wird.

Schritt 5: Störungen genau dokumentieren

Auch der beste Wartungsplan beseitigt nicht alle Ausfälle. Der eigentliche Wert der Störungserfassung liegt in der späteren Auswertung. Notieren Sie bei jedem Stillstand: von wann bis wann die Maschine stand, welches Symptom auftrat, was der Instandhalter für die Grundursache hält und was getan wurde. Nach einigen Monaten zeigen sich Muster: Ein Lager, das immer wieder vorzeitig ausfällt, hat vielleicht ein Schmier- oder Ausrichtungsproblem und gar kein Qualitätsproblem.

Ersatzteile: das fehlende Glied vieler Instandhaltungspläne

Ein Wartungsplan ohne Teil im Lager bleibt Papier. Legen Sie für kritische Teile jeder Maschine der Gruppe A einen Mindestbestand fest und verknüpfen Sie jede Entnahme mit einem Arbeitsauftrag, damit klar ist, für welche Maschine ein Teil verbraucht wurde. Laufen Lager und Instandhaltung im selben System, durchläuft die Materialanforderung des Instandhalters denselben Freigabe- und Ausgabeweg wie jede andere Anforderung, und der Bestand ist in Echtzeit sichtbar.

Instandhaltungskennzahlen: Wie misst man den Erfolg?

Einige gängige Kennzahlen zeigen, ob Ihr Instandhaltungsprogramm wirkt. Die Zielwerte legen Sie selbst fest, ausgehend vom heutigen Stand Ihrer Fabrik:

• Mittlere Zeit zwischen Ausfällen (MTBF): je höher, desto stabiler die Maschine.
• Mittlere Reparaturzeit (MTTR): zeigt, wie schnell Instandhaltung und Teilebeschaffung reagieren.
• Termintreue der Wartungen: welcher Anteil der geplanten Wartungen pünktlich erledigt wurde.
• Überfällige Instandhaltungsaufträge: offene Arbeitsaufträge, deren Frist abgelaufen ist.
• Verhältnis geplanter zu ungeplanter Arbeit: Mit wachsender Vorbeugung sollte der Anteil der Notfälle allmählich sinken.

Kennzahlen ohne saubere Daten sind wertlos. Bevor Sie sich um Zahlen sorgen, stellen Sie sicher, dass jeder Stillstand und jede Wartung tatsächlich erfasst wird.

Instandhaltung und Produktionsplanung abstimmen

Das größte Hindernis für Wartungen ist meist die Produktion selbst: Der Meister gibt die Maschine nicht frei, weil ein Eilauftrag läuft. Die Lösung: Wartungen an Engpassmaschinen von vornherein im Produktionsplan berücksichtigen und in Zeiten legen, in denen die Maschine keine geplante Arbeit hat. Schauen Planer und Instandhaltungsleiter auf dasselbe Bild der belegten und freien Maschinenzeiten, wird dieser Konflikt deutlich kleiner. Auch Prüfergebnisse liefern Hinweise: Häufen sich Teile außerhalb der Toleranz an einer Maschine, kann das auf Wartungsbedarf hindeuten. Mehr dazu im Leitfaden Qualitätskontrolle in der Produktion.

Instandhaltungssoftware (CMMS): Excel, separates System oder integriertes ERP?

Excel reicht für den Anfang mit zehn Maschinen, erinnert aber nicht automatisch, spricht nicht mit dem Lager, und mit jeder neuen Dateiversion zerfasert die Historie. Ein eigenständiges CMMS löst diese Probleme, schafft aber eine neue Insel: Die Teile stehen im einen System, der Produktionsplan im anderen. In einem Fabrik-ERP liegt die Instandhaltung direkt neben Lager, Einkauf und Planung.

Ein Beispiel ist Data, das ERP von Barsavosh für die Fertigung: Der Plan Pro enthält das Maschinenverzeichnis, Arbeitsaufträge für Reparaturen und die vorbeugende Instandhaltung; Materialanforderungen ans Lager werden mit Freigabe durch den direkten Vorgesetzten und mit Ausgabebeleg erfasst. Im Plan Elite kommt die Ansicht der belegten und freien Zeiten jeder Maschine hinzu, die bei der Suche nach einem Wartungsfenster hilft. Dashboards je Rolle und der Bericht über überfällige Aufgaben sind in allen Plänen enthalten. Data ist kein sensorbasiertes Zustandsüberwachungssystem – alles beruht auf den Eingaben der Benutzer. Es läuft auf dem eigenen Server der Fabrik und funktioniert auch ohne Internet; die Benutzeroberfläche ist auf Persisch. Den vollen Funktionsumfang zeigt die Seite Fabrikmanagement-Software, das Betriebsmodell die Seite ERP auf eigenem Server.

Typische Fehler beim Aufbau der Instandhaltung

• am ersten Tag Wartungspläne für alle Maschinen anlegen und sie im zweiten Monat aufgeben,
• das Herstellerhandbuch unkritisch übernehmen, ohne die tatsächlichen Einsatzbedingungen zu beachten,
• Arbeitsaufträge mit „repariert“ schließen, was der Historie nichts hinzufügt,
• das Ersatzteillager getrennt vom Instandhaltungsplan führen,
• die Bediener nicht einbinden, obwohl sie Störungsanzeichen als Erste bemerken.

Häufig gestellte Fragen

Mit welchen Maschinen beginnt man die vorbeugende Instandhaltung?

Mit Engpassmaschinen ohne Ersatz – also jenen, deren Stillstand die ganze Linie lahmlegt.

Was ist ein CMMS?

Ein computergestütztes System, das Maschinen, Wartungspläne, Arbeitsaufträge und die Reparaturhistorie erfasst.

Wartungsintervall nach Datum oder nach Laufzeit?

Bei gleichmäßiger Auslastung genügt das Datum; schwankt die Auslastung, sind Betriebsstunden oder Stückzahlen genauer.

In welchem Plan von Data ist die Instandhaltung enthalten?

Maschinenverzeichnis, Reparatur-Arbeitsaufträge und vorbeugende Instandhaltung gibt es ab dem Plan Pro; Elite ergänzt die Ansicht belegter und freier Maschinenzeiten.

Überwacht Data den Maschinenzustand mit Sensoren?

Nein. Die Instandhaltung in Data beruht auf der Erfassung von Maschinen, Plänen und Arbeitsaufträgen durch die Benutzer.

Möchten Sie den Weg eines Instandhaltungsauftrags von der Anforderung bis zum Abschluss neben Lager und Fertigung sehen? Fordern Sie auf der Seite Data ERP eine Demo an.

Weiterführende Artikel

• Was ist ERP? Der vollständige Leitfaden zu Enterprise Resource Planning
• ERP-Software-Leitfaden: Vorteile und die richtige Systemauswahl
• Die richtige ERP-Software für Ihr Unternehmen auswählen

Kompletter Leitfaden: ERP-Software