Was ist ein Unternehmens-Messenger? Ein Leitfaden für sichere interne Kommunikation

Viele Organisationen wickeln ihre interne Kommunikation heute über öffentliche Messaging-Apps wie Telegram oder WhatsApp ab – doch dadurch liegen sensible Unternehmensdaten auf Servern außerhalb der Kontrolle des Managements, und Informationen verteilen sich auf Dutzende privater Gruppen. Die Lösung ist ein dedizierter Unternehmens-Messenger. Dieser Artikel erklärt, was ein Unternehmens-Messenger ist, worin er sich von öffentlichen Messaging-Apps unterscheidet, warum Organisationen ihn benötigen und was eine gute Lösung bieten sollte.

Was ist ein Unternehmens-Messenger?

Ein Unternehmens-Messenger ist eine sichere, private Plattform für die interne Kommunikation, die ausschließlich für den Austausch und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und Teams innerhalb einer Organisation konzipiert ist. Anders als öffentliche Messaging-Apps, die für den privaten Gebrauch entwickelt wurden, hält ein Unternehmens-Messenger sämtliche Gespräche, Dateien und Informationen in einer zentralen Umgebung unter der Kontrolle der Organisation vor – und ist in der Regel mit geschäftlichen Arbeitsabläufen wie Projekten und Aufgaben verknüpft, sodass Kommunikation und Arbeit an einem einzigen Ort stattfinden.

Unternehmens-Messenger im Vergleich zu öffentlichen Messaging-Apps

Die entscheidenden Unterschiede lassen sich auf drei Punkte zurückführen: Datenhoheit, Sicherheit und Integration. Bei öffentlichen Messaging-Apps werden die Daten auf Servern Dritter gespeichert, und die Organisation hat keine Kontrolle darüber. Bei einem Unternehmens-Messenger verbleiben alle Informationen vollständig im Eigentum und unter der Kontrolle der Organisation. Unternehmens-Messenger sind zudem meist mit Projektmanagement-Tools und Ticketsystemen integriert und verbinden so Kommunikation und Arbeit in einer einzigen Plattform.

Warum benötigen Organisationen einen internen Messenger?

• Datensicherheit: Verhindert, dass sensible Unternehmensdaten in private Messaging-Apps abfließen.
• Zentralisierte Informationen: Beendet die Zersplitterung von Gesprächen auf Dutzende von Gruppen und privaten Konten.
• Kontrolle und Aufsicht durch das Management: Ermöglicht es Administratoren, Zugriffsebenen festzulegen und die interne Kommunikation zu steuern.
• Nachrichtenverlauf und Archivierung: Bewahrt einen vollständigen Gesprächsverlauf zur Nachvollziehbarkeit und Dokumentation auf.

Merkmale eines guten Unternehmens-Messengers

• Hohe Sicherheit bei vollständiger Datenhoheit der Organisation.
• Rollenbasierte Zugriffssteuerung und Benutzerverwaltung.
• Integration mit Projekten, Aufgaben und Ticketsystemen.
• Durchsuchbarer Gesprächsverlauf und Nachrichtenarchivierung.
• Lokalisierung und vollständige Sprachunterstützung für die Sprachumgebung der Organisation.

Vorteile des Einsatzes eines Unternehmens-Messengers

Der Einsatz eines Unternehmens-Messengers steigert die Produktivität der Teams, reduziert Fehler und Missverständnisse in der Kommunikation, sorgt für mehr Transparenz in der internen Kommunikation und schützt – was am wichtigsten ist – die Informationswerte der Organisation. Wenn Kommunikation und Arbeit auf einer einzigen, einheitlichen Plattform stattfinden, entfällt die Notwendigkeit, ständig zwischen mehreren Apps zu wechseln oder nach verlegten Dateien zu suchen.

