سوالات قبل از خرید ERP؛ از فروشنده دقیقاً چه بپرسیم؟
مهم‌ترین سوالات قبل از خرید ERP درباره‌ی ظاهر نرمافزار نیست؛ درباره‌ی این است که اطلاعات کارخانه کجا میماند، چه کسی و چطور به آن دسترسی دارد، به‌روزرسانی چگونه انجام میشود، فرم‌ها تا کجا با کار شما تطبیق پیدا می‌کنند و اطلاعات قبلی چطور منتقل میشود. این فهرست را با خودتان به جلسه‌ی دمو ببرید و برای هر سؤال، پاسخ روشن بخواهید.
بیشتر جلسه‌های معرفی ERP را فروشنده هدایت میکند: چند صفحه‌ی آماده نشان میدهد، از داشبورد رنگی تعریف میکند و وقت تمام میشود. خریدار وقتی به کارخانه برمی‌گردد، تازه یادش می‌افتد که نپرسید اگر اینترنت قطع شود چه میشود یا کارشناس پشتیبانی چطور به سرور وصل میشود. این مطلب جلسه را برعکس میکند. پرسش‌ها را بر اساس موضوع دسته‌بندی کرده‌ایم، برای هر دسته گفته‌ایم پاسخ قانع‌کننده چه نشانه‌هایی دارد و در پایان هر بخش، پاسخ داتا (ERP تولیدی برساوش) را هم صادقانه نوشته‌ایم؛ از جمله چیزهایی که داتا ندارد.
اگر هنوز در مرحله‌ی فهرست کردن نیازها و معیارهای کلی هستید، اول راهنمای انتخاب نرمافزار ERP را بخوانید. این نوشته برای مرحله‌ی بعد است: وقتی دو یا سه فروشنده را برای جلسه دعوت کرده‌اید.
چه سوالاتی از فروشنده نرم افزار ERP بپرسیم؟ پیش از جلسه
سه کار ساده ارزش جلسه را چند برابر میکند:
- آدم‌های درست را بیاورید. مسئول فناوری، مدیر مالی، سرپرست تولید و انباردار هر کدام پرسش‌هایی دارند که مدیرعامل به ذهنش نمی‌رسد.
- یک سناریوی واقعی آماده کنید. یک سفارش واقعی از استعلام تا تحویل را روی کاغذ بیاورید و بخواهید همان را در نرمافزار دنبال کنند، نه نمونه‌ی آماده‌ی فروشنده را.
- پاسخ‌ها را مکتوب کنید. بعد از جلسه از فروشنده بخواهید پاسخ پرسش‌های کلیدی را کتبی بفرستد. جمله‌ی «بله، این هم داریم» در جلسه با یک پاسخ نوشته‌شده فرق دارد.
یک نشانه‌ی هشدار هم به خاطر بسپارید: فروشنده‌ای که برای هیچ پرسشی «نه» یا «هنوز نه» ندارد، احتمالاً یا محصولش را خوب نمی‌شناسد یا پاسخ‌هایش را دقیق نمی‌دهد.
۱. اطلاعات کارخانه کجا نگهداری میشود و بدون اینترنت چه میشود؟
بپرسید: اطلاعات ما دقیقاً روی چه سروری و در چه مکانی ذخیره میشود؟ مالک آن سرور کیست؟ روزی که اینترنت شهرک قطع است، تولید و انبار می‌توانند ثبت کنند؟
پاسخ خوب: مکان مشخص است، نه جمله‌ای مبهم مثل «روی سرورهای امن ما». فروشنده دقیق می‌گوید قطعی اینترنت کدام بخش کار را متوقف میکند و کدام را نه.
