ثبت کد اقتصادی و شناسه ملی مشتری در اسناد بازرگانی انبار
برای اینکه فاکتور فروش و حواله‌ی کالا به خاطر مشخصات اشتباه مشتری برنگردد، شناسه‌های تجاری هر طرف حساب (کد ملی یا شناسهی ملی، کد اقتصادی، کد پستی و شماره‌ی شبا) باید یک بار، درست و در یک جای واحد ثبت شوند و همهی اسناد فروش از همان‌جا پر شوند. آوادار تجارت این اطلاعات را در بخش اسناد بازرگانی با کنترل درستی نگه میدارد، ارزش افزوده را روی اسناد فروش می‌آورد، شماره‌ی سند می‌دهد و صدور سند را خودکار به حسابدار اعلام میکند.
این نوشته برای شرکت‌های بازرگانی، پخش و پیمانکاری است که هر هفته با این جمله روبه‌رو میشوند: «مشتری می‌گوید فاکتور را با این مشخصات قبول نمی‌کنیم، دوباره صادر کنید.» موضوع این مقاله نه اتصال به حسابداری است و نه گردش تأیید خروج کالا؛ تمرکز روی خودِ داده‌ی طرف حساب است: چه چیزی باید ثبت شود، کجا معمولاً غلط وارد میشود و یک نرم افزار انبار بازرگانی چطور جلوی این غلط‌ها را می‌گیرد.
چرا فاکتور فروش به خاطر مشخصات مشتری برگشت می‌خورد؟
در بیشتر شرکت‌های پخش، مشخصات مشتری در چند جای مختلف زندگی میکند: یک دفترچه‌ی تلفن قدیمی، فایل اکسل واحد فروش، سربرگ فاکتورهای قبلی و حافظه‌ی کارمندی که سال‌هاست با آن مشتری کار میکند. هر بار که فاکتور جدیدی صادر میشود، کسی یکی از این منبع‌ها را باز میکند و اعداد را دستی تایپ میکند. همین تایپ دستی سرچشمه‌ی بیشتر برگشتی‌هاست.
چند الگوی تکراری را تقریباً در هر شرکت بازرگانی میشود دید:
- جابه‌جایی دو رقم: کد اقتصادی یا شناسهی ملی یک رقم کم یا زیاد دارد و تا وقتی واحد مالی مشتری آن را نبیند، کسی متوجه نمی‌شود.
- اشتباه گرفتن شخص حقیقی و حقوقی: برای یک شرکت، کد ملی مدیرعامل ثبت شده، نه شناسهی ملی خودِ شرکت.
- نام تجاری به‌جای نام ثبتی: روی فاکتور «فروشگاه نور» آمده، در حالی که خریدار رسمی «شرکت بازرگانی نوراندیش» است.
- نشانی و کد پستی قدیمی: مشتری انبارش را جابه‌جا کرده و کسی پرونده را به‌روز نکرده است.
- شبای ناقص تأمین‌کننده: وقتی نوبت پرداخت به تأمین‌کننده می‌رسد، شماره‌ی شبا یک حرف یا رقم کم دارد.
هزینه‌ی هر برگشتی فقط یک فاکتور دوباره نیست. کالا ممکن است ارسال شده باشد، سند در حسابداری ثبت شده باشد و حالا باید ابطال و صدور مجدد انجام شود. وصول طلب هم چند روز عقب می‌افتد، چون مشتری تا فاکتور اصلاح‌شده نرسد پرداخت را نگه میدارد.
کد اقتصادی و شناسه ملی مشتری را کجا و چطور ثبت کنیم؟
قاعده‌ی ساده این است: هر طرف حساب یک پرونده‌ی اصلی دارد و هیچ سندی بدون انتخاب از آن پرونده صادر نمی‌شود. یعنی کاربر فروش به‌جای تایپ مشخصات، مشتری را از فهرست انتخاب میکند و شناسه‌ها خودشان روی سند می‌نشینند. اگر چیزی غلط باشد، یک بار در پرونده اصلاح میشود و از آن به بعد همهی اسناد درست خواهند بود.