Warum ein lokal gehosteter Unternehmens-Messenger wichtig ist

Für viele Organisationen ist die Entscheidung für einen selbst gehosteten oder lokal betriebenen Unternehmens-Messenger nicht bloß eine Vorliebe – sie ist eine Notwendigkeit. Werden die Kommunikation und Daten einer Organisation auf ausländischen Servern gespeichert, sind sie anfällig für Ausfälle, geografische Beschränkungen und den Verlust der tatsächlichen Kontrolle. Ein lokal gehosteter interner Messenger beseitigt diese Abhängigkeit:

• Daten bleiben auf lokaler Infrastruktur: Informationen werden auf den eigenen Servern der Organisation gespeichert, nicht auf einer Cloud-Infrastruktur Dritter im Ausland.
• Widerstandsfähig gegen Ausfälle und Beschränkungen: Die geschäftliche Kommunikation ist nicht länger von der Verfügbarkeit öffentlicher Messaging-Dienste abhängig.
• Unterstützung der lokalen Sprache: Vollständige Rechts-nach-links-Benutzeroberfläche und Oberfläche in der lokalen Sprache mit reaktionsschnellem lokalem Support.
• Anpassbar an die Bedürfnisse der Organisation: Lässt sich an die spezifischen Prozesse und die Struktur der Organisation anpassen.

Aus diesem Grund wenden sich viele Organisationen von öffentlichen Messaging-Apps ab und entscheiden sich für einen integrierten, selbst gehosteten Unternehmens-Messenger – und gewinnen damit sowohl Datensicherheit als auch Kommunikationskontinuität in einer einzigen Lösung.

Unternehmensinterne Kommunikation innerhalb von Hamahang

Hamahang umfasst – zusätzlich zu Projektmanagement und Ticketing – einen sicheren internen Unternehmens-Messenger. Mitarbeitende, Teamleitungen, Führungskräfte und Kunden können sämtliche geschäftlichen Gespräche in einer zentralen Umgebung führen, die direkt mit Projekten verbunden ist, sodass Unternehmensdaten nicht in öffentliche Messaging-Apps gelangen. Kommunikation, Aufgabenverwaltung und Dokumentation finden allesamt innerhalb einer integrierten Plattform statt.

Weiterführende Lektüre

• Unternehmens-Messenger im Vergleich zum Ticketsystem: Worin besteht der Unterschied?
• Was ist ein Ticketsystem und warum benötigen Unternehmen eines?
• Beste Software für unternehmensweites Projektmanagement und Ticketing: Ein Kaufratgeber

Häufig gestellte Fragen

Was kann ein Unternehmens-Messenger über einfaches Chatten hinaus leisten?

Ein professioneller Unternehmens-Messenger ist mehr als ein Chat-Tool. Er integriert Aufgabenverwaltung und Workflow-Tracking und verwandelt Gespräche in umsetzbare, nachverfolgbare Aufgaben. Über ein persönliches Dashboard sieht jede und jeder Mitarbeitende alle eigenen Aufgaben an einem Ort, und Kundensupport- oder Helpdesk-Anfragen werden innerhalb derselben Plattform erfasst und weiterverfolgt. Hamahang stellt all diese Funktionen in einem einheitlichen System bereit.

Worin unterscheidet sich ein Unternehmens-Messenger von Telegram oder WhatsApp?

Bei Telegram oder WhatsApp werden die Daten auf Servern Dritter gespeichert, und die Organisation hat keine Kontrolle darüber. Ein Unternehmens-Messenger hält Informationen in einer sicheren Umgebung unter der vollständigen Kontrolle der Organisation vor und ist in der Regel mit geschäftlichen Arbeitsabläufen und Tools integriert.

Ist ein Unternehmens-Messenger dasselbe wie ein Ticketsystem?

Nein – aber die beiden ergänzen einander. Ein Messenger dient der Echtzeitkommunikation, während ein Ticketsystem eine strukturierte Erfassung und Nachverfolgung von Anfragen ermöglicht. Integrierte Plattformen wie Hamahang bieten beides nebeneinander.

Welche Arten von Organisationen profitieren von einem Unternehmens-Messenger?

Jede Organisation mit mehr als nur wenigen Mitarbeitenden, bei der die interne Kommunikation wichtig ist und vertraulich bleiben muss – vom kleinen Unternehmen bis zum Großkonzern – kann von einem Unternehmens-Messenger für mehr Sicherheit und operative Ordnung profitieren.

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