پاسخ داتا: محل نصب داتا سروری است که مال خود کارخانه است؛ هر رایانه یا تبلتی که در شبکهی داخلی باشد، با یک مرورگر سراغش می‌رود. داده‌ها از دیوار کارخانه بیرون نمی‌روند و قطعی اینترنت شهری، ثبت سفارش و حواله را متوقف نمی‌کند. اگر کارخانه‌ی شما ترجیح میدهد سامانه روی اینترنت و سرور فروشنده باشد، داتا این مدل را ندارد و بهتر است این را از اول بدانید.
۲. چه کسی به اطلاعات دسترسی دارد و پشتیبانی چطور وارد سرور میشود؟
بپرسید: می‌توانیم برای هر کاربر تعیین کنیم چه چیزی را ببیند؟ کارشناس شما برای رفع مشکل چطور به سرور ما می‌رسد؟ آیا بدون اطلاع ما هم این کار ممکن است؟ از کارهایی که انجام میدهد سابقه‌ای میماند؟
پاسخ خوب: سطح دید هر کاربر جداگانه قابل تنظیم است و کارشناس فروشنده فقط وقتی وارد میشود که خودتان بخواهید. اگر فروشنده فقط می‌گوید «به ما اعتماد کنید»، پاسخ کامل نیست.
پاسخ داتا: در داتا انباردار، کارشناس فروش و مدیر مالی هر کدام فقط سهم خودشان از اطلاعات را دارند. کارشناس برساوش تنها پس از رضایت شما روی سرور کار میکند، کارهایش را همان لحظه جلوی چشمتان دارید و ردّ هر اقدام باقی میماند؛ بی‌اجازه، راهی برای ورود او نیست. خدمت «پشتیبانی شفاف از راه دور» در فهرست خدمات پلن سرآمد آمده است.
۳. سیستم ERP چطور به‌روز میشود و اگر به‌روزرسانی خراب شود چه؟
بپرسید: نسخه‌های جدید چطور نصب می‌شوند؟ قبل از هر ارتقا، یک کپی پشتیبان از داده‌ها گرفته میشود؟ خودمان هم می‌توانیم هر وقت خواستیم پشتیبان بگیریم؟
پاسخ خوب: به‌روزرسانی کاری روتین و کم‌خطر توصیف میشود و پیش از آن، اطلاعات پشتیبان‌گیری میشود تا راه برگشت باز بماند.
پاسخ داتا: نسخه‌های تازه‌ی داتا خودکار و با احتیاط نصب می‌شوند و هر بار، قبل از نصب، یک نسخهی پشتیبان از داده‌ها ساخته میشود. اگر بخواهید خودتان هم هر وقت لازم شد از داخل پنل پشتیبان بگیرید، این امکان از پلن پیشرو به بالا هست.
۴. سفارشی‌سازی نرمافزار ERP؛ فرم‌ها را می‌توان با کار ما جور کرد؟
بپرسید: اگر فرم مشتری یا قطعه‌ی شما فیلدی را که ما لازم داریم نداشته باشد، چه میشود؟ این تغییر را خودمان انجام می‌دهیم یا باید سفارش برنامه‌نویسی بدهیم؟ با به‌روزرسانی بعدی از بین نمی‌رود؟
پاسخ خوب: راهی مشخص برای افزودن اطلاعات اختصاصی وجود دارد که با هر نسخهی تازه دوباره کار نمی‌خواهد.
پاسخ داتا: فرم‌ساز داتا اجازه میدهد روی بیست فرم پایه (از جمله فرم‌های مشتری، قطعه، تأمین‌کننده، استعلام، فاکتور و پرداخت) خانه‌های تازه‌ی مخصوص کارخانه‌ی خودتان بسازید. فرم‌ساز در پلن سرآمد است؛ نمونه‌های کاربردی آن در مطلب فرم‌ساز و فیلدهای اختصاصی ERP آمده است.
