نرم افزار باربری و ترمینال بار؛ از پذیرش امانی تا تحویل گیرنده

نرم افزار باربری برای یک شرکت حمل بار یا دفتر ترمینال سه وظیفه‌ی اصلی دارد: هر بسته‌ی امانی را هنگام تحویل گرفتن از فرستنده شناسنامه‌دار کند، در هر لحظه نشان دهد بار دست کدام راننده و حامل است، و تحویل را با امضای گیرنده ببندد. بارنما، ویرایشی از آوادار که برای باربری‌ها و انبارهای لجستیک ساخته شده، هر سه را در همه‌ی پلن‌ها دارد؛ پلن پیشرو صفحه‌ی رهگیری عمومی برای گیرنده را اضافه می‌کند و سرآمد سقف شعبه‌ها را برمی‌دارد، با جدایی کامل اطلاعات هر شعبه.

اگر سری به دفتر یک باربری بین‌شهری در ترمینال بار زده باشید، فضا را می‌شناسید. عصرها فرستنده‌ها با وانت و کارتن پشت باجه صف می‌کشند، متصدی با یک دست تلفن جواب می‌دهد و با دست دیگر در دفتر می‌نویسد، و گوشه‌ی سوله چند بسته از هفته‌ی پیش هنوز منتظر صاحبشان مانده‌اند. صبح روز بعد کامیون از شهر دیگر می‌رسد و کسی باید بفهمد از سی‌وچند بسته‌ای که قرار بود بیاید، کدام‌ها واقعاً رسیده‌اند. این راهنما اول همین گرفتاری‌های روزمره را مرور می‌کند، سپس سراغ بخش‌هایی از بارنما می‌رود که به آن‌ها پاسخ می‌دهند و آخر سر صریح می‌گوید این نرم‌افزار چه کارهایی را انجام نمی‌دهد.

گرفتاری‌های روزمره‌ی شرکت حمل بار و دفتر ترمینال

کار باربری روی کاغذ ساده به نظر می‌رسد: بار را بگیر، بفرست، تحویل بده. اما در عمل چند گره تکراری هر روز وقت و اعتبار شرکت را می‌گیرد:

• ساعت شلوغ پذیرش: بیشتر بارها در چند ساعت پایانی روز می‌رسند. نوشتن دستی مشخصات و شماره زدن روی کارتن‌ها در این فشار، جای خطا باز می‌کند.
• انبار کالای امانی بی‌حساب: بسته‌هایی که رسیده‌اند ولی گیرنده هنوز سراغشان نیامده، در سوله تلنبار می‌شوند و بعد از چند روز کسی دقیق نمی‌داند کدام کارتن مال کیست.
• تماس‌های پشت‌سرهم گیرنده‌ها: گیرنده می‌خواهد بداند بارش راه افتاده یا نه، و هر تماس یعنی گشتن دفتر و پرسیدن از همکار.
• تحویل شیفت: متصدی صبح چیزهایی می‌داند که در دفتر ننوشته؛ متصدی عصر با حدس کار را ادامه می‌دهد.
• اختلاف تعداد در مقصد: فرستنده می‌گوید شش کارتن داده، شعبه‌ی مقصد پنج کارتن تحویل گرفته و هیچ‌کس نمی‌داند گم‌شدن در کدام نقطه رخ داده.
• شعبه‌هایی که به هم سرک می‌کشند: وقتی دفتر تهران و دفتر مشهد در یک فهرست مشترک کار می‌کنند، هم شلوغی پیش می‌آید و هم هر کس به بار دیگران دسترسی دارد.

هیچ‌کدام از این‌ها با استخدام نیروی بیشتر حل نمی‌شود؛ مشکل در نبودِ یک رد ثبت‌شده برای هر بسته است.

سیستم مدیریت باربری بین شهری را از مسیر بار طراحی کنید

پیش از مقایسه‌ی هر سیستمی، مسیر واقعی بار را در شرکت خودتان روی کاغذ بکشید. در بیشتر باربری‌ها این مسیر شش ایستگاه دارد و در هر ایستگاه باید به یک پرسش مشخص جواب داد:

اگر نرم‌افزاری که بررسی می‌کنید به یکی از این پرسش‌ها جواب روشن ندهد، همان ایستگاه نقطه‌ی کور شرکت شما باقی می‌ماند.

نرم افزار ترمینال بار و انبار کالای امانی؛ پذیرش بدون معطلی

در بارنما متصدی برای هر فرستنده یک محموله باز می‌کند و همه‌ی بسته‌های آن را یک‌جا ثبت می‌کند. برای هر کارتن یک برچسب بارکد یا QR جداگانه چاپ می‌شود و از آن به بعد، شناختن بسته فقط یک اسکن است. فرض کنید (فرضی) یک تولیدی پوشاک نُه کیسه برای یک مغازه در شهر دیگر می‌آورد: به‌جای نُه سطر دستی، یک محموله با نُه بسته‌ی برچسب‌خورده ساخته می‌شود و اگر در مقصد فقط هشت بسته اسکن شود، کسری همان‌جا آشکار است.

