Auftragsstatus in der Fertigung verfolgen: Wo steht der Auftrag?

Den Auftragsstatus in der Fertigung verfolgen heißt: Jeder, der dazu berechtigt ist, sieht in Sekunden und ohne Rundruf durch drei Abteilungen, in welcher Phase ein Kundenauftrag steckt, auf wessen Entscheidung er wartet und ob er hinter dem Plan liegt. Data, das Fertigungs-ERP von P-Soft, führt jeden Auftrag von der ersten Anfrage bis zur Auslieferung mit aktuellem Status und macht diese Antwort über eine globale Suche und einen gemeinsamen Freigabe-Eingang für Vertrieb und Geschäftsleitung sichtbar.

„Wo steht mein Auftrag?“ ist vermutlich die Frage, die ein Vertriebsingenieur in einem Auftragsfertiger am häufigsten hört. Der Kunde fragt den Vertrieb, der Vertrieb fragt die Arbeitsvorbereitung, die geht in die Halle, und der Meister prüft, ob das Teil noch auf der Maschine liegt oder schon in der Prüfung wartet. Bis die Antwort zurück ist, ist eine halbe Stunde vergangen, und ganz sicher ist sich niemand. Dieser Beitrag zeigt, warum die Frage ohne ein gemeinsames System so schwer zu beantworten ist, welche Informationen eine verlässliche Antwort braucht und wie eine Software zur Auftragsverfolgung in der Produktion wie Data das zur Routine macht. Alle Beispiele sind fiktiv.

Warum die Frage nach dem Auftragsstatus in der Fertigung so mühsam ist

In einem Betrieb, der nach Kundenzeichnung fertigt, läuft ein Auftrag durch Vertrieb, Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Lager, Produktion, Qualitätssicherung und Versand. Jede Abteilung kennt ihr Stück der Geschichte und hält es meist in einem eigenen Werkzeug fest. Die Folgen kennt jeder:

• Die Telefonkette: Für eine Antwort in einem Satz werden mehrere Kollegen aus ihrer Arbeit gerissen.
• Konkurrierende Excel-Listen: Der Vertrieb pflegt eine Datei, die Arbeitsvorbereitung eine andere; beide hinken hinterher, und die Zahlen widersprechen sich.
• Unscharfe Status: „In Fertigung“ kann heißen: nicht begonnen, halb bearbeitet oder wartet auf Material. Genau diese Unschärfe ärgert Kunden.
• Versteckte Engpässe: Ein Auftrag, der beim Chef auf die Unterschrift wartet, taucht in keiner Liste auf; alle glauben, er werde gefertigt.
• Späte Nachrichten: Die Geschäftsleitung erfährt von einer Verzögerung oft erst durch den Anruf des Kunden, wenn kaum noch Spielraum bleibt.

Am Einsatz liegt es selten. Die Informationen landen schlicht nicht an einem Ort. Sobald jeder Schritt in demselben System erfasst wird, das alle anderen lesen, braucht die Frage keinen Anruf mehr.

Auftragsverfolgung aus drei Blickwinkeln: Kunde, Vertrieb, Geschäftsleitung

Die Frage ist dieselbe, aber jeder sucht etwas anderes. Wer das versteht, weiß, was ein System zur Verfolgung von Fertigungsaufträgen anzeigen muss.

Eine ehrliche Grenze vorweg: Data ist ein internes Werkssystem. Es gibt kein eigenes Portal für Ihre Kunden und keinen automatischen SMS- oder E-Mail-Versand an sie. Der Kunde hört weiterhin vom Vertrieb, aber der Vertrieb hat jetzt in Sekunden eine belastbare Antwort statt einer Schätzung.

Was eine Software zur Auftragsverfolgung in der Produktion erfassen sollte

Ein genauer Status entsteht aus schrittweiser Erfassung, nicht aus einem Freitextfeld „Bemerkungen“. In Data sieht der Weg eines Auftrags so aus:

1. Von der Anfrage zum Auftrag: Die Kundenanfrage durchläuft festgelegte Stufen und wird nach der Freigabe mit ihrer vollständigen Vorgeschichte zum Auftrag. Mehr dazu im Beitrag von der Kundenanfrage zum Fertigungsauftrag.
2. Auftragsprüfung: Bevor Sie zusagen, geben Technik, Kalkulation, Kapazitätsplanung, Fremdvergabe und Fertigung ihren Teil frei, und die Geschäftsleitung entscheidet abschließend (Pro und Elite). Siehe Auftragsprüfung und Fremdvergabe.
3. Planung: Jeder Auftrag erhält seinen Platz im Fertigungsplan, und sein Materialbedarf wird ermittelt (ab Pro).
4. Fertigung und Prüfung: Fertigungsrückmeldungen je Arbeitsschritt und Qualitätsprüfung gehören zu jedem Paket; der Arbeitskorb für Werker und Meister kommt mit Pro.
5. Lieferbereit: Fertige Teile erscheinen in einer eigenen Liste, und die Übergabe wird mit einem Lieferformular dokumentiert (alle Pakete).

Jeder dieser Einträge hinterlässt eine Spur. Öffnet der Vertrieb den Auftrag, sieht er den zuletzt abgeschlossenen und den nächsten Schritt, nicht ein einziges vages Wort.