جدول زیر نشان می‌دهد هر شناسه معمولاً به چه کاری میآید و چه خطایی در آن رایج است. توضیحات عمومی‌اند و جای مشاوره‌ی مالیاتی یا حقوقی را نمی‌گیرند:
| شناسه | برای چه کسی | کاربرد در اسناد | خطای رایج |
|---|---|---|---|
| کد ملی | شخص حقیقی (مشتری یا تأمین‌کننده‌ی فردی) | شناسایی خریدار یا فروشنده‌ی حقیقی روی سند | ثبت کد ملی مدیر به‌جای شناسهی شرکت |
| شناسهی ملی | شخص حقوقی (شرکت، مؤسسه) | شناسایی رسمی خریدار یا فروشنده‌ی حقوقی | کم یا زیاد بودن یک رقم |
| کد اقتصادی | فعالان اقتصادی | درج در سربرگ اسناد فروش و خرید | استفاده از کد قدیمی یا مربوط به شعبه‌ای دیگر |
| شبا | بیشتر تأمین‌کنندگان و طرف‌های دریافت وجه | پرداخت و تسویه | جاافتادن رقم یا اشتباه در پیشوند |
| کد پستی | همهی طرف‌های حساب | نشانی رسمی و ارسال | کد پستی محل قبلی |
در آوادار تجارت این پنج شناسه برای مشتری و تأمین‌کننده در بخش اسناد بازرگانی ثبت میشوند و نرم‌افزار درستی آن‌ها را کنترل میکند؛ پس عددی که آشکارا ناقص یا نامعتبر است همان لحظه‌ی ثبت دیده میشود، نه وقتی فاکتور به دست مشتری رسید. این بخش در هر سه پلن نسخهی تجارت (آغاز، پیشرو و سرآمد) وجود دارد.
ارزش افزوده روی فاکتور فروش انبار: چه چیزی باید روشن باشد؟
در بسیاری از شرکت‌های پخش، فاکتور فروش در نرم‌افزار انبار بدون مالیات بر ارزش افزوده صادر میشود و حسابدار بعداً آن را در سیستم مالی اضافه میکند. نتیجه دو عدد متفاوت برای یک فروش است: رقمی که انباردار و راننده دیده‌اند و رقمی که مشتری باید بپردازد.
وقتی ارزش افزوده روی خودِ سند فروش بیاید، مبلغ پایه، مبلغ ارزش افزوده و جمع نهایی کنار هم دیده میشوند و همه از یک برگه حرف می‌زنند. آوادار تجارت ارزش افزوده را روی اسناد فروش نشان می‌دهد. نرخ و قواعد محاسبه را باید حسابدار یا مشاور مالیاتی شرکت تعیین کند؛ این مقاله و نرم‌افزار درباره‌ی تکالیف مالیاتی شما نظری نمی‌دهند و جایگزین سامانه‌های رسمی نیستند.
یک توصیه‌ی عملی: پیش از راه‌اندازی، با حسابدار مشخص کنید کدام گروه کالا مشمول است و کدام نیست، و همین را یک بار در تنظیمات اعمال کنید تا کاربر فروش هر بار خودش تصمیم نگیرد.
شماره سند و اعلان به حسابدار: پایان «این فاکتور را کی زده؟»
یکی از دعواهای همیشگی بین واحد فروش و حسابداری، فاکتورهایی است که در دفتر فروش صادر شده ولی کسی به حسابدار خبر نداده است. حسابدار آخر ماه با فهرستی از اسناد روبه‌رو میشود که نمی‌داند کی و برای چه کسی زده شده‌اند.
در آوادار تجارت هر سند بازرگانی شماره‌ی سند می‌گیرد و صدور آن خودکار به حسابدار اعلام میشود. حسابدار همان روز می‌بیند چه سندی صادر شده و اگر شناسه‌ای مشکوک به نظر برسد، پیش از ارسال کالا تماس می‌گیرد. سامانه سابقه‌ی همهی تغییرها را نگه میدارد؛ پس روشن است چه کسی مشخصات یک مشتری را اصلاح کرده و کی.
اطلاعات تجاری تأمین‌کننده هم به همان اندازه مهم است
معمولاً توجه‌ها روی مشتری است، اما پرونده‌ی تأمین‌کننده هم همان شناسه‌ها را لازم دارد. سه جا این اهمیت پیدا میکند:
- رسید خرید: وقتی کالا وارد انبار میشود، سند باید به تأمین‌کننده‌ی درست با شناسهی درست وصل باشد تا حسابدار آن را به حساب درست ببرد.