اسکن با اسکنر بارکد یا با گوشی موبایل انجام می‌شود و اگر برچسبی پاره شده باشد، ورود دستی هم ممکن است. برای انتخاب چاپگر و قالب برچسب، راهنمای چاپ برچسب بارکد را ببینید. بسته‌هایی که در انبار امانی مانده‌اند هم با جست‌وجو بر اساس بارکد، نام کالا، فرستنده یا گیرنده در چند ثانیه پیدا می‌شوند؛ دیگر لازم نیست برای پیدا کردن یک کارتن کل سوله را زیر و رو کنید.

یک نکته‌ی مهم برای ترمینال‌هایی که اینترنت پایداری ندارند: در آوادار حتی هنگام قطع اینترنت می‌توانید اطلاعات ثبت‌شده را ببینید، و اگر بخواهید، نرم‌افزار به‌جای میزبانی برساوش روی سرور خود شرکت نصب می‌شود.

میز اسکن و تابلوی «در مسیر»؛ بار الان دست کیست؟

میز اسکن جایی است که سه کار تکراری روز سریع انجام می‌شود: پذیرش بار رسیده، ارسال بار آماده و تحویل به گیرنده. هر بار که بسته از دست یک نفر به دست دیگری می‌رسد، یک اسکن ثبت می‌شود. جزئیات چیدمان چنین باجه‌ای در مقاله‌ی میز اسکن پذیرش و ارسال آمده است.

لحظه‌ای که بار به کامیون سپرده می‌شود، نام راننده و حامل کنارش می‌آید و ردیف آن بار به تابلوی «در مسیر» اضافه می‌شود. مدیر عملیات با نگاه به این تابلو می‌فهمد امروز چه بارهایی از دفتر بیرون رفته و هنوز تحویل نشده‌اند. این تابلو وضعیتی را نشان می‌دهد که با اسکن‌ها ثبت شده است؛ موقعیت جغرافیایی کامیون را نشان نمی‌دهد. در پایان کار، امضای گیرنده روی برگه‌ی تحویل گرفته می‌شود تا اگر بعدها اختلافی پیش آمد، سند روشنی در دست باشد.

برنامه شرکت حمل بار با چند شعبه؛ هر دفتر فقط بار خودش

باربری بین‌شهری معمولاً یک دفتر مرکزی و چند نمایندگی در شهرهای دیگر دارد. در بارنما نمایندگی شیراز بار نمایندگی تبریز را نمی‌بیند و هر اپراتور هم فقط با بسته‌های انبار خودش کار دارد. مرز میان شعبه‌ها در لایه‌ی داده کشیده شده و با مخفی‌کردن چند ستون از صفحه فرق دارد. برای تقسیم کار هم چهار نقش در نظر گرفته شده که حسابرس فقط‌خواندنی یکی از آن‌هاست و مدیر، سرپرست و اپراتور سه نقش دیگر؛ تعریف حسابرس و تنظیم ریز دسترسی هر نفر به پلن پیشرو و بالاتر تعلق دارد.

تعداد شعبه یا انبار مجاز: آغاز ۱، پیشرو حداکثر ۵، سرآمد بدون سقف. سقف کاربران هم به ترتیب تا پنج، تا بیست و نامحدود است. اگر چند انبار در یک شهر دارید، مقاله‌ی مدیریت چند انبار هم به کارتان می‌آید.

رهگیری مرسوله برای گیرنده؛ تماس کمتر با دفتر

با پلن پیشرو به بالا، هر گیرنده کدی مخصوص بار خودش می‌گیرد و بی‌آنکه حساب کاربری بسازد وضعیت بار خودش را می‌بیند. صفحه‌ی رهگیری فقط همان مرسوله را نشان می‌دهد و هیچ اطلاعاتی از مشتریان دیگر یا کارهای داخلی شرکت فاش نمی‌شود. برای دفتری که روزی ده‌ها تماس «بارم رسید؟» می‌گیرد، این یعنی متصدی وقت بیشتری برای خود پذیرش و تحویل دارد.

کدام پلن آوادار بارنما برای کدام باربری؟

آوادار بارنما چه کارهایی را انجام نمی‌دهد؟

بارنما عمداً سبک نگه داشته شده تا پشت باجه شلوغ نباشد. بهتر است پیش از خرید این مرزها را بدانید:

• بخش مالی ندارد: محاسبه‌ی کرایه، حساب فرستنده‌ها و تسویه با راننده‌ها در نرم‌افزار حسابداری فعلی شما باقی می‌ماند.
• ردیابی ماهواره‌ای و مسیریابی ندارد: نه موقعیت زنده‌ی کامیون را نشان می‌دهد و نه بهترین مسیر را پیشنهاد می‌کند.
• تولید، گارانتی و باشگاه مشتریان ندارد: این بخش‌ها در نسخه‌های صنعت و تجارت آوادار عرضه می‌شوند.
• جای مقررات و اسناد رسمی حمل را نمی‌گیرد: بارنما یک سامانه‌ی عملیاتی برای ثبت و پیگیری بسته‌هاست.