Globale Suche: der kürzeste Weg zur Antwort

Wenn der Kunde in der Leitung ist, hat niemand Zeit, sich durch Menüs zu klicken. Die globale Suche in Data springt direkt zum Datensatz, sobald Sie eine Auftragsnummer, einen Kundennamen oder eine Teilebezeichnung eintippen. Erinnert sich der Einkäufer nur an „die Buchsen vom letzten Monat“, reicht die Teilebezeichnung oder der Firmenname. Die globale Suche ist in jedem Data-Paket enthalten und läuft im Browser auf jedem Rechner oder Tablet im Werksnetz.

Eine Gewohnheit, die sich lohnt: Lassen Sie den Vertrieb vor jeder Auskunft den Datensatz öffnen, statt aus dem Gedächtnis oder vom letzten Telefonat zu antworten. Diese kleine Disziplin verhindert erstaunlich viele falsche Zusagen.

Überfällige Aufträge erkennen: Bericht und Freigabe-Eingang

Viele Verzögerungen entstehen nicht an der Maschine, sondern in der Lücke zwischen zwei Entscheidungen. Ein Auftrag, der auf die Preisfreigabe wartet, steht praktisch still. Data bietet zwei Wege, solche Knoten zu sehen:

• Rollen-Dashboards und ein gemeinsamer Freigabe-Eingang: Jeder Nutzer hat eine Liste offener Entscheidungen, und jeder Vorgang darin trägt eine Frist. Auch die Leitung sieht, was auf dem eigenen Tisch liegt. Das gibt es in allen Paketen.
• Bericht über überfällige Arbeiten: eine Aufstellung aller Aufgaben, deren Termin verstrichen ist, damit die Leitung handelt, bevor das Telefon klingelt.

Intelligente Terminplanung und automatische Verzugswarnungen stehen bei Data auf der Liste „demnächst“; heute erkennen Sie Verzug über diesen Bericht und die Dashboards. Für die tägliche Steuerung in der Halle ergänzt unser Beitrag zur Fertigungssteuerung mit Tagesbericht das Thema.

Checkliste: Auftragsverfolgung im Betrieb einführen

Software allein macht Status nicht richtig; es braucht auch ein paar Spielregeln. Vereinbaren Sie diese vor dem Start mit allen Abteilungen:

• Jeder Auftrag hat genau eine Nummer, und alle vom Vertrieb bis zum Lager arbeiten mit ihr.
• Stufen und Bedeutung jedes Status sind definiert, damit „in Fertigung“ für alle dasselbe heißt.
• Für jede Stufe ist klar, wer sie erfasst, und zwar dann, wenn die Arbeit erledigt ist, nicht am Freitagnachmittag.
• Jede Freigabe bekommt eine Frist, damit der Eingang Verspätetes markieren kann.
• Die Leitung geht die Liste überfälliger Arbeiten täglich oder wöchentlich durch und legt je Punkt Verantwortlichen und Maßnahme fest.
• Der Vertrieb nennt nur Termine, die er im Plan gesehen hat.
• Offene Aufträge und Kundenstamm werden aus Excel oder dem Altsystem übernommen; das Team von P-Soft migriert sie in dem Umfang, den Vertrag und Paket festlegen.

Welches Data-Paket reicht für die Auftragsverfolgung?

Ein kleinerer Betrieb, der vor allem Vertrieb, Einkauf und Lager ordnen will, bekommt mit Start den aktuellen Auftragsstatus, die globale Suche, Dashboards, den Freigabe-Eingang, Fertigungsrückmeldungen und Qualitätsprüfung. Müssen Aufträge vor der Annahme mehrstufig geprüft werden und brauchen Sie einen Produktionsplan sowie Arbeitskörbe für Werker und Meister, passt Pro. Elite geht weiter: Werker melden ihren Fortschritt über ein einfaches Tablet-Panel direkt an der Maschine, und eine Maschinenansicht zeigt belegte und freie Zeiten.

Data läuft auf dem eigenen Server des Werks. Die Auftragsdaten bleiben in Ihrem Netz, und die Verfolgung innerhalb des Betriebs funktioniert auch dann, wenn die Internetverbindung ausfällt.

Häufig gestellte Fragen

Können unsere Kunden den Auftragsstatus selbst in Data abrufen?

Nein. Data ist ein internes Werkssystem ohne Kundenportal und ohne automatische SMS oder E-Mails an Kunden. Der Vertrieb findet den Status per globaler Suche in Sekunden und gibt Auskunft.

Wonach kann ich suchen, um einen Auftrag zu finden?

Nach Auftragsnummer, Kundenname oder Teilebezeichnung. Die globale Suche ist in jedem Data-Paket enthalten.

Warnt Data automatisch bei Verzug?

Noch nicht; die Funktion ist für demnächst angekündigt. Bis dahin zeigen der Bericht über überfällige Arbeiten und der Freigabe-Eingang mit Fristen, was zu spät dran ist.

In welchem Paket sehe ich, wo ein Auftrag in der Fertigung steht?

Aktueller Auftragsstatus und Fertigungsrückmeldungen gibt es in jedem Paket. Produktionsplan, Auftragsprüfung und Arbeitskörbe für Werker und Meister beginnen bei Pro.

Geht unsere Auftragshistorie aus Excel verloren?

Nein. Das Team von P-Soft überträgt bestehende Aufträge und Kunden aus Excel oder älterer Software nach Data; der Umfang wird im Vertrag vereinbart.

Möchten Sie einen Ihrer eigenen Aufträge von der Anfrage bis zur Lieferung verfolgen? Besuchen Sie Data Fertigungs-ERP und vereinbaren Sie eine Demo.

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