۵. چند کاربر و چند سایت؛ برنامه همراه رشد ما میماند؟
بپرسید: سقف کاربر هر پلن چقدر است؟ اگر کارخانه‌ی دوم راه بیندازیم، اطلاعاتش جدا میماند؟ رفتن به پلن بالاتر یعنی نصب از نو؟
پاسخ داتا: سقف کاربران در آغاز ۱۰ نفر و در پیشرو ۵۰ نفر است و این دو پلن یک سایت را پوشش می‌دهند. در سرآمد شمار کاربران طبق قرارداد تعیین میشود و چند سایت با اطلاعات جدا امکان‌پذیر است. با رفتن به پلن بالاتر، چیزی از امکانات پلن قبلی کم نمی‌شود.
۶. انتقال اطلاعات قبلی؛ اکسل و نرمافزار قدیمی چه می‌شوند؟
بپرسید: مشتریان، قطعات و موجودی فعلی ما را چه کسی منتقل میکند؟ پاک‌سازی فایل‌های قدیمی با کیست؟ دقیقاً چه چیزهایی منتقل میشود و این در قرارداد نوشته میشود؟
پاسخ خوب: دامنهی انتقال روشن و مکتوب است؛ یعنی معلوم است کدام اطلاعات، از چه منبعی و با مسئولیت چه کسی منتقل میشود.
پاسخ داتا: جابه‌جایی داده‌های گذشته، چه در فایل‌های اکسل باشند چه در یک برنامه‌ی قدیمی، بر عهده‌ی تیم برساوش است؛ اینکه چه مقدار و تا چه سطحی منتقل شود، در قرارداد نوشته میشود. برای آماده کردن فایل‌ها پیش از انتقال، راهنمای انتقال اطلاعات به ERP را ببینید.
۷. پشتیبانی و آموزش در هر پلن چه شکلی است؟
این پرسش را دقیق بپرسید، چون «پشتیبانی داریم» برای هر فروشنده‌ای معنای متفاوتی دارد. در داتا سطح پشتیبانی با پلن بالا می‌رود:
| پلن داتا | کاربران و سایت | پشتیبانی |
|---|---|---|
| آغاز | تا ۱۰ کاربر، یک سایت | کانال رسمی برساوش |
| پیشرو | تا ۵۰ کاربر، یک سایت | کانال رسمی، به‌علاوه‌ی پشتیبانی تلفنی و آموزش راه‌اندازی |
| سرآمد | طبق قرارداد، چند سایت با اطلاعات جدا | همه‌ی خدمات پیشرو، رسیدگی با اولویت، پشتیبانی شفاف از راه دور و یک مدیر حساب ویژه |
۸. سامانه چه چیزهایی را هنوز ندارد؟
این شاید مفیدترین پرسش جلسه باشد، چون پاسخش صداقت فروشنده را نشان میدهد. پاسخ داتا:
- به‌زودی: زمان‌بندی هوشمند کارها و هشدار خودکار تأخیر، و نرمافزار دسکتاپ اختصاصی. امروز داتا از مرورگر استفاده میشود.
- خارج از دامنه: منابع انسانی، محاسبات مالیاتی و صورتحساب الکترونیکی جزو امکانات داتا نیست و نسخهی ابری هم ندارد. میدان کار داتا زنجیره‌ی سفارش در کارخانه است: از استعلام و مهندسی تا خرید، انبار، تولید، کیفیت، مالی و تحویل.