- پرداخت: شبای ثبت‌شده در پرونده، پایه‌ی پرداخت به تأمین‌کننده است و یک رقم اشتباه یعنی پولی که به مقصد نمی‌رسد یا برمی‌گردد.
- ردیابی: در آوادار میشود هر کالا را با نام تأمین‌کننده هم جست‌وجو کرد؛ وقتی پرونده‌ها تکراری یا با نام‌های مختلف ثبت شده باشند، این جست‌وجو نتیجه‌ی ناقص می‌دهد.
چک‌لیست پاک‌سازی پرونده‌ی مشتریان پیش از راه‌اندازی سیستم
اگر می‌خواهید از اکسل یا نرم‌افزار قبلی به یک سیستم انبار بازرگانی بروید، پیش از انتقال این کارها را انجام دهید. انتقال داده‌های گذشته را تیم برساوش انجام می‌دهد و اندازه‌ی این کار را قرارداد و پلن تعیین میکند، ولی داده‌ی تمیز، انتقال تمیز می‌دهد:
- فهرست مشتریان را بر اساس شناسه مرتب کنید و رکوردهای تکراری را یکی کنید.
- برای هر شرکت، نام ثبتی را از نام تجاری جدا کنید.
- مشخص کنید هر طرف حساب حقیقی است یا حقوقی و شناسهی متناسب را کنارش بگذارید.
- مشتریانی را که بیش از یک سال خرید نکرده‌اند علامت بزنید تا پیش از اولین سفارش بعدی مشخصاتشان دوباره پرسیده شود.
- شبای تأمین‌کنندگان را با آخرین پرداخت موفق تطبیق دهید.
- یک نفر را مسئول تأیید طرف‌های حساب جدید کنید تا هر کسی نتواند پرونده بسازد.
نرم افزار انبار بازرگانی یا حسابداری: شناسه‌ها کجا باید زندگی کنند؟
سؤال طبیعی این است که مگر نرم‌افزار حسابداری همین اطلاعات را ندارد؟ دارد، ولی فاکتور و حواله در بسیاری از شرکت‌های پخش در انبار و دفتر فروش متولد میشود. اگر شناسه‌ها فقط در حسابداری باشند، سندی که در انبار صادر میشود یا ناقص است یا دستی پر شده. بهتر است اسناد بازرگانی از همان ابتدا با مشخصات کامل صادر شوند و بعد به حسابداری بروند.
برای همین مرحله‌ی دوم، آوادار تجارت در پلن‌های پیشرو و سرآمد خروجی‌ای آماده میکند که به کار سپیدار، همکاران سیستم و هلو میآید و سرفصل‌هایش با کدینگ حساب‌های خودتان تنظیم‌شدنی است. جزئیات این پل را در مقاله‌ی اتصال نرم افزار انبار به حسابداری نوشته‌ایم. اگر علاوه بر شناسه‌ها، نوع خروج هم برایتان مهم است (فروش، انتقال، نمونه، امانت، خسارت)، انواع خروج تخصصی هم در هر سه پلن نسخهی تجارت هست و با شناسهی درست طرف حساب، گزارش‌ها معنادار میشوند.
کدام پلن آوادار تجارت برای این کار کافی است؟
| نیاز | آغاز | پیشرو | سرآمد |
|---|---|---|---|
| پرونده‌ی طرف حساب با شناسه‌ها و بررسی درستی آن‌ها | ✓ | ✓ | ✓ |
| نمایش ارزش افزوده در سند فروش، شماره‌گذاری اسناد و خبر دادن به حسابدار | ✓ | ✓ | ✓ |
| انواع خروج تخصصی | ✓ | ✓ | ✓ |
| خروجی برای سپیدار، همکاران سیستم و هلو | — | ✓ | ✓ |
| گردش تأیید چندمرحله‌ای با امضای دیجیتال | — | — | ✓ |
اگر فقط می‌خواهید فاکتورها با مشخصات درست صادر شوند، پلن آغاز کافی است. اگر حسابدار نباید اسناد را دوباره تایپ کند، پیشرو. و اگر خروج کالا هم باید چند امضا بخورد، سرآمد را ببینید؛ گردش تأیید را در گردش تأیید خروج کالا توضیح داده‌ایم. مقایسه‌ی کامل نسخه‌ها را در معرفی آوادار تجارت و صفحه‌ی نرم‌افزار انبارداری برساوش کنار هم گذاشته‌ایم.