اگر هنوز بین نرم‌افزار انبار و نرم‌افزار لجستیک مردد هستید، راهنمای جامع نرم‌افزار انبارداری تصویر کامل‌تری می‌دهد.

چک‌لیست راه‌اندازی نرم افزار باربری در دفتر شما

1. ایستگاه‌های مسیر بار را مثل جدول بالا برای شرکت خودتان بنویسید.
2. برای هر ایستگاه مشخص کنید چه کسی اسکن می‌کند و با اسکنر یا گوشی.
3. چاپگر برچسب را کنار باجه‌ی پذیرش بگذارید، نه در اتاق دیگر.
4. برای بسته‌های انبار امانی جای ثابت و تابلودار تعیین کنید.
5. شعبه‌ها و کاربرها را تعریف کنید و نقش هر نفر را از روز اول روشن کنید.
6. اطلاعات قبلی را از اکسل یا نرم‌افزار قدیمی منتقل کنید؛ تیم برساوش این انتقال را برعهده می‌گیرد و حدودش را قرارداد و پلن انتخابی تعیین می‌کنند.
7. پیش از خرید، دموی آزمایشی را با چند محموله‌ی واقعی خودتان امتحان کنید.

سوالات متداول

آوادار بارنما برای یک باربری کوچک تک‌دفتری مناسب است؟

بله. پلن آغاز یک انبار و تا ۵ کاربر دارد و محموله، میز اسکن و تابلوی «در مسیر» در آن فعال است.

گیرنده بدون تماس با دفتر می‌تواند وضعیت بارش را ببیند؟

بله، در پلن‌های پیشرو و سرآمد. گیرنده کد مخصوص مرسوله را وارد می‌کند و بدون لاگین، تنها وضعیت همان مرسوله را می‌بیند.

کرایه و تسویه با راننده هم در بارنما حساب می‌شود؟

خیر. بارنما بخش مالی ندارد و این کارها در نرم‌افزار حسابداری شما می‌ماند.

اگر اینترنت ترمینال قطع شود چه می‌شود؟

اطلاعات ثبت‌شده همچنان قابل مشاهده است. نصب روی سرور خود شرکت هم ممکن است.

نمایندگی‌های شهرستان بار یکدیگر را می‌بینند؟

خیر. دید هر نمایندگی و هر اپراتور به بار انبار خودش محدود است؛ سرآمد هم شعبه‌ی نامحدود دارد و هم جدایی کامل میان آن‌ها.

برای دیدن مسیر بار شرکت خودتان در آوادار بارنما، درخواست دموی آوادار را ثبت کنید.

پیشنهاد مطالعه

• نرم‌افزار انبارداری چیست و چرا هر کسب‌وکاری به آن نیاز دارد؟
• بهترین نرم‌افزار انبارداری برای کسب‌وکار شما؛ راهنمای انتخاب و مقایسه (۱۴۰۵)
• انبارگردانی چیست؟ آموزش کامل و کاربردی

راهنمای کامل: نرم افزار انبارداری

نرم‌افزار انبارداری در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

• نرم‌افزار انبارداری در اصفهان
• نرم‌افزار انبارداری در تهران
• نرم‌افزار انبارداری در مشهد
• نرم‌افزار انبارداری در شیراز
• نرم‌افزار انبارداری در تبریز
• نرم‌افزار انبارداری در کرج
• نرم‌افزار انبارداری در اهواز
• نرم‌افزار انبارداری در قم
• نرم‌افزار انبارداری در کرمان
• نرم‌افزار انبارداری در رشت
• نرم‌افزار انبارداری در اراک
• نرم‌افزار انبارداری در کرمانشاه
• نرم‌افزار انبارداری در یزد
• نرم‌افزار انبارداری در قزوین
• نرم‌افزار انبارداری در ارومیه
• نرم‌افزار انبارداری در بندرعباس
• نرم‌افزار انبارداری در همدان
• نرم‌افزار انبارداری در زنجان
• نرم‌افزار انبارداری در اردبیل
• نرم‌افزار انبارداری در سنندج
• نرم‌افزار انبارداری در خرم‌آباد
• نرم‌افزار انبارداری در گرگان
• نرم‌افزار انبارداری در ساری
• نرم‌افزار انبارداری در بوشهر
• نرم‌افزار انبارداری در بیرجند
• نرم‌افزار انبارداری در سمنان
• نرم‌افزار انبارداری در یاسوج
• نرم‌افزار انبارداری در شهرکرد
• نرم‌افزار انبارداری در ایلام
• نرم‌افزار انبارداری در بجنورد
• نرم‌افزار انبارداری در زاهدان