جدول جمع‌بندی سوالات جلسه دموی ERP
| موضوع | نشانه‌ی پاسخ خوب | پاسخ داتا در یک خط |
|---|---|---|
| محل اطلاعات | مکان مشخص، رفتار روشن هنگام قطع اینترنت | سرور خودِ کارخانه؛ کار روزانه بدون اینترنت |
| دسترسی پشتیبانی | فقط با اجازه، قابل پیگیری | با اجازهی شما، دیده‌شده روی صفحه، ثبت‌شده |
| به‌روزرسانی | روتین، با راه برگشت | خودکار، با پشتیبان پیش از هر نسخه |
| فیلدهای اختصاصی | بدون برنامه‌نویسی دوباره | فرم‌ساز روی بیست فرم اصلی (سرآمد) |
| رشد | سقف‌های شفاف | ۱۰ / ۵۰ / طبق قرارداد؛ چند سایت در سرآمد |
| انتقال اطلاعات | دامنهی مکتوب | از اکسل یا نرمافزار قبلی، طبق قرارداد |
| نقشه‌ی راه | «هنوز نه» گفتن بی‌پرده | زمان‌بندی هوشمند و نسخهی دسکتاپ: به‌زودی |
پرسش‌هایی درباره‌ی قیمت نهایی، مدت راه‌اندازی یا قول‌های کلی را هم حتماً مطرح کنید، اما پاسخ آن‌ها را فقط در پیشنهاد کتبی و بعد از شناخت کارخانه‌ی شما جدی بگیرید؛ هر عددی که پیش از دیدن فرایندهایتان گفته شود، حدس است.
سوالات متداول
داتا با قطع اینترنت هم کار میکند؟
بله. سامانه روی سرور خود کارخانه است و از شبکهی داخلی، با مرورگر، در دسترس میماند.
کارشناس پشتیبانی بدون اجازه به سرور ما وصل میشود؟
خیر. ورود او منوط به اجازهی شماست، کارش روی صفحه پیداست و سابقهاش میماند.
فرم‌ساز داتا در کدام پلن است؟
در پلن سرآمد؛ با آن به بیست فرم اصلی فیلدهای اختصاصی اضافه می‌کنید.
اطلاعات اکسل و نرمافزار قبلی منتقل میشود؟
بله، تیم برساوش این کار را انجام میدهد و دامنهی آن هنگام قرارداد مشخص میشود.
داتا نسخهی ابری دارد؟
خیر. داتا فقط روی سرور خودِ کارخانه نصب میشود.
اگر می‌خواهید همین پرسش‌ها را با سناریوی واقعی کارخانه‌ی خودتان مطرح کنید، صفحه‌ی نرمافزار ERP کارخانه را ببینید یا از درخواست دموی داتا وقت جلسه بگیرید.
پیشنهاد مطالعه
- ERP چیست؟ راهنمای کامل نرمافزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی
- نرمافزار ERP ایرانی؛ راهنمای انتخاب و مزایا برای کسب‌وکارها
- چگونه بهترین نرمافزار ERP را برای سازمان خود انتخاب کنیم؟
راهنمای کامل: نرم افزار ERP
نرمافزار ERP در سراسر ایران
برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه میدهد:
- نرمافزار ERP در اصفهان
- نرمافزار ERP در تهران
- نرمافزار ERP در مشهد
- نرمافزار ERP در شیراز
- نرمافزار ERP در تبریز
- نرمافزار ERP در کرج
- نرمافزار ERP در اهواز
- نرمافزار ERP در قم
- نرمافزار ERP در کرمان
- نرمافزار ERP در رشت
- نرمافزار ERP در اراک
- نرمافزار ERP در کرمانشاه
- نرمافزار ERP در یزد
- نرمافزار ERP در قزوین
- نرمافزار ERP در ارومیه
- نرمافزار ERP در بندرعباس
- نرمافزار ERP در همدان
- نرمافزار ERP در زنجان
- نرمافزار ERP در اردبیل
- نرمافزار ERP در سنندج
- نرمافزار ERP در خرم‌آباد
- نرمافزار ERP در گرگان
- نرمافزار ERP در ساری
- نرمافزار ERP در بوشهر
- نرمافزار ERP در بیرجند
- نرمافزار ERP در سمنان
- نرمافزار ERP در یاسوج
- نرمافزار ERP در شهرکرد
- نرمافزار ERP در ایلام
- نرمافزار ERP در بجنورد
- نرمافزار ERP در زاهدان
پروژه‌ای در ذهن دارید؟
تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرمافزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.
تماس با ما