سوالات متداول
آیا آوادار تجارت درستی کد اقتصادی و شناسه ملی را بررسی میکند؟
بله. هر پنج شناسهی طرف حساب، یعنی کد پستی، شبا، کد اقتصادی، شناسهی ملی و کد ملی، هنگام ورود بررسی میشوند و رقم ناقص همان لحظه به چشم میآید.
آیا این نرم‌افزار فاکتور را به سامانه‌های مالیاتی ارسال میکند؟
خیر، چنین ادعایی نداریم. آوادار تجارت ارزش افزوده را روی اسناد فروش نشان می‌دهد؛ تکالیف مالیاتی و ارسال به سامانه‌های رسمی را باید با حسابدار یا مشاور خود پیش ببرید.
اسناد بازرگانی در کدام پلن هست؟
در هر سه پلن نسخهی تجارت: آغاز، پیشرو و سرآمد. خروجی برای نرمافزارهای حسابداری از پیشرو به بالاست.
اگر مشخصات یک مشتری را اصلاح کنیم، چه کسی متوجه میشود؟
بله؛ سامانه ردّ همهی ویرایشها را نگه میدارد و نام ویرایشگر و زمان اصلاح پرونده روشن است. نقشها هم جدا هستند و میتوانید ساخت و اصلاح طرف حساب را به افراد مشخصی بسپارید.
مشتریان فعلی ما در اکسل هستند؛ باید همه را دوباره وارد کنیم؟
لازم نیست. فهرست فعلی شما توسط تیم برساوش به سیستم جدید آورده میشود و میزان این کمک در قرارداد و پلن انتخابی روشن میشود. بهتر است پیش از انتقال، فهرست را طبق چک‌لیست بالا تمیز کنید.
اگر می‌خواهید ببینید پرونده‌ی طرف حساب و سند فروش در آوادار تجارت چطور کنار هم کار می‌کنند، درخواست دموی آوادار را بفرستید؛ کارشناسان ما با داده‌ی نمونه‌ی کسب‌وکار شما همین روند را نشان دهند.
پیشنهاد مطالعه
- نرم‌افزار انبارداری چیست و چرا هر کسب‌وکاری به آن نیاز دارد؟
- بهترین نرم‌افزار انبارداری برای کسب‌وکار شما؛ راهنمای انتخاب و مقایسه (۱۴۰۵)
- انبارگردانی چیست؟ آموزش کامل و کاربردی
راهنمای کامل: نرم افزار انبارداری
نرم‌افزار انبارداری در سراسر ایران
برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:
- نرم‌افزار انبارداری در اصفهان
- نرم‌افزار انبارداری در تهران
- نرم‌افزار انبارداری در مشهد
- نرم‌افزار انبارداری در شیراز
- نرم‌افزار انبارداری در تبریز
- نرم‌افزار انبارداری در کرج
- نرم‌افزار انبارداری در اهواز
- نرم‌افزار انبارداری در قم
- نرم‌افزار انبارداری در کرمان
- نرم‌افزار انبارداری در رشت
- نرم‌افزار انبارداری در اراک
- نرم‌افزار انبارداری در کرمانشاه
- نرم‌افزار انبارداری در یزد
- نرم‌افزار انبارداری در قزوین
- نرم‌افزار انبارداری در ارومیه
- نرم‌افزار انبارداری در بندرعباس
- نرم‌افزار انبارداری در همدان
- نرم‌افزار انبارداری در زنجان
- نرم‌افزار انبارداری در اردبیل
- نرم‌افزار انبارداری در سنندج
- نرم‌افزار انبارداری در خرم‌آباد
- نرم‌افزار انبارداری در گرگان
- نرم‌افزار انبارداری در ساری
- نرم‌افزار انبارداری در بوشهر
- نرم‌افزار انبارداری در بیرجند
- نرم‌افزار انبارداری در سمنان
- نرم‌افزار انبارداری در یاسوج
- نرم‌افزار انبارداری در شهرکرد
- نرم‌افزار انبارداری در ایلام
- نرم‌افزار انبارداری در بجنورد
- نرم‌افزار انبارداری در زاهدان
پروژه‌ای در ذهن دارید؟
تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.
تماس با ما